5 Best Practices for Capacity Planning in Project Management

Wie können Sie die Nachfrage Ihrer Kunden mit Ihren Kapazitäten in allen Bereichen in Einklang bringen?

Diese Frage wird mir von Führungskräften in IT-Unternehmen immer wieder gestellt.

Meine Antwort? Ein gut organisierter Kapazitätsplanungsprozess ist die Lösung. Er verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre verfügbare Kapazität, so dass Sie Projekte mit der Gewissheit in Angriff nehmen können, dass Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um sie zu starten. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, etwaige freie Stellen zu besetzen.

Planung bedeutet, dass man versucht vorherzusagen, wie die Kundennachfrage aussehen wird und wie man auf der Grundlage der verfügbaren Kapazitäten reagieren wird. 

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Wenn Sie die langfristige Planung beherrschen, müssen Sie sich nicht mehr mit stressigen Einstellungen in letzter Minute oder einer wachsenden Zahl von Mitarbeitern herumschlagen.

Lesen Sie diesen Artikel, um die Grundlagen der Kapazitätsplanung zu erfahren - warum IT-Unternehmen sie nutzen und was passiert, wenn sie es nicht tun. 

Was ist Kapazitätsplanung im Projektmanagement?

Die Kapazitätsplanung ist ein Prozess, der darauf abzielt, ein Gleichgewicht zwischen den verfügbaren Arbeitsstunden Ihrer Teams und dem Bedarf Ihrer Projekte herzustellen. Sie ist entscheidend für eine erfolgreiche Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Um Kapazitäten zu planen, müssen Sie zunächst wissen, wie Sie Ihr Kapazitätsangebot berechnen können. 

Wie berechnet man die gesamte und die verfügbare Kapazität?

Gesamtkapazität

Die Gesamtkapazität ist die Anzahl der verfügbaren Personenstunden in einem bestimmten Zeitraum einschließlich aller Feiertage.

Gesamtkapazität = Anzahl der Arbeitstage * Anzahl der Arbeitsstunden * Anzahl der Beschäftigten

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Beispielhafte Berechnungsformel für einen Vollzeitbeschäftigten:

Im Mai 2021 haben wir im Vereinigten Königreich zum Beispiel 19 Arbeitstage. Normalerweise wären es 21, aber es gibt zwei Feiertage, die auf Wochentage fallen.

Die Gesamtkapazität in Stunden für Mai 2021 beträgt also 19 * 8 h = 152 h

Beispielhafte Berechnungsformel für einen Teilzeitbeschäftigten:

Wenn ein Mitarbeiter 4 Stunden pro Tag arbeitet, beträgt die Gesamtkapazität in Stunden für Mai 2021 19 * 4 Stunden = 76 Stunden.

Verfügbare Kapazität

Die verfügbare Kapazität ist die Anzahl der verfügbaren Personenstunden in einem bestimmten Zeitraum einschließlich Feiertagen und Freistellungen.

Kapazitätsangebot = Gesamtkapazität - Freizeitausgleich

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Beispielhafte Berechnungsformel für einen Vollzeitbeschäftigten

Im Mai 2021 haben wir im Vereinigten Königreich zum Beispiel 19 Arbeitstage. Normalerweise wären es 21, aber es gibt zwei Feiertage, die auf Wochentage fallen. Darüber hinaus hat unser Mitarbeiter 2 Tage Urlaub genommen.

Die verfügbare Kapazität in Stunden für Mai 2021 beträgt also (19 * 8 h) - (2 * 8 h) = 136h

Beispielhafte Berechnungsformel für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern

Wenn unsere 50-Personen-Organisation im Vereinigten Königreich angesiedelt ist und britische Feiertage begeht, haben wir im Mai 2021 aufgrund des Early May Bank Holiday und des Spring Bank Holiday 19 Arbeitstage. 

