Möglicherweise verlieren Sie Tausende von Dollar auf der Mitarbeiterbank - so können Sie das verhindern

Was bedeutet es, auf die Bank gesetzt zu werden?

Bankangestellte sind Mitarbeiter, die weder an internen noch an kommerziellen Projekten arbeiten - sie haben einfach keine zugewiesenen Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum. Dennoch bleiben sie Mitarbeiter des Unternehmens und erhalten ihre Löhne und Gehälter. Mit anderen Worten: Sie verursachen Kosten, tragen aber nicht zu den direkten Gewinnen bei. 

Was ist keine Arbeitnehmerbank? 

Die Mitarbeiterbank sollte zwar generell vermieden werden, aber man sollte sie nicht mit anderen Vorkommnissen und Mechanismen verwechseln, die neutral oder sogar vorteilhaft für das Unternehmen sind. Hier sind ein paar solcher falschen Freunde. 

Freie Kapazität darf keine Bank sein

Um es klar zu sagen: Nicht jede freie Kapazität bedeutet, dass der Arbeitnehmer auf die Bank gesetzt wird.

Leitende Angestellte und Manager verbringen oft den größten Teil ihrer Zeit mit organisatorischen Abläufen - und das ist auch gut so! Zu ihren Aufgaben gehören einfach Sitzungen, Workshops, Beratungen und andere nicht kommerzielle Aktivitäten. Daher wird sich ihre nicht abrechenbare Arbeit auf lange Sicht auszahlen. 

Bei jüngeren und mittleren Angestellten sollte jedoch ein großer Prozentsatz der freien Kapazitäten Anlass zur Sorge sein. Das liegt daran, dass diese Mitarbeiter fast ausschließlich an kommerziellen Projekten arbeiten. Daher sollte ihre gebuchte Kapazität bei etwa 90 % liegen (wobei die 10 % auf organisatorische Besprechungen und Pausen entfallen). 

Interne Zuständigkeiten sind keine Bank

Apropos interne Angelegenheiten, sollten diese auch als eine Bank betrachtet werden? 

Die Antwort auf diese Frage ist nein. Interne Arbeit, wie Sitzungen, organisatorische Abläufe und interne Projekte, ist keine Bank, da es die Arbeit ist, die einen gewissen Gewinn bringt (oder zumindest bringen sollte). 

Was die Kosten betrifft, könnte die interne Arbeit jedoch als eine Bank betrachtet werden. Das liegt daran, dass die Arbeitsstunden Kosten verursachen, ohne unmittelbare Gewinne zu erwirtschaften, so dass die Gemeinkosten des Unternehmens steigen. 

Was ist der Grund für die Erweiterung der Mitarbeiterbank? 

Eine Mitarbeiterbank entsteht in der Regel nicht aus heiterem Himmel. Im Allgemeinen wird sie durch Probleme bei der Ressourcenverwaltung verursacht, wie z. B.: 

• ein fehlender Prozess zur Vorhersage der Ressourcenauslastung, der zu Fehlentscheidungen bei der Einstellung von Personal führt,
• unerwartete Änderungen im Projektplan, die dazu führen, dass das Vorhaben vor dem geplanten Termin abgeschlossen oder aufgegeben wird, 
• Probleme bei der Akquisition neuer Projekte - entweder allgemein oder für Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten, 
• Einstellung von zu vielen Fachleuten oder Einstellung von Fachleuten mit unzureichenden Fähigkeiten, die bei kommerziellen Projekten nicht eingesetzt werden können, 
• mangelnde Kapazitätsplanung, die Vollzeitbeschäftigten weniger Stunden zuweist, als sie eigentlich arbeiten müssten, 
• ein einfacher Fehler in der Planung, der dazu führt, dass einige Personen nicht für das Projekt eingesetzt werden.

Warum sollte Ihr Unternehmen Bankzeiten vermeiden? 

Ganz einfach: weil es mehr Kosten und keine Gewinne verursacht und die Zeit Ihrer Mitarbeiter verschwendet. Noch schlimmer wird es jedoch, wenn das Unternehmen einfach nicht weiß, wo es Geld verliert - und manchmal ist die Mitarbeiterbank nicht einmal der Hauptverdächtige in diesem Fall! 

Wie kann eine Mitarbeiterbank die Rentabilität beeinflussen? 

Hier ist ein Beispiel aus dem wirklichen Leben für einen solchen Einfluss. 

