How to Calculate Cost of Overhead Per Employee?

1. Was sind Gemeinkosten?

In a software company, overhead costs are all the ongoing expenses of operating the business, excluding the direct project costs, delivering a service, as well as total labor costs (including health insurance, employment taxes, payroll taxes, retirement savings, employee benefits, local taxes, workers compensation insurance, and more). In other words, overhead costs are all the additional costs separate from operating expenses.

Der Unternehmer zahlt für die Gemeinkosten, unabhängig davon, ob er alle seine Fachkräfte für Projekte einsetzt oder ob die Hälfte von ihnen auf der Ersatzbank landet. 

Gemeinkosten - Beispiel

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Gemeinkosten in einem Dienstleistungsunternehmen, die Sie bei der korrekten Berechnung der Gemeinkosten berücksichtigen müssen:

• Wenn Sie ein Büro haben, bestehen Ihre Gemeinkosten aus Miete, Nebenkosten, Ausrüstung und Versicherungskosten.
• Kosten für Hilfspersonal (Verwaltungs- und Marketingkosten).
• Materialkosten (für die Erbringung von Dienstleistungen verwendete Materialien wie Hardware und Software).
• Ausgaben des Vorstands.
• Kosten für Autoleasing
• Lohnsummensteuer
• Kosten für die Ausbildung eines neuen Mitarbeiters

Geschäftsgemeinkosten vs. Projektgemeinkosten

Beachten Sie, dass Sie zwischen Geschäftsgemeinkosten und Projektgemeinkosten unterscheiden können. Der Kauf einer Softwarelizenz, die für die Arbeit an einem bestimmten Projekt erforderlich ist, ist beispielsweise ein Projektgemeinkostenanteil, der nicht für das gesamte Unternehmen gilt. 

Natürlich können Sie eine solche Software später für andere Zwecke verwenden, und in diesem Fall sollten Sie überlegen, ob Sie sie als Kosten behandeln, die dem Projekt oder dem gesamten Unternehmen zugerechnet werden. Ihr Gemeinkostenrechner sollte Ihnen hier eine Unterscheidung ermöglichen.

Worin besteht der Unterschied zwischen diesen Ansätzen? Im ersten Fall tragen alle abrechenbaren Projekte zur Deckung dieser Kosten bei, so dass sie sich auf die Rentabilität auf der Ebene der 3 Gewinnspannen auswirken. Wenn wir diese Kosten einem bestimmten Projekt zuordnen, dann muss nur dieses Projekt 100 % dieser Kosten tragen - sie können also in die Gewinnspanne zweiten Grades einbezogen werden.

Ok, ich habe die magischen Worte "Marge" und "Grad" verwendet .

• Im Moment ist es wichtig, dass Sie die Gewinnspanne ersten Grades im Zusammenhang mit Ausgaben verstehen, die direkt zu Einnahmen führen - zum Beispiel die Arbeit von Softwareentwicklern, ihre Krankenversicherung, Lohnsteuern und Sozialleistungen, die alle in den Gesamtkosten für Mitarbeiter enthalten sind.
• Die Marge zweiten Grades kann auf zusätzlichen Projektkosten beruhen, z. B. für Software, Büromaterial usw. 
• Die Marge dritten Grades sind die Kosten der Verwaltung.
• Die vierte Stufe sind Marketing und Vertrieb, und die fünfte Stufe sind die Kosten für das Management.

Natürlich definieren verschiedene Unternehmen diese Margen bei der Berechnung der Mitarbeiterkosten unterschiedlich.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Ausgaben aufteilen und die Gewinnspanne festlegen können und welches Rentabilitätsniveau für die meisten Unternehmen als gesund gilt: Wie legt man die Gewinnspanne fest?

Wie hoch sind die Kosten für ein Arbeitsprojekt?

As opposed to overhead rates, direct project costs are the costs you bear for the work of your employees - and work costs are not overheads. In other words, they’re labor costs, or cost of an employee, plus additional costs related to the employment, such as health insurance, employment taxes, social security, etc.

