.JPG)
Was können Sie durch die Verfolgung der Projektkosten erreichen?
Die Verwendung einer Software zur Verfolgung von Projektkosten verschafft Ihnen in mehreren Bereichen Vorteile:
- Analysieren Sie mühelos verschiedene Kostenkategorien - Sie können die Kosten aus praktisch jeder Perspektive betrachten. Mit ein paar Klicks können Sie Ihre Rentabilität pro Projekt, pro Team oder sogar pro einzelnem Entwickler überprüfen. Sie können auch sehen, welche Kosten in Ihren abrechenbaren und nicht abrechenbaren Projekten entstehen, um Ihre unternehmensweite Gewinnspanne im Auge zu behalten.
- Sie erhalten verwertbare Erkenntnisse - zum Beispiel können Sie sehen, wie viel Sie gewinnen können, wenn Sie sich bemühen und endlich Ihre nicht fakturierbaren Kosten optimieren.
- Betrachten Sie die Kosten auf lange Sicht - dies ist besonders hilfreich, um die Rentabilität eines Projekts und Ihres gesamten Unternehmens über einen längeren Zeithorizont hinweg zu verstehen. Ihre organisatorischen Gemeinkosten könnten sich ändern, weil Sie die Eröffnung eines neuen Standorts planen. Eine Projektmanagementlösung berücksichtigt dies und zeigt Ihnen, wie sich dieser Kostenanstieg auf die Gewinnspanne Ihrer Projekte in drei Quartalen auswirkt.
Es ist unnötig zu erwähnen, dass Tabellenkalkulationen nichts von alledem bieten können.
Manuelle Verfolgung vs. automatisierte Projektkostenverfolgung
Viele Unternehmen verwenden für die Budgeterfassung ein Standard-Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Sie geben die Zahlen manuell ein und addieren Zeile für Zeile. Klingt langweilig, nicht wahr?
Die manuelle Verfolgung eines Projektbudgets erfordert viel Geduld, Aufmerksamkeit und Aufmerksamkeit. Sicher, Sie können Excel-Vorlagen verwenden, aber bereiten Sie sich auf viele Anpassungen vor, damit sie die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams widerspiegeln.
Alternativ dazu habe ich gesehen, dass viele IT-Unternehmen verschiedene Projektmanagement-Apps für unterschiedliche Zwecke verwenden - wie Finanzmanagement, Ressourcenzuweisung und Zeiterfassung.
Das Problem besteht jedoch darin, all diese Daten zusammenzuführen, um einen detaillierten Überblick über Kosten und Rentabilität zu erhalten.
In der Regel läuft es so ab: Jemand muss sich hinsetzen, Daten aus allen Projektmanagement-Anwendungen exportieren und sie alle in einer Tabelle zusammenführen - und dabei verschiedene Dateitypen, Formate und Formeln verwalten.
Auf diese Weise überspringen Sie zumindest den Schritt der manuellen Dateneingabe, der mit einem potenziell dramatischen Risiko menschlicher Fehler behaftet ist. Aber es ist trotzdem nicht ideal.
Die automatische Verfolgung eines Projektbudgets ist die einzige Möglichkeit. Sie lagern im Grunde die gesamte Aufgabe der Verwaltung, Analyse und Aktualisierung des Budgets an eine vollautomatische Lösung zur Kostenverfolgung aus.
Was ist ein Projektkostentracker und wie kann er Dinge automatisieren?
Ein Projektkostentracker (auch Spesenmanager genannt) ist eine Software, die Ihnen hilft, Ihre Finanzen - d. h. das Geld, das in Ihr Unternehmen hinein- und aus ihm herausfließt - genau zu erfassen.
Mit einer Kostenverfolgungslösung können Sie leicht verfolgen, wie viel Sie pro Projekt, pro Team oder pro einzelnen Entwickler ausgeben (hier kommen die Gemeinkosten für Mitarbeiter ins Spiel).
Tools zur Budgetverfolgung: die wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten
Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Software. Woran erkennen Sie also, dass der Kostenverfolger, den Sie sich ansehen, für Ihr Unternehmen geeignet ist?
Bei der Suche nach einer Lösung für die Kostenerfassung müssen Sie darauf achten, dass sie diese wichtigen Funktionen bietet:
Intuitives Dashboard mit einer Vielzahl von Datenvisualisierungen
Praktische und leicht verständliche Dashboards sind ein wesentliches Merkmal eines Kostenverfolgungssystems.
Sie wollen nicht jedes Mal nach Informationen suchen, wenn Sie einen Kunden schnell auf den neuesten Stand bringen oder die Kosten für ein Projekt schätzen müssen. Ein Blick auf das Dashboard und die Verwendung einiger praktischer Filter zeigt Ihnen alles, was Sie wissen müssen.
Natürlich macht ein zentrales Dashboard einen großen Unterschied, wenn Sie ein Projektportfolio verwalten. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über alle Projektleistungen, -kosten und -einnahmen aus der Vogelperspektive in einem übersichtlichen Bereich.
