Was sind die 5 kritischen Erfolgsfaktoren für Projekte?

Laut der PwC-Studie sind nur 2,5 % der Unternehmen mit ihren Projekten erfolgreich. Es gibt jedoch einige Faktoren, die mehr als andere zu diesem Ergebnis beitragen - und die es auch umdrehen können. Wir haben kritische Erfolgsfaktoren aus der Praxis zusammengestellt, die Ihnen helfen, den Unterschied zwischen gutem und schlechtem Projektmanagement zu erkennen. Wenn Sie sich diese genauer ansehen möchten, lesen Sie weiter!

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Projektleitung

15/8/2022

Die Erfolgsfaktoren eines Projekts sind der Schlüssel zur Rentabilität.

Inhaltsübersicht

Abonnieren und auf dem Laufenden bleiben!

Projekterfolgsfaktoren - Definition 

Entgegen der landläufigen Meinung sind Projekterfolgsfaktoren nicht etwas Vages. Vielmehr lassen sie sich leicht als Teile des Projekts definieren , die sich direkt auf das Endergebnis auswirken.

Wie Sie aus dieser Definition ersehen können, sind die kritischen Erfolgsfaktoren in hohem Maße projektabhängig und müssen bei jedem neuen Vorhaben neu definiert werden. 

Bestimmte Erfolgsfaktoren eines Projekts können jedoch durch die darin enthaltenen Leistungen definiert werden. Ergebnisse sind in diesem Fall wichtige Ziele, Anforderungen oder Meilensteine, die erreicht werden müssen, damit das Projekt voranschreiten kann.

Welches sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein Projekt? Beispiele

Projekte können unterschiedlich sein, aber ihr Erfolg ist im Allgemeinen sehr objektiv. Welches sind die häufigsten Faktoren für den Projekterfolg, und wie können Projektmanager sie verbessern? 

Rentabilität

Die Definition einer guten Rentabilität kann je nach Branche variieren - manche Unternehmen sind mit wenigen Prozent Gewinnspanne zufrieden, während andere über 60 % anstreben.

Diese Zahlen sind je nach Branche und Standort des Unternehmens unterschiedlich und können sich natürlich ändern. 

Da wir jedoch die für die Dienstleistungsbranche typischen kritischen Erfolgsfaktoren für Projekte erörtern, konzentrieren wir uns hier auf deren Rentabilität.

Was ist eine gute Rentabilität?

Ausgehend von unseren Erfahrungen lassen sich die Rentabilitätsraten in der IT-Branche, im Marketing und in anderen ähnlichen Bereichen in die folgenden Kategorien einteilen: 

  • geringe Rentabilität - unter 20 %, 
  • mittlere Rentabilität - zwischen 20 und 40 %, 
  • gute Rentabilität - zwischen 40 und 60 %,
  • ausgezeichnete Rentabilität - über 60 %. 

Natürlich kann die Rentabilität je nach der für das Projekt gewählten Abrechnungsart unterschiedlich berechnet werden. Im Allgemeinen gilt jedoch: Je höher die Rentabilität, desto erfolgreicher ist das Projekt. 

Wie lässt sich die Rentabilität verbessern?

Wenn die Rentabilität Ihrer Projekte zu wünschen übrig lässt, kann ein Projektmanager sie mit einer Reihe von Verfahren verbessern. Dazu gehören: 

  • Kostensenkungen, z. B. durch Outsourcing oder den Einsatz billigerer Teammitglieder, 
  • Ihr Angebot zu erweitern, um eine Marktlücke zu finden und neue Kunden anzuziehen und gleichzeitig die Preise zu erhöhen. Zu diesem Zweck sollten Sie die Markttrends regelmäßig analysieren.
  • die Rentabilität der verschiedenen Projekttypen zu verfolgen, um den Projektumfang zu finden, der dem Unternehmen tendenziell mehr Geld einbringt. Natürlich müssen Sie das nicht manuell tun - dazu können Sie die Rentabilitätsberichte von Primetric verwenden. 
Die Überwachung der Rentabilität ist einer der Erfolgsfaktoren des Projekts
Projektrentabilitätsbericht in Primetric verfügbar
  • Schaffung genauerer Zuweisungen in der Projektplanungsphase, die besonders für Festpreisprojekte wichtig sind,
  • sorgfältige Zuweisung von Mitarbeitern und/oder Teammitgliedern auf der Grundlage ihrer Erfahrung, Kosten und Gewinnraten, 
  • bei Zeit- und Materialprojekten dem Kunden Arbeitstage statt erfasster Stunden in Rechnung zu stellen, 
  • und mehr - lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie die Rentabilität eines Dienstleistungsunternehmens verbessern können. 

