Wie man eine Kostenschätzung im Projektportfoliomanagement vornimmt

Die Annahme eines neuen Projekts ohne angemessene Schätzung ist wie ein Sprung ins Ungewisse. Sicher, man bekommt einen Adrenalinstoß, weil der Kunde groß ist und das Projekt perfekt passt.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Finanzverwaltung

12/10/2021

Inhaltsübersicht

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Doch früher oder später holt Sie die Realität ein, und im schlimmsten Fall ist Ihr Projekt nicht mehr rentabel.

Viele IT-Dienstleistungsunternehmen vermeiden es, sich wirklich um Kostenvoranschläge zu bemühen, weil sie glauben, dass ihre Schätzungen nicht genau genug sein werden.

Aber scheuen Sie sich nicht, Schätzungen vorzunehmen, auch wenn Sie nur wenige historische Daten zur Verfügung haben, um sie zu untermauern.

Wenn Sie nicht mit der Schätzung von Projektkosten beginnen, werden Sie darin nie besser werden. Und wenn Sie es erst einmal besser können, werden Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringen, indem Sie sicherstellen, dass alle Ihre Projekte eine gesunde Gewinnspanne haben.

Wo fangen Sie also mit der Kostenschätzung an? Lesen Sie diesen Artikel weiter, um herauszufinden, welche Verfahren sich am besten eignen und auf welche Herausforderungen Sie sich vorbereiten sollten.

Was passiert, wenn Sie die Projektkosten nicht genau einschätzen können?

Warum ist die Schätzung der Projektkosten die Mühe wert? Es gibt einige Dinge, die zwangsläufig schief gehen, wenn Sie mit der Realisierung eines Kundenprojekts beginnen, ohne zu wissen, wie viel es Sie kosten wird, es zum Leben zu erwecken.

Ihre Gewinnspanne wird unvorhersehbar

Wenn Sie Ihre direkten und indirekten Projektkosten nicht addieren, haben Sie keine Ahnung, wie viel Sie für die Realisierung des Projekts aufbringen müssen, um die für Ihr Unternehmen erforderliche Marge zu erzielen.

Es geht nicht nur darum, die Anzahl der für die Entwicklung einiger Funktionen benötigten Stunden zu ermitteln und diese Zahl mit dem Stundensatz Ihrer Mitarbeiter zu multiplizieren. Sie müssen auch indirekte Kosten wie Ihre Projekt- oder Unternehmensgemeinkosten hinzurechnen(die Berechnung der Gemeinkosten pro Mitarbeiter ist hier der beste Ansatz).

In diesem Artikel erfahren Sie , wie Sie die Gemeinkosten in den Preis der abrechenbaren Stunden einbeziehen.

Sie werden Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung haben 

Es ist schwer, die richtige Entscheidung für ein Projekt zu treffen, ohne zu wissen, ob es Ihnen die gewünschte Gewinnspanne bringt oder nur Verluste und Frustration verursacht.

Eine Schätzung hilft zu verstehen, wie sich das Projekt in der Zukunft entwickeln wird und welche Art von Engagement es langfristig von Ihnen erfordert. Sie werden wissen, ob es sich lohnt, Ihre Mitarbeiter überhaupt in das Projekt einzubeziehen. 

Es wird in Zukunft nur noch schlimmer werden 

Wenn Sie ein kleineres Unternehmen leiten und es noch möglich ist, mit allem Schritt zu halten, dann wird das nicht lange so bleiben. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die Komplexität Sie einholen. 

Ein neues Projekt mit einem bereits realisierten zu vergleichen, um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, wird nicht ausreichen. Vor allem, wenn Sie weitere Mitarbeiter und Auftragnehmer mit unterschiedlichen Stundensätzen einstellen. 

Auch Ihre Mitarbeiter werden leiden

Softwareentwickler sind auf praktisch allen Arbeitsmärkten der Welt gefragt. Sie müssen ihre Auslastung im Auge behalten, sonst riskieren Sie, dass sie überlastet werden, ausbrennen und abstürzen.

