How to Improve Financial Performance in an IT Company?

Im Jahr 2021 traf ich mich mit Value Finance, um einen noch genaueren Blick auf die Finanzprozesse zu werfen, mit denen IT-Dienstleister täglich zu tun haben. Es stellte sich heraus, dass unsere Erfahrungen ähnlich waren und sich viele Fälle mehrfach wiederholten. Daher haben wir beschlossen, unsere Gedanken zu diesem Thema zu teilen, und wir haben die 5 häufigsten Probleme mit der finanziellen Leistung in der IT-Branche zusammengestellt. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Finanzen außer Kontrolle geraten sind, oder wenn Sie einfach nur nach Prozessen suchen, die Sie verbessern können - lesen Sie weiter!

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Finanzverwaltung

15/12/2022

Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit

Inhaltsübersicht

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Warum ist die Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit so ein Problem? 

Beginnen wir mit der Beantwortung einer Schlüsselfrage: Warum ist die Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit so wichtig (und so lästig)? 

"Das Bargeld ist das Blut im Blutkreislauf des Unternehmens. Ohne sie stirbt das Unternehmen einfach; deshalb wollen wir genau wissen, wo die Unternehmen dazu neigen, ihr Geld zu verlieren."
Jakub Domeracki, Mitbegründer von Value Finance

Jedes IT- oder Dienstleistungsunternehmen misst in gewissem Umfang seine finanzielle Leistung. Einige halten sich nur an die Basis, während andere alle Finanzindikatoren der Welt einbeziehen wollen. Doch auch wenn der Prozess so weit verbreitet ist, enthält er oft zahlreiche Fehler und Pannen. 

Natürlich können Sie sagen, dass Fehler passieren, und damit liegen Sie wahrscheinlich nicht weit von der Wahrheit entfernt. Bei der finanziellen Leistung können sich diese Fehler jedoch auf allen Ebenen Ihres Unternehmens auswirken. 

In diesem Artikel habe ich mich mit den Experten und Mitbegründern von Value Finance, Jakub Domeracki und Adam Zagała, zusammengetan, um Ihnen zu zeigen, wie genau die Finanzleistung Ihr Unternehmen beeinflussen kann - und wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen können. Dank dieser Einblicke erhalten Sie einen Einblick in die jahrelangen Erfahrungen mit Dutzenden anderer Softwareentwicklungsunternehmen (und vielleicht haben Sie die Chance, auch Ihres zu verbessern!).

Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit

Welche Auswirkungen kann eine fehlerhafte finanzielle Leistung auf mein Unternehmen haben? 

Zum Beispiel kann eine falsche finanzielle Leistung:

  • die Ergebnisse von Finanzberichten verzerren, so dass falsche Schlussfolgerungen gezogen und falsche Entscheidungen getroffen werden, 
  • Manager davon zu überzeugen, dass ihre Projekte rentabel sind oder hohe Gewinnspannen haben, selbst wenn die Operationen einfach nur Geld verlieren, 
  • die Investoren abschrecken, die dazu neigen, solche Fehler zu erkennen, bevor sie eine Entscheidung treffen, 
  • den Haushalt durch unbekannte Vorgänge zu belasten,
  • das Wachstum Ihres Unternehmens verlangsamen, weil es an Barmitteln mangelt und, was noch wichtiger ist, weil Sie nicht wissen, welche Projekte wirklich die treibende Kraft des gesamten Unternehmens sind. 

Klingt schlimm? Sollte es auch. 

Deshalb sollte die Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens so wichtig sein - kurz gesagt, sie kann Ihnen helfen, falsche Entscheidungen zu vermeiden oder zu unterstützen, die Ihr Unternehmen behindern.

Es mag zwar seltsam klingen, aber die Lösung der Probleme mit der finanziellen Leistungsfähigkeit muss keine Last sein.

