Wie man das Finanzmanagement von Projekten mit einer automatisierten Lösung verbessert

Die Dinge laufen selten nach Plan. Das heißt aber nicht, dass Sie die Planung ganz aufgeben sollten. Wenn Sie etwas planen, können Sie es verfolgen. Und wenn etwas nicht so läuft, wie Sie es geplant haben, können Sie eingreifen und es retten, bevor es zu spät ist.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Finanzverwaltung

25/01/2022

Finanzverwaltung

Inhaltsübersicht

Abonnieren und auf dem Laufenden bleiben!

Ich weiß, dass das Löschen von Bränden Ihr tägliches Brot ist.

Aber es gibt keinen Grund, sich in Stress zu versetzen und sich damit zu befassen, wenn man ruhig planen und sich auf die bevorstehenden Bedrohungen vorbereiten kann. 

Einer der problematischsten Bereiche bei der Verwaltung eines Unternehmens sind die Finanzdaten. 

Das Finanzmanagement von Projekten kann Ihnen und Ihren wichtigsten Managern Kopfzerbrechen bereiten, wenn Sie nicht über ein Instrument verfügen, das Ihnen alle nötigen Informationen liefert, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen - z. B. ob ein Projekt in Angriff genommen werden soll oder wer damit betraut werden soll. 

Aber keine Sorge, es gibt einen Ausweg. 

Lesen Sie diesen Artikel weiter und erfahren Sie, wie Sie das Finanzmanagement von Projekten mit einigen kampferprobten Best Practices meistern können.

Warum ist das Finanzmanagement von Projekten wichtig?

Die Verwaltung und Planung Ihrer Finanzen im Voraus bietet für ein Unternehmen wie das Ihre mehrere Vorteile. 

Man könnte argumentieren, dass es nur darum geht, die Geldein- und -ausgänge auszugleichen.

Ein gutes Finanzmanagement schützt Sie z. B. davor, dass Sie einen Kredit aufnehmen müssen, um Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten und Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, wenn Ihr Kunde mit seinen Zahlungen in Verzug ist. 

So können Sie sicher und nachhaltig wachsen. Je kleiner die Vielfalt Ihres Projektportfolios ist, desto größer ist das Risiko, dass eine Verzögerung Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen hat.

Deshalb müssen Sie das Geschehen in Ihrem Unternehmen aus der Vogelperspektive beobachten. So können Sie bei Bedarf eingreifen. 

Ein intelligentes Finanzmanagement für Projekte hilft Ihnen nicht nur, diese Probleme zu vermeiden, sondern lässt Sie auch als zuverlässigen Arbeitgeber erscheinen. Wenn Sie planen, kümmern Sie sich auch gut um Ihre Mitarbeiter. 

Die manuelle Verwaltung Ihrer Finanzen mit Hilfe einiger Tabellenkalkulationen ist riskant. Sie sind jeden Tag sehr beschäftigt. Wahrscheinlich haben Sie keine Zeit, ständig zu prüfen, wann große Verträge auslaufen, damit Sie sie verlängern oder sich um neue Kunden bemühen können. 

Indem Sie sich mit den richtigen Instrumenten ausstatten, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen einen positiven Cashflow hat und auf Ereignisse wie Zahlungsverzug eines Kunden vorbereitet ist.

Außerdem können Sie so beurteilen, wie ein Projekt zu Ihrem langfristigen finanziellen Erfolg beitragen wird. IT-Dienstleistungsunternehmen wie das Ihre sollten Projekte als Unternehmen betrachten. Sie müssen Ihren Geldkreislauf verstehen und wissen, wie das Projekt in diesen passt. 

Durch den Einsatz eines automatisierten Tools, das alle Phasen des Bargeldkreislaufs für Sie überwacht und Sie benachrichtigt, sobald es eine Unstimmigkeit feststellt, können Sie das Problem lösen, bevor es sich zu einem größeren Problem ausweitet.