Ein mittelgroßes IT-Unternehmen hatte es versäumt, im Zuge seines Wachstums ausreichende Tools einzuführen. Als die Manager bemerkten, dass das Unternehmen unrentabel geworden war, waren sie sich nicht sicher, was die Ursache dafür war. Instinktiv spürten sie, dass einige Mitarbeiter entlassen werden mussten - aber welche waren die am wenigsten profitablen? Und welche brachten überhaupt kein Einkommen? 

Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie einige kritische Fragen zur Auslastung der Mitarbeiter und zu den Kosten der Stunden, die sie für nicht kommerzielle Projekte aufwenden, beantworten. Und vor allem ist es am besten, solche Informationen eher früher als später zu ermitteln - andernfalls können, wie im Fall dieses Unternehmens, die fehlenden Prozesse dazu führen, dass es mit dem Unternehmen bergab geht.

Wie viel kostet die Bank wirklich? 

Die Antwort auf diese Frage lautet natürlich: Es kommt darauf an. Aber keine Sorge - wir werden Sie nicht mit einer so rätselhaften Antwort allein lassen. 

Kosten der Bank für einen Mitarbeiter ohne Zuweisungen 

Betrachten wir zunächst das einfachste Beispiel - einen Mitarbeiter, der überhaupt keine Zuweisung hat und dessen Kapazität zu 100 % verfügbar ist. Wir gehen davon aus, dass die betreffende Fachkraft eine Vollzeitkraft ist, die 160 Stunden pro Monat arbeitet. 

Handelt es sich bei der Person nicht um einen Auftragnehmer, bleibt ihr Monatsgehalt unabhängig von der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden unverändert. Beträgt das Gehalt der Fachkraft also 5000 $, so belaufen sich die Kosten für die Abstellung dieser Person für 160 Stunden auf 5000 $. 

Handelt es sich bei dem betreffenden Mitarbeiter jedoch um einen Auftragnehmer, sollten Sie seinen Lohn auf der Grundlage eines im Vertrag festgelegten Stundensatzes berechnen. Wenn der Stundensatz beispielsweise 55 Dollar beträgt, dann kostet Sie die Entlassung dieser Fachkraft in einem Monat mit 160 Arbeitsstunden 8800 Dollar. 

Kosten für eine Bank für einen Arbeitnehmer mit einer Teilzeitbeschäftigung

Die Mitarbeiterbank gilt natürlich nicht nur für Spezialisten, die mit keinerlei Aufgaben betraut sind. Einige von ihnen haben vielleicht nur für einen Bruchteil ihrer Zeit keine Verantwortung - aber das bedeutet auch, dass ihre Arbeitszeit verschwendet wird! 

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben einen Mitarbeiter, der 80 Stunden pro Monat - oder 50 % seiner maximalen Kapazität - an einem Projekt arbeitet. Die Hälfte des Geldes, das für seine Löhne (oder Stundensätze, wenn er ein Auftragnehmer ist) ausgegeben wird, trägt überhaupt nicht zum Gewinn bei. Die Kosten dafür, dass er die Hälfte seiner Zeit auf der Bank sitzt, betragen also:

• 2500 $, wenn er ein regulärer Angestellter mit dem gleichen Gehalt wie im vorherigen Beispiel ist, 
• 4400 $, wenn er den gleichen Stundensatz wie im vorherigen Beispiel hat. 

Das ist natürlich immer noch eine Menge Geld - aber es wird noch schlimmer, wenn wir die Kosten der Bank im gesamten Unternehmen betrachten. 

Gesamtkosten für eine Bank im gesamten Unternehmen

Für dieses Beispiel nehmen wir an, dass es sich bei dem Unternehmen um ein mittelständisches Unternehmen handelt. Nach der Analyse seiner Projektpläne hat sich herausgestellt, dass in einem bestimmten Monat:

• Es gibt zwei Festangestellte, denen keine Projekte zugewiesen sind. Ihr Gehalt beträgt 5000 $ und 4500 $. 
• Es gibt einen regulären Mitarbeiter, der 50 % seiner Kapazität zur Verfügung hat. Sein Monatslohn beträgt 6000 $, so dass 3000 $ davon für nicht abrechenbare Projekte ausgegeben werden. 
• Es gibt zwei Festangestellte, die nur 25 % ihrer Zeit für Projekte aufwenden werden. Beide verdienen monatlich 4000 $, so dass 3000 $ ihres Gehalts vergeudet werden.
• Es gibt einen Auftragnehmer, der kein Projekt hat, an dem er arbeiten kann. Er verdient 40 $ pro Stunde, so dass er in einem Monat mit 160 Arbeitsstunden 6400 $ verdienen sollte. 
• Es gibt einen weiteren Auftragnehmer, der nur zu 50 % seiner Zeit gebucht ist. Sein Stundensatz beträgt 30 $ pro Stunde, so dass die fehlende Arbeit das Unternehmen 3400 $ kosten wird. 