Wenn beispielsweise an einem Projekt 5 Mitarbeiter beteiligt sind, deren Arbeit 75 Dollar pro Stunde einschließlich Steuern kostet, und sie alle 10 Stunden an dem Projekt gearbeitet haben, sind die tatsächlichen Kosten wie folgt:

5 Mitarbeiter x 75 $ x 10 = 3750 $ (wobei die Kosten für einen Mitarbeiter 75 $ betragen).

Jetzt können Sie die Einkommensrate dazu addieren. Der Einfachheit halber nehmen wir an, dass Sie Ihrem Kunden 100 $ pro Stunde berechnen.

Sie können die geplante Marge ersten Grades leicht mit 25 % berechnen.

Aber wie berechnet man die tatsächlichen Arbeitskosten? Sie müssen die Gemeinkosten berechnen, sie zu den Gesamtarbeitskosten addieren und lernen, wie man die Gemeinkosten in den Preis der abrechenbaren Stunden einbezieht.

2. Warum Gemeinkosten berechnen?

Es spielt keine Rolle, mit welcher Art von Software Sie arbeiten oder welchen Overhead-Kalkulator Sie verwenden. 

Ganz gleich, ob Sie eine Body-Leasing-Firma oder ein Boutique-Unternehmen für kundenspezifische Softwareentwicklung sind, Sie müssen Ihre Gemeinkosten sowie die Kosten für einen Mitarbeiter kennen. Und warum?

Ohne diese Informationen sind Sie nicht in der Lage zu berechnen, wie viel Ihr Projekt Sie wirklich kostet und welche Marge Sie einfordern sollten, um die angenommene Rentabilität pro Projekt/Projektgruppe - oder sogar für das gesamte Unternehmen - zu erhalten.

Die Berechnung der Gemeinkosten ist ein wesentlicher Bestandteil des Verständnisses Ihrer Ausgaben, genau wie die Notwendigkeit, die Personalkosten zu berechnen.

Es hilft Ihnen auch, die Kosten für Ihren internen Gebrauch aufzuschlüsseln und die richtigen Tarife festzulegen, um Ihre Projekte rentabel zu halten und die gewünschte Gewinnspanne zu erzielen.

Wenn Sie keine Ahnung haben, wie hoch die Gemeinkosten sind, wissen Sie nicht, wie viel eine Stunde Ihres Mitarbeiters wirklich kostet. 

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Die Festlegung des Stundensatzes für Ihre Kunden ohne Berechnung der Mitarbeiterkosten ist gelinde gesagt riskant.

Ok, wie berechne ich also die Gemeinkosten pro Mitarbeiter?

3. Wie berechnet man die Gemeinkosten pro Mitarbeiter mit Hilfe einer Gemeinkostenzuschlagsformel?

Im Falle eines Auftragnehmers:

Wie berechnet man die Gemeinkosten, wenn man einen Bauunternehmer beauftragt? In diesem Szenario ist die Berechnung der Gemeinkosten für Sie ein Kinderspiel.

Nehmen wir an, Sie stellen einen Junior-JavaScript-Entwickler für 60 Dollar pro Stunde ein. Er arbeitet insgesamt 20 Stunden an einem Projekt. Berechnen wir nun die Mitarbeiterkosten für diesen Fall.

$60 x 20 Stunden = $1200

So einfach kann die Berechnung von Mitarbeiterkosten sein!

Schwierig wird es jedoch, wenn Sie Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigte einstellen und mit ihnen eine Pauschalabrechnung durchführen.

Die Formel für den Gemeinkostenzuschlagssatz hilft Ihnen zu verstehen, wie viel Sie ausgeben müssen, um Ihre Dienstleistungen für die Kunden zu erbringen.