Worum geht es beim Finanzmanagement von Projekten?

Das Finanzmanagement von Projekten basiert auf der Planung, Erfassung, Verfolgung und Verwaltung von Kosten und Erträgen in einzelnen Projekten und innerhalb Ihres gesamten Projektportfolios. 

Ihr Hauptziel ist es, ein Gleichgewicht zwischen den Projektkosten und den erwarteten Erträgen zu erreichen. Bei diesem Ansatz werden auch die potenziellen finanziellen Auswirkungen auf andere Projekte im Portfolio und der Gesamteinfluss auf die Geschäftsergebnisse berücksichtigt. 

Bei einer ordnungsgemäßen Projektfinanzverwaltung und -planung erhalten Sie aussagekräftige Finanzinformationen, mit denen Sie Ihr Budget problemlos verwalten können. 

Wie sieht ein gutes Finanzmanagement für Projekte aus? 

Im Folgenden finden Sie einige Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen seine Finanzen wirklich gut verwaltet:

  • Alle Projekte weisen sowohl kurz- als auch langfristig eine bestimmte Rentabilitätsrate auf. 
  • Die genaue Schätzung eines Projektbudgets ist für Sie einfach. 
  • Alle Finanzinformationen zu den Produkten sind transparent und für die Manager relevant. 
  • Sie können das Produktbudget und die tatsächliche Ausgabenquote leicht überprüfen. 
  • Die Verfolgung der Projektkosten ist kein Problem.
  • Sie können Ihre Kosten und Einnahmen auf der Grundlage der bisherigen Projektleistung problemlos prognostizieren.
  • Wie kann Projektmanagement-Software bei der Finanzverwaltung helfen?

Berechnung und Vorhersage der Projektrentabilität

Sie sind ein IT-Dienstleistungsunternehmen, das Dienstleistungen für andere Unternehmen erbringt. Sie investieren in Ihre Fähigkeiten, Talente und Erfahrungen, um einen Mehrwert zu schaffen. 

Aber ein Projekt ist auch eine Investition für Sie. Schließlich investieren Sie Ihre Ressourcen in die Entwicklung der Lösung. Das Produkt muss auch für Sie einen ROI bringen. 

An dieser Stelle kommt die Rentabilität des Projekts ins Spiel. Mit einer hochwertigen Projektmanagement-Software können Sie schnell berechnen, ob das Projekt auf der Grundlage der Kundensätze, Ihrer Ressourcen und anderer Gemeinkosten rentabel ist oder nicht. 

Außerdem können Sie die langfristige Rentabilität Ihres Unternehmens prognostizieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen schnell wächst. Sie planen zum Beispiel, in drei Monaten ein neues Büro zu eröffnen. In drei Monaten werden sich Ihre Gemeinkosten für die Organisation ändern. Eine gute Lösung kann diese zusätzlichen Kosten problemlos in die Schätzungen einbeziehen. 

Mit diesen Daten können Sie sicher sein, dass Sie eine solide finanzielle Entscheidung treffen. Wenn Sie zwischen zwei Projekten wählen, werden Sie sich für dasjenige entscheiden, das Ihnen eine höhere Rentabilität bringt und besser auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt ist.

1. Haushaltsführung

Eine der wichtigsten Dimensionen der finanziellen Entscheidungsfindung in einem IT-Unternehmen ist die Entwicklung, Genehmigung und Verfolgung von Budgets für Ihre Projekte. 

Das bedeutet, dass Sie lernen müssen, wie Sie Ihre Kosten richtig einschätzen, angefangen bei den Gemeinkosten für Mitarbeiter bis hin zu den Gemeinkosten für die Organisation.

Und das gilt nicht nur für den kurzfristigen Bereich. Sie sollten auch langfristig planen, insbesondere wenn Ihr Projekt länger als sechs Monate dauert. Bis dahin kann sich in Ihrem Unternehmen vieles ändern. 

