How Do You Include Overhead in the Price of Billable Hours?

Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten sind alle fortlaufenden Ausgaben für den Betrieb des Unternehmens, mit Ausnahme der direkten Kosten für die Entwicklung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung.

Unabhängig davon, ob alle Ihre Fachleute an Projekten beteiligt sind oder die Hälfte von ihnen auf der Bank sitzt, müssen Sie für alle Gemeinkosten bezahlen. Um die Rentabilität Ihres Projekts einschätzen zu können, müssen Sie wissen, wie hoch Ihre Gemeinkosten sind.

Welche Kosten sind in den Gemeinkosten enthalten?

Hier sind einige Beispiele für Gemeinkosten:

• Büromiete und Nebenkosten
• Büromaterial
• Hardware- und Software-Lizenzen
• Versicherung
• Reisen 
• Buchhaltungs- und Rechtskosten
• Marketing- und Vertriebskosten
• Staatliche Gebühren und Lizenzen
• Grundsteuern

Notice that overheads are not a part of direct costs resulting from the labor itself - in general, they are all the costs that support the labor itself. But are there some salaries that are an overhead cost? Read about it in our article.

Was ist ein Beitrag zu den Gemeinkosten?

Der Abteilungsbeitrag zu den Gemeinkosten ist der Geldbetrag, der einer einzelnen Abteilung zur Verfügung steht, nachdem alle direkten Kosten bezahlt wurden, um zu den Gemeinkosten Ihres Unternehmens beizutragen. Mit anderen Worten, dies sind alle indirekten Kosten, die die Arbeitskosten nicht decken.

In größeren Unternehmen teilen sich die Abteilungen oft die Gemeinkosten und teilen ihre indirekten Kosten untereinander auf. Und da sie alle von der Büromiete oder der Versicherung profitieren, ist es sinnvoll, dass jeder seinen Beitrag zu den Gemeinkosten leistet.

Wie berechnet man den Beitrag der Abteilung zu den Gemeinkosten bzw. den indirekten Kosten? 

Einnahmen des Departements - direkte Ausgaben = Beitrag des Departements

Bei dieser Berechnung wird davon ausgegangen, dass alle indirekten Kosten in Ihrem Unternehmen als Gemeinkosten betrachtet werden.

Was sind die verschiedenen Arten von Gemeinkosten?

Wir können die Gemeinkosten in drei Kategorien einteilen:

1. Organisation Gemeinkosten

Alle Ausgaben auf der Ebene der Organisation (z. B. Büromiete und Versorgungsleistungen). Die Gemeinkosten für diese Art von Ausgaben sind Teil der Gemeinkosten für jedes von Ihrem Softwareunternehmen durchgeführte Projekt. Sie sind die häufigsten indirekten Kosten in jedem Unternehmen.

Hinweis: Sie können die organisatorischen Gemeinkosten weiter unter teilen, z. B. in Personal, Vorstand, Marketing und Vertrieb usw. Wenn Sie diese Kosten getrennt ausweisen, können Sie analysieren, wie die Rentabilität des Projekts aussieht und worauf Sie sich bei der Kostenoptimierung konzentrieren sollten. 

2. Gemeinkosten des Projekts

Gemeinkosten im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt (z. B. Softwarelizenzen oder Zugang zu Cloud-Ressourcen). Diese Kosten sind nur für dieses spezielle Projekt relevant und gelten nicht für andere.

3. Gemeinkosten für Mitarbeiter

Sie können sich der Berechnung der Gemeinkosten auf einer detaillierteren Ebene nähern, indem Sie den Gemeinkostenzuschlagssatz pro Mitarbeiter berechnen. Wenn Sie einem Projekt Mitarbeiter zuweisen, wissen Sie sofort, wie hoch die Gemeinkosten sind.

Weitere Erkenntnisse und Formeln habe ich hier mitgeteilt: Wie berechnet man die Gemeinkosten pro Mitarbeiter?

Gemeinkosten und Grad der Gewinnspanne

I already mentioned the profit margin and how important calculating overhead cost is to get it right. As the overhead absorption rate specifies, these costs impact the profit margins later on.

