Wie Sie als IT-Dienstleistungsunternehmen Ihr Projektbudget effektiv verwalten können

Ein Budget zu haben und es effektiv zu verfolgen, bringt viele Probleme ans Licht, die Ihr Unternehmen plagen. Wenn Sie beispielsweise Ihr Budget ständig überschreiten, haben Sie es wahrscheinlich mit einem ernsteren Problem zu tun, wie z. B. ungenaue Stundensätze für Kunden.

Das Gute an der Rückverfolgung ist, dass sie Ihnen genau zeigt, wo etwas schief gelaufen ist und wie man es beheben kann, damit es nicht wieder passiert.

Lesen Sie diesen Artikel, um Antworten auf all Ihre drängenden Fragen zur intelligenten Budgetierung zu erhalten und zu erfahren, wie Sie Ihr Budget mit Hilfe einiger ziemlich intelligenter Tools verfolgen können.

Warum brauchen Sie überhaupt ein Projektbudget?

TL;DR: Wenn Sie bei der Budgetierung Ihres Projekts versagen, könnte es scheitern(28 % der gescheiterten Projekte sind auf ungenaue Kostenschätzungen zurückzuführen) oder es könnte Ihnen nicht die Gewinnspanne einbringen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen über Wasser zu halten.

Lassen Sie mich dies näher erläutern.

Wir verwenden das Budget, um zu verstehen, ob ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht. Aber es geht nicht nur um den Projektabschluss und die Fähigkeit Ihres Teams, das Budget einzuhalten.

Es gibt noch viele andere Gründe, warum Budgets so wichtig sind.

Zunächst einmal hilft Ihnen die Budgetverfolgung bei der Kontrolle der Projektkosten. Sie können die tatsächlichen Kosten des Projekts mit Ihren Schätzungen vergleichen und sehen, wie viel davon bereits verbrannt wurde. 

Wenn Ihr Projekt zu 50 % abgeschlossen ist, Sie aber bereits 80 % des veranschlagten Budgets dafür verbrannt haben, wissen Sie, dass etwas schief gelaufen ist, und ergreifen sofort Maßnahmen.

Nachdem wir dies nun hinter uns gebracht haben, ist es an der Zeit, sich auf einige praktische Dinge der Projektbudgetierung zu konzentrieren.

Was ist ein Projektbudget?

Ein Projektbudget ist nichts anderes als die voraussichtlichen Gesamtkosten, die Sie tragen müssen, um ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums abzuschließen.

Die Idee ist, die Kosten eines Projekts pro Phase zu schätzen und anhand dieser Daten einen Kundentarif festzulegen, der Ihnen die gewünschte Gewinnspanne bringt.

Ein typisches Projektbudget umfasst:

• Arbeitskosten (Stundensätze Ihrer Entwickler und anderer Spezialisten), 
• Materialkosten (von Softwarelizenzen bis hin zu Computermonitoren),
• Betriebskosten (Kosten, die durch Ihre Verwaltungsabteilung, den Vertrieb, das Marketing usw. entstehen). 
  

Beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um ein statisches Dokument handelt - es ändert sich im Laufe des Projekts durch Überarbeitungen und Aktualisierungen. 

Was ist Budgetmanagement im Projektmanagement?

Bei der Verwaltung des Projektbudgets geht es im Wesentlichen darum, den Bedarf abzuschätzen, Grenzen festzulegen und die Ausgaben während der gesamten Projektdauer zu verwalten.

Die meiste Zeit werden Sie sich mit den folgenden Verwaltungsaufgaben befassen

• Festlegung des Budgets - Vorhersage Ihres Bedarfs, Ermittlung der benötigten Ressourcen(Ressourcenplanung) und Festlegung des Budgets.
• Nachverfolgung und Budgetverwaltung während des Projektverlaufs - und Verwaltung von Zeitplänen, um die Arbeitskosten zu bewältigen.
• Aktualisierung des Budgets - das ist es, was Sie tun, wenn Sie feststellen, dass die Realität anders aussieht als Ihre Pläne.