Häufige Fehler bei der finanziellen Leistung von Managern

Glücklicherweise haben wir eine gute Nachricht für Sie: In vielen Fällen, vor allem im Dienstleistungssektor, kann die finanzielle Leistungsfähigkeit verbessert werden: 

Fehlerhafte Zeiterfassung 

Nach Ansicht von Value Finance-Experten nutzen Unternehmer die ihnen zur Verfügung stehenden Zeiterfassungsfunktionen häufig falsch, unabhängig davon, ob sie Jira Time Tracking oder ein anderes Tool verwenden. Das liegt daran, dass sie oft:  

  • Bezahlung für nicht näher bezeichnete Vorgänge oder zu wenig gemeldete Stunden, 
  • die Berichte oder historischen Daten nicht zu analysieren und keine Schlussfolgerungen daraus zu ziehen, 
  • erstellen keine Benchmarks für bestimmte Aktionen und Vorgänge, so dass sie nicht wissen, wie viel Zeit sie für deren Durchführung benötigen, 
  • nicht wissen, was bestimmte Spezialisten tun, 
  • es nicht schaffen, ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihre Stunden ordnungsgemäß zu erfassen. 
"Wir haben einmal einem Unternehmen geholfen, das einen neuen Mitarbeiter für die Marketingabteilung eingestellt hatte. Nach einer gründlichen Analyse der erfassten Zeit haben wir herausgefunden, dass diese Person 70 % ihrer Zeit mit Verkaufs- und Rekrutierungsarbeit verbracht hat. Währenddessen dachten die Führungskräfte immer noch, dass die Person für das Marketing arbeitet."
Adam Zagała, Mitbegründer von Value Finance

Welche Probleme können durch eine falsche Zeiterfassung verursacht werden? 

Diese Probleme wirken sich besonders negativ auf Zeit- und Materialprojekte aus, bei denen die Kunden für jede Arbeitsstunde bezahlen. Bei diesen Projekten können falsche oder fehlende Zeiterfassungsaufzeichnungen dazu führen, dass Rechnungen zu niedrig ausfallen und die Gewinnspanne sinkt. Mit anderen Worten: Durch die Beseitigung dieser Probleme kann Ihr Unternehmen mehr Geld verdienen und gleichzeitig die Bänke reduzieren. 

Nach Adams Erfahrung haben viele Kunden auch festgestellt, dass ihre Mitarbeiter den Großteil ihrer Zeit mit internen Projekten statt mit kommerziellen Projekten verbracht haben. Dies bedeutet in der Regel, dass einige Projekte nicht ordnungsgemäß kontrolliert werden - und auch ihre Finanzen können irreführend sein. 

Wie lassen sich die Probleme mit der Zeiterfassung lösen und die finanzielle Leistung verbessern? 

Wenn eines der oben genannten Probleme auf Ihr Unternehmen zutrifft, können Sie dies tun: 

  1. Überprüfen Sie die Zeiterfassungsprozesse. Werfen Sie einen Blick auf die Anweisungen zur Zeiterfassung und prüfen Sie, ob Ihr Team diese kennt. Damit die Zeiterfassung genau ist, müssen diese Richtlinien von jeder Person im Unternehmen befolgt werden. 
  2. Analysieren Sie die Anzahl der von bestimmten Mitarbeitern und Teams geleisteten Stunden. Prüfen Sie, ob sie mit der vertraglich vereinbarten Stundenzahl und den Gesamtaufgaben übereinstimmen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Sie ein Problem mit der Zeiterfassung haben, und die mögliche Ursache ermitteln.
Zeiterfassungsbericht in Primetric
Die Zeiterfassungsberichte in Primetric können Ihnen die genaue Differenz zwischen geplanter und erfasster Zeit für bestimmte Mitarbeiter anzeigen, was die Analyse erheblich erleichtert
  1. Bestimmen Sie eine Person, die für die Qualität der Zeiterfassung verantwortlich ist. Sie sollte für die Überprüfung der Stunden und den Vergleich mit Plänen, Kostenvoranschlägen und Verträgen zuständig sein. 
  2. Zeigen Sie, dass die Zeiterfassung wichtig ist. MancheFachkräfte schenken der Zeiterfassung keine Aufmerksamkeit, weil sie nicht erkennen, dass sie sich auf die Arbeit des Managements und des Unternehmens als Ganzes auswirkt. Erklären Sie, warum der Prozess notwendig und wichtig ist - ein einfaches Gespräch wirkt oft Wunder! 
  3. Umstellung auf einen Stundensatz bei widerstrebenden Mitarbeitern. Wir werden nicht lügen - manche Mitarbeiter weigern sich einfach, ihre Stunden zu erfassen, selbst bei den einfachsten Verfahren. Auch wenn dies ungewöhnlich ist, sollten diese Personen nicht ignoriert werden. Stattdessen sollten sie nur für die Stunden bezahlt werden, die sie in das System eingegeben haben. 
  4. Verfolgen Sie die nicht fakturierbare Zeit. Um zu verstehen, wie die tatsächliche Auslastung Ihrer Mitarbeiter aussieht, müssen Sie sowohl kommerzielle (fakturierbare) Projekte als auch interne (nicht fakturierbare) Vorgänge wie Besprechungen, Verwaltung und mehr erfassen.