Aber wie werden diese Ausgaben tatsächlich auf die Gewinnspanne umgelegt? Hier geht es um unterschiedliche Margengrade:

• Marge ersten Grades - diese Marge bezieht sich auf alle Ausgaben, die Ihre Einnahmen direkt generieren (zum Beispiel die Gehälter der Softwareentwickler in Ihrem Team).
• Marge zweiten Grades - diese kann auf zusätzlichen Projektkosten, einschließlich Gemeinkosten und indirekten Kosten, beruhen.
• Marge dritten Grades - dies ist der Wert, bei dem Sie die Verwaltungskosten von Ihren Einnahmen abziehen.
• Marge vierten Grades - ziehen Sie nun die Kosten für Marketing und Vertrieb ab,
• Marge fünften Grades - hier werden die letzten Gemeinkosten abgezogen: die Kosten der Verwaltung.

Natürlich definiert jedes Softwareunternehmen diese Margen anders. Die meisten streben jedoch eine Gewinnspanne von mindestens 30 % an. Unabhängig davon wirken sich die Gemeinkosten immer auf diese Ergebnisse aus.

Warum ist die Berechnung der Gemeinkosten so wichtig?

Es macht keinen Unterschied, welche Art von Softwareunternehmen Sie leiten.

Sie müssen Ihre Gemeinkosten kennen - ganz gleich, ob Sie ein Karosserie-Leasingunternehmen, eine kleine Softwareentwicklungsfirma oder ein großer Anbieter von IT-Dienstleistungen sind. Und warum?

Ohne Gemeinkosten können Sie nicht berechnen, wie viel Ihr Projekt Sie tatsächlich kostet.

Sie haben auch keine Ahnung, welche Marge Sie einfordern müssen, um die geplante Rentabilität pro Projekt/Projektgruppe - oder sogar für das gesamte Unternehmen - zu erhalten!

Das Verständnis für Ihre Ausgaben wird einfacher, wenn Sie die Gemeinkosten berechnen.

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Das Verfahren hilft auch bei der Aufschlüsselung der Kosten für den internen Gebrauch. Und es ist Ihr bestes Werkzeug, um den Stundenpreis zu bestimmen, der Ihre Projekte rentabel hält und Ihnen hilft, Ihre Zielgewinnspanne zu erreichen.

Wenn Sie Ihre Gemeinkosten nicht kalkulieren, wissen Sie nicht wirklich, wie viel eine Stunde Zeit Ihrer Mitarbeiter kostet.

DieFestlegung des Stundenpreises für Ihre Kunden ohne dieses Wissen ist, gelinde gesagt, ziemlich gefährlich.

Wie berechnet man Gemeinkosten?

1. Listen Sie Ihre Ausgaben auf und kategorisieren Sie sie

Um die Gemeinkosten Ihres Softwareunternehmens zu berechnen, kategorisieren Sie zunächst alle Gemeinkosten Ihres Unternehmens. Tun Sie dies immer für einen bestimmten Zeitraum - Ihre Ausgaben können sich im Laufe der Zeit ändern, und Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Projekt in den nächsten 3 oder 6 Monaten rentabel ist. Daher sollten auch die Gemeinkosten für diesen Zeitraum hier aufgeführt werden.

Manchmal sieht es wie eine Sinuskurve aus.

Der beste Weg, mit den Gemeinkosten umzugehen, besteht darin, sie nach Monaten aufzuschlüsseln. Alle indirekten Kosten sind Gemeinkosten, aber seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie sie in Kategorien einteilen. Sie müssen sicher sein, dass sie nicht in irgendeiner Weise zur Produktion beitragen - wenn doch, sind sie direkte Kosten und keine Gemeinkosten.

2. Addieren Sie die Kosten

Nachdem Sie Ihre Kosten aufgeschlüsselt haben, müssen Sie alle diese Ausgaben zusammenfassen. Auf diese Weise erhalten Sie die gesamten Gemeinkosten für den Zeitraum, für den Sie die Berechnung durchführen.

Beispielszenario für Mai 2021:

• Verwaltungskosten - 10.000 €.
• Ausgaben für Vertrieb und Marketing - € 40.000
• Nicht fakturierbare Gehälter - €100.000

Insgesamt 150,00 € im Mai 2021.

3. Gemeinkostenzuschlagssatz berechnen

Jetzt sind Sie bereit, den prozentualen Anteil der Gemeinkosten am Umsatz zu ermitteln. Was ist ein Gemeinkostenanteil? Es ist ein Prozentsatz, der angibt, wie viel Ihr Unternehmen für Gemeinkosten und wie viel für die Erstellung von Software oder die Erbringung von IT-Dienstleistungen ausgibt.

