Was ist eine Kostenüberschreitung und was kann sie verursachen? 

Statistiken zufolge überschreiten über 45 % der IT-Projekte das Budget, bevor sie abgeschlossen werden. Eine solche Kostenüberschreitung ist nicht nur eine Belastung für einen Projektleiter, sondern auch für das gesamte Unternehmen. Hier erfahren Sie, wie Sie dieses Problem lösen und von vornherein vermeiden können! 

Was ist eine Kostenüberschreitung? 

Eine Kostenüberschreitung (oder Budgetüberschreitung) ist eine Situation, in der die tatsächlichen Kosten eines bestimmten Vorgangs das geplante Budget überschreiten. Dies ist besonders häufig bei Bauprojekten und bei der Softwareentwicklung der Fall. 

Wie definiert man Projektkostenüberschreitungen? 

Kostenüberschreitung kann definiert werden:

• Prozentualer Anteil an den Gesamtausgaben
• Als Gesamtprozentsatz einschließlich und über das ursprüngliche Budget hinaus
• Als Prozentsatz der Kostenüberschreitung gegenüber dem ursprünglichen Budget. 

Kostenüberschreitung - Beispiele

Es gibt einige typische Beispiele für Kostenüberschreitungen in einem Projektbudget, die besonders in der IT-Branche häufig vorkommen. Sie umfassen: 

• Festpreisprojekte, bei denen das Geld ausgeht, weil zu viel Arbeit erledigt wird, 
• ein Retainer-Projekt, bei dem die monatliche Arbeitsbelastung unterschätzt und daher zu viel Geld ausgegeben wird, 
• ein Zeit- und Materialprojekt, das die Budgetgrenze für einen bestimmten Zeitraum überschreitet. 

Was ist der Unterschied zwischen Kostenüberschreitung und Kosteneskalation? 

Im Allgemeinen ist eine Kostenüberschreitung für diejenigen, die sie erleben, eine Überraschung - sie taucht einfach irgendwann aus dem Nichts auf, da sie nicht einmal in den entferntesten Plänen vorgesehen war. 

Die Kosteneskalation hingegen wird lange vor Beginn des Projekts berücksichtigt. Mit anderen Worten: Es wird davon ausgegangen, dass einige Kosten des (in der Regel langfristigen) Projekts mit der Zeit steigen werden, und diese Veränderung wird in die Kostenschätzung für das Projekt einbezogen. 

Was sind die Hauptursachen für Kostenüberschreitungen? 

Zu den Hauptursachen für Kostenüberschreitungen gehören: 

Schwankungen der Kosten und des Projektumfangs

Änderungen bei den Löhnen, Freistellungen, dem Projektumfang und zahlreichen kleinen Aufgaben, die wir tagtäglich zu übersehen pflegen, können erhebliche Auswirkungen auf die Kostenüberschreitung haben. Natürlich wird der Kurzurlaub eines Mitarbeiters Ihr Projekt wahrscheinlich nicht ruinieren, aber in Kombination mit zusätzlichen Aufgaben, die plötzlich vom Kunden angeordnet werden, kann dies wirklich einen Tribut an die finanziellen Ergebnisse fordern und einen Projektleiter mit wenig Arbeit zurücklassen. 

Wie behält man den Überblick über Kostenschwankungen? 

Der Schlüssel, um die Kostenschwankungen in Schach zu halten, liegt darin, sie regelmäßig zu überwachen und ihre Kosten zu berechnen, selbst wenn die Änderung recht gering erscheint. Dann sollten Sie all diese Änderungen in Ihre Budgets einbeziehen und diese auch aktualisieren, wobei Sie daran denken, alle zusätzlichen Projektkosten einzubeziehen. Auf diese Weise werden Sie in der Lage sein, die Rentabilität Ihrer Tätigkeit genau zu messen. 

Versteckte Kosten

Oft wird angenommen, dass sich die Kosten für das Projektmanagement auf Technik und Löhne beschränken. Leider ist das eine falsche Annahme. Denn die Gewinne aus dem Projekt sollten auch gedeckt werden: 

• einmalige und wiederkehrende Projektkosten, wie Abonnements, zusätzliche Geräte, Delegationen und mehr, 
• Gemeinkosten des Unternehmens, einschließlich der Kosten für unterstützende Abteilungen (Marketing, Vertrieb usw.), Kosten für Miete, Versorgungsleistungen, Kosten für das Projektmanagement selbst usw, 
• zusätzliche Maßnahmen, die ursprünglich nicht im Projektumfang enthalten waren, 
• die Dauer des Projekts. Je länger das Projekt dauert, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass seine Rentabilität mit der Zeit sinkt. Daher sollten Sie die Änderungen des Projektumfangs berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Projekt rentabel bleibt. 