Diese Regeln gelten nicht nur für Softwareunternehmen - auch dienstleistungsorientierte Unternehmen wie Marketingagenturen und Beratungsunternehmen können die Beratung erfolgreich nutzen.

Ineffizientes Zeitmanagement und Anrechenbarkeit

Ineffizientes Zeitmanagement in einem Dienstleistungs- oder IT-Unternehmen bezieht sich in der Regel auf die große Zahl nicht fakturierbarer Stunden oder Dutzende von Stunden, die für interne Arbeiten aufgewendet werden. Sie sind die Ursache für eine niedrige Verrechenbarkeit - ein Anteil der Projektstunden an der Gesamtkapazität des gesamten Unternehmens. 

Im Allgemeinen betrachten wir das Zeitmanagement als ineffizient, wenn weniger als 50 % aller verfügbaren Stunden im Unternehmen für kommerzielle Projekte aufgewendet werden. Die Quote der Anrechenbarkeit variiert jedoch innerhalb des Unternehmens. So sollte nach den Berechnungen von Value Finance eine gute Anrechenbarkeit des gesamten Unternehmens zwischen 70 und 80 % liegen. Die Anrechenbarkeit für das Entwicklungsteam sollte dagegen bei etwa 90 % liegen. 

"Der Rekord für die niedrigste Rentabilität, die ich je erlebt habe, lag bei 45 %. Der Eigentümer des Unternehmens kam zu uns und sagte, er habe ein hervorragendes Team, gute Marktpreise und Dutzende von Projekten, und trotzdem mache er Verluste. Es stellte sich heraus, dass die Verrechenbarkeit von Anfang an sein Problem war."
Adam Zagała, Mitbegründer von Value Finance

Was sind die Folgen einer geringen Anrechenbarkeit? 

Die unkorrekte Anrechenbarkeit hat zwei Hauptfolgen: 

  • die Löhne im Unternehmen sind im Vergleich zur Arbeitsbelastung zu hoch, 
  • die Beschäftigten könnten für den gleichen Lohn mehr abrechenbare Arbeit leisten. 

Aber wie funktioniert das im wirklichen Leben? 

"Stellen Sie sich ein Produktionsteam vor, das über ein Budget von 500 Tausend Euro pro Monat verfügt. Wenn die Anrechenbarkeit dieses Teams bei 80 % liegt, bedeutet dies, dass 400 Tausend Euro für das Projekt und 100 Tausend Euro für andere Unternehmungen verwendet werden. Stellen Sie sich nun vor, dass die Verrechenbarkeit auf 70 % sinkt. Dann steigen die projektfremden Kosten auf 150 Tausend Euro. Ein Rückgang der Anrechenbarkeit um 1 % entspricht also einem Verlust von 5 Tausend Euro pro Monat und 60 Tausend Euro pro Jahr. So kann man durch ineffizientes Zeitmanagement Geld verlieren.
Adam Zagała, Mitbegründer von Value Finance

Was können wir tun, um Probleme mit der Anrechenbarkeit zu beheben? 

