How to Sell Fixed Price Projects and not to Lose Money?

Warum sind Festpreisprojekte ein finanzielles Risiko?

Bei fast jedem Projekt kann es zu Budgetüberschreitungen kommen. Festpreisprojekte sind jedoch besonders anfällig für solche Probleme. Um sie zu lösen, müssen wir zunächst verstehen, warum dies geschieht. 

Der Umfang kriecht

Festpreisprojekte arbeiten mit einem begrenzten Budget. Wie jedes andere Projekt sind sie jedoch anfällig für ein "Scope Crawl" - eine plötzliche Änderung der zu erbringenden Leistungen, die oft die Ursache für alle Verzögerungen und Probleme bei der Budgetierung ist. Bei Festpreisprojekten ist dieser Prozess besonders schädlich, da er häufig dazu führt, dass das Vorhaben unrentabel wird. 

Veränderungen der Kosten im Laufe der Zeit 

Bei langfristigen Festpreisprojekten ändert sich der Preis nicht, aber die Kosten ändern sich im Laufe der Zeit. Dinge wie zum Beispiel: 

• Veränderungen bei den Löhnen und Gehältern, 
• Inflation, 
• Änderungen der Wechselkurse, 
• Umfang kriechen, 

haben einen enormen Einfluss auf die Kosten des Projekts - und sie sind oft unvermeidlich, da sie eine Folge der aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen in der Region sind. Daher können sie selbst die rentabelsten Projekte schnell zum Scheitern bringen. 

Unerwartete Ausgaben 

Projektumfang und wirtschaftliche Faktoren sind nicht die einzigen Dinge, die sich bei einem Festpreisprojekt ändern können. Manchmal erfordert die Durchführung eines solchen Vorhabens zusätzliche, unerwartete Ausgaben, die in der Finanzprognose nicht vorgesehen waren, die aber dennoch getätigt werden müssen. Dinge wie zusätzliche Ausrüstung, Software oder einfach nur ein bisschen Hilfe von einem anderen Spezialisten können enorme Kosten verursachen und zum Scheitern des Projekts beitragen. 

Wie kann man die Kosten eines Festpreisprojekts genau abschätzen? 

Wie Sie aus den obigen Beispielen ersehen können, sind Festpreisprojekte vor allem durch die Änderungen gefährdet, für die sie besonders anfällig sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese Änderungen nicht bei der Planung des Projekts berücksichtigt werden können. Hier ist, wie man das macht. 

Schätzen Sie vorläufig die Kosten des Projekts. 

Bevor Sie sich entscheiden, ein Projekt anzunehmen, sollten Sie sich vergewissern, dass die Kosten für die Arbeiten Ihre Erwartungen nicht übersteigen. Erstellen Sie also einen Projektplan, um zu sehen, wie viel Arbeit Sie benötigen, und fügen Sie einige zusätzliche Informationen hinzu, um sich einen Überblick über die Finanzen des Projekts zu verschaffen. 

Dazu gehören: 

• Löhne und Stundensätze der Mitarbeiter, die den Projekten zugewiesen werden (keine Schätzungen oder Durchschnittswerte - erstellen Sie einfach einen Entwurf für die Zuweisung und berechnen Sie die Kosten, um Fehler zu vermeiden!), sowie die typischen Veränderungen dieser Löhne im Laufe der Zeit, 
• historische Daten über die Kosten ähnlicher Projekte in der Vergangenheit, 
• Projektgemeinkosten, sowohl typische als auch projektspezifische,
• ein Teil der organisatorischen Gemeinkosten - wir haben in unserem Artikel über die Kostenzuweisung ausführlich über sie gesprochen. 

Fügen Sie am Ende etwas Geld für die gewünschte Gewinnspanne hinzu. Das wird die Grundlage für Ihre weiteren Berechnungen sein. 

Berücksichtigen Sie bei Ihren Schätzungen auch Veränderungen im Laufe der Zeit

Wie wir bereits erwähnt haben, werden sich die Kosten Ihres Festpreisprojekts im Laufe der Zeit wahrscheinlich ändern. Aber auch das können Sie berücksichtigen, indem Sie den Nettogegenwartswert berechnen. 

Was ist der Nettogegenwartswert? 

Der Nettogegenwartswert ist ein Indikator, mit dessen Hilfe Sie feststellen können, ob Ihre Investition (oder in diesem Fall ein Festpreisprojekt) im Laufe der Zeit rentabel sein wird. Er summiert alle Ausgaben und Einnahmen, um den Managern mitzuteilen, ob nach Abschluss des Projekts noch etwas Geld übrig bleiben wird. 

Formel für den Nettogegenwartswert

Sie können den Wert Ihres Projekts im Laufe der Zeit anhand der folgenden Formel berechnen:

In dieser Formel: 

• Der Cashflow ist die Summe der Ausgaben und Einnahmen für eine Investition oder ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
• n ist die Anzahl der Zeiträume. 
• r ist der Abzinsungssatz.

Wie ist der Kapitalwert zu interpretieren? 

Der Nettogegenwartswert hat drei mögliche Ergebnisse:

• Positiver Kapitalwert - Ihr Projekt ist rentabel. Herzlichen Glückwunsch!  
• Negativer Kapitalwert: - Ihr Projekt macht Verluste und Sie müssen das unbedingt ändern. 
• NPV Null: Ein NPV von Null bedeutet, dass das Projekt oder die Investition weder rentabel noch kostspielig ist. Vielleicht können Sie etwas tun, um die Rentabilität zu erhöhen? 