Sie müssen eine gute Auslastungsrate für Ihr Unternehmen erreichen, ohne Ihre Mitarbeiter zu überfordern. Wie können Sie überhaupt anfangen, ohne die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und die Anzahl der Stunden zu schätzen, die das Projekt von ihnen erfordert?

Der Mangel an historischen Daten erschwert die Schätzung

Im Idealfall sollten Sie in der Lage sein, für jedes Projekt, das vor Ihrer Tür steht, eine langfristige Schätzung und eine genaue Kostenprognose zu erstellen.

Aber ich verstehe schon, Schätzungen sind schwierig. Es wird nur noch schwieriger, wenn Sie keine historischen Daten über frühere Projekte haben, um Ihre Schätzungen zu untermauern.

Es reicht nicht aus, ein Projekt zu veranschlagen, es in der Hoffnung zu starten, dass alles nach Plan läuft, und dann ein anderes Projekt zu veranschlagen. Sie müssen einen Weg finden, Ihre Pläne mit der Realität zu vergleichen, während das Projekt entwickelt wird. Glücklicherweise helfen Ihnen Lösungen wie Primetric dabei und liefern Ihnen eine Fülle wertvoller Daten, die Sie in Ihre künftigen Schätzungen einfließen lassen können.

Was ist eine gute Kostenkalkulation?

Jede Kostenschätzung für ein Projekt umfasst zwei Arten von Kosten:

  • Direkte Kosten - die Gehälter der direkt am Projekt beteiligten Mitarbeiter
  • Indirekte Kosten - andere Kosten, die Sie tragen müssen, um das Projekt zu verwirklichen, sogenannte Projekt- und Geschäftsgemeinkosten.

Warum ist die Erfassung der Gemeinkosten so wichtig?

Jedes Softwareunternehmen hat laufende Kosten für den Betrieb des Unternehmens. Diese müssen bezahlt werden, unabhängig davon, ob alle Ihre Mitarbeiter arbeiten oder die Hälfte von ihnen auf der Bank sitzt. 

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Gemeinkosten in einem Dienstleistungsunternehmen:

  • Büromiete, Versorgungsleistungen, Ausrüstung und Versicherungskosten
  • Kosten für Hilfspersonal (Verwaltungs- und Marketingkosten)
  • Materialkosten (Materialien, die Sie zur Erbringung von Dienstleistungen verwenden, wie Hardware und Software)
  • Ausgaben des Verwaltungsrats
  • Kosten für Autoleasing

Sie können zwischen Geschäftsgemeinkosten und Projektgemeinkosten unterscheiden. Der Kauf einer Softwarelizenz, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich ist, gehört zu den Projektgemeinkosten, da diese Kosten nicht für das gesamte Unternehmen anfallen. Verwaltungs- und Marketingkosten sind Geschäftsgemeinkosten, weil sie doch anfallen.

Hier ist ein Artikel, der die Gemeinkosten im Detail erklärt: Wie berechnet man die Gemeinkosten pro Mitarbeiter?

Wie hoch ist der Kostenvoranschlag für die Fertigstellung?

Ein weiteres Konzept, das Sie bei der Schätzung von Projektkosten kennen sollten, ist Estimate to Complete (ETC).

Der Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung bezieht sich auf die verbleibenden Kosten, die Sie für die Fertigstellung eines Projekts zahlen müssen. Es handelt sich dabei nicht um das endgültige erwartete Gesamtbudget für das Projekt - dies wird als Schätzung zum Zeitpunkt der Fertigstellung (Estimate at Completion - EAC) bezeichnet. Der Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung bezieht sich auf die Kosten vom jetzigen Zeitpunkt bis zum Ende des Projekts; er enthält niemals die Projektausgaben vor diesem Zeitpunkt. 