Um sie zu berechnen, teilen Sie die gesamten Gemeinkosten Ihres Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum (z. B. einem Monat) durch den in diesem Zeitraum erzielten Umsatz.

Multiplizieren Sie diese Zahl mit 100, um Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz zu erhalten.

Beispielszenario:

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen zahlt jeden Monat 150.000 $ an Gemeinkosten. Aber die Dinge laufen gut, und Sie erzielen einen Umsatz von 250.000 $.

150.000 $ / 250.000 $ = 0,60 (oder 60%)

Gemeinkosten / Umsatz = Gemeinkostenzuschlagssatz

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Was bedeutet das? Es bedeutet, dass Sie für jeden Dollar, den Sie verdienen, 60 Cent an Gemeinkosten ausgeben. Das ist doch gut zu wissen, oder?

4. Entdecken Sie Ihre Ressourcennutzung

Eine weitere interessante Erkenntnis aus der Berechnung der Gemeinkosten ist die Überprüfung des prozentualen Anteils an den Arbeitskosten. Dies ist hilfreich, um die Auslastung Ihrer Ressourcen zu schätzen (Achtung: dies und der Auslastungsgrad der Mitarbeiter sind nicht ein und dasselbe), und es kann Ihnen helfen, die Gemeinkosten richtig zuzuordnen. Je niedriger der Prozentsatz ist, desto effektiver nutzt Ihr Unternehmen seine Ressourcen. 

Beginnen wir mit der Definition der direkten Arbeitskosten - das sind die Löhne und Gehälter Ihrer an der Produktion beteiligten Mitarbeiter. Also Softwareentwickler, DevOps-Ingenieure und QA-Spezialisten - aber keine Büroassistenten, Vertriebsmitarbeiter oder Marketingspezialisten.

Um Ihre Gemeinkosten an den direkten Arbeitskosten zu messen, teilen Sie die gesamten Gemeinkosten durch die direkten Arbeitskosten für einen bestimmten Zeitraum.

Wenn Ihr Softwareunternehmen im Juni beispielsweise Gemeinkosten in Höhe von 150.000 $ und direkte Arbeitskosten (auf der Grundlage der abrechenbaren Stunden) in Höhe von 200.000 $ hat, berechnen Sie den Gemeinkostenzuschlagssatz wie folgt:

$150.000 / $200.000 = 0,75 (oder 75%)

Gemeinkosten / direkte Arbeitskosten = Gemeinkostenzuschlagssatz

Wie berechnet man den Gemeinkostenzuschlagssatz? Formel

Die Berechnung des Gemeinkostenzuschlagssatzes ist einfach. Nehmen Sie einfach die gesamten Gemeinkosten und teilen Sie sie durch die Anzahl der direkten Arbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum.

Nun, da Sie Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz haben, können Sie ihn mit der Anzahl der direkten Arbeitsstunden multiplizieren, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind - zum Beispiel für die Entwicklung einer mobilen Anwendung. Auf diese Weise können Sie die Gemeinkosten genau zuordnen.

Wenn Sie nicht wissen, wie viel es kostet, diese App zu entwickeln, wie können Sie dann einen guten Preis für den Kunden festlegen?

Beispielszenario:

Die gesamten Gemeinkosten für den Monat Juni betragen 10.000 $. Die einem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter werden insgesamt 550 Stunden arbeiten. Der Gemeinkostenzuschlagssatz beträgt also:

$10,000/550 = $18.18

Gemeinkosten gesamt / Arbeitsstunden gesamt

Das bedeutet, dass Sie für jede Stunde, die Sie für dieses Projekt benötigen, Gemeinkosten in Höhe von 18,18 $ veranschlagen müssen.

You can also add company overheads to the project costs for better accuracy - we explain how to do that in our article on cost allocation.

Wie schlagen Sie die Gemeinkosten auf den Preis Ihrer abrechenbaren Stunden auf?

To add overhead to the hourly rate you’ll be charging the client, you need to know one thing: the hourly rates of employees who are allocated to the project and the amount of the direct labor their contribute to the project (also known as the number of billable hours).

Sobald Sie diese Zahl haben, addieren Sie einfach den Gemeinkostensatz dazu. So erhalten Sie den Preis für eine abrechenbare Stunde.