Natürlich sollte die Bereitstellung außergewöhnlicher Dienstleistungen für die Kunden die Grundlage für all diese Prozesse sein! 

Die richtige Anzahl der für das Projekt aufgewendeten Arbeitsstunden 

In vielen Branchen ist die Arbeitszeit die Hauptquelle für Kosten und Gewinn des Unternehmens. 

Daher sind sie auch ein kritischer Erfolgsfaktor für das Projektmanagement. Falsche Schätzungen, Bänke oder Überschreitungen können jedoch dazu führen, dass aus einer Chance ein finanzieller Verlust wird. Deshalb sind genaue Schätzungen so wichtig. 

Wie erstellt man Schätzungen für die Arbeitszeiten?

Um die Anzahl der für ein Projekt benötigten Stunden richtig einschätzen zu können, muss ein Projektleiter einen genauen Plan erstellen. In den meisten Fällen sollte er Folgendes enthalten: 

  • Liste der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen und Mitarbeiter, 
  • einen detaillierten Zeitplan für das Projekt, 
  • Informationen über Technologien und Software, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, 
  • Ihre gewünschte Gewinnspanne,
  • wichtige Leistungsindikatoren. 
Richtige Schätzungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt im Rahmen des Budgets durchgeführt wird; daher sind sie einer der kritischen Erfolgsfaktoren für Projekte.
Phasen und Kostenvoranschläge in Primetric sind mit der Budgetierung verbunden, was eine höhere Genauigkeit gewährleistet

Um eine größere Genauigkeit zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, eine unserer bewährten Methoden, den ETC - Estimate to Complete, zu verwenden, um realistische Pläne für Ihre Projekte zu erstellen. Sein detaillierter Ansatz erleichtert Ihnen die Arbeitsplanung. Sie können auch sehen, wie Capco, einer unserer Kunden, eine Genauigkeit von 90 % bei seinen Projekten erreicht hat. 

Schätzungen der Arbeitszeiten: praktischer Ansatz

Natürlich reicht die Schätzung allein nicht aus - nach dem Projektstart müssen Sie auch sicherstellen, dass der Plan in die Praxis umgesetzt wird. Dazu empfehlen wir Ihnen die Verwendung von Zeiterfassung und erweiterten Berichten - zum Beispiel den in Primetric verfügbaren Projektfortschrittsbericht. 

Tipp: Um eine Schätzgenauigkeit von bis zu 95% zu erreichen, so wie Capco es getan haterstellen Sie eine Übersicht über alle wichtigen Phasen Ihrer Projekte und analysieren Sie die Zeit, die Ihre Fachleute in der Vergangenheit für die Durchführung der Projekte aufgewendet haben. Indem Sie eine durchschnittliche Stundenzahl ermitteln und verstehen, warum es so lange gedauert hat, können Sie zukünftige Projekte und ihre Phasen mit unglaublich genauen Schätzungen versehen.

Der Projektfortschritt muss überwacht werden, um sicherzustellen, dass es sich wirklich um einen Erfolgsfaktor des Projekts handelt.
Projektfortschrittsbericht in Primetric verfügbar

Risikomanagement

Wenn Sie schon länger in einem Dienstleistungsunternehmen tätig sind, wissen Sie sicher, dass es fast keine Projekte gibt, die genau wie geplant durchgeführt werden. 

Dennoch gibt es einige Dinge, die Projektmanager tun können, um sicherzustellen, dass der Plan eher früher als später fertiggestellt wird - und die Risikobewertung ist einer dieser kritischen Erfolgsfaktoren für das Projekt. 

Wie ist das Risiko im Projekt zu bewerten?

Beginnen Sie ein Projekt zunächst mit einer umfassenden Risikoanalyse. Ermitteln Sie alle Aufgaben, Phasen oder Vorgänge, die schief gehen könnten, und erstellen Sie einen Plan zur Bewältigung dieser Risiken, falls sie in Ihrem Fall auftreten. Sie sollten die Grundlage für das weitere Risikomanagement bilden.

Zweitens: Lassen Sie diese Risikoanalyse nicht irgendwo in der Schublade liegen. Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Instrumente - vorzugsweise Primetric -, um den Fortschritt Ihres Projekts zu überwachen und die Risiken zu erkennen, bevor sie zu einem großen Problem werden. 