Sich dabei auf Tabellenkalkulationen zu verlassen, ist schlichtweg ineffizient. Sie werden am Ende mit einer Menge Probleme mit der Datenqualität zu kämpfen haben. Mit einer Projektmanagementlösung haben Sie alle wichtigen Daten an einem Ort, um Simulationen durchzuführen und die Rentabilität Ihres Projekts genau abzuschätzen.

Die Verfolgung von Budgets ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Finanzverwaltung. Eine Lösung für das Finanzmanagement von Projekten kann auch automatisch das Projektbudget nachverfolgen und Ihnen dessen Auslastungsgrad anzeigen. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, ob das Projekt genau so läuft, wie Sie es geplant haben, und ob Sie eingreifen und etwas ändern sollten. 

2. Schätzung der Projektkosten und Cashflow-Analyse

Eine qualitativ hochwertige Finanzmanagementlösung kann den Projektstrukturplan mit den Ressourcen und Kosten Ihrer Projekte integrieren. 

Wenn alle diese Dimensionen miteinander verbunden sind, ist es ein Kinderspiel, das Budget und die Auswirkungen der Stundensätze der Mitarbeiter auf die Rentabilität Ihres Projekts zu verstehen. Die Kostenabschätzung ist nicht länger eine zeitraubende Aufgabe.

Viele dieser Tools ermöglichen es Managern, den Cashflow (Zu- und Abfluss) zu visualisieren. Dies gibt ihnen eine weitere Möglichkeit, Budgets zu überarbeiten und eine solide Grundlage für die Kontrolle zu schaffen. 

3. Verfolgung der Projektkosten

Planung und Prognosen sind im Finanzmanagement wichtig. Aber was ist mit der Ausführung? 

Deshalb ist es wichtig, dass Sie auch über ein Tool verfügen, mit dem Sie die finanzielle Leistung Ihres Projekts auf verschiedenen Ebenen verfolgen können - Aufgabe, Arbeitspaket, Meilenstein, Projekt und das gesamte Produktportfolio. 

Viele Projektmanagement-Lösungen bieten eine integrierte Finanzfunktion für Projekte in Kombination mit einer Zeiterfassungsfunktion. Primetric ist eine von ihnen.

Durch die Kombination dieser beiden Funktionen können Sie leicht verfolgen, wie die Projektkosten mit dem Umfang der geleisteten Arbeit in Echtzeit übereinstimmen. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie erst 30 % der erforderlichen Arbeit geleistet, aber bereits 70 % Ihres Budgets verbrannt haben. 

Ohne das zu wissen, haben Sie das Projekt vielleicht weiterlaufen lassen und festgestellt, dass es das Budget bei weitem übersteigt, wenn Sie nicht mehr in der Lage sind, etwas zu ändern. Stattdessen können Sie hier die von den Teammitgliedern in das Projekt investierte Arbeit nachverfolgen und die finanzielle Effizienz des Projekts verwalten. 

Durch die Integration des Projektfortschritts mit den tatsächlichen Kosten erhalten Sie eine gewinnbringende Kombination von Erkenntnissen, die eine solide Grundlage für die Entscheidungsfindung bilden. 


Die Verwaltung der Projektfinanzen muss nicht schwierig sein. 

Vereinbaren Sie einen Demo-Termin mit mir, um zu sehen, wie Primetric Sie bei der Prognose, Verfolgung und Verwaltung von Finanzdaten auf jeder Ebene unterstützen kann - von der Ebene einzelner Projekte bis hin zu Ihrem gesamten Projektportfolio und Ihrem Unternehmen.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

Ähnliche Blogbeiträge

Der Einstieg ist so einfach, warum warten? 

Schränken Sie Ihr Unternehmen nicht durch zeitraubende
Tabellenkalkulationen ein. Seien Sie intelligent, arbeiten Sie intelligenter.