Berechnung des Kostenvoranschlags für die Fertigstellung (ETC) [+ Beispiele]

Sie haben sicher bemerkt, dass sich die Kosten während eines Projekts ständig ändern. Es ist wichtig, die Kosten der verbleibenden Aufgaben in Ihrem Projekt zu kennen, denn so können Sie die Rentabilität des Projekts im Auge behalten.

Wenn Sie für die Kontrolle eines Projekts zuständig sind, müssen Sie zwei Dinge wissen:

• Wie viel Arbeit wurde im Vergleich zur geplanten Arbeit bereits geleistet?
• Wie sich die tatsächlichen Kosten des Projekts im Vergleich zum festgelegten Budget entwickeln

To estimate all of that correctly, you need a solid cost estimation method. And this is where Estimate to Complete or Estimated (ETC) comes in.

Lesen Sie weiter, um alles Wesentliche über Estimate to Complete zu erfahren und Ihre Projektkosten im Griff zu behalten.

Was bedeutet Estimate to Complete (ETC) im Projektmanagement?

The Estimate To Complete (usually abbreviated ETC) is the financial performance index and project management measure that shows you the remaining cost you expect to pay in order to complete a project. Together with schedule variance, it can show you the progress of your project.

Beachten Sie, dass ETC nicht das endgültige erwartete Gesamtbudget des Projekts ist - dies wird als Schätzung bei Fertigstellung (Estimate at Completion, EAC) bezeichnet.

Stattdessen bezieht sich der Kostenvoranschlag auf die Kosten ab dem jetzigen Zeitpunkt bis zum Ende des Projekts; er enthält niemals die Projektausgaben und tatsächlichen Kosten vor diesem Zeitpunkt. Daher kann sie sich im Laufe des Projekts ändern.

Warum ist der Kostenvoranschlag für die Fertigstellung von ETC so hilfreich? 

ETC ist ein wichtiger Kostenleistungsindex für jeden Projektmanager. Zusammen mit der geschätzten Zeit bis zur Fertigstellung gibt er Ihnen die Möglichkeit, den Projektfortschritt in Bezug auf Zeit und Budget zu überprüfen.

Estimate to Complete allows project managers to compare the funding needs for the remaining project scope. You can calculate the ETC for individual tasks as well as the entire project.  However, you cannot use this complete performance index to evaluate project's past performance!

Der Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, da er eine der vier Berechnungen ist, die das Earned-Value-Management umfassen und es den Managern ermöglichen, die tatsächlichen Kosten der Arbeit zu ermitteln.

Dieser Rahmen ermöglicht die Vorhersage der zukünftigen Leistung Ihres Projekts unter Verwendung des Kostenleistungsindexes wie:

1. Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung (ETC)
2. Kostenvoranschlag bei Fertigstellung (EAC)
3. Abweichung bei Fertigstellung (VAC)
4. Zum vollständigen Leistungsindex (TCPI)

Was ist EAC und warum braucht man ETC, um sie zu berechnen?

Der Projektfortschritt weicht oft vom festgelegten Budget bei Abschluss (BAC) ab. Infolgedessen kann das Projektbudget von dem abweichen, was Sie erwarten - und das erfahren Sie vielleicht viel zu spät.

When performing resource forecasting for project management, predicting the project cost and creating the initial budget, you can use two estimates that sound very similar but are, in fact, completely different: Estimate to Complete (ETC) and Estimate at Completion (EAC).

Kostenvoranschlag bei Fertigstellung (EAC) - Definition

Der Kostenvoranschlag bei Fertigstellung (EAC) bezieht sich auf die voraussichtlichen Kosten des Projekts im Verlauf des Projekts. Sie können die EAC auf verschiedene Weise ermitteln.

Die gängigste Methode zur Ermittlung des Kostenvoranschlags bei Fertigstellung ist die Bottom-up-Kostenschätzung. Dabei werden die tatsächlichen Kosten (AC) Ihres Projekts zu den erwarteten Kosten (dem Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung) addiert.