Wie hoch sind dann die Kosten für die Bank in diesem Unternehmen? 

Kosten der Bank im Unternehmen - Formel

Um die Kosten der Bank im Unternehmen zu ermitteln, müssen wir einfach die Kosten aller Stunden addieren, die weder abrechenbaren noch nicht abrechenbaren Projekten zugewiesen sind. Für dieses Beispiel lautet die Formel daher wie folgt: 

$5000 + $4500 + $3000 + $3000 + $3000 + $6400 + $3400 = $28 300. 

Für ein mittelgroßes Unternehmen würde dieser Betrag sicherlich einen Unterschied machen! 

Wie Sie in diesem Beispiel sehen können, gingen die Gesamtkosten der untätigen Mitarbeiter selbst bei nur wenigen Mitarbeitern auf der Bank durch die Decke, wenn der Wert ihrer freien Zeit berechnet wurde. 

Wie wirkt sich die Bank auf die Rentabilität eines Unternehmens und seiner Projekte aus? 

Auch wenn dieses Unternehmen die 28 300 Dollar im Vergleich zu den Einnahmen nicht als signifikanten Betrag ansieht, kann sich die Summe auf die Rentabilität Ihrer Projekte auswirken. Nehmen wir zum Beispiel an, das Unternehmen hat 5 Projekte mit einem Gesamtumsatz von 200 000 Dollar. In diesem Fall verschlingt die Bank fast 15 % der Summe! 

Doch es kommt noch schlimmer, wenn wir uns die Auswirkungen dieser Summe auf die Rentabilität der Projekte ansehen. Nehmen wir an, das Unternehmen hat 5 Projekte: 

• ein Projekt im Wert von 60 000 $ mit einer Gewinnspanne von 20 %, das 12 000 $ Gewinn einbringt, 
• zwei Projekte im Wert von 40 000 $ mit einer Gewinnspanne von 10 %, die insgesamt 8 000 $ an Gewinn einbringen, 
• zwei Projekte im Wert von 30 000 $ mit einer Gewinnspanne von 25 %, die insgesamt 15 000 $ Gewinn einbringen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Unternehmen einen Gewinn von 35 000 Dollar erwirtschaftet und davon über 28 000 Dollar auf der Bank verliert, so dass die meisten Projekte unrentabel sind - und dabei sind andere organisatorische Gemeinkosten noch gar nicht berücksichtigt! 

Gibt es Tools, die den Prozess vereinfachen können? 

Ja, natürlich! 

Primetric sammelt zum Beispiel täglich Informationen über Löhne oder Stundensätze. Auf der Grundlage der Zuweisungen (oder deren Fehlen) berechnet das System dann die Kosten für die Arbeit in aktiven Projekten (sowohl kommerziell als auch intern) sowie die Kosten für die Abwesenheit von Projekten. Anschließend werden die Informationen in intuitive Berichte umgewandelt, die Ihnen genau zeigen, wie viel Sie das Fehlen von Projekten kostet. 

Bei Bedarf kann Primetric auch die Kosten für die Bänke der einzelnen Mitarbeiter sowie deren Rentabilität berechnen. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Ressourcen besser verwalten und auf bedenkliche Veränderungen reagieren. 

Wie lassen sich die Probleme mit einer wachsenden Bank lösen? 

Natürlich reicht es nicht aus, nur die Kosten für die Mitarbeiterbank zu berechnen, um das Problem vollständig zu lösen. Dazu müssen Sie einige ernsthafte Maßnahmen ergreifen. Wir empfehlen Ihnen das: 

• Prognostizieren Sie Ihre Ressourcen. Planen Sie voraus und finden Sie Lücken in Ihren Zuweisungen, bevor sie zu Bänken werden! 
• sich darauf konzentrieren, neue Projekte für die auf der Bank sitzenden Mitarbeiter zu finden. Die Entlassung von Mitarbeitern ist in der IT-Branche der letzte Ausweg, da gute Fachkräfte mit Sicherheit innerhalb von Minuten einen neuen Arbeitsplatz finden werden. Nutzen Sie daher die Daten aus der Ressourcenprognose, um die Nachfrage vorherzusagen und neue Projekte für diejenigen zu finden, die von Leerlauf bedroht sind. 
• überwachen Sie Ihre Ressourcen. In manchen Fällen kann sich herausstellen, dass einige Mitarbeiter einfach keinen Platz mehr im Unternehmen haben, da sich das Profil im Laufe der Zeit ändert. Ziehen Sie in Erwägung, die Zahl solcher Mitarbeiter zu reduzieren, um den Gewinn zu steigern. 

