5 Strategien zur Ressourcenglättung für ein IT-Dienstleistungsunternehmen

Projekte verlaufen selten genau wie geplant. Es gibt keinen Grund, sich darüber aufzuregen - alle Projektmanager und PPMs mussten sich schon einmal mit Änderungen und Ungewissheiten auseinandersetzen. Zum Glück stehen uns einige hilfreiche Tools zur Verfügung, die uns die Möglichkeit geben, zu sehen, wie es im Projekt weitergeht. 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Projektleitung

12/01/2022

Inhaltsübersicht

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Eines der häufigsten Probleme, mit denen wir alle während der Projektlaufzeit konfrontiert werden, ist der Mangel an Ressourcen. Was kann man tun, wenn das bei Ihrem Projekt passiert?


Die Ressourcenglättung ist ein guter Ansatz, über den ich bereits gesprochen habe. Aber wenn Ihr Projekt eine Frist hat, die Sie nicht um einen Zentimeter verlängern können, brauchen Sie eine Ressourcenglättung. 

Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, was die Ressourcenglättung ist, wie sie sich von der Ressourcenglättung unterscheidet und wie Sie damit die Rentabilität Ihres Projekts verbessern können.

Was können Sie mit der Ressourcenglättung erreichen? 


Die Ressourcenglättung ist eine dieser hilfreichen Optimierungstechniken, mit deren Hilfe Sie Ihre Projektaktivitäten an die verfügbaren Ressourcen anpassen können. 

Sie stellt sicher, dass das Projekt innerhalb der von Ihnen veranschlagten Ressourcen abgeschlossen wird. Das Hauptziel der Ressourcenglättung ist die gleichmäßige Nutzung der Ressourcen und der rechtzeitige Abschluss des Projekts. 

In der Regel wird die Ressourcenglättung nach dem Ressourcenabgleich angewandt, um die Projektkosten zu optimieren und Ihre Ressourcen effizienter zu nutzen (hier kommt die Auslastungsrate der Mitarbeiter ins Spiel).

Letztendlich ist die Ressourcenglättung eine großartige Methode, um mit den unvermeidlichen Verzögerungen bei Projekten umzugehen, die wir nur allzu gut kennen. 

Durch den Einsatz des Ressourcenausgleichs in Verbindung mit der Ressourcenglättung können Sie Zeit- und Ressourcenbeschränkungen miteinander in Einklang bringen und gleichzeitig qualitativ hochwertige Arbeit liefern.

Was bedeutet Ressourcenglättung? 

Die Ressourcenglättung wird auch als zeitbeschränkte Terminplanung (TCS) oder ressourcenbeschränkte Terminplanung bezeichnet und ist ein Instrument des Produktmanagements zur Optimierung der Ressourcen im Projekt. 

Die Idee hinter der Ressourcenglättung besteht darin, alle Vorgänge des geplanten Projekts an den Ressourcenbedarf anzupassen und sicherzustellen, dass sie die bereits bei der Planung festgelegten Ressourcengrenzen nicht überschreiten. 

Zu Beginn eines Projekts legen Sie Zeitpläne fest und können dann die Ressourcen anpassen, um die begrenzte Verfügbarkeit in einer bestimmten Zeit zu verwalten. 

Die Ressourcenglättung funktioniert gut, wenn Zeitbeschränkungen Vorrang vor der Produktplanung haben. 

Das Ziel dieser Technik ist es, die Arbeit innerhalb des geforderten Enddatums abzuschließen und gleichzeitig Spitzen und Einbrüche in der Ressourcenauslastung zu vermeiden. 

Ressourcenglättung vs. Ressourcennivellierung - was ist der Unterschied? 


Der entscheidende Unterschied zwischen diesen beiden Taktiken liegt im Enddatum des Projekts. 

Bei der Ressourcenglättung ist der Termin des Projekts nicht festgelegt und kann sich leicht ändern. Bei der Ressourcenglättung hingegen muss der Endtermin gleich bleiben. Die Ressourcenglättung ermöglicht es auch, Aktivitäten innerhalb des festgelegten Zeitrahmens gelegentlich zu unterbrechen. 

Bei der Ressourcenglättung neigen Sie dazu, eine Planung vorzunehmen, wenn die Ressourcen entweder zu viel oder zu wenig zugewiesen werden. Im Gegensatz dazu wird die Ressourcenglättung so eingerichtet, dass die Ressourcen gleichmäßig zugewiesen werden. 

Die Hauptbeschränkung bei der Ressourcenglättung sind die verfügbaren Ressourcen. Bei der Ressourcenglättung ist die Hauptbeschränkung des Projekts sein Endtermin. 

Die Nivellierung der Ressourcen erfolgt in der Regel in der Anfangsphase des Projekts, und die Glättung der Ressourcen wird meist nach der Nivellierung der Ressourcen durchgeführt. 


Glättung von Ressourcen

  • Der Termin für den Abschluss des Projekts ist festgelegt. 
  • Die Zeitplanung ist so angelegt, dass die Ressourcen gleichmäßig verteilt sind. 
  • Die wichtigste Einschränkung des Projekts ist sein Enddatum. 
  • Sie wird meist nach der Nivellierung der Ressourcen durchgeführt. 

Nivellierung der Ressourcen

  • Die Frist für das Projekt ist nicht festgelegt und kann sich leicht ändern.
  • Terminierung bei Über- oder Unterbelegung von Ressourcen.
  • Die wichtigste Einschränkung sind die verfügbaren Ressourcen. 
  • Dies geschieht in der Regel in der Anfangsphase des Projekts.