Beschäftigungsstruktur:

• 40 Mitarbeiter auf Vollzeitbasis (8 Stunden pro Tag, 5 Tage pro Woche),
• 10 Mitarbeiter auf Teilzeitbasis (4 Stunden pro Tag, 5 Tage pro Woche),
• zwei Arbeitnehmer (ein Teilzeitbeschäftigter und ein Vollzeitbeschäftigter) nahmen 7 Tage Urlaub,
  

Wenn wir die verfügbare Kapazität unseres Unternehmens für Mai 2021 berechnen wollen, müssen wir das tun:

1. Nehmen Sie die Anzahl der Arbeitsstunden in diesem Monat (einschließlich Feiertage): 19 Tage * 8h * 40 + 19 Tage * 4h * 10 = 6840 h -> das ist unsere Gesamtkapazität,
2. Nehmen Sie die Anzahl der Freistellungsstunden, die Sie in diesem Monat genommen haben: 7 Tage * 8 Stunden + 7 Tage * 4 Stunden = 84 Stunden,
3. Berechnung der verfügbaren Gesamtkapazität: 6840h - 84h = 6756h

Geplante Arbeitsbelastung / Auslastungsgrad

Nachdem wir das Kapazitätsangebot berechnet haben, können wir nun die geplante Auslastung berechnen - die geplante Arbeitsbelastung ausgewählter Mitarbeiter oder des gesamten Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum.

Mit der verfügbaren Kapazität und der geplanten Entsorgung können wir nur sehen, wie viele Stunden unserer Spezialisten uns zur Verfügung stehen und diese Information mit dem Bedarf im Projekt vergleichen.

Wenn Sie weitere Hinweise zur Auslastung benötigen, beginnen Sie hier: Wie lautet die Formel für den Auslastungsgrad von Softwareunternehmen?

Hinweis: Für einige Unternehmen ist es sinnvoll, die verfügbare Kapazität in Vollzeitäquivalente (FTE) umzurechnen. Karosserie-Leasingunternehmen verwenden dies häufig, um ihre Mitarbeiter den Projekten ihrer Kunden zuzuordnen.

Kapazitätsplanung - Projekt vs. Unternehmensebene 

In IT-Unternehmen findet die Kapazitätsplanung auf zwei Ebenen statt: innerhalb von Projekten und auf der allgemeinen, unternehmensweiten Ebene.

Ein Projektleiter muss dafür sorgen, dass die Teammitglieder an den richtigen Aufgaben arbeiten und dass diese Aufgaben richtig angeordnet sind. Dies steht in direktem Zusammenhang mit der Planung der Kapazität der einzelnen Mitarbeiter und der Zuweisung von Aufgaben, die sie erledigen können.

Diese Art von granularer Herangehensweise eignet sich hervorragend für die Planung eines Sprints oder wenn wir uns auf das Aufgabenmanagement konzentrieren. In diesem Fall erstellen wir in der Regel eine Liste von Aufgaben und überlegen dann, welche Personen diesen Aufgaben zugewiesen werden können - so können wir die erforderliche Kapazität in einem Projekt innerhalb eines kurzen Zeitraums abschätzen.

Dieser Ansatz lässt jedoch keine langfristige Betrachtung des Projekts zu. Es hilft den Managern nicht, die gerne sehen würden, wie der Betrieb des Unternehmens in ein paar Monaten aussehen wird.

Deshalb ist es so wichtig, die Kapazität aus einer langfristigen, anderen Perspektive zu planen. Dies hilft dabei, Maßnahmen im Voraus zu planen und Ad-hoc-Reaktionen zu vermeiden.

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Für einen COO oder Ressourcenspezialisten bedeutet Kapazitätsplanung etwas anderes als für einen Projektmanager. Bei dieser Art von langfristigem Plan geht es darum, wie die Mitarbeiter auf die Projekte im Unternehmen verteilt werden.

Dies gilt sowohl für geplante Projekte, von denen Sie wissen, dass sie stattfinden werden, als auch für solche, die nur vorläufig sind. Es geht auch darum, verschiedene Buchungsarten zu verwalten und zu wissen, wo Ihre wertvollsten Ressourcen zugewiesen sind, wann sie mit der Arbeit an neuen Projekten beginnen können und wann sie nicht verfügbar sind.

Vorteile der Kapazitätsplanung auf Unternehmensebene

Die Kenntnis der verfügbaren Kapazität bringt viele Vorteile für den gesamten Planungsprozess mit sich. Doch die folgenden sind die größten Vorteile, die die Kapazitätsplanung zu einem so wertvollen Prozess für IT-Unternehmen machen.