Finanzielle Leistungsfähigkeit und Berechnung der Gemeinkosten
Sie können den richtigen Stundensatz für ein langfristiges Projekt nicht festlegen, ohne Ihre Gemeinkosten im Griff zu haben.
Deshalb muss Ihr Projektkostentracker diese Option bereithalten.
Primetric berechnet zum Beispiel automatisch Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz während der Projektplanung und der Ressourcenzuweisung, um sicherzustellen, dass Sie die für Ihr Unternehmen erforderliche Gewinnspanne erzielen.
Die Möglichkeit, die finanzielle Leistung eines Projekts im Laufe der Zeit zu verfolgen und zu überwachen, wie sie sich auf Ihren Cashflow und die Projektabrechnung auswirkt, ist von entscheidender Bedeutung.
Ressourcenzuweisung, Finanzen und Zeiterfassung unter einem Dach
Der Markt ist voll von Lösungen, die ein bestimmtes Problem für Sie lösen - die Erfassung und Verfolgung von Arbeitszeiten, die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten oder die Erstellung von Finanzberichten.
Sie alle zusammenzuführen ist sehr sinnvoll, denn so erhalten Sie einen echten Überblick aus der Vogelperspektive über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen und darüber, wie sich die verschiedenen Bereiche gegenseitig beeinflussen.
Warum macht es einen Unterschied? Hier ist ein gutes Beispiel:
Als kleines IT-Dienstleistungsunternehmen muss man viele Kompromisse eingehen, um ein Projekt zu gewinnen.
Im Laufe der Zeit könnten sich jedoch andere Abrechnungsmethoden als vorteilhafter erweisen.
Das Problem ist, dass Sie, wenn Sie keinen Überblick über Ihre Finanzen haben, nicht wissen, dass sich dies ändern sollte.
Qualitätssoftware liefert Ihnen Budgetvorhersagen, wenn Sie Mitarbeiter zuweisen, und während diese ihre Arbeitszeit erfassen, wird das tatsächliche Budget in Echtzeit aufgefüllt.
Sie müssen die Daten nicht mehr aus einem Zeiterfassungstool exportieren und die Arbeitsstunden mit den Stundensätzen multiplizieren, die in verschiedenen anderen Tabellenkalkulationen zu finden sind. Alle Daten werden jetzt automatisch vervollständigt, so dass Sie sehen können, wo Optimierungsbedarf besteht.
3 Beispiele aus der Praxis, die zeigen, wie die Verfolgung von Projektkosten Ihre Einnahmen steigert
HSD verabschiedete sich von Tabellenkalkulationen und steigerte seine Einnahmen um 200.000 Dollar pro Jahr
Um die Ressourcenzuweisung und -verfügbarkeit zu verfolgen, verwendete die HSD eine Sammlung von Excel-Tabellen. Die Verwendung und Pflege dieser Technologie erwies sich jedoch als zeitaufwändig. Sie machte es der HSD auch unmöglich, Daten zwischen Abteilungen auszutauschen oder die Rentabilität von Projekten vorherzusehen.
Aus diesem Grund hat HSD Primetric eingeführt. Das Unternehmen verringerte den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Excel-Tabellen von 15 Stunden pro Woche auf 30 Sekunden und erzielte dadurch Einsparungen und Umsatzsteigerungen von über 200.000 US-Dollar pro Jahr.
Future Mind verkürzte die Bearbeitungszeit um 4 % und erhöhte seine Kapazität
Future Mind nutzte Harvest Forecast, um Projekte zu planen und ihnen Spezialisten zuzuweisen. Das System war jedoch zu einfach und verfügte nicht über wichtige Funktionen wie Finanzprognosen, den Vergleich von Prognosen mit tatsächlichen Ergebnissen und komplexe Berechtigungseinstellungen.
Durch die Einbindung von Primetric ist Future Mind nun in der Lage, die Entwickler den Projekten zuzuordnen, Prognosen zu erstellen und diese mit der Realität zu vergleichen. Alle Informationen werden an einem Ort gespeichert und sind für Teammitglieder mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen zugänglich. Auf diese Weise konnte Future Mind seine Kapazität erhöhen und die Benchmark-Zeit um 4 % reduzieren.
Monterail optimiert die Projektkosten dank der vollständigen Transparenz
Monterail hatte einen ausgefeilten und detaillierten Planungsprozess, aber kein geeignetes Tool, um diesen zu unterstützen. Nach der Implementierung von Primetric erhalten die PMs des Unternehmens einen vollständigen Einblick in die Ressourcen, was die Ressourcenplanung und -einteilung schneller, einfacher und kostengünstiger macht.
Das Team muss keine Zeit mehr mit der Zusammenstellung von Daten aus Tabellenkalkulationen verschwenden und kann durch die Verfolgung der Projektkosten die Projektkosten leicht optimieren.
Möchten Sie ähnliche Ergebnisse erzielen?
Book a demo with me; I'll walk you through Primetric to show you how a project expense tracker can change your business.