Im Falle eines Arbeitnehmers:

Der Zuschlagsrechner wird in diesem Fall mit der Berechnung der Kapazität beginnen:

• Jeder Monat hat eine unterschiedliche Anzahl von Arbeitstagen,
• Ein Arbeitnehmer kann in verschiedenen Monaten aufgrund von Urlaub, Krankheit oder einfach aufgrund unterschiedlicher Vertragsbedingungen unterschiedliche Kapazitäten haben.
• Darüber hinaus können Sie auch alle nicht abrechenbaren Aktivitäten berücksichtigen, z. B. interne Workshops, Sitzungen, Mittagessen usw.

Je nachdem, wie Sie vorgehen und welche Granularität Sie berücksichtigen, kann Ihr Gemeinkostensatz pro Mitarbeiter also völlig unterschiedlich ausfallen und einen großen Unterschied machen. Das Grundgehalt für einen solchen Mitarbeiter bleibt jedoch das gleiche.

Wenn Sie 8 Stunden pro Tag als Maßstab wählen, ändert sich Ihre Kapazität erheblich - ganz zu schweigen von den Personalkosten.

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Diese Kapazität wirkt sich nicht nur auf den Auslastungsgrad, sondern auch auf die tatsächlichen Kosten der Mitarbeiter aus. 

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiterkapazität und Ihren Auslastungsgrad berechnen können: Wie lautet die Formel für den Auslastungsgrad bei Softwareunternehmen?

Berechnung der Mitarbeiterkosten [Beispiel]

Stellen Sie sich Mark vor, einen jungen JavaScript-Entwickler. Sein monatliches Gehalt beträgt 5000 Dollar zuzüglich der Lohnsteuer - das sind die tatsächlichen Kosten seiner Arbeit.

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Wie viel kostet 1 Stunde von Marks Arbeit an dem Projekt im Januar 2021?

Um das zu berechnen, muss man zunächst wissen, wie groß die Kapazität von Mark in diesem Zeitraum ist.

Wenn man also davon ausgeht, dass Mark 8 Stunden pro Tag arbeitet und er im Januar 20 Tage lang gearbeitet hat, beträgt seine Kapazität 160 Stunden.

So berechnen Sie, wie viel 1 Stunde von Marks Zeit kostet:

$5000 / 160 = $31,25 - tatsächliche Kosten pro Stunde

Was aber, wenn Mark jeden Tag eine einstündige Mittagspause macht?

Dann beträgt seine tägliche Kapazität tatsächlich 7 Stunden. Multipliziert mit 20 ergibt dies 140 Arbeitsstunden pro Monat. Und so berechnen Sie den Stundensatz von Mark:

$5000 / 140 = $35.7

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Ein ziemlicher Unterschied bei den tatsächlichen Kosten, nicht wahr?

Die Festlegung einer realistischen Kapazität ist ein wesentlicher Schritt bei der Berechnung der direkten Kosten für die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einem Projekt und bei der Berechnung der entsprechenden Gemeinkosten.

Hinweis: Was geschieht, wenn ein Mitarbeiter während der Projektlaufzeit befördert wird?

Wie kann man die Gemeinkosten berechnen, wenn sich die tatsächlichen Kosten während des Projekts ändern? In Primetric funktioniert dies automatisch.

Wenn Sie eine Person einem Projekt zuweisen, wendet das System das Grundgehalt dieses Mitarbeiters auf die Schätzungen an. Außerdem speichert es alle Informationen über Ihren Vertrag mit dem Mitarbeiter in einem Zeitplan.

Zusammenfassung der geplanten Kosten und Einnahmen von Andre mit Aufteilung auf die einzelnen Phasen des Projekts

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Automatische Berechnung der gesamten Mitarbeiterkosten auf der Grundlage des Zeitraums und der Anzahl der zugewiesenen Stunden (unter Berücksichtigung von Vertragsbedingungen, Feiertagen und Auszeiten)

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Wenn der Mitarbeiter während der Projektlaufzeit eine Gehaltserhöhung erhält oder in Teilzeit arbeitet, wird dies in den Projektkostenschätzungen berücksichtigt.