1. Datengestützte Einstellungsentscheidungen

Der Prozess verschafft Ihnen Einblicke in die Rollen, die Sie besetzen müssen, um ein zukünftiges Projekt in Angriff zu nehmen. Dadurch erhalten die HR-Teams einen klaren Überblick über Ihren Einstellungsbedarf und haben genügend Zeit, um neue Mitarbeiter zu finden, einzustellen und einzubinden. So hilft dieser Prozess Unternehmen, Ressourcenengpässe in Zukunft zu vermeiden. 

2. Mehr Sichtbarkeit für das Verkaufsteam

Ein weiterer Vorteil bezieht sich auf die Arbeit des Vertriebsteams. Die Idee ist, den Vertriebsmitarbeitern mehr Einblick in die Produktionspipeline zu geben. So können sie erfahren, ob innerhalb eines bestimmten Zeitraums Platz für weitere Projekte ist und welche Kompetenzen verfügbar werden.

3. Bessere Planung und Vorhersage

Eine genaue Kapazitätsplanung ermöglicht Ihnen die Berechnung von Gewinnprognosen, da Sie wissen, welche Projekte Ihre Teams in naher Zukunft durchführen werden. Indem Sie vorläufige Projekte mit einbeziehen, können Sie Simulationen der künftigen Einnahmen erstellen, wenn Sie den Kunden unter Vertrag nehmen.

4. Maximierung der Auslastung

Die Berechnung der verfügbaren Kapazität ist der erste Schritt zur Sicherstellung einer hervorragenden Mitarbeiterauslastung. Warum sollten Sie Mitarbeiter auf der Bank sitzen lassen, wenn Sie sich stattdessen darauf konzentrieren können, ihnen die richtigen Projekte zu geben?

5. Schutz des Teams

Dies ist ein weiterer wichtiger Grund, warum die Kapazitätsplanung für IT-Unternehmen, die sich besonders um ihre Mitarbeiter kümmern, so wichtig ist. Ein schlechtes Verfahren kann zu einer Überbuchung von Projekten führen. Und wenn das passiert, können die Unternehmen selten rechtzeitig die richtigen Ressourcen einstellen. Stattdessen müssen einige der vorhandenen Mitarbeiter Überstunden machen - und das ist auf lange Sicht nicht gut.

Faktoren, die die Kapazitätsplanung auf Unternehmensebene beeinflussen können

Interne Faktoren, die die Kapazitätsplanung beeinflussen:

• Art der Beschäftigung - Sind Ihre Fachkräfte Vollzeitbeschäftigte oder Teilzeitbeschäftigte? Diese Art der Beschäftigung wirkt sich unmittelbar auf ihre Kapazität und damit auf die Ihnen insgesamt zur Verfügung stehende Kapazität aus.
• Urlaube - Ob Urlaub, Krankheit oder Mutterschaftsurlaub, sie alle haben das gleiche Ergebnis. Sie verändern Ihre verfügbare Kapazität. Wenn Sie das bei der Planung nicht berücksichtigen, müssen Sie sich auf Ärger gefasst machen.
• Organisatorische Änderungen - Ein Beispiel ist die Personalfluktuation, wenn einige Teammitglieder nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind.  
• Kultur - Ist es für Ihre Mitarbeiter akzeptabel, Überstunden zu machen? Oder werden sie sich nach einem anderen Job umsehen, wenn Sie sie bitten, an zwei Projekten gleichzeitig zu arbeiten? 
• Tagesplanung - Werden Sie die Mittagspause in Ihr Kapazitätsangebot einbeziehen? Dies ist eine Schlüsselfrage, die sich massiv auf die Berechnung der verfügbaren Kapazität in Ihrem Unternehmen auswirken wird.
  

Externe Faktoren, die die Kapazitätsplanung beeinflussen:

• Bewerbermarkt - Wir alle wissen, dass die IT-Branche ein schwieriger Arbeitsmarkt ist. Spezialisten sind rar und in manchen Bereichen kann der Einstellungsprozess Monate dauern (man denke an DevOps-Experten). Es macht keinen Sinn, ein Projekt in einem Zeitrahmen zu unterzeichnen, der es Ihnen nicht erlaubt, die entsprechenden Ressourcen zu finden.

