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Nicht abrechenbare und abrechenbare Stunden: Was ist der Unterschied?
Fangen wir ganz einfach an: Zunächst sollte jeder Projektmanager verstehen, was sich hinter diesen Begriffen wirklich verbirgt.
Was sind abrechenbare Stunden?
Definitionsgemäß sind abrechenbare Stunden die Stunden, die ein Angestellter mit der Arbeit an Kundenprojekten verbringt. Mit anderen Worten, dies sind die Stunden, die das Unternehmen den Kunden in Rechnung stellen kann. Im Falle eines IT-Unternehmens sind das vor allem Programmierung, Tests, Design und Verwaltung.
Wenn zum Beispiel 3 Mitarbeiter 160 Stunden pro Monat an einem Projekt arbeiten, erhält der Kunde, der das Projekt in Auftrag gegeben hat, eine Rechnung mit einem Preis für 480 abrechenbare Arbeitsstunden, die sie geleistet haben.
Was sind nicht berechenbare Stunden?
Kurz gesagt, nicht fakturierbare Stunden sind alle Stunden, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können, weil die Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt nicht an seinem Projekt arbeiten.
In den meisten Fällen handelt es sich bei den nicht abrechenbaren Stunden um die Zeit, die in Sitzungen, bei der Arbeit an internen Projekten oder einfach bei der Durchführung von Vorgängen verbracht wurde, die nicht im Projektumfang enthalten waren.
In IT-Unternehmen oder Dienstleistungsunternehmen im Allgemeinen zählen zu den nicht fakturierbaren Stunden auch die Arbeit von Marketing-, Vertriebs- oder anderen Support-Abteilungen, da diese nicht an den Projekten als solchen beteiligt sind.
Wie berechnet man abrechenbare Stunden?
Kommen wir gleich zur Sache - wenn wir wissen, was abrechenbare Stunden sind, wie berechnen wir sie dann?
Wie viele abrechenbare Stunden gibt es pro Jahr?
Die Berechnung der abrechenbaren Stunden pro Jahr ist recht einfach. Für die Gleichung benötigen wir lediglich die Anzahl der Arbeitstage im Jahr und die Länge eines Arbeitstages.
Der Einfachheit halber gehen wir davon aus, dass das Unternehmen, für das wir dieses Beispiel berechnen, montags bis freitags, 8 Stunden pro Tag und 260 Tage im Jahr arbeitet.
260 Tage x 8 Stunden = 2080 abrechenbare Stunden in einem Jahr.
Beachten Sie jedoch, dass der Wert je nach den örtlichen Feiertagen und Arbeitstagen Ihres Unternehmens variieren kann. Wenn Ihr Unternehmen auch an Wochenenden und Feiertagen tätig ist, können Sie einige Arbeitstage zu der Gleichung hinzufügen.
Wie viele abrechenbare Stunden gibt es pro Monat?
Betrachten wir einen ähnlichen Fall: Wie viele abrechenbare Stunden gibt es in einem Monat?
Wie im vorherigen Beispiel berechnen wir den Wert für ein typisches Unternehmen, das von Montag bis Freitag 8 Stunden pro Tag arbeitet. Diesmal wählen wir jedoch einen zufälligen Monat für die Berechnung, da die Gleichung je nach gewähltem Zeitraum unterschiedlich ausfällt. In unserem Fall werden wir die abrechenbaren Stunden für September 2022 analysieren.
Der September 2022 begann am Donnerstag und endete am Freitag, und er hat genau 30 Tage. Allerdings sind nur 22 von ihnen Arbeitstage. Daher sieht unsere Berechnung für September 2022 wie folgt aus:
22 Tage x 8 Stunden = 176 abrechenbare Stunden.
Diese Berechnung muss für jeden Monat wiederholt werden, da die Anzahl der Arbeitstage zwangsläufig unterschiedlich ist.
Berechnung der abrechenbaren Stunden: Beispiele
Mit der Berechnung der abrechenbaren Stunden ist es jedoch nicht getan. Denn die Zahl der abrechenbaren Stunden wird auch von mehreren anderen Faktoren beeinflusst, darunter Freizeit, Feiertage oder andere Pflichten. Schauen wir uns an, wie sich diese Faktoren auf unsere Gleichungen auswirken.