Diese Kennzahl spielt eine entscheidende Rolle beim Vergleich Ihrer Pläne mit der Realität. Sie können damit die Verbrennungsrate des Projekts überprüfen und sofort handeln, wenn Sie feststellen, dass Sie bereits 70 % Ihres Projektbudgets verbrannt haben, obwohl Sie erst 40 % der geplanten Arbeit erledigt haben.

Hier erfahren Sie mehr über diese hilfreiche Kennzahl: Berechnung des Kostenvoranschlags bis zur Fertigstellung (ETC)

6 Techniken zur Kostenabschätzung

Im Folgenden werden einige der gängigsten Kostenschätzungsmethoden vorgestellt, die von PPMs in allen Sektoren verwendet werden. Die Bottom-up-Schätzung eignet sich gut für die IT-Branche, in der Teams Projekte in kleinere Teile und Aufgaben aufteilen, z. B. bei der Anwendung einer agilen Softwareentwicklungsmethode wie Scrum.

Hinweis: Damit eine dieser Techniken funktioniert, benötigen Sie aktuelle Daten über Ihre früheren Projekte und die Anforderungen des aktuellen Projekts. Der Einsatz einer Projektmanagement-Software wie Primetric, die all diese Daten zusammenführt, ist ein kluger Schachzug.

Bottom-up-Schätzung

Wenn ein umfassender Projektstrukturplan eine Option ist, können Sie diesen Ansatz problemlos anwenden. Es ist die genaueste Schätzungstechnik, die es gibt. 

Wie funktioniert das? Zunächst werden die Projektleistungen mithilfe eines Projektstrukturplans in Arbeitspakete aufgeteilt (jedes Arbeitspaket umfasst eine Reihe von Aufgaben). Das Projektteam berechnet die Kosten für die Fertigstellung jeder Aufgabe und addiert dann die Preise aller Aufgaben und Arbeitspakete des Projekts, um zu einer Kostenschätzung für das gesamte Projekt zu gelangen.

Bottom-up-Schätzungen werden mit der Zeit immer besser, weil erfahrene Projektteams die Kosten von Aufgaben und Arbeitspaketen immer besser abschätzen können.

Top-down-Schätzung

Wie das Expertenurteil stützt sich die analoge Schätzung - auch Top-Down-Kalkulation oder historische Kalkulation genannt - auf historische Projektdaten, um Schätzungen für neue Projekte zu erstellen.

Die analoge Kalkulation stützt sich auf ein eigens angelegtes Archiv mit historischen Projektdaten, die oft unternehmensspezifisch sind. Wenn ein Unternehmen wiederholt ähnliche Projekte durchführt, wird es einfacher, Parallelen zwischen den Ergebnissen und den damit verbundenen Kosten zu ziehen - und diese dann entsprechend dem Umfang und der Komplexität eines Projekts anzupassen.

Parametrische Schätzung

Der parametrische Ansatz zur Schätzung verwendet Einheitspreise für Projekte mit vergleichbaren Vorgängen. Der Schlüssel hierzu ist der hohe Grad an Wiederholung. 

Um diese Technik anzuwenden, gliedern Sie ein Projekt zunächst in Arbeitseinheiten. Berechnen Sie dann die Kosten pro Einheit, multiplizieren Sie die Anzahl der Einheiten mit den Kosten pro Einheit, und multiplizieren Sie schließlich die Gesamtkosten mit den Kosten pro Einheit, um eine Schätzung der Gesamtkosten zu erhalten. 

Solange Sie die Kosten pro Einheit richtig einschätzen, werden Ihre Schätzungen genau sein.

Drei-Punkt-Schätzung

Diese Technik stammt aus der Program Analysis and Review Technique (PERT), einem statistischen Ansatz für Projektkosten, bei dem optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Schätzungen für jede Aktivität erstellt werden. 