Beispiel für einen Ressourcenglättungsfluss

Schritt 1: Anwendung der Methode des kritischen Pfades

Ein PM kann mit der Methode des kritischen Pfades beginnen, um das betreffende Projekt zu analysieren und den kritischen Pfad zu bestimmen. 

Ich werde die Theorie des kritischen Pfades hier nicht im Detail erläutern, aber das Wichtigste ist, dass Sie am Ende verstehen, was Ihre Ressourcenbeschränkungen sind und wie sie sich auf Ihr Projekt auswirken können. 

Schritt 2: Ressourcenabgleich

Der nächste Schritt ist die Anwendung des Ressourcenausgleichs. Jetzt können Sie die maximale Anzahl von Ressourcen pro Aktivität sehen. 

Um die Zuweisung von Ressourcen an Stellen zu reduzieren, an denen Sie sie nicht benötigen, müssen Sie die Dauer eines Vorgangs verlängern. Beachten Sie, dass sich dadurch die Dauer des gesamten kritischen Pfades verlängert. 

Schritt 3: Ressourcenglättung

Nach der Anwendung des Ressourcenausgleichs ist es an der Zeit, sich auf das Enddatum zu konzentrieren und die Ressourcenglättung anzuwenden.

Wenn Sie alle Schritte befolgt haben, erhalten Sie einen ressourcenbeschränkten Zeitplan, bei dem die Ressourcenzuweisung vollständig optimiert ist. 

5 Strategien zur Ressourcenglättung für ein IT-Unternehmen

1. Priorisierung der Projekte

Stellen Sie sich vor, Sie werden von zwei verschiedenen Kunden mit zwei verschiedenen Projekten angesprochen. Zufälligerweise haben Sie nur für eines der beiden Projekte Ressourcen. 

Welchen Weg sollten Sie also einschlagen? 

Diejenige, die Ihnen eine bessere Gewinnspanne verschafft und Ihr Endergebnis steigert. 

Aber wie können Sie das wissen, wenn Sie nicht über ein Tool verfügen, mit dem Sie verschiedene Szenarien mit unterschiedlichen Stundensätzen simulieren können? 

An dieser Stelle kommt eine Produktmanagementlösung ins Spiel. Sie gibt Ihnen alle Einblicke für die Einstufung und Zuweisung von Ressourcen, um Projekte richtig zu priorisieren. 

2. Klarheit über den Auslastungsgrad der Mitarbeiter

Wenn Sie jemanden mit einem anspruchsvollen Projekt betrauen, ist es keine gute Idee, ihn mit einem anderen anspruchsvollen Projekt mit Überstunden zu betrauen. 

Die Planung der Verfügbarkeit der Mitarbeiter unter Berücksichtigung ihrer Kapazität und Motivation ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie ein hohes Niveau der geleisteten Arbeit aufrechterhalten wollen. 

Es ist wichtig, dass ihre Verfügbarkeit auch für andere Personen sichtbar ist, damit der Mitarbeiter nicht in einer Flut von anspruchsvollen Projekten untergeht. 

Dadurch werden sie auch ruhiger, weil sie wissen, wie ihre Zukunft aussieht. Sie sind motiviert, weil sie wissen, dass man sich um ihr Wohlergehen kümmert. 

Der Prozess wird völlig transparent, wenn die Teammitglieder genau wissen, was passiert. Dies kann ein wichtiger Punkt für das Employer Branding sein, insbesondere wenn Sie Schwierigkeiten haben, IT-Experten zu gewinnen (und wer hat das nicht?). 

3. Vogelperspektive auf Ihr Projekt und Ihr Unternehmen


Es ist von entscheidender Bedeutung, alles, was in Ihrem Unternehmen passiert, aus der Vogelperspektive zu sehen - einschließlich der Rentabilität von Projekten, der Ressourcenzuweisung und der Nutzungsrate. 

Auf diese Weise können Sie sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen die Ressourcenglättung einen echten Unterschied machen kann. Andernfalls könnte es passieren, dass Sie die Ressourcenglättung dort anwenden, wo sie nicht wirklich notwendig ist oder keine großen Auswirkungen auf Ihre Gewinnspanne hat. 

4. Ausgezeichnete Finanzberichterstattung

Finanzberichte zeigen Ihnen, ob die Maßnahmen zur Ressourcenglättung tatsächlich funktionieren und Ihnen Vorteile bringen.

Deshalb ist es so wichtig: 

Wenn man unter Termindruck steht, hört man oft auf, auf die tatsächlich benötigten Ressourcen zu achten. Das kann dazu führen, dass Sie Experten mit sehr hohen Stundensätzen beauftragen und die Gewinnspanne des Projekts drastisch reduzieren. 

Glücklicherweise ist das Berichtswesen hier sehr hilfreich, denn Sie können eine fundierte Rückschau halten und herausfinden, ob sich Ihre Maßnahmen auf die Gewinnspanne ausgewirkt haben - und um wie viel. Sie erhalten alle Erkenntnisse und Lehren, die Sie in Zukunft nutzen können. 

Wenn Sie nach dem Projekt keine Retrospektive durchführen, können Sie das Projekt nicht als abgeschlossen betrachten. Sie brauchen diese Erkenntnisse, um sie für Ihr nächstes Projekt zu nutzen und Ihre Arbeitsweise zu verbessern. 

5. Verwenden Sie ein Werkzeug für eine intelligentere Ressourcenglättung 

Sie können alle oben genannten wesentlichen Funktionen in Primetric erhalten. 


Buchen Sie eine Demo mit mir, und ich zeige Ihnen, wie Sie diese Daten und Einblicke nutzen können, um Ihre Strategie zur Ressourcenglättung voranzutreiben und die optimale Nutzung Ihrer Ressourcen sicherzustellen, während Ihr Projekt läuft und im Zeitplan bleibt.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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