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Die Wahrheit ist, dass all diese Probleme auch die Fähigkeit dieser Unternehmen beeinträchtigten, neue Gewinnquellen zu erschließen oder Verluste innerhalb ihrer Organisation zu vermeiden.
Aber hier ist das Problem. Es gibt schnell wachsende IT-Dienstleistungsunternehmen, die diese Probleme bereits überwunden haben.
Hier sind die Beispielergebnisse, die sie gesehen haben:
- +10% Rentabilität über das gesamte Projektportfolio
- effektive Skalierung auf das Doppelte derMitarbeiterzahl
- 20 % mehr abrechenbare Zeit
Wir haben sie befragt, beobachtet und täglich mit ihnen zusammengearbeitet, um herauszufinden, was sie von den anderen unterscheidet und was ihnen ein Wachstum in Bezug auf Mitarbeiterzahl, Rentabilität und Stabilität ermöglicht hat.
Nachfolgend finden Sie daher eine Zusammenfassung der 7 häufigsten Probleme, die in IT-Dienstleistungsunternehmen auftreten, sowie Ratschläge zu deren Bewältigung und Überwindung.
#1 Fehlender Überblick über die langfristige Arbeitsbelastung und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern
Ursachen des Problems
Kurzfristige Zuweisungen, die oft auf 2-Wochen-Sprints beruhen, sind bei Projektmanagement-Tools wie Jira oder Clickup selbstverständlich, die Sie in gewissem Maße dazu zwingen, Ihre Arbeit auf diese Weise zu organisieren.
Das Problem bei der Verwendung von Projektmanagement-Tools für das Ressourcenmanagement beginnt, wenn Sie versuchen, über den aktuellen Sprint hinauszublicken, die allgemeine Verfügbarkeit (nicht an ein bestimmtes Projekt gebunden) zu sehen und Ihre künftige Arbeitsbelastung zu prognostizieren, um zu sehen, wie schnell Sie neue Projekte übernehmen können oder wann Sie neue Mitarbeiter einstellen sollten.
Projektmanagement-Tools unterstützen diese Art von langfristiger Sichtbarkeit nicht, aber Unternehmen, die daran gewöhnt sind, sehen einfach keine klare Lösung, wenn das Problem auftritt.
Wer leidet in Ihrem Unternehmen?
- Die Führungskräfte wissen nicht, wie groß die tatsächliche Kapazität Ihres Unternehmens ist und wann neue Mitarbeiter eingestellt werden sollten.
- Projektleiter müssen Zeit damit verschwenden, herauszufinden, wer für ihre Projekte zur Verfügung steht, oder sie versäumen es, die Nachfrage vorherzusagen.
- Entwickler können nicht sicher sein, woran sie in Zukunft arbeiten werden
- Der Vertrieb kann nicht absehen, wann die Ressourcen seines Unternehmens für ein Projekt zur Verfügung stehen werden.
Wie kann man das beheben?
Die meisten Unternehmen versuchen, ihre Probleme mit der Transparenz der Arbeitslast zu lösen, indem sie ihre Daten in Tabellenkalkulationen oder eigenständige Ressourcenmanagement-Tools verschieben.
Außerdem handelt es sich dabei um kurzlebige Insellösungen, die zu Wartungsproblemen führen und den Überblick darüber erschweren, wie Sie die verfügbare Zeit Ihrer Mitarbeiter nutzen und planen, um ein zunehmend rentables Unternehmen zu führen.
Stattdessen können Sie eine Lösung ausprobieren, die die langfristige Kapazität Ihres gesamten Unternehmens (einschließlich Freistellungen und Urlaub) übersichtlich darstellt und mit der geplanten und erledigten Arbeit in einer Kalenderansicht auf der nächsten Ebene vergleicht.
Ergebnisse
Vollständige Transparenz (zwischen Teams und Führungskräften) über die langfristige Auslastung und Verfügbarkeit auf der Grundlage stets aktueller Daten, auf die mit nur zwei Klicks zugegriffen werden kann.
Lesen Sie, wie Monterail, eines der am schnellsten wachsenden IT-Unternehmen in Mittel- und Osteuropa, Lösungen implementiert hat, mit denen es die Verfügbarkeit von mehr als 180 Mitarbeitern in 30 Sekunden überprüfen kann.
#2 Keine Integrationen zwischen Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Finanzinstrumenten
Ursachen des Problems
Wenn IT-Unternehmen wachsen, fügen sie natürlich immer mehr Tools zu ihrem Tech-Stack hinzu, um verschiedene Bereiche ihres Unternehmens zu verwalten.