Beginnen wir mit der Theorie: 5 gängige Budgetierungsmethoden

Ein Projektmanager kann zwischen mehreren Methoden zur Festlegung und Verfolgung von Budgets wählen. Welchen Ansatz Sie wählen, hängt von der Art des jeweiligen Projekts, der Verfügbarkeit von historischen Daten und anderen Faktoren ab.

1. Bottom-up-Schätzung

Dies ist eine gängige Schätzungsmethode in der Technologiebranche.

Und das aus gutem Grund - es erhöht die Genauigkeit und hilft dabei, Fehler zu vermeiden, die auf ein Versehen oder einen nicht ausreichend detaillierten Überblick über das Projekt zurückzuführen sind.

Bei der Bottom-up-Schätzung werden die einzelnen Teile des Projektplans geschätzt und dann addiert, um die endgültige Schätzung zu erstellen.

Was sind diese einzelnen Projektteile? Das können Aufgaben, Meilensteine oder Projektphasen sein - je nachdem, wie Sie den Projektaufwand im Allgemeinen einschätzen.

Gibt es bei diesem Ansatz auch Nachteile? Es kann sehr viel Zeit kosten, bis ins kleinste Detail Ihres Projekts vorzudringen. Außerdem können sich die Projektanforderungen selbst an diesem Punkt noch ändern. Deshalb werden solche Schätzungen in der Regel über mehrere Iterationen und Verfeinerungen während der Projektlaufzeit durchgeführt.

Je besser Sie den Umfang Ihres Projekts verstehen, desto genauer wird Ihre Schätzung ausfallen. Das bedeutet, dass Sie im weiteren Verlauf des Projekts mit weniger Unsicherheiten zu kämpfen haben.

2. Top-down-Schätzung

Hier machen wir eine 180-Grad-Drehung und beginnen von vorne. Bei dieser Methode ermitteln Sie zunächst die Gesamtzahl der Stunden, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, und teilen diese Zahl dann in Aufgaben oder Meilensteine auf.

Alles beginnt mit dem Gesamtprojektbudget. Es kann also sehr sinnvoll sein, wenn Sie mit einem Festpreis-Abrechnungsmodell arbeiten, bei dem die verfügbaren Ressourcen in Stein gemeißelt sind. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Projekt innerhalb der vorgegebenen Grenzen realisiert werden kann (und eine anständige Gewinnspanne erzielt).

Gibt es Nachteile? Zu Beginn des Projekts sind die Schätzungen noch sehr vage, weil es schwierig sein kann, den Arbeitsumfang zu verstehen und einen Projektplan aufzustellen.

Ganz zu schweigen von den potenziellen Problemen, die dieser Ansatz zwischen Ihren Vertriebs- und Projektteams verursachen kann.

Wie kann man dieses Spiel gewinnen? Sie müssen wissen, wie sich die einzelnen Aufgaben im Projektumfang auf den ursprünglichen Festpreis auswirken. Die manuelle Berechnung ist schwierig, weil Sie sich dabei potenziell kostspieligen Fehlern aussetzen. 

3. Analoge Schätzung

Sie sind wahrscheinlich kein völliger Neuling im Projektmanagement. Sie haben schon früher Projektbudgets verwaltet und wissen, was funktioniert hat und was nicht.

Sie können Ihre Erkenntnisse und Daten nutzen, um neue Budgets mit Hilfe eines analogen Schätzungsansatzes zu erstellen. Kombinieren Sie Daten und bewährte Verfahren aus Ihren früheren Projekten, um eine Schätzung darüber zu erstellen, wie viel das aktuelle Projekt den Kunden kosten könnte. 

Sie tun dies wahrscheinlich oft genug, wenn Sie erste Schätzungen erstellen, die Sie an Ihr Vertriebsteam weitergeben, oder?

Analoge Schätzungen können zeitaufwändig sein, müssen es aber nicht, wenn Sie eine gute Projektportfolio-Management-Software haben. In Primetric können Sie ein Projekt duplizieren, um ein weiteres Projekt mit ähnlichen Aufgaben zu erstellen und es dann besser an die Anforderungen des aktuellen Projekts anzupassen. Und dann können Sie damit eine genauere Schätzung erstellen.

Denken Sie jedoch daran, dass jedes Projekt einzigartig ist und dass Sie zwar Gemeinsamkeiten finden können, Ihre endgültige Entscheidung aber nicht nur auf diesen basieren sollte. 