Wenn man etwas nicht misst, kann man es nicht kontrollieren. In diesem Fall ist es richtig, mit der Messung der Verrechenbarkeit zu beginnen und die finanzielle Leistung zu überwachen, zu der sie beiträgt. Dann haben Sie eine genauere Vorstellung davon, woher das Problem überhaupt kommt. 

Finanzbericht in Primetric
Der Finanzbericht in Primetric zeigt alle Projekt- und sonstigen Kosten, die in den endgültigen Ausgaben enthalten sind.

Danach können Sie je nach den Ergebnissen Ihrer Untersuchungen einige wichtige Entscheidungen treffen, die sowohl die Anrechenbarkeit als auch die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessern können. Zu diesen Dingen gehören: 

  • Begrenzung des Umfangs der internen Vorgänge auf ein absolutes Minimum, 
  • Akquisition zusätzlicher Projekte für Spezialisten, die noch freie Kapazitäten haben, 
  • Einschränkung der Unterstützung für bestehende Produkte. 

Irrtümer bei Tarifen und Angeboten 

Die Erfahrung von Value Finance zeigt, dass Fehler bei Tarifen und Angeboten oft durch einige kritische Faktoren verursacht werden, die einen Schatten auf das gesamte Budget werfen. Zu diesen Faktoren gehören: 

  • falsche Eingabedaten in Berechnungen. Wenn die Teile des Projektbudgets auf falschen Annahmen beruhen, werden sie später zu immer gravierenderen Fehlern führen. Wenn zum Beispiel die Werte für die Verrechenbarkeit falsch sind, wird auch das gesamte Budget falsch sein. 
  • falsche Kostenvoranschläge bei Angeboten für Festpreisprojekte. In diesem Fall enthalten die Angebote oft zu wenige Stunden, was zu niedrigen oder gar nicht vorhandenen Gewinnspannen führt. Die Berechnung eines Kostenvoranschlags bis zur Fertigstellung und die Verbesserung der internen Prozesse können dieses Problem lösen.
  • ungenaue Berechnungen für unternehmensweite Kosten (Lasten/Gemeinkosten). Sie sollten zu den Kosten für die Arbeit in den verschiedenen Teams hinzugerechnet werden; andernfalls können die Kosten in der Masse untergehen und zu falschen Tarifen und Angeboten führen. Verwenden Sie einen Kostenverteilungsschlüssel, um solche Situationen zu vermeiden. 

Was sind die Folgen von falschen Angeboten? 

Falsche Angebote und Tarife sind in der Regel die schwerwiegendsten Fehler, die ein Unternehmen machen kann. Dafür gibt es 2 Hauptgründe:

  • Unternehmen können Projekte in Angriff nehmen, die nur geringe Gewinnspannen aufweisen oder sogar gänzlich unrentabel sind. Dies ist das schlimmste Szenario für jedes Unternehmen, da solche Angebote dazu führen, dass das Unternehmen aktiv Geld verliert, anstatt es zu verdienen. 
  • der Umsatz kann steigen, während der Gewinn sinkt. Jedes Projekt erfordert zusätzliche Spezialisten, Werkzeuge und Ressourcen. Wenn nur ein Bruchteil der Projekte einen angemessenen Gewinn abwirft, kann es sein, dass die Manager in einigen Monaten Dutzende von Projekten in ihrem Portfolio haben - und keinen Pfennig für ihr Unternehmen übrig. 

In beiden Fällen steigt der Bedarf des Unternehmens an liquiden Mitteln rapide an, während die Gewinne gleich bleiben oder sogar sinken. Wenn sich Ihr Unternehmen in einer solchen Situation befindet, müssen Sie sofort handeln - hier erfahren Sie, wie das geht. 

Wie lassen sich die Probleme mit falschen Angeboten beheben? 

Beginnen Sie zunächst mit einer genaueren Betrachtung der Kosten. Ermitteln Sie die Projektkosten und trennen Sie sie von den allgemeinen Kosten und den Gemeinkosten, die durch Verwaltung, Marketing und Personal entstehen. 