Natürlich sind diese Projekte unvermeidlich. Sie sollten jedoch nicht ignoriert und dem Zufall überlassen werden, da das Projekt sonst am Ende möglicherweise nicht rentabel ist! 

Wie behält man den Überblick über versteckte Kosten und vermeidet Kostenüberschreitungen? 

Das Problem der versteckten und unerwarteten Kosten in Projekten ist jedoch relativ einfach zu lösen. Es beginnt in der Regel mit einer einfachen Zeiterfassung, die den Projektumfang mit den tatsächlichen Daten vergleicht. Stundenzettel auf der Grundlage der erfassten Stunden zeigen Ihnen genau, wie viel Zeit für die verschiedenen Aufgaben aufgewendet wurde, und in Kombination mit Informationen über die Löhne, wie viel sie gekostet haben. 

Um die tatsächliche Gewinnspanne bei jedem Projekt zu überwachen und Kostenüberschreitungen zu vermeiden, müssen die Projektmanager jedoch auch alle Informationen über die Finanzen in einem einzigen Projektmanagement-Tool zusammenfassen. Um dies zu tun, sollten sie: 

• Verwenden Sie den Kostenverteilungsschlüssel, um die Ausgaben den Projekten zuzuordnen, die sie (oder einen Teil davon) abdecken sollen, 
• Verfolgung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden im Projektteam, 
• die angestrebte Rentabilitätsrate zu wählen und auf Änderungen der Rentabilität, die diese gefährden, zu reagieren, 
• die Projektmanagement-Software verwenden, mit der sie all das tun können. 

Die Projektmanagement-Software sollte auch in der Lage sein, zwischen den Projektkosten und den Gemeinkosten des Unternehmens zu unterscheiden, um den Managern genau zu zeigen, wie hoch ihre Gewinne sind und was sie an ihrem Projektmanagement verbessern können. 

Falsche Schätzungen

Jedes Projektbudget beginnt mit einer Kostenschätzung auf der Grundlage der zu erbringenden Basisleistungen und ist das Rückgrat des Projekterfolgs. Um das Budget vorhersagen zu können, benötigen die Manager natürlich ein Verfahren zur Ressourcenprognose, mit dem sie die Kosten für die anstehenden Arbeiten abschätzen können. Dann müssen sie auch andere kritische Kosten berücksichtigen. 

Klingt einfach? Das mag sein, aber es ändert nichts an der Tatsache, dass ungenaue Projektschätzungen eine der Hauptursachen für Kostenüberschreitungen sind, da sie den Projektplan ruinieren und ein ganzes Projektmanagementteam in eine schwierige Lage bringen können.

Es gibt einige Gründe, warum die Schätzungen nicht die Realität der Arbeit widerspiegeln. Im Allgemeinen sind das folgende:

• die Annahme, dass alle Teile des Projekts wie geplant ablaufen werden, 
• unerwartete Kosten, die von einem Projektmanager nicht in den Risikomanagementplan aufgenommen wurden,
• mangelnde Kenntnis ähnlicher früherer Projekte, was zu falschen Schätzungen führt, 
• unklare Ergebnisse, die unnötige Maßnahmen enthalten oder solche, die für das Projekt entscheidend sind, auslassen, 
• unrealistische Projekttermine oder unerwartete Projektänderungen, die zu einer Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten und den geplanten Kosten einer Aufgabe führen,
• Fehlen fester Löhne in Abhängigkeit von der Spezialisierung und dem Dienstalter des Arbeitnehmers. Mit den Informationen über ihre Kosten und Durchschnittseinkommen pro Stunde sind die Schätzungen viel genauer. 

Wie lassen sich falsche Schätzungen korrigieren und Kostenüberschreitungen vermeiden? 

Die Erstellung korrekter Schätzungen hängt in hohem Maße von den Fähigkeiten und der Erfahrung der Person ab, die sie überhaupt erst erstellt. Ihre Kenntnis des Projektlebenszyklus sowie der Abhängigkeiten im Unternehmen kann die Prognosen wesentlich genauer machen. Daher ist die Wahl des richtigen Managers für diese Aufgabe der Schlüssel zur Vermeidung von Kostenüberschreitungen.