4. Parametrische Schätzung

Bei diesem Ansatz verwenden Sie Daten und Projektvariablen, um das Gesamtbudget zu schätzen. Diese Methode ist genauer als analoge Schätzungen, da sie sich auf die Kostenvariablen oder Datenpunkte aus bestimmten Teilen Ihrer Projekte stützt.

Bei der parametrischen Schätzung wird mehr als ein Datensatz verwendet und dann die statistische Beziehung zwischen historischen Daten und Ihren Variablen genutzt.

Das einzige Problem ist, dass diese Datenpunkte für Sie eine Herausforderung darstellen könnten. 

5. Drei-Punkt-Schätzung

Es ist ganz einfach: Berücksichtigen Sie die Schätzungen für den besten, den schlechtesten und den wahrscheinlichsten Fall, um ein durchschnittliches Budget zu erstellen.

Dies ist eine der pragmatischsten Techniken zur Budgetschätzung, da man einen gewichteten Durchschnitt aus dem besten, dem schlechtesten und dem wahrscheinlichsten Fall bildet. 

Es regt Sie auch dazu an, das Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, so dass Sie zu einer realistischeren Kostenschätzung kommen und Budgetüberschreitungen vermeiden.

Beachten Sie, dass dies manchmal länger dauern kann als andere Schätzungsmethoden, aber die Mühe lohnt sich.

Wie man ein Projektbudget für ein IT-Dienstleistungsunternehmen erstellt und verfolgt

1. Legen Sie Ihr Budget fest

Beginnen Sie damit, Ihr Projekt in Aufgaben und Meilensteine aufzuteilen. Sie brauchen eine Aufgabenliste, um zu wissen, was Ihr Team leisten muss, um das Projekt zum Abschluss zu bringen. Natürlich ist dieses Wissen auch für die Verwaltung der Projektkosten von entscheidender Bedeutung.

Sobald Ihre Aufgabenliste fertig ist, schätzen Sie jeden Punkt darauf. Ermitteln Sie alle Arbeits- und Materialkosten, die Sie für die Ausführung benötigen, und erstellen Sie einen Kostenvoranschlag.

Addieren Sie alle Schätzungen, um das Gesamtbudget zu berechnen. Fügen Sie unbedingt einige unvorhergesehene Kosten, Steuern und Gemeinkosten hinzu, um einen genauen Überblick über Ihre Finanzen zu erhalten. Wenn Sie Ihre Kosten kennen, können Sie den richtigen Preis für Ihre Kunden festlegen und sicherstellen, dass Ihr Projekt rentabel ist.

Mehr darüber erfahren Sie hier: Wie werden Gemeinkosten in den Preis der abrechenbaren Stunden einbezogen?

Faktoren, die in der Planungsphase zu berücksichtigen sind:

• Kundenerfahrung - Sie müssen wissen, ob Ihr Kunde bereits ein ähnliches Projekt durchgeführt oder die Dienste eines Unternehmens wie dem Ihren in Anspruch genommen hat. Wenn ja, weiß er, wie eine solche Zusammenarbeit aussieht und was er davon erwarten kann. Bei der Planung für einen Kunden, der keine Ahnung hat, was er von der Zusammenarbeit mit Ihnen erwarten kann, müssen Sie diesen Mangel an Erfahrung berücksichtigen und sich auf Aspekte wie Kommunikation konzentrieren.
• Teamerfahrung - Als Nächstes sollten Sie auch die Erfahrung unseres Teams berücksichtigen. Ein Projektteam besteht in der Regel aus Mitarbeitern mit unterschiedlichen Erfahrungsstufen - von Junioren über mittlere bis hin zu Senioren. Wenn Ihr Team aus mittleren und älteren Entwicklern besteht, müssen Sie andere Annahmen über die Anzahl der Stunden treffen, die Sie für die Bereitstellung einer Funktion benötigen, als wenn Sie es mit einem Team zu tun haben, das hauptsächlich aus Junioren besteht.
• Einzigartigkeit des Projekts: Betrachten Sie das Projekt, um das es geht. Unterscheidet es sich von anderen Projekten, die Sie durchgeführt haben? Meistens ähneln sich Projekte auf einer bestimmten Detailebene, so dass Sie bei Ihren Schätzungen historische Daten über frühere Projekte zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Bewährte Praktiken für diese Phase:

• Entwurfsgemeinkosten in Ihr Konto aufnehmen 
• Zählen Sie die Gemeinkosten des Unternehmens hinzu - die Rentabilität auf Projektebene ist wichtig, aber sie ist nicht das ganze Bild. Das Projekt trägt zur Gewinnspanne Ihres gesamten Unternehmens bei.
• Entwickeln Sie durchschnittliche Ertragssätze als Referenzwerte auf der Grundlage von Rollen und Erfahrungen, um Ihre PMs bei der Projektverwaltung zu unterstützen. Alternativ können Sie ihnen die Gewinnspanne des Projekts aufzeigen und hinzufügen, dass ein Unterschreiten einer bestimmten Gewinnspanne keine Option ist.)
• Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Wie man einen Projektplanungsprozess für ein Softwareunternehmen aufbaut

2. Wissen, was schief gehen kann

Warum werden bei Projekten die Budgets überschritten? Es gibt viele Gründe, die zu berücksichtigen sind: 

• Der Haushaltsvoranschlag war unrealistisch 
• Das vorliegende Projekt ist komplex und Sie haben bei der Budgetierung einige Aufgaben übersehen
• Das Projekt dauert länger als erwartet und die Arbeitskosten summieren sich 
• Menschliche Fehler machen Aufgaben zeitaufwändiger und führen zu unnötigen Ausgaben
• Der Kunde ändert ständig seine Anforderungen
  

Während Sie auf einige Dinge keinen Einfluss haben, können Sie andere vorbereiten und unter Kontrolle halten, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt innerhalb des Budgets bleibt.

Eines der klügsten Dinge, die Sie tun können, ist, sich eine Projektmanagementlösung zuzulegen, mit der Sie sehen können, wie sich das Budget Ihres Projekts langfristig verhalten wird. Auf diese Weise erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Projektkosten und können bei Bedarf Maßnahmen ergreifen, anstatt nur zu hoffen, dass alles nach Plan läuft.

Diese Art der Langzeitbetrachtung können Sie in Primetric erhalten:

3. Verfolgen Sie Ihr Budget in Echtzeit 

Selbst relativ einfache Projekte sind schwer zu verfolgen, wenn Sie nur Kalenderereignisse und Aufgabenlisten haben. 

Mit einer speziellen Lösung können Sie den Fortschritt und die Kosten Ihres Projekts in Echtzeit verfolgen. Gantt-Diagramme sind hier sehr nützlich, weil sie Ihnen sofort zeigen, wie die verschiedenen Teile Ihres Projekts zusammenpassen.

Ein weiterer Vorteil des Einsatzes einer speziellen Projektmanagement-Software besteht darin, dass Sie damit einen praktischen Projektzeitplan erhalten, in dem Sie einzelne Aufgaben erstellen können. 

Und wenn alles fertig ist, können Sie die Zeit pro Aufgabe verfolgen. Primetric enthält integrierte Funktionen zur Zeiterfassung, die es Managern ermöglichen, die Projektbudgets unter Kontrolle zu halten.

Die rechtzeitige Erfassung dieser Daten ist von entscheidender Bedeutung, denn sie zeigt, ob Ihre Arbeitskosten außer Kontrolle geraten und Ihr Budget gefährdet ist, so dass Sie eingreifen und das Problem lösen können, bevor es sich zu einem massiven Problem auswächst. 

Außerdem können Sie diese Daten später nutzen, um genauere Schätzungen für Ihr nächstes Projekt zu erstellen.

Bewährte Praktiken für diese Phase:

• Eine einzige Quelle der Wahrheit - was hier bei der Verfolgung eines Ortes hilft, an dem alle Daten synchronisiert und ständig aktualisiert werden. Im Idealfall basieren die Daten auf der erfassten Arbeitszeit (sowohl für abrechenbare als auch für nicht abrechenbare Projekte).
• Solides Genehmigungsverfahren - wenn Sie möchten, dass die Umverteilung von Mitarbeitern zwischen Projekten reibungslos verläuft, müssen Sie Ihren PMs ein Verfahren an die Hand geben, das sie befolgen können. Keine Verwirrung und keine doppelten Buchungen mehr!
• Budgetbezogene Statusbesprechungen - schließlich lohnt es sich, das Tempo der Kommunikation über Projektbudgets zu erhöhen. Ein monatliches Stand-up-Meeting mit diesem Ziel wird Ihnen bei der Kontrolle des Projektbudgets helfen.
  

