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Was ist abrechenbare Nutzung? Definition
Definitionsgemäß zeigt die abrechenbare Auslastung das Verhältnis der für kommerzielle Aktivitäten aufgewendeten Stunden zu allen im Zeitplan der Teammitglieder verfügbaren Stunden. Sie wird in der Regel als Prozentsatz ausgedrückt.
Warum ist die Verfolgung der durchschnittlichen fakturierbaren Nutzungsrate so wichtig?
Der Sinn der Verwendung der fakturierbaren Auslastung liegt auf der Hand: Sie hilft Managern zu erkennen, wie ihre Mitarbeiter ihre nicht fakturierbare und fakturierbare Zeit verbringen und wer für die Erzielung des größten Teils der Gewinne verantwortlich ist. Daher ist die fakturierbare Auslastung für die Erstellung eines Ressourcenmanagementplans und die Verwaltung sowohl der fakturierbaren Aufgaben als auch der nicht fakturierbaren Stunden unerlässlich.
In Dienstleistungsunternehmen ist die fakturierbare Auslastung ein natürlicher Hebel zur Verbesserung der Rentabilität. Sie ist auch einer der wichtigsten Leistungsindikatoren - die Zahl der fakturierbaren Stunden hoch zu halten, ist eines der Schlüsselelemente des Managements professioneller Dienstleistungsunternehmen.
Wie berechnet man abrechenbare Nutzungsraten?
Theoretisch ist die Berechnung der fakturierbaren Auslastung nicht schwierig. Bei genauerer Betrachtung enthält die Formel für den abrechenbaren Nutzungsgrad jedoch einige Ausnahmen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie sich an die Berechnungen machen.
Schauen wir uns an, wie Sie damit eine Auslastung berechnen können!
Formel für die abrechenbare Nutzung
Die einfachste Formel für die abrechenbare Nutzung lautet wie folgt:
Wobei unter Gesamtkapazität zu verstehen ist:
Es gibt jedoch einige häufige Fehler, auf die Sie bei der Berechnung der abrechenbaren Nutzungsraten in der Praxis stoßen können. Dazu gehören:
- Eine falsche Anzahl von Stunden in der Gesamtkapazität. Dieser Wert sollte für jeden Mitarbeiter einzeln berechnet werden, da jede Fachkraft eine andere Anzahl von verfügbaren Stunden hat. Das liegt daran, dass die Freistellungszeiten für jede einzelne Person unterschiedlich sein können, was sich auf die Gesamtverfügbarkeit auswirkt.
- Eine falsche Zahl von insgesamt abrechenbaren Stunden. Das Wort "fakturierbar" ist hier der Schlüssel, da die Zahl keine Stunden enthalten sollte, die für interne Arbeit oder nicht-kommerzielle Projekte anstelle von Kundenprojekten aufgewendet wurden. Die Gesamtauslastung der Ressourcen ist hier nicht der richtige Wert!
Da wir jedoch keine Fans der Theorie sind, haben wir ein Beispiel für die Anwendung der Formel für die abrechenbare Nutzung in der Praxis vorbereitet.
Berechnung der abrechenbaren Nutzung - Beispiel
Die Projektmanager möchten den fakturierbaren Nutzungsgrad für John, einen durchschnittlichen Mitarbeiter eines Softwareentwicklungsunternehmens, berechnen. Um die Auslastung dieses Mitarbeiters zu berechnen, haben sie einige Informationen über seine fakturierbaren Projekte und nicht fakturierbaren Arbeiten gesammelt.
Zunächst einmal beginnt John seine Arbeit im Februar - einem Monat, in dem normalerweise 160 Stunden gearbeitet wird.
Allerdings hat er auch ein paar Tage frei: einen Feiertag und drei Tage für eine kurze Städtereise, die er schon seit Monaten plant. Daher wird sich die Gesamtzahl der verfügbaren Stunden verringern:
160 Arbeitsstunden im Februar - 32 Stunden Arbeitsbefreiung = 128 Stunden Gesamtkapazität.
Auf der Grundlage seiner verfügbaren Stunden wurde John zwei Projekten zugeteilt:
- Ein kommerzielles, abrechenbares Projekt über 90 Stunden,
- eine interne, nicht fakturierbare Arbeit in internen Projekten für 30 Stunden.
Außerdem verfügt er über 8 nicht zugewiesene Stunden, die nicht in Rechnung gestellt werden können.