Also, wie berechnet man die Gemeinkosten pro Mitarbeiter? [Anweisung]

1. Wählen Sie einen Zeitraum für die Berechnung der Kosten und der Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter

Lassen Sie uns den Februar 2021 analysieren.

In diesem Monat arbeiteten 7 Softwareentwickler an 7 verschiedenen Projekten, wobei jeder Mitarbeiter 100 % seiner Zeit einem Projekt widmete.

2. Definieren Sie zunächst Ihre Gemeinkosten

In diesem Februar beliefen sich Ihre Kosten auf insgesamt 10.000 Dollar.

Gemeinkosten sind alle Kosten, die nicht direkt mit den Projektkosten zusammenhängen. Sie sind die Gesamtkosten für den Betrieb Ihres Unternehmens, die Sie während eines bestimmten Zeitraums zahlen müssen.

Nehmen wir an, Sie stellen im Februar 2021 10 Mitarbeiter ein. 

7 von ihnen sind Softwareentwickler, die an einem Projekt arbeiten, und 3 von ihnen sind in der Verwaltung und im Marketing tätig. Die Kosten für die Einstellung dieser 3 Personen sind Ihre Gemeinkosten. Dies kann auch eine andere Art von Kosten sein (indirekte Kosten), zum Beispiel:

• Kosten für Büromaterial,  
• Software,
• Bürovermietung
• Autoleasing,
• Marketing-Budget,
• Lohnsummensteuer,
• Krankenkasse,
• Und andere Aktivitäten für den Geschäftsbetrieb.

Beginnen Sie also damit, Ihre Gemeinkosten zu definieren und zu addieren.

3. Teilen Sie die Summe der Gemeinkosten durch die Anzahl der in diesem Monat geleisteten Arbeitsstunden

Im Februar hatten Sie 7 Projekte, die von 7 Mitarbeitern gleichermaßen betreut wurden. 

Nun hat jeder Mitarbeiter in diesem Monat 160 Stunden an dem Projekt gearbeitet. Das sind insgesamt 1120 Stunden. Berechnen Sie nun den Stundensatz für die Gemeinkosten:

10.000 Dollar / 1120 Stunden = 8,9 Dollar pro Stunde

Das ist der Betrag, den Sie auf jede Arbeitsstunde des Mitarbeiters aufschlagen müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt rentabel ist.

4. Multiplizieren Sie die stündlichen Gemeinkosten mit der Anzahl der von Ihrem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden

Wenn also ein Arbeitnehmer in diesem Monat 160 Stunden gearbeitet hat, brauchen Sie diesen Satz nur mit der Anzahl der Stunden zu multiplizieren:

160 Stunden x $8,9 = $1424

Dies ist Ihr Gemeinkostenzuschlagssatz pro Mitarbeiter im Februar 2021.

• Dies könnte auch für Sie interessant sein: Wie berechnet man ein Vollzeitäquivalent?

Aber Moment mal, ist das die einzige und beste Methode zur Berechnung Ihrer Gemeinkosten?

4. Wie berechnen Sie die Gemeinkosten pro Stunde?

Für den Anfang müssen Sie wissen, wie viele Stunden die Mitarbeiter an jedem Projekt gearbeitet haben. 

Beim Zählen der Stunden ist es wichtig, zwischen den geplanten und den tatsächlich geleisteten Stunden zu unterscheiden.

Aus diesem Grund ist die Zeiterfassung so wichtig. 

Sie hilft Ihnen zu verstehen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter tatsächlich an jedem Projekt gearbeitet hat, dem er zugewiesen war.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit einem intuitiven Zeiterfassungstool ausstatten, werden Sie genauere Ergebnisse erzielen.

Wenn Sie mehr über Zeit- und Leistungserfassung erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel: Wie man die Leistung von Mitarbeitern erfasst: Expertenleitfaden

Wie berechnet man also den Gemeinkostenzuschlagssatz pro Stunde?