Es besteht die Notwendigkeit, mit der Zeiterfassung für Kundenabrechnungen, der langfristigen Ressourcenplanung für Prognosen und der Verfolgung von Finanzdaten für Controllingzwecke zu beginnen.
Es ist fast unmöglich, diese Bereiche miteinander zu verbinden, um zu sehen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen , und das perfekte Gleichgewicht zwischen Ressourcenauslastung, Marktnachfrage und wirtschaftlichen Ambitionen zu finden.
Wer leidet in Ihrem Unternehmen?
- Führungskräfte müssen Entscheidungen auf der Grundlage von "Flickenteppich"-Daten treffen, die möglicherweise nicht genau sind, und es gibt keine übergeordnete Perspektive für alle Vorgänge, um datengestützte Entscheidungen zu treffen.
- Manager und Mitarbeiter verbringen Stunden damit, die Daten aus verschiedenen Tools zusammenzuführen, sie zu überprüfen und mehrfach neu einzugeben.
Wie kann man das beheben?
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie einen einheitlichen Überblick über Ihre Zeiterfassungs-, Ressourcen- und Finanzdaten erhalten können:
- Entwicklung einer stark personalisierten BI-Anwendung, die kundenspezifische Integrationen benötigt
- die Verwendung eines PSA-Tools, das Sie dazu zwingen würde, keine separaten Best-in-Breed-Anwendungen mehr zu verwenden oder sie zu integrieren, was der Idee von PSA zuwiderläuft
- Versuchen Sie es mit einer Single-Source-of-Truth-Lösung (wie Primetric), die Daten aus verschiedenen Best-in-Breed-Tools kombiniert und verbessert
Ergebnisse
Mit beiden Methoden können Sie sowohl die Transparenz als auch den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen verbessern und so die Überwachung, Bewertung und Verwaltung von Vorgängen innerhalb von Sekunden erleichtern .
Hier erfahren Sie, wie TestArmy dies erreicht und Ressourcenplanung und Budgetierung in einer einzigen Quelle der Wahrheit zusammengeführt hat.
#3 Verwaltung und Kontrolle von Finanzen und Ressourcen mit Excel
Ursachen des Problems
IT-Dienstleistungsunternehmen verwalten ihre Finanzen und Ressourcen oft effektiv mit Excel, wenn sie noch relativ klein sind.
Für grundlegende Berechnungen und kleinere Vorgänge ist sie sicherlich eine gute Wahl. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es schnell zu komplex, um es mit Tabellenkalkulationen zu verwalten.
Sie stellen fest, dass Berechnungsfehler von Menschen gemacht wurden, dass der Zugriff auf bestimmte Teile Ihrer Tabellenkalkulationen nicht kontrolliert wird und dass Sie mit Wartungsarbeiten überfordert sind.
Aber selbst zu diesem Zeitpunkt ist es für fast ¾ der Unternehmen unklar, was damit gemacht werden kann, da sie nicht wissen, dass es eine spezielle Lösung für ihre Bedürfnisse gibt.
Wer leidet in Ihrem Unternehmen?
Führungskräfte und Manager, die Tabellenkalkulationen pflegen müssen, ständig neue Daten von ihren Mitarbeitern anfordern und kein automatisiertes System haben, um den Status und die Korrektheit von Kundenrechnungen zu verfolgen
Wie kann man das beheben?
Wie in vielen anderen Bereichen des Geschäftslebens können Excel-Tabellen durch automatisierte Berechnungen ersetzt werden, die von fortschrittlicheren Tools wie Primetric durchgeführt werden. Sie können Daten aus dem gesamten Unternehmen erfassen und sie in Echtzeit in Berichte, Tabellen und Diagramme umwandeln.
Ergebnisse
Konsistente, transparente Daten, die automatisch aktualisiert werden, sobald sich etwas ändert, was zu besseren Überwachungs- und Entscheidungsprozessen führt.
Ein großartiges Beispiel für ein Unternehmen, das dies erreicht hat, ist Capco, das seine Führungskräfte von der Verwaltung von Tabellenkalkulationen befreit hat und ihre Fähigkeit, neue Projekte zu übernehmen und ihre Budgets zu planen, genau vorhersagen kann.
#4 Nicht zu wissen, dass bis zu 20 % der Zeit für interne und betriebliche Aufgaben verschwendet wird
Ursachen des Problems
Interne Projekte und betriebliche Arbeiten sind nicht kostenlos - sie verursachen immer noch Kosten, die durch ihre kommerziellen Gegenstücke gedeckt werden müssen.