Der wertvolle Input eines erfahrenen Projektleiters ist jedoch nicht das Einzige, was Ihnen helfen kann, die finanziellen Schätzungen für Ihr Projekt zu verbessern. Das können Sie auch: 

• die erfahrensten Fachleute zu konsultieren, die bereits an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, um die Genauigkeit der Schätzungen zu verbessern, 
• mit allen Beteiligten zusammenarbeiten, um in einer Schätzungsphase alle Leistungen eines Projekts zu erfassen, 
• festlegen, was zu tun ist, wenn sich einige Schätzungen als falsch erweisen, 
• einen gewissen Spielraum für Fehler im Haushalt lassen, 
• Schätzen Sie den Arbeitsaufwand für Teile des Projekts und nicht für das gesamte Projekt anhand des durchschnittlichen Stundenlohns oder der durchschnittlichen Kosten ähnlicher Phasen in anderen Projekten. Wenn Sie in den letzten 5 Projekten für eine Backend-Phase 500 Stunden gebraucht haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Wert auch für das neue Projekt ähnlich sein wird, sofern es einen ähnlichen Umfang hat. 

Durch die Verbesserung der Schätzungen können Sie den Zustand des gesamten Unternehmens verbessern und Kostenüberschreitungen verhindern - so wie es Capco durch die Erstellung der Schätzungen mit einer Genauigkeit von 90 % getan hat. 

Schleichende Ausweitung des Projektumfangs

Natürlich kann sich auch der beste Projektumfang mit fortschreitender Projektarbeit ändern. Eine solche Situation wird als "Scope Creep" bezeichnet und kann das Projektbudget stark belasten - vor allem, wenn die Arbeitsbelastung exponentiell ansteigt. Infolgedessen steigen auch die Löhne und alle anderen Kosten, was unweigerlich zu einer Kostenüberschreitung bei den Projekten führt und den Projekterfolg gefährdet.

Wie kommt es überhaupt zu einer Ausweitung des Aufgabenbereichs? 

Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs wird im Allgemeinen durch eine Reihe von Fehlern in der Planungsphase verursacht. Die häufigsten davon sind: 

• Unterschätzung der Komplexität eines Projekts oder Auslassung von Projektteilen, 
• Probleme bei der Kommunikation mit den Beteiligten, 
• falsche Zeit- und Kostenschätzungen für die verschiedenen Vorgänge im Projekt. 

Natürlich können alle diese Probleme zu einer Kostenüberschreitung führen. Was können wir dann gegen sie tun? 

Wie lassen sich die Probleme mit der schleichenden Ausweitung des Aufgabenbereichs lösen? 

Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen. Wie in jeder anderen Arbeit ist auch in der IT-Branche die Kommunikation der Schlüssel (auch wenn sie manchmal unterschätzt wird). Daher sollten Sie keine Mühen scheuen, um sicherzustellen, dass der Kunde weiß, was er will, und in der Lage ist, Ihnen alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um überhaupt einen Projektumfang zu erstellen, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Wir empfehlen den Kunden, einen einzigen Produkt-Champion zu wählen, der in der Lage ist, solche Daten zu sammeln und sie in wertvolle Erkenntnisse für Ihr Team umzuwandeln. 

Vergewissern Sie sich anschließend, dass Sie die Anforderungen des Projekts richtig verstehen und dass Ihr Team den Projektfortschritt sowie positive Projektergebnisse sicherstellen kann. Besprechen Sie den Vorgang mit Ihrem Team und dem Kunden, um die Arbeiten so genau wie möglich zu umreißen, und fassen Sie jeden wichtigen Punkt zusammen, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Präsentieren Sie Ihrem Kunden die Ergebnisse Ihrer Analyse, bevor Sie weitermachen! 

Nicht zuletzt sollten Sie den Projektfortschritt überwachen, da es in jeder Phase der Arbeiten zu einer Überschreitung der Projektkosten kommen kann. Verfolgen Sie die Zeit, die Fachleute für die verschiedenen Phasen aufwenden, ihre Kosten, überprüfen Sie das Budget auf unerwartete Gemeinkosten und stellen Sie sicher, dass die Löhne im Rahmen des Budgets bleiben. 

Leistungsmängel 

Seien wir ehrlich - wenn ein Projekt anläuft, kann alles passieren. Manchmal muss ein wichtiger Spezialist ein paar Tage krankheitsbedingt ausfallen, ein anderes Mal dauert eine banale Aufgabe länger als erwartet. Es gibt jedoch Tausende von verschiedenen Situationen, die sich negativ auf die Leistung eines Projekts auswirken und eine enorme Kostenüberschreitung verursachen können. 