Bei der Drei-Punkte-Schätzung werden die voraussichtlichen Kosten aus optimistischen, pessimistischen und höchstwahrscheinlichen Ansätzen anhand verschiedener gewichteter Formeln wie dieser berechnet:

Erwarteter Wert = [Optimistische Schätzung + Pessimistische Schätzung + (4 x Wahrscheinlichste Schätzung)] ÷ 6

Empirische Schätzung

Empirische Ansätze nutzen Software-Tools, um auf frühere Projekterfahrungen zurückzugreifen. Sie sind effektiv für Projekte, die ähnlich sind und regelmäßig stattfinden - wie der Aufbau eines MVP.

Ein Projektleiter, der einen empirischen Kostenvoranschlag erstellen möchte, muss ein Formular mit den Merkmalen und Eigenschaften des Projekts ausfüllen, und das System berechnet die Kosten je nach Art des Projekts.

Delphi-Kostenabschätzung

Bei dieser Art von Schätzung handelt es sich ebenfalls um einen empirischen Schätzungsansatz, der auf einem Expertenkonsens beruht und bei der Lösung von Differenzen zwischen verschiedenen Schätzungen helfen kann. 

Und so funktioniert es:

Die Experten erstellen anonyme Kostenvoranschläge mit Begründungen und senden diese an einen Koordinator, der eine Zusammenfassung der Antworten zusammenstellt und verteilt. Anschließend erstellen die Experten einen neuen Satz anonymer Schätzungen. Dieser Vorgang wird mehrmals wiederholt. 

Nach jeder Runde kann der Koordinator die Experten über ihre Schätzungen diskutieren lassen. Die Idee ist, dass ihre Schätzungen im Laufe des Experiments konvergieren, was auf einen wachsenden Konsens hindeutet.

Herausforderungen bei der Kostenabschätzung

Niemand hat behauptet, dass es einfach sein würde. Hier sind die häufigsten Herausforderungen, auf die Sie sich auf Ihrem Weg zur Kostenschätzung vorbereiten sollten:

  • Mangelnde Erfahrung mit ähnlichen Projekten - der einfachste Weg, eine Aufgabe oder ein Arbeitspaket einzuschätzen, besteht darin, auf Ihre bisherige Erfahrung zurückzugreifen. Was aber, wenn Ihr Team noch nie eine Desktop- oder mobile Anwendung entwickelt hat?
  • Länge des Planungshorizonts - eine langfristige Planung ist schwierig, wenn Sie keine Softwaretools haben, die Sie während des gesamten Prozesses unterstützen. Aber die Entwicklung einer langfristigen Kalkulation Ihrer Projekt- und Geschäftskosten ist der Schlüssel, um Ihr Unternehmen über Wasser zu halten. Mit Primetric können Sie das tun, und zwar folgendermaßen.
  • Herausforderungen im Bereich der Humanressourcen - die Beschaffung, Anwerbung, Einstellung und Eingliederung von IT-Experten ist eine harte Nuss, die es zu knacken gilt. Es könnte auch mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie geplant haben.
  • Die Erwartung, dass die Mitarbeiter mit maximaler Produktivität arbeiten - eine 100-prozentige Auslastung Ihrer Experten mag für ein oder zwei Wochen funktionieren, aber nicht länger. Die Mitarbeiter brauchen Zeit, um zu Mittag zu essen, an Konferenzen und Meetings teilzunehmen und ihre Fähigkeiten zu verbessern. Dies würde sie geradewegs in den Burnout treiben.
  • Versäumnis, Risiken zu erkennen - jedes Projekt birgt seine eigenen Risiken, und es ist Ihre Aufgabe, Notfallpläne und Reserven für den Fall der Fälle vorzubereiten.
  • Nicht aktualisierte Kostenschätzungen nach Änderungen des Projektumfangs - Kostenschätzungen sind keine einmalige Angelegenheit, sondern ein Prozess. Sie brauchen aktuelle Daten für Ihre Schätzungen. Es dauert in der Regel ein paar Schätzungen, bis Sie erkennen, wo Sie dazu neigen, zu niedrig oder zu hoch zu veranschlagen. Aber nur, wenn Sie Ihre Daten regelmäßig aktualisieren.