Zusammenfassung des Finanzberichts in Primetric
Teil einer Zusammenfassung des Finanzberichts von Primetric, der sowohl die Gehälter als auch die Gemeinkosten ausweist

Anhand dieser Berechnungen können Sie die tatsächlichen Kosten aller Vorgänge in Ihrem Unternehmen ermitteln - und die Einnahmen, die das Unternehmen erwirtschaften sollte, um diese Kosten zu decken und einen Gewinn zu erzielen, über den Sie sich freuen können. 

"Manager haben oft etwas berechnet und glauben daran. Sie merken erst, dass sie im Unrecht sind, wenn sie geprüft werden. Dann stellt sich heraus, dass sie ihre Entscheidungen auf der Grundlage falscher Informationen getroffen haben."

Jakub Domeracki, Mitbegründer von Value Finance

"Bei Primetric schlagen wir vielen unserer Kunden vor, ihren Finanzstatus in geplante, verfolgte, aber nicht abgerechnete und abgerechnete Kosten aufzuteilen. So lässt sich leicht erkennen, was geplant war, wie die Ausführung verläuft und wie viel davon wir bereits in Rechnung gestellt haben. Ein solch klares Bild macht es einfacher, die Situation von Projekten oder des gesamten Portfolios schnell zu verstehen.

Arek Terpiłowski, Mitbegründer von Primetric

Projektfortschrittsbericht in Primetric
Projektfortschrittsbericht in Primetric zeigt geplante und abgerechnete Kosten in einem einzigen Reiter

Dann stellen Sie Ihrem Verkaufsteam einen maßgeschneiderten Rechner für die Erstellung von Angeboten zur Verfügung. Wenn Sie bereits einen solchen Rechner in Ihrem Unternehmen haben, achten Sie darauf, dass die Qualität der Berechnungen stimmt; andernfalls verschlechtern Sie möglicherweise nur Ihre finanzielle Leistung. Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass im gesamten Unternehmen dieselben Tarife verwendet werden; alle Ihre Teams müssen sich auf dieselbe Seite stellen. 

Keine Kontrolle über allgemeine Kosten 

Mangelnde Kontrolle über die allgemeinen Kosten im Unternehmen bedeutet, dass es keine Kontrolle über die Ausgaben außerhalb des Entwicklungsteams gibt. Dies ist ein häufiges Problem für Support-Abteilungen wie Marketing, HR, Employer Branding und andere. Aber auch ganze Unternehmen haben häufig mit diesem Problem zu kämpfen.

Hierfür gibt es mehrere Gründe:

  • die Kosten werden nach ihrer Entstehung analysiert und können nicht geändert oder angepasst werden, 
  • die Kosten sind nicht nach Kategorien geordnet und ihre Herkunft ist unbekannt, 
  • fehlende Belege für die Ausgaben, insbesondere für die mit den Karten des Unternehmens getätigten Zahlungen, 
  • steigende Steuern aufgrund von fehlerhaften Rechnungen, 
  • unnötige Tools und Abonnements.

Wie wirkt sich die fehlende Kontrolle der allgemeinen Kosten auf die finanzielle Leistungsfähigkeit aus? 

Das Hauptproblem, das durch die mangelnde Kontrolle der allgemeinen Kosten verursacht wird, lässt sich mit wenigen Worten beschreiben: Das Geld wird ineffektiv für unnötige Ausgaben ausgegeben, während es in anderen Bereichen mehr Nutzen bringen könnte. Das Ergebnis ist, dass die Mittel die Rentabilität nicht verbessern, sondern sie eher nach unten ziehen. 

In anderen Fällen geben die Unternehmen zu viel Geld aus und treffen Entscheidungen, die sie sich nicht leisten können. Dies kann dazu führen, dass solche Unternehmen Projekte annehmen oder Investitionen tätigen, die sie langfristig am Wachstum hindern - oder sogar zum Zusammenbruch des Unternehmens beitragen. Das Gleiche gilt für Betriebsmittelkredite, die zwar verlockend sein mögen, aber auch zusätzliche Kosten verursachen können, die dem Unternehmen in den kommenden Monaten schaden können. 