Hier ist ein Beispielszenario:

Im Januar 2021 beschäftigten Sie 14 Personen, die an 7 Projekten arbeiteten. Die Hälfte von ihnen arbeitete 160 Stunden in ihren Projekten und die andere Hälfte arbeitete in Teilzeit - 80 Stunden. Weitere 80 Stunden verbrachten sie mit internen Aktivitäten.

Die Gesamtzahl der in diesem Monat geleisteten Arbeitsstunden stellt sich wie folgt dar:

(7 Arbeitnehmer x 160 Stunden) + (7 Arbeitnehmer x 80 Stunden) = 1680 Stunden

Ihre Gemeinkosten beliefen sich in diesem Monat auf 25.000 $. Teilen Sie nun Ihren monatlichen Gemeinkostensatz durch die Gesamtzahl der Stunden.

$25.000 / 1680 Stunden = $14,88

Dies ist Ihr Gemeinkosten-Stundensatz im Januar 2021.

5. Warum es besser ist, den Gemeinkostensatz pro Stunde zu berechnen als die Mitarbeiterkosten

To keep your projects profitable, you need to add the overhead costs to the billable hours worked by each employee. Non-billable projects like workshops or hackathons don’t count here.

Deshalb ist es klüger, die Gemeinkosten pro Stunde und Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt zu berechnen als pro Mitarbeiter. 

Hier sind einige gute Gründe:

• Jeder Arbeitnehmer ist wahrscheinlich regelmäßig mit nicht abrechenbarer Arbeit beschäftigt. 
• Möglicherweise arbeiten sie auch an mehreren Projekten pro Monat. In manchen Unternehmen kann ein Mitarbeiter an zwei oder mehr Projekten pro Tag arbeiten!
• Außerdem hilft Ihnen die Kenntnis der Gemeinkosten für Mitarbeiter nicht wirklich dabei, die Projektkosten zu schätzen und den besten Tarif für den Kunden festzulegen. 

6. Wie hoch sind die typischen Gemeinkosten für einen Mitarbeiter?

Sie wissen wahrscheinlich, was ich hier sagen will:

Das kommt darauf an.

Jedes Unternehmen berechnet die Gemeinkosten anders. 

Meistens berechnen Softwareunternehmen die Gemeinkosten, indem sie die Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden in allen Projekten eines bestimmten Zeitraums nehmen und ihre gesamten Gemeinkosten durch diese Zahl teilen. 

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Auf diese Weise erhalten sie den Gemeinkostenzuschlag pro Stunde. 

Jetzt wissen sie, wie viel Geld sie für jede Stunde, die sie an einem Projekt arbeiten, zu ihren Schätzungen hinzufügen müssen, um ihre Projekte rentabel zu halten.

Warum werden die Gemeinkosten bei der Berechnung der Kosten pro Stunde nicht berücksichtigt?

Für einige Softwareunternehmen ist die anfängliche Projektmarge, bei der nur die direkten Projektkosten den geschätzten Einnahmen gegenübergestellt werden, überhaupt nicht wichtig. 

Stattdessen legen sie einen Stundensatz für jeden Mitarbeiter des Unternehmens fest. 

Sie addieren alle ihre monatlichen Kosten - einschließlich der Gemeinkosten und der direkten Arbeitskosten. Alles.

Dann addieren sie alle abrechenbaren Stunden pro Monat, um zu berechnen, wie viel eine Stunde kostet. 

Nehmen wir an, die gesamten Kosten für Q1 2021 beliefen sich auf 50.000 $. Ihre Mitarbeiter haben in diesem Zeitraum 900 Stunden gearbeitet.

$50,000 / 900 = $55.55

Dies sind die Kosten für jede Stunde in Q1 2021.

Dieser Ansatz erleichtert die Berechnung von Kosten und Projektmargen. Sie können sich mit einer Excel-Tabelle behelfen.

Dabei gehen jedoch wichtige Daten verloren.

Wenn zum Beispiel ein Projekt von einem erfahrenen Entwickler durchgeführt wird, dessen Stundensatz 100 Dollar beträgt, wird Ihre Schätzung nicht genau sein, wenn Sie sie auf die durchschnittlichen Stundensätze des Unternehmens stützen. 