Risiken einer schlechten Kapazitätsplanung

Unfähigkeit, ein Projekt zu übernehmen

Beim Kapazitätsmanagement geht es um die Einteilung in den Projekttrichter. Betrachten wir zunächst die vorläufigen Projekte. Sie müssen damit beginnen, die Wahrscheinlichkeit abzuschätzen, dass diese Projekte so bald wie möglich durchgeführt werden. Und wenn Sie viele Projekte im Trichter sehen, können Sie Maßnahmen ergreifen und mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen. Wenn Sie das nicht früh genug tun, werden Sie das Projekt nicht abdecken können. 

Mangelnde Kontrolle über die Zeit auf der Werkbank

Wenn Sie Ihre Kapazitäten nicht überwachen, könnten Sie den Moment verpassen, in dem Ihre Bank schnell zu wachsen beginnt. Sie müssen wissen, wann Ihre Mitarbeiter mit ihren Projekten am Ende sind. Andernfalls riskieren Sie, die Rentabilität zu verlieren.

Ressource Abfall

Ein weiteres Risiko einer unzureichenden Kapazitätsplanung besteht darin, dass Sie wertvolle Ressourcen für schlecht abgestimmte Projekte bereitstellen - nur weil zu diesem Zeitpunkt keine anderen Ressourcen verfügbar waren. 

Burnout im Team 

Eine schlechte Planung kann zu einer Überbuchung des Projekts und zu Überstunden für die Teammitglieder führen. Wenn dies regelmäßig vorkommt, besteht die Gefahr, dass Ihr Team ausbrennt. Burnout beeinträchtigt die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter. Es ist wahrscheinlicher, dass dadurch Ziele verfehlt werden, was zu Einbußen bei der Projektqualität, den Kosten oder dem Zeitplan führt.

5 bewährte Praktiken für die Planung der Kapazität Ihrer Mitarbeiter 

1. Verstehen Sie Ihre verfügbare Kapazität

Wenn Sie nicht wissen, wie viele Stunden Sie pro Monat verkaufen können, können Sie kein sinnvolles Gespräch mit einem Kunden beginnen. Außerdem können Sie, sobald Sie Ihre verfügbare Kapazität kennen, die richtigen Projekte annehmen und den Personalvermittlern genügend Zeit geben, Ressourcen zu finden, falls Ihnen welche fehlen.

2. Vorhersage von Kapazität und Nachfrage 

Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Zukunft. Sie haben einige Projekte vor sich und versuchen nun herauszufinden, wie diese mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen vereinbar sind. Mit einer intelligenten Kapazitätsplanung können Sie Ihre Vorhersagen genauer treffen. Und dank der Prognosen können Sie im Voraus einen Projektressourcenplan erstellen.

3. Verfolgung und Analyse der Kompetenzmatrix in Echtzeit

Behalten Sie die Qualifikationsmatrix in Ihrem Unternehmen genau im Auge, wenn Sie über Ihre verfügbaren Kapazitäten nachdenken. Sie müssen wissen, welche Qualifikationen Ihnen im Moment zur Verfügung stehen und wann andere Kompetenzen frei werden. Diese Informationen sind ein perfekter Leitfaden für eine gezielte Verkaufs- oder Einstellungsstrategie.

4. Vorhersage und Verbesserung der allgemeinen Ressourcennutzung

Mit einer Softwareplattform wie Primetric können Sie nicht nur historische Daten überprüfen, sondern auch Prognosen über die Auslastung Ihrer Mitarbeiter erstellen. Sie können schnell auf die veränderte Auslastung reagieren, indem Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen oder die Vertriebsabteilung über die Verfügbarkeit von Ressourcen informieren, damit diese Projekte für sie finden können.