Wie wirkt sich die Freistellung auf die abrechenbaren Stunden aus?
Stellen Sie sich vor, Jane, eine Ihrer Angestellten, möchte im September 2022 einen 5-tägigen Urlaub antreten. Wie wirkt sich ihre Abwesenheit auf ihre abrechenbaren Stunden aus?
Wie wir im vorherigen Beispiel berechnet haben, hat der September 2022 22 Arbeitstage. Jane wird an 5 Tagen nicht arbeiten. Daher wird die Anzahl ihrer abrechenbaren Stunden sein:
17 Tage x 8 Stunden = 136 Stunden.
Denken Sie daran, dass Janes Entscheidung, sich eine Auszeit zu nehmen, keine Auswirkungen auf ihre Mitschüler hat (es sei denn, einer von ihnen reist mit ihr!).
Wie wirken sich Feiertage auf die abrechenbaren Stunden aus?
Was wäre, wenn es im September einen eintägigen Feiertag gäbe?
Nun, dann ist die Situation noch einfacher - wir müssen nur 8 Stunden von der Höchstzahl der abrechenbaren Stunden im September 2022 abziehen. Daraus ergibt sich die folgende Gleichung:
176 maximal abrechenbare Stunden - 8 Stunden für einen Feiertag = 168 abrechenbare Stunden
In diesem Fall wirkt sich der Feiertag jedoch auf die Kapazität aller Mitarbeiter des Unternehmens aus. Außerdem summiert sich die Abwesenheit derjenigen, die wie Jane aus dem vorangegangenen Beispiel beschlossen haben, etwas mehr Urlaub zu nehmen. Die 8 Stunden, die sie an den Feiertagen verbringen, müssen ebenfalls von ihren abrechenbaren Stunden abgezogen werden.
Wie wirken sich andere Aufgaben auf die abrechenbaren Stunden aus?
Ein weiterer Vollzeitbeschäftigter, Brad, soll genau die Hälfte seiner Zeit an einem internen Projekt arbeiten. Wie viele abrechenbare Stunden hat er noch übrig?
Vorausgesetzt, dass wir seine Kapazität nur für September 2022 berechnen, ist die Berechnung sehr einfach - wir müssen nur die Anzahl aller Stunden im Monat durch 2 teilen.
176 Arbeitsstunden im September 2022 : 2 = 88 abrechenbare Stunden, die Brad an einem bezahlten Projekt arbeiten kann.
Wie kann man die abrechenbaren Stunden in einer Projektumgebung überwachen?
Nach der Analyse all dieser Beispiele stellt sich Ihnen wahrscheinlich eine Frage: "Wie berechne ich die abrechenbaren Stunden für ein Unternehmen, das, sagen wir, 100 oder 200 Mitarbeiter beschäftigt?
Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Sie haben keine.
In kleinen Unternehmen kann die Verwaltung der abrechenbaren Stunden auf Papier oder in Excel-Tabellen erfolgen. Ein solches Verfahren ist jedoch überhaupt nicht skalierbar. Deshalb verwenden die meisten Unternehmen zu diesem Zweck ein automatisiertes Zeiterfassungstool.
Warum sind Zeiterfassungstools für die Verwaltung abrechenbarer Stunden unerlässlich?
Zeiterfassungssysteme schließen drei Lücken, die bei traditionellen, Excel-basierten Verfahren fehlen. Diese sind:
- Produktivität,
- die Zusammenfassung der geleisteten Arbeitszeit,
- Abrechnung.
Erstens zeigen Zeiterfassungssysteme genau, wer wann woran arbeitet. So können sie den Projektleitern helfen, Probleme zu entdecken, bevor sie drängender werden, und zu überprüfen, ob die Spezialisten wie geplant an der ihnen zugewiesenen Aufgabe arbeiten.