Soll ich die Bank behalten oder meine Mitarbeiter entlassen? 

Was aber, wenn die Größe - und die Kosten - der Bank für das Unternehmen wirklich untragbar werden? 

Stellen wir uns eine sehr häufige Situation in der IT-Branche vor. Ein Unternehmen hat ein Projekt verloren, das kurz vor dem Start stand, so dass drei erfahrene Mitarbeiter auf der Ersatzbank sitzen. Die nächsten Projekte, die ihren Fähigkeiten entsprechen, können jedoch in 3 Monaten beginnen - und das Unternehmen hat nur 50 % der Chancen, das Projekt überhaupt zu bekommen. Sollte das Unternehmen diese Mitarbeiter behalten, oder sollten sie entlassen werden? 

Die Antwort auf diese Frage ist nicht einfach. Zunächst einmal müssen wir einige Dinge analysieren, wie zum Beispiel: 

• Können wir die Chancen auf neue Projekte irgendwie verbessern? 
• Können wir andere Projekte finden, an denen die Mitarbeiter arbeiten können? Wie stehen die Chancen dafür? 
• Welche Kosten verursachen die auf der Bank sitzenden Mitarbeiter? Wie viel Prozent der Kosten des Unternehmens machen sie aus? 
• Wie werden sich die Kosten auf die Rentabilität des Unternehmens auswirken? 

Wenn die Kosten hoch sind und es keine Möglichkeit gibt, die Situation in irgendeiner Weise zu verbessern - und das wird bei den meisten Unternehmen der Fall sein - ist die Antwort einfach, aber traurig: Die Mitarbeiter müssen entlassen werden. 

Angesichts der Ungewissheit der neuen Projekte und der fehlenden Aussichten für die laufenden Projekte ist die Situation einfach zu riskant und zu kostspielig. Mit anderen Worten, sie kann das gesamte Unternehmen in nur diesen 3 Monaten in Mitleidenschaft ziehen. 

Was aber, wenn die Einstellung neuer Mitarbeiter noch teurer ist? 

Es gibt noch einen weiteren Faktor, den Sie in Betracht ziehen sollten, bevor Sie sich von einigen Ihrer wertvollsten Mitarbeiter trennen: die Kosten für die Suche nach einem Ersatz, sollten sie in Zukunft gebraucht werden. 

Manchmal, vor allem bei erfahrenen Mitarbeitern mit mehreren Spezialisierungen, verursacht die Einstellung neuer Mitarbeiter oder deren Ausbildung enorme Kosten - viel mehr als die Kosten einer Werkbank jemals betragen würden. Aus diesem Grund werden erfahrene Spezialisten nur selten entlassen. 

Was ist vor der Entlassung wertvoller Mitarbeiter zu beachten? 

Dennoch können Sie sie nicht einfach aufgrund Ihres Bauchgefühls auf die Ersatzbank setzen - Sie brauchen solide Daten, um Ihre Entscheidung in dieser Angelegenheit zu untermauern. Um diese zu ermitteln, sollten Sie sich vorbereiten:

• eine Liste möglicher oder geplanter zukünftiger Vorgänge, denen Sie den Mitarbeiter in Zukunft zuordnen könnten, 
• einen geschätzten Gewinn aus einer Operation, die der Spezialist auf der Bank möglicherweise 
• die Kosten für die Einstellung oder Ausbildung eines neuen Mitarbeiters, der ein ähnliches Qualifikationsniveau erreicht. 

Wenn die Kosten die Risiken überwiegen, ist die Entscheidung einfach, aber unglücklich: Ein Mitarbeiter muss entlassen werden. 

Die Probleme mit der Ressourcenverwaltung sind hier noch nicht zu Ende! 

Glücklicherweise haben wir unseren Kunden geholfen, alle diese Probleme zu lösen - und jetzt können wir Ihnen zeigen, wie Sie sie lösen können. 

Besuchen Sie unseren Blog, um mehr über die besten Praktiken für das Ressourcenmanagement zu erfahren, z. B: 

• die Berechnung der Teamauslastung, 
• Vermeidung von Terminkonflikten, 
• fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden, 
• Mitarbeiterentwicklung, 
• Optimierung der Arbeitskräfte, 

Wenn Sie sich bereits für ein Tool entschieden haben, das Ihnen hilft, die Mitarbeiterbank loszuwerden, sollten Sie auf jeden Fall eine Demo mit unseren Beratern buchen oder gleich einen Test mit Primetric starten!