Was können wir tun, um zu verhindern, dass dieses Szenario eintritt? 

Beginnen wir mit den Grundlagen: Jede Abteilung des Unternehmens sollte über ein Budget und eine Finanzplanung verfügen, die ihren Bedürfnissen entspricht. Darin sollten nur die notwendigen Ausgaben enthalten sein. Außerdem sollten sie regelmäßig mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen werden, um sicherzustellen, dass jeder Cent für die richtigen Investitionen ausgegeben wird. 

Darüber hinaus sollten die Finanzen auch in die Zuständigkeit der Leiter der einzelnen Teams und Abteilungen fallen. Ein solcher Ansatz wird Ihrem Unternehmen helfen, die Ausgaben in kleinerem Rahmen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass sie auch wirklich so sind, wie sie geplant wurden. 

Fehlende Budgetierung für Teams 

Keine Begrenzung der Ausgaben klingt nicht gut - und natürlich sollte das in keinem Softwareunternehmen passieren. Leider passiert es aber doch. 

Der Hauptgrund dafür ist der Mangel an finanzieller Bildung in den Teams. In Dienstleistungsunternehmen sind die Menschen für die Entstehung von Ausgaben verantwortlich, da es keine Materialien, keine Lager und keine Maschinen gibt. Ihr mangelndes Verständnis, wie die Dinge funktionieren, kann ein weiterer Grund für verschwindendes Bargeld sein. 

"Ich habe einmal ein perfektes Beispiel für ein solches Verhalten erlebt. Ein Entwickler kam zu den Führungskräften und bat sie, einen Hackathon zu organisieren. Er brauchte 2 Junioren, 2 Mittlere und 2 Senioren, und 30 Personen sollten an der Veranstaltung teilnehmen. Er behauptete auch, dass die Veranstaltung geeignet sei, das Unternehmen zu fördern. Auf die Frage nach den Kosten eines solchen Unterfangens antwortete der Entwickler, dass er nur Geld für einige Beiträge in den sozialen Medien benötige; er war der Meinung, dass der Einsatz des internen Teams für diesen Zweck keine Kosten für das Unternehmen verursachen würde."

Adam Zagała, Mitbegründer von Value Finance.

Solche irrationalen Entscheidungen, die unnötige Ausgaben mit sich bringen, können für das Unternehmen nicht rentabel sein - und sie sind es oft auch nicht. 

Wie können wir die Budgetierung in den Teams verbessern? 

Wie in dem Beispiel aus dem vorigen Abschnitt vorgeschlagen, ist Bildung der Schlüssel - und sie sollte bei den Teams und ihren Managern selbst beginnen. Eine Reihe von Workshops oder Kursen, die ihnen die Feinheiten der Unternehmensfinanzen näher bringen, kann ihr Bewusstsein für solche Angelegenheiten schärfen und dem Unternehmen helfen, seine Finanzen im Großen wie im Kleinen zu kontrollieren. 

Mit fortschreitender Ausbildung sollten die Führungskräfte auch für finanzielle Angelegenheiten zuständig sein. Da sie immer nah am Team und seinen Projekten sind, sind sie die besten Leute für diese Aufgabe - das Unternehmen muss ihnen nur helfen, ihre finanziellen Fähigkeiten zu verbessern.

Verbessern Sie Ihre finanzielle Leistung mit Value Finance und Primetric 

Wenn Sie immer noch nicht wissen, wie Sie die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessern können, haben wir noch ein paar Tipps für Sie. 

Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Instrumente wirklich für die Messung der finanziellen Leistungsfähigkeit geeignet sind. Sollten Sie Zweifel haben, schauen Sie sich unsere Finanzmanagement-Software an oder testen Sie Primetric einfach gleich. 

Zweitens: Wenn Sie noch Fragen haben, besuchen Sie die Website von Value Finance und sehen Sie sich das Angebot an - ich bin sicher, dass Sie dort finden, was Sie suchen! 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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