4. Aktualisieren Sie Ihr Budget 

Sobald eine Projektphase abgeschlossen ist, aktualisieren Sie Ihr Budgetdokument, damit es die tatsächlichen Ausgaben widerspiegelt. 

Wenn Sie feststellen, dass Sie unter dem Budget liegen, können Sie einen Teil davon auf spätere Phasen übertragen. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr ausgegeben haben als erwartet, überlegen Sie, wie Sie das Problem lösen wollen. 

Ist es an der Zeit, Ihrem Kunden mitzuteilen, dass seine neue glänzende App mehr kosten wird, als Sie erwartet haben? Oder können Sie in den nächsten Phasen Kürzungen vornehmen, um Ihr Budget einzuhalten?

Behalten Sie Ihre Änderungen genau im Auge, denn sie werden Ihnen in Zukunft als wertvolle Datenpunkte dienen, wenn Sie einen weiteren Haushaltsvoranschlag erstellen müssen.

Bereiten Sie sich auf ein paar Herausforderungen vor

Die Verfolgung der Kosten und die Erstellung von Berichten kann sehr schwierig sein, wenn Sie nur Tabellenkalkulationen haben.

Dennoch müssen Sie wissen, wie sich Ihr Budget entwickelt und was wann im Projekt passiert.

In der Regel befassen sich Projektmanager mit den folgenden Themen:

• Sie verfügen nicht über Instrumente, um Projektdaten mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen - Projektdaten werden getrennt von anderen Projekten und außerhalb des Kontextes des Projektportfolios verfolgt.
• Sie müssen Tabellenkalkulationen von Hand ausfüllen, was dazu führt, dass sie mehrere Tabellenkalkulationen mit Kostendaten haben und nur schwer verstehen können, wie sich diese Kosten in der Realität niederschlagen.
• Sie verbringen viel Zeit damit, die Kostendaten zahlreicher Personen zu verfolgen und stundenlang Finanzdokumente und Tabellen zu aktualisieren.
  

Viele IT-Unternehmen verfügen in der Regel über einige Projektmanagement-Tools, verwalten ihre Finanzen aber nach wie vor in Tabellenkalkulationen.

Vielleicht sind Sie bei Tabellenkalkulationen hängen geblieben, weil Sie Ihr Projektbudget zunächst dort erstellt haben.

Aber das können Sie nicht beibehalten. Sie müssen so viel Zeit damit verbringen, die Spalten zu aktualisieren und vor jeder Sitzung manuell Kopien zu erstellen. Die Analyse all dieser Daten wird nahezu unmöglich sein.

Die richtige Lösung zur Verfolgung des Projektbudgets kann all diese Herausforderungen lösen und Ihnen Einblicke in die Projektkosten geben, die Sie für den Betrieb eines rentablen IT-Dienstleistungsunternehmens benötigen.

Und lösen Sie sie mit der richtigen Projektmanagementsoftware

Mithilfe von Software wie Primetric können Sie sehen, wie sich Ihr Budget langfristig verhält, Ihre Pläne mit der Realität abgleichen, um die Rentabilität zu kontrollieren, und Budgets planen bzw. Personal zuweisen, die mit Ihren Finanzdaten übereinstimmen.

Das kann für Ihr Unternehmen einen großen Unterschied machen. Denken Sie an die Geschichte des Softwareentwicklungsunternehmens FingoWeb. Seine Projektmanager fanden die Kontrolle des Projektbudgets schwierig, während das Projekt noch lief. Durch die Implementierung von Primetric kann das Unternehmen die Rentabilität aller Projekte verfolgen und potenzielle Probleme erkennen, bevor sie zu einer echten Bedrohung werden.

Sie können auch die Budgetverfolgung vereinfachen.

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