Kostenvoranschlag bei Fertigstellung - Formel

Hier ist die Formel:

EAC = tatsächliche Kosten (AC) + Schätzung bis zur Fertigstellung (ETC)

Wie Sie sehen, geht es bei der Kostenschätzung bis zur Fertigstellung (ETC) um die Vorhersage der geschätzten Kosten eines Projekts. Die tatsächlichen Kosten (AC), die für das Projekt bisher angefallen sind, werden dabei nicht berücksichtigt. Ohne den ETC können Sie den Kostenvoranschlag bei Fertigstellung (EAC) Ihres Projekts nicht berechnen.

Wie berechnen Sie den Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung (ETC)?

Sie fragen sich wahrscheinlich, was man im Projektmanagement bei der Berechnung der ETC berücksichtigen muss. Um es richtig zu machen, reicht es nicht aus, die Formel zu kennen - Sie sollten wissen, welche Kosten berücksichtigt werden sollten, damit Ihre Schätzungen so genau wie möglich sind.

Hauptkostenarten für neue Schätzungen

• Die Kosten für die Arbeit unserer Mitarbeiter und Auftragnehmer auf der Grundlage der geschätzten Stundenzahl/FTE (erfahren Sie mehr über die Kapazitätsplanung im Projektmanagement)
• Geplante Projektgemeinkosten (in Übereinstimmung mit Ihrem Projektplanungsprozess)
• Gemeinkosten des Unternehmens, die durch das Projekt abgedeckt werden sollen - hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie die Gemeinkosten in die abrechenbaren Stunden einrechnen können, falls Sie Zweifel haben.

Jetzt wissen Sie, welche Kosten für die Berechnung der ETC wesentlich sind. Bevor Sie mit der Berechnung beginnen, müssen Sie jedoch noch eine weitere Aufgabe erledigen.

Arten der Schätzung bei Abschluss

Je nachdem, in welcher Phase sich Ihr Projekt befindet und wie detailliert Sie Ihre Schätzung vornehmen möchten, können Sie diese auf der Grundlage von:

• High-Level-Schätzung und WBS (Work Breakdown Structure) des Projekts - insbesondere empfohlen:
• ~wenn Sie ETC auf der Ebene bestimmter Projektphasen verfolgen wollen, um die verbleibende Projektarbeit zu sehen, oder
• ~wenn das Projekt bereits im Gange ist und der Kunde Sie mit einem bestimmten Arbeitsumfang betraut, z. B. auf monatlicher Basis (Agile), oder
• ~Sie wissen noch nicht, wer an diesem Projekt arbeiten wird, aber Sie wissen, wie viel Zeit Sie benötigen, um das Projekt oder seine Phase abzuschließen.

‍

• Langfristige Zuweisung von Personen zu einem Projekt oder einer Projektphase (detaillierter) - insbesondere empfohlen:
• ~wenn Sie genau wissen, wer an dem Projekt arbeiten wird und den zeitlichen und finanziellen Aufwand bestimmen können.

‍

Bestenfalls sollten Sie die ETC auf diesen beiden Ebenen berechnen.

Beginnen Sie mit groben Schätzungen und weisen Sie dann dem Projekt bestimmte Mitarbeiter zu - achten Sie darauf, dass diese Zuweisungen nahe an Ihren groben Schätzungen liegen.

‍

Mit diesen Informationen können Sie die ETC in Ihrem Projekt jederzeit leicht verfolgen.

An diesem Punkt ist die Berechnung der ETC einfach. Schauen wir uns das folgende Beispiel an.

ETC-Berechnung - Beispiel

Ihr Team arbeitet bereits seit drei Monaten an einer mobilen Anwendung. Die gesamte Projektdauer beträgt fünf Monate, Sie haben also noch zwei Monate vor sich. 

Das ursprüngliche Budget (BAC) für Ihr Projekt betrug 100.000 $. Inzwischen hat Ihr Team 40 % der Arbeiten abgeschlossen - die verbleibenden Arbeiten machen 60 % des Projekts aus. Ihre bisherigen Ist-Kosten belaufen sich auf 50.000 $. Wie viel Geld wird noch benötigt, um das Projekt abzuschließen?