Die Daten aus den Zeiterfassungsgeräten können dann für umfassendere Berechnungen wie die Zusammenfassung von Arbeitszeiten verwendet werden. Am Ende eines Abrechnungszyklus sammeln sie die Informationen über die Gesamtstundenzahl und die abrechenbaren Stunden und erstellen eine Liste der Kosten, die dem Kunden später in Rechnung gestellt werden können.
Nicht zuletzt lösen Zeiterfassungssysteme auch die Probleme mit der Rechnungsstellung. Software wie Primetric ist mit Finanzsystemen kombiniert und ermöglicht die sofortige Erstellung von Abrechnungen und Buchhaltung. Hinzu kommt, dass all diese Dinge ohne menschliche Unterstützung oder Berechnungen geschehen - die Ergebnisse dieser Aktionen sind im System sofort sichtbar.
Die Liste der Vorteile, die sich aus der Überwachung der abrechenbaren Stunden ergeben, ist hier noch nicht zu Ende. Wir empfehlen Ihnen auch die Lektüre der Artikel über:
- Verfolgung der Leistung der Mitarbeiter mit Zeiterfassungstools,
- Zeitmanagementstrategien und Arbeitsabläufe,
- Ressourcenmanagementplan,
- Ressourcenmanagement-Prozess.
Abrechenbare Stunden vs. Abrechnungsarten: Wie passen sie zusammen?
Apropos Finanzen: Schauen wir uns nun an, wie sich die abrechenbaren Stunden auf die Projekte mit verschiedenen Abrechnungsarten auswirken.
Festpreisprojekte
Festpreisprojekte lassen sich am einfachsten in Rechnungen umsetzen. Das liegt daran, dass die Anzahl der abrechenbaren Stunden im Projekt von Anfang an bekannt ist und in einem Vertrag festgehalten wird.
Wenn das Projekt beispielsweise für einen Monat und genau 1080 Stunden veranschlagt ist, wird die Rechnung am Ende des Monats genau diese Zahl ausweisen. Die Schwierigkeit für das Unternehmen besteht in diesem Fall darin, die Mitarbeiter zu finden, die so lange arbeiten können und über die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Fähigkeiten verfügen.
Zeit- und Sachprojekte
Zeit- und Materialprojekte sind viel stärker von der Zeiterfassung abhängig. Denn wie der Name schon sagt, sind die Grundlage für die Abrechnung mit dem Kunden die Ressourcen, die für die Fertigstellung der Projekte in einem bestimmten Zeitraum eingesetzt werden.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Kunde ein Projekt an ein Softwareentwicklungsunternehmen auslagert, das dem Kunden 150 Dollar pro Stunde berechnet. Das Unternehmen hat ein Team von 5 Spezialisten mit dem Projekt beauftragt. Sie arbeiten jeden Tag daran, und am Ende des Monats haben sie 1240 Arbeitsstunden geleistet. Diese Zahl wird mit 150 multipliziert und auf der Rechnung vermerkt.
Was ist, wenn die Schätzung der abrechenbaren Stunden schief geht?
Die Folgen einer Fehlberechnung der abrechenbaren Stunden können leider sowohl für den Manager als auch für seinen Buchhalter zahlreiche Probleme verursachen. Das liegt daran, dass solche Missgeschicke die Ursache für folgende Probleme sein können:
- dem Kunden zu viel Geld für zu viele abrechenbare Stunden zu berechnen. Die Kunden reagieren in der Regel nicht positiv auf solche Probleme; manche betrachten sie sogar als Betrugsversuch!
- Unterschätzung der Anzahl der abrechenbaren Stunden. Unter diesem Fehler leiden vor allem Festpreisprojekte. Denn ihr Preis basiert auf der geschätzten Zahl der abrechenbaren Stunden, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Wenn die Schätzung falsch ist, kann es sein, dass keine Gewinnspanne übrig bleibt.
- Mangel an ausreichenden Ressourcen. Auch die abrechenbaren Stunden sollten für bestimmte Fachgebiete geschätzt werden. Wenn sie falsch sind, können sie dazu führen, dass einige Spezialisten überlastet sind, während einige Ressourcen ganz fehlen können.
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