Auf der Grundlage dieser Informationen beträgt Johns abrechenbare Nutzung:
90 abrechenbare Stunden in einem kommerziellen Projekt / 128 Gesamtkapazität * 100% = 70%
Auf der Grundlage dieser Informationen können die Projektmanager die Auslastungsraten von John mit den Soll-Auslastungsraten vergleichen und feststellen, wie viele abrechenbare Stunden ihm zugewiesen werden sollten.
Warum sollten Sie die abrechenbare Nutzung überwachen?
Aber warum sollten Sie sich überhaupt um die abrechenbare Nutzung kümmern? Ist die Anzahl der Stunden nicht genug?
Die fakturierbare Nutzungsrate verbessert Produktivität und Rentabilität
Die fakturierbare Auslastung zeigt in erster Linie die Produktivität und Rentabilität Ihrer Mitarbeiter. Je höher die fakturierbare Auslastung, desto höher der Umsatz - und das wurde mit 2022 PSMB Projector wissenschaftlich nachgewiesen.
Messung der Ressourcennutzung verhindert Verschwendung
Zweitens kann die Messung der abrechenbaren Auslastung Ihnen helfen, Verschwendung in Ihrem Unternehmen zu vermeiden. Sie zeigt Ihnen deutlich, welche Mitarbeiter auf der Bank sitzen und welche Fachgebiete sie haben, so dass Sie sicherstellen können, dass sie in Zukunft etwas zu tun haben. Auf diese Weise müssen Sie diese Spezialisten nicht für ihre Untätigkeit bezahlen.
Andererseits ist die abrechenbare Auslastung auch wichtig für die Minimierung von Überstunden. Wenn Sie die Auslastung berechnen, können Sie auch fakturierbare Mitarbeiter sehen, die derzeit überlastet sind und eine Ressourcenauslastung von mehr als 100 % haben.
Überwachen Sie abrechenbare Stunden und gestalten Sie Ihre Vertriebsprozesse
Und schließlich ist die Überwachung der abrechenbaren Auslastung der Schlüssel zum Projektmanagement und zur Verwaltung der Vertriebspipeline. Sie ermöglicht es Ihnen, die Ressourcenauslastung zu sehen und festzustellen, welche Mitarbeiter verfügbar sind oder in Zukunft verfügbar sein werden. So können Sie sicherstellen, dass Sie ihnen einige abrechenbare Stunden zuweisen können, indem Sie die Vertriebsprozesse beeinflussen und sie in die richtige Richtung lenken.
Muss ich die abrechenbare Nutzung jedes Mal manuell berechnen?
Wie Sie sich anhand des oben gezeigten Beispiels der fakturierbaren Auslastung vorstellen können, ist es umso schwieriger, diesen Indikator schnell zu berechnen, je größer das Unternehmen ist. Kurz gesagt, je mehr Mitarbeiter Sie an Bord haben, desto länger dauert es, die Ressourcennutzung zu berechnen und die abrechenbare Zeit zu überwachen. Bei 20, 50 oder sogar 100 Mitarbeitern kann dieser Prozess selbst mit der besten Formel für die Ressourcennutzung Stunden oder sogar Tage dauern. Deshalb haben wir diesen Vorgang in unserer Ressourcenmanagement-Software automatisiert.
Wie hoch ist der Auslastungsgrad Ihres Unternehmens? Prüfen Sie es in Primetric!
In Primetric können Sie Mitarbeiter sowohl fakturierbaren als auch nicht fakturierbaren Projekten zuordnen und dabei zwischen verschiedenen Zuordnungen unterscheiden. Diese Änderung ist sehr einfach durchzuführen - Sie müssen nur ein einziges Kästchen ankreuzen.
Später wird die fakturierbare Auslastung auch im Kalender des Mitarbeiters angezeigt. Wenn Sie eine noch bessere Kontrolle wünschen, können Sie alternativ nicht zugewiesene Mitarbeiter zu einem nicht abrechenbaren Bench-Projekt hinzufügen, um alle nicht zugewiesenen Stunden und nicht abrechenbare Arbeit zu kontrollieren und die abrechenbare Auslastung zu verbessern, indem Sie sie für die Geschäftsentwicklung nutzen.
Automatisieren Sie jetzt die Berechnung der abrechenbaren Nutzung!
Wir wollen nicht lügen: Die Berechnung der fakturierbaren Nutzung kann anstrengend sein. Deshalb haben wir es in unserem System automatisiert - und jetzt können Sie sehen, wie es auch für Ihre professionellen Dienstleistungsunternehmen funktioniert!
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