Dazu können Sie unter anderem folgende Funktionen nutzen:

  • regelmäßige Berichte über den Projektfortschritt,
  • Zeiterfassungsberichte, 
  • Business Intelligence - z. B. zur Überwachung der Ausgaben, 
  • Intelligente Warnmeldungen, wie der in Primetric verfügbare RAG-Status, der den Projektstatus mit farbigen Punkten in der Projektliste anzeigt. Der RAG-Status informiert Sie darüber, ob Ihr Projekt im Rahmen des Budgets liegt und ob es Lieferprobleme gibt, was das Projektmanagement erheblich erleichtert. So können Sie schnell reagieren, bevor es zu spät ist.
Der richtige Projektstatus ist einer der Erfolgsfaktoren des Projekts
RAG-Status in Primetric

Klar definierte Projektziele, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Sind Ihre Jira-Aufgaben bereit für das Projekt? Es tut uns leid, Ihnen sagen zu müssen, dass sie nicht ausreichen, um Projektziele zu definieren und Verantwortliche dafür zu finden! 

Bevor Sie das Projekt starten, müssen Sie Folgendes tun: 

  • alle zu erbringenden Leistungen genau zu definieren, 
  • die Aufgaben zu bestimmen, die zur Erbringung der Leistungen erforderlich sind, 
  • Verantwortliche für die Durchführung der Maßnahmen zu benennen. 

All dies sind kritische Erfolgsfaktoren, die ein Projektmanager im Auge behalten muss. Ein solcher Plan sollte auch Phasen, Fälligkeitstermine, Manager, Meilensteine und mehr enthalten. 

Wie werden die Hauptziele für das Projekt festgelegt?

Klingt kompliziert? Das ist es auch - aber es ist auch notwendig, um unnötige Risiken zu vermeiden und das Projekt pünktlich und mit allen wichtigen Funktionen abzuschließen. Ohne all diese Variablen riskieren Sie, dass Ihre Teammitglieder hinter den Zeitplan zurückfallen, Geld verlieren oder sogar den Kunden ganz verlieren. 

Dennoch müssen wir die Frage beantworten: Wie kann man all diese Variablen in seinen Plan einbeziehen, ohne sich in der Fülle der Informationen zu verlieren?

Wir empfehlen den Einsatz einer Projektplanungssoftware. Mit ihren Funktionen können Projektmanager ihre Ressourcen flexibel verwalten, das Budget einhalten und die Ausführung des Projekts überwachen, ohne alle Projektmanager in Ihr Büro rufen zu müssen. 

Das Erreichen der Projektziele ist sowohl für die Kunden als auch für den Projekterfolg entscheidend.
Projektzuordnungen mit Status und Details in Primetric verfügbar

Wirksame Kommunikation

Endlose Meetings, E-Mails mit unendlich vielen Threads und Gespräche, die kein Ende zu nehmen scheinen. So verachtenswert sie manchmal auch sein mögen, sie sind alle Teil einer effizienten Kommunikation, die einer der Erfolgsfaktoren in einem Projekt ist. 

Ihre Bedeutung ist mehr als offensichtlich: Sie ermöglichen es den Beteiligten und Teammitgliedern, Informationen auszutauschen, ihre Arbeit zu überwachen und auf etwaige Probleme zu reagieren, die angegangen werden müssen. Mit anderen Worten: Sie sind eine der besten Praktiken des Projektmanagements. 

Aber muss die Kommunikation immer noch so viel Zeit in Anspruch nehmen?

Kommunikation vs. modernes Umfeld

Die Antwort auf diese Frage ist nein. In der Tat kann man in der Welt der neuen Technologien Informationen auf viel nahtlosere Weise austauschen - und zwar ohne alle Beteiligten in einen kleinen, überfüllten Raum zu rufen, wo man sich lange unterhalten kann.

Verstehen Sie mich nicht falsch - Sitzungen sind für eine reibungslose Zusammenarbeit unerlässlich, aber... nur die effektiven!

Wie kann man die Effizienz von Sitzungen und Kommunikation verbessern?

Wie kann man also Sitzungen so effektiv wie möglich gestalten? Meiner Erfahrung nach besteht einer der größten Zeitfresser darin, dass jeder Beteiligte eine andere Perspektive und ein anderes Wissen mitbringt. 

Um dies zu vermeiden, sollten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit über Ihre Projekte, Ressourcen und Finanzen sowie über das Projektmanagement im Allgemeinen haben. Dadurch ist jeder auf dem neuesten Stand, kann die aktuellen Daten sehen und über Lösungen nachdenken, anstatt zu versuchen, verschiedene Tabellenkalkulationen oder Daten, die nicht miteinander verbunden sind, während der Sitzung zusammenzuführen. Ihre Zeit und Energie sind eines der wichtigsten Güter.  

Tools wie Primetric ermöglichen es Mitarbeitern, Projektmanagern und Führungskräften, die Informationen über die Aktivitäten eines Unternehmens an einem Ort zu sammeln und in Echtzeit zu teilen. 