Was ist die Hauptursache für Leistungsprobleme? 

Je nach Art des Projekts können Leistungsprobleme, die sich auf das ursprüngliche Projektbudget auswirken, verschiedene Ursachen haben. In der IT-Branche sind dies in der Regel folgende: 

• unrealistischer Zeitplan für das Projekt, 
• Probleme mit der Ressourcenverwaltung, einschließlich Terminüberschneidungen, 
• das Fehlen oder der Mangel an Fachleuten mit entscheidenden Fähigkeiten für eine bestimmte Phase des Projekts, 
• falsche oder miteinander verwobene Abhängigkeiten, 
• Fehlen von Projektmeilensteinen oder anderen Maßstäben, die zur Messung des Fortschritts verwendet werden können. 

Natürlich kann jedes dieser Szenarien zu Verzögerungen oder zusätzlichen Arbeiten führen, die zu einer Kostenüberschreitung beitragen.

Wie reagiert man auf Leistungsmängel? 

Leider lassen sich Misserfolge manchmal nicht vermeiden - oft sind sie reine Pechsträhnen und keine vorsätzlichen Fehler. Wir können uns jedoch auf sie vorbereiten, indem wir die Projektrisiken kalkulieren und sowohl im Budget als auch im Ressourcenplan einen gewissen Spielraum für Fehler lassen. Auf diese Weise können die Projektleiter sicher sein, dass sie das Budget auch dann einhalten, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen, und eine Kostenüberschreitung gänzlich vermeiden.

Natürlich ist auch in diesem Fall das Risikomanagement von größter Bedeutung. Versuchen Sie vor Projektbeginn, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben zu ermitteln, und achten Sie besonders auf diejenigen, die später Probleme verursachen könnten. Passen Sie dann die Zeitpläne der Projektteams entsprechend an, um Ihrem Team etwas Spielraum für Fehler zu geben. 

Nicht zuletzt sollten Projektleiter ihr Projekt immer im Auge behalten, um auf unerwartete Ereignisse zu reagieren und Kostenüberschreitungen regelmäßig zu berechnen. Eine schnelle Reaktion kann Sie vor einem Scheitern des Projekts bewahren! 

Wie lassen sich Kostenüberschreitungen vermeiden? 

Glücklicherweise kann eine Kostenüberschreitung verhindert werden, bevor sie Ihrem Projekt schadet. Hier finden Sie einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um zu verhindern, dass die Kosten in die Höhe schießen, und um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen.

Verwendung der Kostenverteilungsschlüsselformel

Die Rentabilität Ihres Projekts hängt nicht nur vom Arbeits- und Materialaufwand ab, sondern auch von den Kosten, die Ihr Unternehmen für andere Maßnahmen aufwenden muss. Um die tatsächliche Höhe der mit einem bestimmten Projekt verbundenen Kosten zu ermitteln, müssen Sie ihm einen Teil der allgemeinen Kosten mit Hilfe eines Umlageschlüssels zuweisen. 

Natürlich hängt der Anteil der zusätzlichen Kosten von der Größe des betreffenden Projekts oder den erwarteten Gewinnen ab. Diese Formel ermöglicht es, die Kosten anteilig zuzuweisen, ohne dass kleinere Projekte gezwungen sind, enorme Kosten zu tragen. 

Verfolgen Sie sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden

Interne Arbeit kann manchmal unerlässlich sein, aber in manchen Fällen kann sie auch einfach nur zusätzliche Kosten verursachen. Zu allem Überfluss entgeht sie manchmal der Aufmerksamkeit der Manager, da sie oft als kostenlos angesehen wird - zu Unrecht! Auch für nicht fakturierbare Stunden muss Geld für Löhne und Ausrüstung ausgegeben werden; deshalb sollten Sie auch die für interne Arbeiten aufgewendete Zeit erfassen. 

Standardisieren Sie die Berechnungen für Auslastung und Rentabilität

Je nach Wissen, Erfahrung und Hintergrund kann jeder Manager eine andere Art der Berechnung von Auslastung und Rentabilität haben und dabei unterschiedliche Faktoren in Betracht ziehen. Das kann zu Verwirrung führen und falsche Entscheidungen nach sich ziehen. 

Zum Glück gibt es eine einfache Lösung für dieses Problem. Bevor Sie mit der Messung verschiedener Indikatoren beginnen, sei es die Rentabilität oder die Auslastung, stellen Sie sicher, dass alle Manager die gleiche Formel für ihre Berechnungen verwenden. Damit stellen Sie sicher, dass Sie alle Daten problemlos vergleichen und eine zuverlässige Grundlage für alle künftigen Entscheidungen schaffen können. 