Benutzen Sie die folgende Formel, um Ihren geschätzten Fertigstellungstermin zu berechnen:

ETC = BAC - AC 

USW. = $100.000 - $50.000

Dies bringt uns zu ETC = $50.000

Diese ETC-Formel zeigt Ihnen, wie viel Sie von diesem Zeitpunkt an bis zum Ende des Projekts ausgeben werden.

Wenn Sie selbst versuchen möchten, die ETC zu berechnen, finden Sie hier einen praktischen Rechner, den Sie herunterladen und mit dem Sie alle Zahlen durchgehen können:

Wie lautet die Formel für das Budget bei Fertigstellung?

Das Budget zum Zeitpunkt der Fertigstellung (BAC) bezieht sich auf das ursprüngliche Budget für Ihr Projekt.

Wenn Ihr Webentwicklungsprojekt zum Beispiel ein Budget von 75.000 $ hat, ist Ihr BAC = 75.000 $.

Wie unterscheidet sich das Budget bei Fertigstellung (BAC) von der Schätzung bei Fertigstellung (EAC)?

Der EAC stellt die prognostizierte Projektendabrechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt der Kostenanalyse dar - in der Regel zum jetzigen Zeitpunkt. Er basiert auf Ihren Annahmen über die zukünftige Projektleistung.

Wie analysiert man die ETC in IT-Outsourcing-Projekten? Beispiele aus der Praxis

Ok, Sie haben den Punkt erreicht, an dem Sie wissen, was die einzelnen Indikatoren sind. Jetzt ist es an der Zeit, sie im Kampf zu testen.

Ich habe ein paar Beispiele für Sie vorbereitet - wir werden versuchen, sie gemeinsam zu analysieren.

Die folgenden Beispiele basieren auf dem in Primetric erstellten Statusbericht zur Projektdurchführung. Wenn Sie sie mit Ihren eigenen Daten testen möchten, fordern Sie einfach Zugang zur Plattform an.

Anwendungsfall 1: Wir verbrauchen das veranschlagte Budget zu schnell

Im obigen Diagramm können Sie schnell erkennen, dass wir für das Projekt Draft (T&M) Kosten in Höhe von 100.000 $ veranschlagt und Einnahmen in Höhe von 60.000 $ erzielt haben. Das Projekt ist zu 25 % abgeschlossen.

EAC = 100.000 $

AC = 60.000 $

USW. = $100.000 - $60.000 = $40.000

ETC [%] = 40%

Anhand dieses Beispiels sehen wir, dass wir die Mittel derzeit viel schneller verbrauchen, als wir angenommen haben. Die durchschnittliche Differenz beträgt 25% - 40% = -15%.

Anwendungsfall Nr. 2: Wir verbrauchen das veranschlagte Budget zu langsam (nützlich bei T&M-Projekten)

Dies ist ein ähnliches Szenario wie das, das wir in Anwendungsfall 1 analysiert haben - nur andersherum. Wir haben 90 % des Projekts abgeschlossen, aber nur 60 % der vorgesehenen Mittel verwendet.

EAC = 100.000 $

AC = 60.000 $

USW. = $100.000 - $60.000 = $40.000

ETC [%] = 40%

Anhand dieses Beispiels sehen wir, dass wir die Mittel derzeit viel langsamer verbrauchen, als wir angenommen haben. Die durchschnittliche Differenz beträgt 90 % - 40 % = 50 %.

Anwendungsfall Nr. 3: Pläne, Schätzungen und Ist-Zustand stimmen nicht überein

Dieses Beispiel ist etwas komplizierter. Wie Sie sehen können, wurde Sprint 3 zunächst geschätzt (Spalte Geschätzt) und dann wurden ihm bestimmte Personen zugewiesen (Spalte Geplant).

Daraus ergeben sich sowohl Schätzungen auf hohem Niveau als auch Schätzungen, die auf bestimmten Personenzuordnungen beruhen.