So können Sie die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters prüfen, Projekte überwachen und Vorgänge verwalten, ohne alle paar Minuten Ihre Kollegen anzurufen und Zeit zu verschwenden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind. Stattdessen können Sie sich darauf konzentrieren, Lösungen zu finden und alle Hindernisse bei der Lieferung zu beseitigen. 

Unterstützung durch das Management 

Selbst mit den besten Plänen können Programmierer und Tester ein Projekt nicht allein abschließen. Deshalb steht die Unterstützung durch das Management auf unserer Liste der kritischen Erfolgsfaktoren. 

Verwechseln Sie jedoch Managementunterstützung nicht mit Mikromanagement! Für ein erfolgreiches Projekt sollte die Managementunterstützung durch eine einzige Stimme einer für das gesamte Projekt verantwortlichen Person repräsentiert werden

Der Beitrag des Managements sollte auch dann sichtbar sein, wenn die Dinge aus dem Ruder laufen; die Verantwortlichen sollten immer eingreifen, wenn sich ein Konflikt anbahnt. 

Umfassende Unterstützung ist immer der Schlüssel zur Arbeit mit den Erfolgsfaktoren eines Projekts
Mitarbeiterzuordnung und Kapazität in Primetric sichtbar.

Wie lassen sich andere kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement ermitteln? 

Wie wir bereits festgestellt haben, sind die Faktoren für den Projekterfolg nicht bei jedem Projekt gleich. Während einige immer gleich bleiben, können sich andere unterscheiden. Um die richtigen Faktoren für Ihre aktuellen Aktivitäten zu finden, müssen Sie: 

  1. Identifizieren Sie die Projektanforderungen. Wenn Sie das Projekt mit dem Kunden besprochen haben, haben Sie diesen Schritt wahrscheinlich schon hinter sich. Falls nicht, sollten Sie dies jetzt nachholen und die wichtigsten Ziele definieren, die Ihr Betrieb erreichen muss, um erfolgreich zu sein. 
  2. Erstellen Sie einen Überblick über den Projektmanagementplan. Legen Sie die wichtigsten Ergebnisse fest, unterteilen Sie sie in Phasen und Aufgaben und ermitteln Sie, welche Ressourcen erforderlich sind, um sie termingerecht fertigzustellen. 
  3. Wählen Sie Meilensteine. Legen Sie auf der Grundlage der in den vorherigen Schritten gesammelten Informationen die wichtigsten Maßnahmen fest, die ergriffen werden müssen, oder die Kennzahlen, die erreicht werden müssen, damit das Projekt erfolgreich ist. Dazu können Termine, Leistungen, MVPs, Neueinstellungen und mehr gehören. 
  4. Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um Ihre Pläne zu bewerten. Machen Sie Ihre Projekterfolgsfaktoren zu einem Teil Ihrer Arbeit. Nehmen Sie sie in die Zeitpläne auf, überwachen Sie sie und sorgen Sie dafür, dass sie wirklich zu einem Teil Ihres Erfolgs werden. 

Warum sind kritische Erfolgsfaktoren so wichtig? 

Die kritischen Erfolgsfaktoren sind nicht einfach nur eine weitere Liste, die man erstellt, bevor man ein Projekt in Angriff nimmt und nie wieder zurückblickt. 

Sie sind sogar das Rückgrat des Projektplans. Denn sie können als Fahrplan für kritische Ziele und wichtige Aufgaben dienen, die für den Erfolg des Projekts erledigt werden müssen. 

Darüber hinaus können Projekterfolgsfaktoren auch die mit dem Projekt verbundenen Risiken minimieren. Da sie für jedes Projekt individuell definiert werden, spiegeln sie dessen Ansatz und Ziele wider und geben sowohl den Fachleuten als auch ihren Führungskräften einen klaren Weg vor. 

Schließlich können die kritischen Erfolgsfaktoren von Projekten den Managern dabei helfen, Budgets und Fristen, die für die meisten Projektmisserfolge verantwortlich sind, im Auge zu behalten. 

Welche Werkzeuge sollte ich verwenden, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen? 

Diejenigen, die Ihnen alle Informationen liefern, die Sie brauchen, einschließlich Finanzen, Ressourcenmanagement und Projektmanagement. 

Wenn Sie sich gerade auf die Suche nach einem solchen Werkzeug machen, lassen Sie sich von uns aufhalten - Primetric hat alles, was Sie brauchen.

Buchen Sie eine Demo, sprechen Sie mit unserem Berater und sehen Sie, was wir sonst noch für Sie tun können. 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

Ähnliche Blogbeiträge

Der Einstieg ist so einfach, warum warten? 

Schränken Sie Ihr Unternehmen nicht durch zeitraubende
Tabellenkalkulationen ein. Seien Sie intelligent, arbeiten Sie intelligenter.