7. Was passiert, wenn Sie Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz falsch berechnen?

Softwareunternehmen machen diesen Fehler häufig:

Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen 5 Auftragnehmer, von denen jeder 50 $ pro Stunde kostet. Sie stellen Ihrem Kunden also 75 $ pro Stunde in Rechnung. Für jede Stunde, die Sie für dieses Projekt in Rechnung stellen, verdienen Sie 25 $.

Was aber, wenn Ihre Gemeinkosten sehr hoch sind? 

Wenn Ihre Gemeinkosten pro Stunde mehr als 25 Dollar betragen, werden Sie bei diesem Projekt Geld verlieren.

Wie Sie sehen, ist die Kenntnis Ihrer Gemeinkosten entscheidend für ein intelligentes Finanzmanagement in Ihrem Softwareunternehmen.

8. Bonustipp: Verwenden Sie die Gemeinkosten als wichtigen Bestandteil Ihrer Prognosen

Primetric gives you mechanisms for long-term budgeting that include overheads and overhead absorption rate. These values go through statuses like Settled and Not settled. automatically or manually (which makes sense to use if your costs are different every month). By doing so, Primetric becomes a perfect project expense tracker and helps you gain control of your budget.

Anhand dieser Informationen können Sie Ihre Pläne mit der tatsächlichen Umsetzung vergleichen. 

Bei der langfristigen Planung können Sie mehrere Monate in die Zukunft blicken, um zu sehen, wie hoch die geplanten Kosten und Einnahmen für diesen Monat sind - und entsprechend handeln, wenn Sie Preise für Kunden festlegen. Später können Sie verfolgen, wie diese Schätzungen realisiert werden. Wenn Sie das noch nicht getan haben, empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel über den Aufbau eines Projektplanungsprozesses zu lesen.

In der obigen Abbildung sehen Sie alle Kosten in einem Topf. Die Marge wird unter Berücksichtigung dieser Kosten berechnet. 

Sie können jedoch bis auf die Ebene der einzelnen Projekte heruntergehen, um deren Rentabilität zu überprüfen.

Nehmen wir an, Sie führen ein Projekt durch und möchten das Verhältnis zwischen Kosten und Gewinn überprüfen. In Primetric sehen Sie zwei Spalten für die Gewinnspanne und eine Spalte für die Einnahmen. 

Die erste Marge ist die Marge, die Sie erhalten, nachdem Sie die direkten Kosten der Arbeit von den geplanten Einnahmen abgezogen haben. Die zweite Marge setzt sich aus den direkten Projektkosten und den Gemeinkosten zusammen, um Ihnen einen realistischeren Überblick über die Rentabilität Ihres Projekts zu geben.

Sie benötigen diese Art von Business-Intelligence-Software, um Ihr Unternehmen reibungslos zu führen und sicherzustellen, dass alle Ihre Projekte die erforderliche Gewinnspanne aufweisen.

Einpacken

Bei der Berechnung der Gemeinkosten geht es Ihnen wahrscheinlich darum, zu erfahren, wie ein bestimmtes Projekt im Kontext des gesamten Unternehmens und seiner Kosten abschneidet. 

Diese Informationen sind sehr wertvoll, wenn Sie mit Kunden über Preise verhandeln. Wenn Sie sich über Ihre Gemeinkosten im Klaren sind, können Sie Preise festlegen, die Ihrem Unternehmen die Gewinnspanne verschaffen, die es für sein Wachstum braucht.

Deshalb ist es besser, die Gemeinkosten pro Stunde und nicht pro Mitarbeiter zu berechnen.

Und die gute Nachricht ist, dass Sie nicht auf mehrere Tabellenkalkulationen zurückgreifen müssen, um all diese Informationen zur Hand zu haben.

Versuchen Sie es stattdessen mit Primetric. Melden Sie sich hier an und gewinnen Sie die volle Kontrolle über Ihre Gemeinkosten und stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte immer profitabel sind.

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