Aber die meisten Unternehmen, selbst wenn sie die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen, haben keine Möglichkeit zu überprüfen, wie viel Zeit speziell für nicht fakturierbare Tätigkeiten verwendet wird und wie viel Geld auf dem Tisch liegen bleibt.
Selbst Netgen, eines der angesehensten IT-Dienstleistungsunternehmen in Mittel- und Osteuropa, verschwendete früher bis zu 20 % seiner Zeit mit operativen Aufgaben, die mit ineffizienten Tools zusammenhingen.
Die Wahrheit ist, dass sie das Ausmaß des Problems nie erkennen würden, wenn sie nicht damit beginnen würden, den Zeitaufwand für abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben zu ermitteln.
Wie kann man das beheben?
Um das Problem zu lösen, müssen die größten Unternehmen:
- die Zahl der nicht fakturierbaren Projekte begrenzen. Natürlich sind einige von ihnen, wie z. B. der Vertrieb oder die Verwaltung, unerlässlich. Dennoch gibt es einige Projekte, die einfach auf ein Minimum beschränkt oder ganz aus dem Zeitplan gestrichen werden können.
- überwachen, wofür die nicht abrechenbaren Stunden verwendet werden. In manchen Fällen entpuppen sich nicht abrechenbare Stunden als unnötige Sitzungen oder interne Initiativen, die keinen weiteren Zweck erfüllen. Die dafür aufgewendete Zeit könnte für wertvollere Projekte verwendet werden!
Ergebnisse
Verbesserte Rentabilität und mehr Zeit, die für kommerzielle Projekte verwendet werden kann.
So gelang es Netgen beispielsweise, die abrechenbare Zeit seiner Top-Spezialisten zu erhöhen, indem es herausfand, dass ⅕ ihrer Zeit nur für die Aktualisierung veralteter Tools aufgewendet wurde.
#5 Keine Möglichkeit, die Abhängigkeiten zwischen Rentabilitäts- und Nutzungsdaten zu untersuchen
Ursachen des Problems
Dies ist in Zeiten wirtschaftlicher Abschwächung und Unsicherheit noch wichtiger, damit IT-Dienstleister einen echten Überblick über ihre finanzielle Lage und Ressourcennutzung erhalten.
Warum haben IT-Unternehmen Probleme mit der Analyse, wie sich Auslastung und Rentabilität auf Projekt-, Team-, Kunden- oder individueller Mitarbeiterebene gegenseitig beeinflussen?
Denn dafür sind komplexe, automatisierte Berechnungen und stets aktuelle Daten aus verschiedenen Quellen erforderlich, und das "Standard"-Technikpaket eines IT-Unternehmens (wie Jira + Zeiterfassungstools + Tabellenkalkulationen) bietet nichts davon.
Rentabilität und Auslastung sind zwei Kennzahlen, die nicht nur Aufschluss darüber geben, wie gut Sie Ihre Mitarbeiter und Finanzen auf einer detaillierten Ebene verwalten, sondern auch darüber, wie gut Sie ein Unternehmen als Ganzes führen.
Wer leidet in Ihrem Unternehmen?
- Führungskräfte können die wichtigsten Einkommens- und Gemeinkostenquellen nicht im Detail sehen, um Gewinne zu steigern und Verluste zu vermeiden
- Manager haben keinen Überblick über überlastete oder auf der Bank sitzende Mitarbeiter und können die Rentabilität des Projekts, für das sie verantwortlich sind, nicht erkennen
- Die Mitarbeiter könnten ihre Motivation verlieren und ausgebrannt sein, wenn ihre Auslastung zu hoch ist.
Wie kann man das beheben?
Implementieren Sie Lösungen, die bereits im Unternehmen vorhandene Daten zusammenführen (Arbeitsprotokolle, Stundensätze, Kapazitäten), automatische Berechnungen durchführen und Rentabilitäts- und Auslastungsberichte in Echtzeit anzeigen(Primetric ist eine solche Lösung).
Ergebnisse
Die Möglichkeit, die Auslastung zu sehen, kann ein echter Wendepunkt sein, da man so erkennen kann, wie viele Stunden auf nicht fakturierbare und fakturierbare Arbeit entfallen. Dies ist für die Verbesserung der Rentabilität des gesamten Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Lesen Sie, wie SovTech das Problem angegangen ist und einen vollständigen Überblick über die Auslastung und Rentabilität des Unternehmens erhalten hat.