Wie Projektmanagement-Software bei der Schätzung von Projektkosten hilft

Präzise Ressourcenzuweisung

Eine Softwarelösung wie Primetric speichert alle Stundensätze Ihrer Mitarbeiter. Wenn sich Ihr Kostenvoranschlag ändert, werden alle Ergebnisse wie die Projektmarge auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden und Ihrer Gemeinkosten aktualisiert.

Intelligente Ressourcenzuweisung bedeutet auch, die beste Ressource für die Aufgabe auszuwählen und nicht die erste, die einem in den Sinn kommt. Mit den Erkenntnissen von Primetric können Sie einen Mitarbeiter auswählen, der zur prognostizierten finanziellen Leistung des Projekts passt und gleichzeitig die erforderliche Gewinnspanne einhält. Bei Softwareentwicklungsunternehmen liegt diese in der Regel bei 30 %.

Überprüfung der Projektrentabilität

Mit Primetric können Sie Werte ändern und verschiedene Szenarien simulieren, um die Rentabilität Ihrer Projekte genauer vorherzusagen. Sie können verschiedene Mitarbeiterkombinationen ausprobieren, um einen erfolgreichen Mix zu finden, der Ihnen die gewünschte Gewinnspanne bringt und die individuellen beruflichen Entwicklungsziele Ihrer Experten berücksichtigt.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, im Voraus zu erkennen, wen Sie einstellen müssen. Dies ist besonders nützlich für IT-Firmen, die mit einem Mangel an Fachkräften konfrontiert sind - und zwar so gut wie alle!

Die Berechnung der Gemeinkosten ist einfacher

Wie ermitteln Sie den richtigen Stundensatz für ein langfristiges Projekt, bei dem sowohl die Gemeinkosten als auch die direkten Arbeitskosten von Monat zu Monat schwanken?

In diesem Fall hilft Automatisierung. Primetric verbindet die Punkte und berechnet automatisch Ihren Gemeinkostenzuschlagssatz, damit Sie in jeder Phase der Projektplanung und -vergabe die erforderliche Gewinnspanne erreichen.

Möglichkeit, die finanzielle Leistung eines Projekts über einen längeren Zeitraum zu sehen, zu prüfen, wie sich dies auf den Cashflow auswirkt, Abrechnung pro Projektsegment

Bessere Rechnungsstellung

Wenn Ihr Unternehmen klein ist, gehen Sie alle möglichen Kompromisse ein, um ein Projekt zu sichern. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, sind diese Modelle vielleicht nicht mehr die besten. 

Ein Tool wie Primetric hilft bei der Umstellung auf vorteilhaftere Abrechnungsmethoden, indem es Personenzuweisung, Finanzen und Zeiterfassung in einem System vereint. Dadurch haben Sie bei der Zuweisung von Mitarbeitern sofort Budgetprognosen zur Hand - und während die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen, wird das tatsächliche Budget in Echtzeit aufgefüllt.

Aus der Sicht eines Finanzmanagers oder Projektleiters ist dies eine Revolution im Vergleich zu der Art und Weise, wie sie diesen Prozess zuvor durchgeführt haben - angefangen vom Export der Daten aus dem Zeiterfassungstool bis hin zur Multiplikation der Arbeitsstunden mit den Stundensätzen, die sich in verschiedenen anderen Tabellenkalkulationen befinden, die von anderen PMs verwendet werden. Jetzt werden alle Daten automatisch vervollständigt, und der PM muss sie nur noch genehmigen oder auf Unstimmigkeiten überprüfen (dies wird durch erweiterte Berichte noch einfacher).

Testen Sie Primetric, um zu sehen, wie einfach die Schätzung Ihrer Projektkosten sein kann.

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Wenn Sie nicht mit der Schätzung von Projektkosten beginnen, werden Sie darin nie besser werden. Und wenn Sie es erst einmal besser können, werden Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringen, indem Sie sicherstellen, dass alle Ihre Projekte eine gesunde Gewinnspanne haben.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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