Nutzen Sie Ihre Erfahrung zur Erstellung von Schätzungen 

Wie wir in diesem Artikel immer wieder bewiesen haben, sind genaue Kostenvoranschläge und Pläne der Schlüssel zu einer exakten Budgetierung, da sie den Umfang und die Kosten der Arbeit überhaupt erst festlegen. Daher sollten Sie der Art und Weise, wie sie erstellt werden, höchste Aufmerksamkeit schenken. 

Um Ihre Schätzungen zu verbessern, sollten Sie: 

• Behandeln Sie Schätzungen wie Lego-Steine. Nutzen Sie ähnliche Aufgaben und Prozesse, um den Zeit- und Kostenaufwand für die neuen Aufgaben zu prognostizieren und so die Erfolgschancen zu erhöhen. 
• eng mit den Betroffenen und erfahrenen Fachleuten in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, 
• Seien Sie bei Ihren Schätzungen nicht zu enthusiastisch; lassen Sie einen gewissen Spielraum für Fehler und unerwartete Situationen, wie Abwesenheiten oder Verspätungen, 
• die Löhne und Gehälter bei der Ressourcenplanung im Auge behalten, 
• Gemeinkosten und andere Kosten in Ihre Prognosen einbeziehen. 

Überwachung des Projektfortschritts

Die Projektleiter sollten nach der Planung des Projekts nicht den Überblick verlieren, da Änderungen des Arbeitsumfangs fast unvermeidlich sind - vor allem bei langfristigen Maßnahmen. Daher müssen sie die Arbeiten täglich überwachen, um sicherzustellen, dass es keine unerwarteten Hindernisse gibt, die das Projekt beeinträchtigen und eine Kostenüberschreitung verursachen könnten. 

Um den Projektfortschritt im Auge zu behalten, sollten die Manager regelmäßig überprüfen: 

• die Anzahl der an dem Projekt geleisteten Arbeitsstunden (unter besonderer Berücksichtigung von Überstunden, Verspätungen oder Abwesenheiten), 
• die Kosten der im Rahmen des Projekts in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeit, 
• ob zusätzliche Aufgaben oder Ressourcen erforderlich sind, um das Projekt voranzubringen, 
• Gesamtbudget des Projekts, einschließlich Projekt- und Organisationsgemeinkosten, 
• Abrechnungen und Zahlungen. 

Anhand dieser Informationen können die Projektmanager auf alle auftretenden Probleme reagieren und verhindern, dass das Projekt das Budget überschreitet und unrentabel wird. 

Darüber hinaus bieten einige Tools maßgeschneiderte Tools, die alle oben genannten Informationen kombinieren können. In Primetric können Sie zum Beispiel einen Projektfortschrittsbericht verwenden, um den Umfang der in einem bestimmten Vorgang geleisteten Arbeit sowie die Kosten und sonstigen Ausgaben zu sehen. 

Lassen Sie Excel hinter sich! 

All diese Dinge lassen sich natürlich nicht mit einem einfachen Blatt Papier erledigen. Das richtige Werkzeug kann Ihnen helfen, Kostenüberschreitungen nicht nur zu erkennen, sondern auch zu vermeiden - aber auch Excel gehört nicht zu diesen Werkzeugen! 

In Excel verteilen sich all diese Informationen auf Hunderte und Tausende von Zeilen, die Sie jedes Mal manuell aktualisieren müssen, wenn sich etwas ändert. Außerdem müssen Sie einige Stunden Ihrer kostbaren Zeit aufwenden, um Diagramme, Berichte oder andere wertvolle Visualisierungen zu erstellen. Und nach all diesem Aufwand können Sie immer noch nicht sicher sein, dass Ihre Berechnungen korrekt sind, da manuelle Berechnungen fehleranfällig sind! 

Es gibt jedoch einige Tools, die nicht nur in der Lage sind, alle Informationen zu sammeln, sondern diese auch in wertvolle Erkenntnisse umzuwandeln - und das alles vollautomatisch und ohne die Möglichkeit, Fehler zu machen. 

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie ein solches Tool finden können, haben wir eine gute Nachricht für Sie - Primetric ist hier, um Ihnen zu helfen. Testen Sie es jetzt oder buchen Sie eine Demo mit einem unserer Berater, um mehr zu erfahren! 

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