#6 Kein Abgleich der langfristigen Wirtschafts- und Leistungspläne mit der Realität
Ursachen des Problems
73 % der Unternehmen verfügen nicht über die richtigen Instrumente, um Finanz- und Arbeitsbelastungspläne mit der Ausführung zu vergleichen, oder sie erfassen einfach nicht die für Aufträge aufgewendete Zeit.
Daher können sie den Fortschritt (oder das Fehlen desselben) nicht sehen und ihre Ausführungsfähigkeiten nicht bewerten. Auf diese Weise können sie auch die Kosten für die Arbeit ihrer Mitarbeiter nicht sehen.
Wer leidet in Ihrem Unternehmen?
Manager, die nicht sehen können, wie die Projekte laufen und ob sie im Budget bleiben, und Mitarbeiter, die oft zu spät von Problemen erfahren, die sie sofort lösen müssen.
Wie kann man das beheben?
Die Zeiterfassung ist eine Grundlage für den Vergleich von Plan und Wirklichkeit. Um sie in einen Projektfortschritt umzusetzen, benötigen Sie ein Werkzeug, das die Informationen über die erfasste Zeit und den Projektzeitplan kombinieren kann. Nicht zuletzt sollte das Tool auch in der Lage sein, die Arbeitskosten auf der Grundlage der Zeiterfassungsbögen zu berechnen, damit die Manager einen umfassenden Überblick über die Projektfinanzen erhalten.
Ergebnisse
Die Manager können sehen, ob ihre Pläne korrekt waren, sie können Unstimmigkeiten erkennen und Problemen vorbeugen; außerdem können sie die Informationen nutzen, um zukünftige Projekte zu verbessern.
Sogar itCraft, ein erstklassiges Softwareentwicklungsunternehmen, das bereits über Prozesse zur Verfolgung fortschrittlicher Metriken wie der Projektportfolioauslastung verfügte, erreichte dank der Möglichkeit, langfristige Pläne mit den tatsächlichen Werten zu vergleichen, eine neue Stufe der betrieblichen Effizienz.
#7 Keine dynamischen Rentabilitäts- und Auslastungsprognosen, die auf der Grundlage von Projekt- und Auslastungssimulationen automatisch aktualisiert werden
Ursachen des Problems
Dies ist das Ergebnis der in diesem Artikel erwähnten kombinierten Probleme sowie des Mangels an Lösungen für die Verwaltung von IT-Dienstleistungsunternehmen.
Sie haben kein Werkzeug, mit dem sie die Faktoren, die in ihre Finanz- und Auslastungsprognosen einfließen, frei manipulieren und sehen können, wie sie sich automatisch auf der Grundlage verschiedener Szenarien verändern.
Sie können nicht einfach Simulationen durchführen, um Fragen wie diese zu beantworten:
- Welche Teamzusammensetzungen führen zu einer optimalen Projektrentabilität?
- Wie hoch wird der geplante Gewinn eines zukünftigen Projekts Monat für Monat sein?
- Wenn ein geplantes Projekt nicht zustande kommt, habe ich dann andere Projekte, in die ich meine Entwickler versetzen kann? Oder werde ich sie entlassen müssen?
- Wie schnell muss ich neue Projekte akquirieren, damit meine Mitarbeiter beschäftigt sind?
Wer leidet in Ihrem Unternehmen?
- Führungskräfte, die sich nicht auf verschiedene finanzielle Zukunftsszenarien vorbereiten können
- Manager, die nicht in der Lage sind, Mitarbeiter den rentabelsten Projekten zuzuweisen oder sich darauf vorzubereiten, ob sie Mitarbeiter einstellen oder entlassen müssen, um künftige Projekte zu realisieren und laufende Projekte rentabel zu machen
Wie kann man das beheben?
Bereiten Sie ein unglaublich fortschrittliches Excel vor, entwickeln Sie eine stark angepasste BI (beides führt Sie zu den Punkten 2 und 3 zurück), oder implementieren Sie ein System speziell für IT-Dienstleistungsunternehmen, mit dem Sie mit wenigen Klicks Projektentwürfe und Aufgaben zur Durchführung von Finanz- und Auslastungssimulationen erstellen können.
Ergebnisse
Der Hauptvorteil bei der Lösung dieses Problems besteht darin, ein System zu erhalten, das Finanzprognosen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter mit chirurgischer Präzision vorhersagen und dann mit den tatsächlichen Daten vergleichen kann (so wie es bei Makimo der Fall war, wo der COO genau das brauchte - eine Möglichkeit, dynamisch zu sehen, wie sich Finanzen und Arbeitsbelastung miteinander verbinden).