Der EAC für den Kostenvoranschlag beträgt: $72.000

Der EAC für die Zuweisung beträgt: 47 .081,25 $ .

AC = $2.241,96

Zunächst müssen wir wissen, ob die Zuweisungen für Sprint 3 bereits abgeschlossen sind oder nicht. Wenn nicht, sollte die EAC für die Schätzung die maximale Arbeit für Sprint 3 sein, und die EAC für die Zuteilung sollte ein Referenzpunkt in Bezug auf das aktuell verbrannte Budget sein.

Zu diesem Zweck können Sie die geschätzte Zeit für Sprint 3 mit der zugewiesenen Zeit vergleichen. In diesem Fall haben wir 600 geschätzte Stunden und 493,5 geplante Stunden im Team.

Daraus können wir schließen, dass wir das Gesamtprojekt noch nicht vergeben haben - dies ist also der erste Fall.

Der Status des Phasenabschlusses beträgt 10%.

ETC für Zuteilung = 47.081,25 - 2.241,96 = $44.839,29

ETC [%] = 4,7%

ETC für Schätzung = 72.000 - 2.241,96 = $69.758,04

ETC [%] = 3,1%

Wie Sie sehen können, wird das Konto in diesem Fall langsamer verbraucht als die Projektdurchführung.

Berücksichtigt man auch die Menge der protokollierten Arbeitszeit im Verhältnis zur geplanten, kann man zu dem Schluss kommen, dass das Projekt langsamer voranschreitet als angenommen, und wir sollten die Arbeit beschleunigen.

Anwendungsfall Nr. 4: Vorhersage eines verbrannten Budgets, ohne dass auch nur eine Stunde Arbeit geleistet wurde

EAC-Zuweisungen = $41.359,98

EAC-Schätzungen = 30.000 $

Sie können auch sehen, dass die Anzahl der verspäteten Stunden 461 Stunden beträgt, während man von 300 Stunden ausgegangen war.

Sie sollten prüfen, warum das so ist, und die Schätzungen oder Zuweisungen aktualisieren.

Bonus-Tipp: Abhängigkeiten zwischen groben Schätzungen und tatsächlichen Zuweisungen

If Estimates < Allocations in a past or ongoing project, it means that we estimated the project at the beginning incorrectly and overestimated that we’d be able to deliver the project on such an hourly basis.

Wenn Schätzungen > Zuweisungen in einem vergangenen Projekt, bedeutet dies, dass wir pessimistischer waren als ursprünglich, und das Projekt wurde mit weniger Beteiligung unserer Ressourcen geliefert.

Warum? Weil wir die Kostenvoranschläge meist auf der Ebene der Kundenbewertung erstellen und den gesamten Arbeitsumfang des Projekts/der Phase berücksichtigen.

Bei der Zuteilung geht es um die bereits geplante spezifische Arbeit pro Person im Projekt/der Phase - sie ist ein Bestandteil der Schätzung.

Einpacken

Wie oft kam es vor, dass Ihr Projekt noch während der Durchführung vom vorgegebenen Budget abwich? Das kann bei der Entwicklung von Software sehr oft vorkommen.

Deshalb ist es so wichtig, die ETC und andere Werte mehrmals während des Projekts zu berechnen. So können Sie sofort erkennen, wann Ihr Projekt aus dem Ruder läuft, und Maßnahmen ergreifen, um es rentabel zu halten.

Aber wie Sie sehen, ist die manuelle Eingabe zeitaufwändig und fehleranfällig. Schließlich müssen Sie Ihre Daten ständig aktualisieren und sicherstellen, dass sie korrekt sind.

Mit einer Lösung wie Primetric können Sie die ETC, EAC und andere Schlüsselwerte in Echtzeit berechnen, wann immer Sie wollen.

Gehen Sie nicht das Risiko ein, Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Daten zu treffen - buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie Primetric Ihnen helfen kann, die Rentabilität Ihres Projekts zu steigern.