5. Vorausschauende Planung von freien Stellen im Projekt und von Personen auf der Ersatzbank

Nutzen Sie die Kapazitätsplanung, um zu verstehen, wohin Ihre Ressourcen gehen und wie lange sie in ihren Projekten gebunden sein werden. Wenn Sie mit einem Kunden über ein neues Projekt verhandeln, können Sie anhand dieser Informationen leicht feststellen, ob für die Durchführung dieses Projekts in zwei Monaten zusätzliche Ressourcen eingestellt werden müssen. 

Das Gleiche gilt für Ihren Arbeitsplatz - Sie können die Arbeitszeit reduzieren, wenn Sie wissen, dass bestimmte Teammitglieder ein Projekt bald abschließen werden und für andere Projekte zur Verfügung stehen.

Häufige Fehler bei der Kapazitätsplanung

Überschätzung der Verfügbarkeit eines Mitarbeiters 

Wenn Sie Projekte planen, ohne zu wissen, dass die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters viel geringer ist, als Sie denken (z. B. weil er mitten im Projekt Urlaub hat), müssen Sie sich auf Ärger gefasst machen. Sie müssen dann in letzter Minute dafür sorgen, dass die Arbeitsstunden des Mitarbeiters von jemand anderem übernommen werden, und das ist nie eine gute Art, ein Projekt durchzuführen.

Diskrepanz zwischen Fähigkeiten und Projekten

Bedenken Sie dies: Nicht jeder Backend-Entwickler kennt sich wirklich gut mit PHP aus. Wenn Sie also mit der Planung auf der Ebene der Backend-/Frontend-Entwickler aufhören, könnten Sie später ernsthafte Probleme bekommen, wenn sich herausstellt, dass die Leute, die Sie dem Projekt zugewiesen haben, nicht die richtigen Fähigkeiten haben.

Überschätzung der Kapazität des Projekts

Der Bedarf an einem bestimmten Projekt kann je nach der Ressource, die Sie dem Projekt zuweisen, variieren. Um es klar zu sagen: Ein Senior-Entwickler wird die Kundenanforderungen oft um ein Vielfaches schneller erfüllen als ein Junior-Entwickler. Dies wirkt sich wiederum auf die Planungskapazität aus und kann zu Fehlinterpretationen der Prognosen führen. 

Kapazitätsplanungssoftware verwenden

Für die Kapazitätsplanung auf der Ebene des gesamten Unternehmens benötigen Sie eine Software zur Planung der Ressourcenkapazität, die alle für die Kapazitätsplanung in der IT erforderlichen Funktionen enthält.

Hier sind die unverzichtbaren Funktionen einer Kapazitätsplanungssoftware:

Skalierbar und konfigurierbar

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Lösung Sie auch dann unterstützen kann, wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihre Teams sowohl zahlenmäßig als auch in Bezug auf ihre Fähigkeiten zunehmen. Die Software, für die Sie sich entscheiden, sollte außerdem so konfiguriert werden können, dass sie an die Besonderheiten Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Bei Primetric fügen wir häufig neue Funktionen hinzu, um unsere Kunden zu unterstützen.

Vorhersage der Rentabilität 

Es ist wichtig, dass Ihre Lösung umfassende Prognosefunktionen bietet, die über die Kapazität hinausgehen und Verfügbarkeit, Umsatz und Rentabilität abdecken.

BI-Analysen in Echtzeit

Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte Tool eine Vielzahl von Berichten erstellt, die Ihnen helfen, intelligente, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Es sollte Ihnen die Möglichkeit geben, erweiterte Finanzprognosen und Simulationen zur Bewertung Ihrer Ergebnisse zu erstellen.

Integration mit anderen Anwendungen 

Kapazitätsplanungstools müssen in die in Ihrem Unternehmen verwendeten Systeme integriert werden. Dies können ATS, Urlaubsmanagement-Software, Projektmanagement-Tools und Customer Relationship Management-Lösungen sein.

Einpacken

Kapazitätsberechnung, -planung und -prognose sind allesamt ziemlich komplexe Prozesse, wenn das einzige Werkzeug, das Ihnen zur Verfügung steht, eine Reihe von Tabellenkalkulationen ist.

Aber das muss nicht sein. 

Wir haben Primetric entwickelt, um dieses Problem zu lösen und IT-Unternehmen dabei zu helfen, ihre Rentabilität besser vorherzusagen. 

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