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Was können Sie durch die Verfolgung der Projektkosten erreichen?
Die Verwendung einer Software zur Verfolgung von Projektkosten verschafft Ihnen in mehreren Bereichen Vorteile:
- Project financial analysis across different cost categories - you can see costs from practically every perspective. A few clicks, and you can check your profitability level per project, per team, or even per individual developer. You can also see what costs are generated in your billable and non-billable hours to keep an eye on your company-wide profit margin.
- Sie erhalten verwertbare Erkenntnisse - zum Beispiel können Sie sehen, wie viel Sie gewinnen können, wenn Sie sich bemühen und endlich Ihre nicht fakturierbaren Kosten optimieren.
- Betrachten Sie die Kosten auf lange Sicht - dies ist besonders hilfreich, um die Rentabilität eines Projekts und Ihres gesamten Unternehmens über einen längeren Zeithorizont hinweg zu verstehen. Ihre organisatorischen Gemeinkosten könnten sich ändern, weil Sie die Eröffnung eines neuen Standorts planen. Eine Projektmanagementlösung berücksichtigt dies und zeigt Ihnen, wie sich dieser Kostenanstieg auf die Gewinnspanne Ihrer Projekte in drei Quartalen auswirkt.
Es ist unnötig zu erwähnen, dass Tabellenkalkulationen nichts von alledem bieten können.
Manuelle Verfolgung vs. automatisierte Projektkostenverfolgung
Viele Unternehmen verwenden für die Budgeterfassung ein Standard-Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Sie geben die Zahlen manuell ein und addieren Zeile für Zeile. Klingt langweilig, nicht wahr?
Die manuelle Verfolgung eines Projektbudgets erfordert viel Geduld, Aufmerksamkeit und Aufmerksamkeit. Sicher, Sie können Excel-Vorlagen verwenden, aber bereiten Sie sich auf viele Anpassungen vor, damit sie die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams widerspiegeln.
Alternatively, I've seen many IT companies using various project management apps for different purposes - like financial management, resource allocation, and time tracking.
Das Problem besteht jedoch darin, all diese Daten zusammenzuführen, um einen detaillierten Überblick über Kosten und Rentabilität zu erhalten.
In der Regel läuft es so ab: Jemand muss sich hinsetzen, Daten aus allen Projektmanagement-Anwendungen exportieren und sie alle in einer Tabelle zusammenführen - und dabei verschiedene Dateitypen, Formate und Formeln verwalten.
Auf diese Weise überspringen Sie zumindest den Schritt der manuellen Dateneingabe, der mit einem potenziell dramatischen Risiko menschlicher Fehler behaftet ist. Aber es ist trotzdem nicht ideal.
Die automatische Verfolgung eines Projektbudgets ist die einzige Möglichkeit. Sie lagern im Grunde die gesamte Aufgabe der Verwaltung, Analyse und Aktualisierung des Budgets an eine vollautomatische Lösung zur Kostenverfolgung aus.
Was ist ein Projektkostentracker und wie kann er Dinge automatisieren?
Ein Projektkostentracker (auch Spesenmanager genannt) ist eine Software, die Ihnen hilft, Ihre Finanzen - d. h. das Geld, das in Ihr Unternehmen hinein- und aus ihm herausfließt - genau zu erfassen.
Mit einer Kostenverfolgungslösung können Sie leicht verfolgen, wie viel Sie pro Projekt, pro Team oder pro einzelnen Entwickler ausgeben (hier kommen die Gemeinkosten für Mitarbeiter ins Spiel).
Tools zur Budgetverfolgung: die wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten
Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Software. Woran erkennen Sie also, dass der Kostenverfolger, den Sie sich ansehen, für Ihr Unternehmen geeignet ist?
Bei der Suche nach einer Lösung für die Kostenerfassung müssen Sie darauf achten, dass sie diese wichtigen Funktionen bietet:
Intuitives Dashboard mit einer Vielzahl von Datenvisualisierungen
Praktische und leicht verständliche Dashboards sind ein wesentliches Merkmal eines Kostenverfolgungssystems.
Sie wollen nicht jedes Mal nach Informationen suchen, wenn Sie einen Kunden schnell auf den neuesten Stand bringen oder die Kosten für ein Projekt schätzen müssen. Ein Blick auf das Dashboard und die Verwendung einiger praktischer Filter zeigt Ihnen alles, was Sie wissen müssen.