Welche Arten von Festpreisprojekten sind wahrscheinlich rentabel? 

Natürlich sind nicht alle Festpreisprojekte finanziell zum Scheitern verurteilt. Es gibt einige solcher Vorhaben, die zu enormen Gewinnen führen - und Sie können sie zum Vorteil Ihres Unternehmens nutzen. 

Schnelle Abhilfe

Es gibt Projekte, die nur einen kurzen Zeitraum intensiver Arbeit erfordern und bei denen sich der Umfang kaum ändern kann. Solche Projekte sind weithin als " quick fixes" bekannt und eignen sich in der Regel perfekt für ein Festpreisprojekt.

Das ist so, weil sie es getan haben: 

• ein sehr begrenzter Arbeitsumfang, der sich wahrscheinlich nicht ändern wird, 
• Sie sind resistent gegen Inflation und finanzielle Anpassungen im Laufe der Zeit, da sie in der Regel eine Laufzeit von bis zu 3 Monaten haben, 
• Sie betreffen in der Regel einfache Probleme, die mit einem fertigen Produkt oder einer einfachen Implementierung gelöst werden können. 

Daher sind die Kosten und Gewinne bei schnellen Lösungen sehr gut vorhersehbar. 

Projekte mit grauen Haaren 

Grauhaarige Projekte sind all die Projekte, die Ihr Unternehmen sehr gut kennt, weil es sie immer und immer wieder gemacht hat. Sie sind die sichersten Projekte, die man zu einem Festpreis verkaufen kann, da sie: 

• kann sowohl in Bezug auf das Budget als auch auf die Zeit sehr genau geschätzt werden, 
• erfordern keine Einstellung zusätzlicher Fachkräfte - Sie haben wahrscheinlich bereits sehr erfahrene Mitarbeiter, die an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, 
• werden wahrscheinlich vor der geplanten Zeit abgeschlossen, was zu zusätzlichen Gewinnen führt, 
• Sie können beschleunigt werden, indem der Code verwendet wird, der zuvor in ähnlichen Lösungen verwendet wurde. 

Mit anderen Worten: Projekte mit grauen Haaren haben eine große Chance, erfolgreich zu sein und Gewinne zu erzielen. 

Was kann ich noch tun, damit meine Projekte rentabel bleiben? 

Natürlich ist es manchmal unvermeidlich, das Budget zu überschreiten. Dennoch können Sie den unangenehmen Folgen solcher Situationen vorbeugen oder sie sogar gänzlich verhindern. 

Erstens können Sie die Zahl der Festpreisprojekte auf ein Minimum beschränken. Diese Art der Finanzierung sollte nur für Grauhaarprojekte und schnelle Lösungen gewählt werden; andere Arten von Projekten sind hier sehr unwahrscheinlich, vor allem, wenn Sie noch nie an ähnlichen Vorhaben gearbeitet haben. 

Zweitens können Sie in einem Vertrag mit einem Kunden den Umfang der Arbeit genau beschreiben und gleichzeitig darauf hinweisen, dass jede Änderung des Projekts zusätzliche Kosten verursacht. Das zieht vielleicht keine neuen Kunden an, aber es verhindert definitiv, dass Sie Geld verlieren. 

Zu guter Letzt können Sie Ihre Kunden einfach davon überzeugen, auf Zeit- und Materialprojekte umzusteigen (oder sich dafür zu entscheiden) . Diese sind sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden eine optimale Lösung, da sie eine flexible Verwaltung des Arbeitsumfangs ermöglichen, ohne dass beiden Parteien unerwartete Kosten drohen.

Was soll ich tun, wenn mein Festpreisprojekt bereits unrentabel ist? 

Wenn Sie bereits mit der Arbeit an einem Projekt begonnen haben, das sich später als unrentabel erweist, können Sie leider wenig tun. Natürlich können Sie das: 

• versuchen, die Kosten der Arbeit zu begrenzen, indem sie teurere Arbeitnehmer durch billigere ersetzen, 
• den Code aus früheren Projekten verwenden, um die Arbeit zu beschleunigen oder zu vereinfachen, 
• die Gemeinkosten des Projekts auf ein Minimum zu beschränken. 

Allerdings reichen diese Methoden oft nicht aus, um die Rentabilität des Projekts zu verbessern. In diesem Fall kann eine Neuverhandlung des Vertrags der beste Weg sein, um Geldverluste zu vermeiden, auch wenn dies einige organisatorische Probleme mit sich bringt. 

Wie kann ich die Finanzen in meinen Projekten noch besser verwalten? 

Natürlich mit unserer Hilfe! 

Für alle, die ihr Wissen über Finanzen in der Wirtschaft erweitern möchten, haben wir einen umfangreichen Leitfaden erstellt. Besuchen Sie dazu einfach unseren Blog oder gehen Sie direkt zu unseren Artikeln, um darüber zu lesen: 

• Verbesserung der Rentabilität eines IT-Unternehmens, 
• Sparen Sie etwas Geld auf der Mitarbeiterbank, 
• Kostenzuweisung, 
• Messung der finanziellen Leistungsfähigkeit, 
• fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden. 

Wenn Sie bereits auf der Suche nach einem System sind, mit dem Sie die Rentabilität eines Festpreisprojekts (auch langfristig!) berechnen können, testen Sie unsere Finanzfunktionen in Primetric oder buchen Sie eine Demo mit unseren Beratern - sie werden Ihnen alles zeigen, was Sie wissen müssen!