Ihre Gemeinkosten für den Monat Juni betragen 10.000 $. Die dem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter werden in diesem Monat 550 Stunden arbeiten. Nehmen wir an, dass Sie den Stundensatz Ihrer Mitarbeiter auf 55 $ festsetzen.

($10.000 / 550 Stunden) + 55$ = $73,18

(Monatliche Gemeinkosten / Monatliche direkte Arbeitsstunden) + Stundensatz Ihrer Mitarbeiter = abrechenbarer Stundenpreis

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Wenn Sie dem Kunden 73,18 $ pro Stunde berechnen, werden Sie im Juni kostendeckend arbeiten. Aber Sie wollen nicht nur kostendeckend arbeiten - Sie sind hier, um einen Gewinn zu erzielen. Die meisten Softwareunternehmen streben eine Gewinnspanne von 30 % an, nachdem sie die Gemeinkosten und die direkten Arbeitskosten berücksichtigt haben.

Warum also nicht 30 % auf den abrechenbaren Stundensatz aufschlagen, damit Ihr Unternehmen das bekommt, was es für seinen Erfolg braucht? Ich weiß, es ist jetzt so einfach, Ihre Projekte rentabel zu halten. 

Kann man das alles automatisieren?

Wie Sie sehen, ist die Einbeziehung von Gemeinkosten in den Preis Ihrer abrechenbaren Stunden recht komplex. Und was ich Ihnen bisher gezeigt habe, galt nur für einen begrenzten Zeitraum. 

Wie berechnet man den richtigen Stundensatz, wenn man ein langfristiges Projekt durchführt, bei dem sich sowohl die Gemeinkosten als auch die direkten Arbeitskosten von einem Monat zum anderen ändern können?

Dies ist der Grund Automatisierung professioneller Dienstleistungen ins Spiel.

Finden Sie eine Lösung, die Sie bei jedem Schritt der Projektplanung und -vergabe unterstützt, indem sie die Punkte verbindet und automatisch Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz berechnet, um die von Ihnen gewünschte Gewinnspanne zu erzielen.

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Damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie es funktioniert, sehen Sie hier, wie der Prozess in Primetric aussieht.

1. Projektschätzungen erstellen

Erstellen Sie einen groben Kostenvoranschlag auf der Grundlage des Lebenszyklus eines professionellen Dienstleistungsprojekts. Legen Sie fest, wie viele Stunden für die Durchführung des gesamten Projekts oder einer bestimmten Phase erforderlich sind. Und bestimmen Sie die Fähigkeiten, die Sie dafür benötigen.

Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Stundensätze, die Sie im Projekt nicht überschreiten wollen, berücksichtigen und erste Schätzungen der Projekterträge vornehmen.

2. Die richtigen Leute für den Job finden 

Bei der Auswahl der Teammitglieder, die dieses Projekt in Angriff nehmen sollen, sollten Sie auf Fähigkeiten, Erfahrung, Dienstalter, Soft Skills, geografische Lage und Zeitzone achten. Nutzen Sie unser Modul zur Verwaltung von Fähigkeiten in Primetric, um dies in wenigen Minuten zu erledigen.

Aber Sie müssen auch ihren Stundensatz oder die direkten Arbeitskosten berücksichtigen. So können Sie Ihr Projekt rentabel halten und die Gewinnspanne erzielen, die Ihr Unternehmen braucht.

3. Gemeinkosten hinzufügen

Als nächstes werden die Gemeinkosten der Organisation für den Zeitraum, in dem das Projekt läuft, einbezogen. Sie können weiterhin verschiedene Gemeinkosten addieren, um zu verschiedenen Schätzungen der Gewinnspanne zu gelangen. 

Primetric berücksichtigt alle Änderungen bei Ihren Gemeinkosten und deren Verteilung. Zum Beispiel können sich Ihre Gemeinkosten während des Projekts stark verändern, wenn Sie beschließen, einen Teil Ihres Büros zu mieten, während Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. 

Die Zuteilung wird auch unterschiedlich aussehen, je nachdem, ob ein Teammitglied in einem bestimmten Monat Urlaub nimmt oder wie viele Feiertage es gibt.

All das manuell zu berechnen, ist einfach schwierig. 

Warum mit mehreren Tabellenkalkulationen jonglieren und sich Sorgen machen, dass Sie einen Feiertag nicht mitgezählt haben, wenn Sie sich die Arbeit von einer BI-Berichtssoftware abnehmen lassen können?

Mit Primetric haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Rentabilität.

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