Natürlich macht ein zentrales Dashboard einen großen Unterschied, wenn Sie ein Projektportfolio verwalten. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über alle Projektleistungen, -kosten und -einnahmen aus der Vogelperspektive in einem übersichtlichen Bereich.
Finanzielle Leistungsfähigkeit und Berechnung der Gemeinkosten
Sie können den richtigen Stundensatz für ein langfristiges Projekt nicht festlegen, ohne Ihre Gemeinkosten im Griff zu haben.
That's why your project costs tracker needs to have that option ready to provide you with an overview of your financial performance.
Primetric berechnet zum Beispiel automatisch Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz während der Projektplanung und der Ressourcenzuweisung, um sicherzustellen, dass Sie die für Ihr Unternehmen erforderliche Gewinnspanne erzielen.
Die Möglichkeit, die finanzielle Leistung eines Projekts im Laufe der Zeit zu verfolgen und zu überwachen, wie sie sich auf Ihren Cashflow und die Projektabrechnung auswirkt, ist von entscheidender Bedeutung.
Ressourcenzuweisung, Finanzen und Zeiterfassung unter einem Dach
Der Markt ist voll von Lösungen, die ein bestimmtes Problem für Sie lösen - die Erfassung und Verfolgung von Arbeitszeiten, die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten oder die Erstellung von Finanzberichten.
Sie alle zusammenzuführen ist sehr sinnvoll, denn so erhalten Sie einen echten Überblick aus der Vogelperspektive über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen und darüber, wie sich die verschiedenen Bereiche gegenseitig beeinflussen.
Warum macht es einen Unterschied? Hier ist ein gutes Beispiel:
Als kleines IT-Dienstleistungsunternehmen muss man viele Kompromisse eingehen, um ein Projekt zu gewinnen.
Im Laufe der Zeit könnten sich jedoch andere Abrechnungsmethoden als vorteilhafter erweisen.
Das Problem ist, dass Sie, wenn Sie keinen Überblick über Ihre Finanzen haben, nicht wissen, dass sich dies ändern sollte.
Qualitätssoftware liefert Ihnen Budgetvorhersagen, wenn Sie Mitarbeiter zuweisen, und während diese ihre Arbeitszeit erfassen, wird das tatsächliche Budget in Echtzeit aufgefüllt.
Sie müssen die Daten nicht mehr aus einem Zeiterfassungstool exportieren und die Arbeitsstunden mit den Stundensätzen multiplizieren, die in verschiedenen anderen Tabellenkalkulationen zu finden sind. Alle Daten werden jetzt automatisch vervollständigt, so dass Sie sehen können, wo Optimierungsbedarf besteht.
3 Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie die Verfolgung von Projektkosten Ihre Einnahmen steigert
HSD verabschiedete sich von Tabellenkalkulationen und steigerte seine Einnahmen um 200.000 Dollar pro Jahr
Um die Ressourcenzuweisung und -verfügbarkeit zu verfolgen, verwendete die HSD eine Sammlung von Excel-Tabellen. Die Verwendung und Pflege dieser Technologie erwies sich jedoch als zeitaufwändig. Sie machte es der HSD auch unmöglich, Daten zwischen Abteilungen auszutauschen oder die Rentabilität von Projekten vorherzusehen.
This is why HSD implemented Primetric. The company reduced the time spent working on Excel spreadsheets from 15 hours per week to 30 seconds, achieving a savings and revenue increase of over $200,000 per year.
Future Mind verkürzte die Bearbeitungszeit um 4 % und erhöhte seine Kapazität
Future Mind nutzte Harvest Forecast, um Projekte zu planen und ihnen Spezialisten zuzuweisen. Das System war jedoch zu einfach und verfügte nicht über wichtige Funktionen wie Finanzprognosen, den Vergleich von Prognosen mit tatsächlichen Ergebnissen und komplexe Berechtigungseinstellungen.
By bringing Primetric on board, Future Mind can now allocate developers to projects, make projections, and compare them to reality. All of the information is saved in one location and is accessible to team members with varying degrees of authorization. This is how Future Mind increased its capacity and reduced the bench time by 4%.
Monterail optimiert die Projektkosten dank der vollständigen Transparenz
Monterail had a sophisticated and detailed planning process but no proper tool to support it. After implementing Primetric, the company's PMs receive complete insight into resources, which makes resource planning and scheduling faster, simpler, and more cost-effective.
Das Team muss keine Zeit mehr mit der Zusammenstellung von Daten aus Tabellenkalkulationen verschwenden und kann durch die Verfolgung der Projektkosten die Projektkosten leicht optimieren.
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