Product Champion vs. ein neues Tool: Wie kann man in der Implementierungsphase nicht scheitern?

Die Einführung eines neuen Tools ist dann ein Erfolg, wenn alle Beteiligten kooperieren und zusammenarbeiten können. Dies kann nicht nur durch die Vertreter des Anbieters gewährleistet werden, sondern auch durch einen Product Champion auf der Seite des Kunden. Doch wer ist eigentlich ein Product Champion und wer könnte - und sollte - einer werden?

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Projektleitung

18/6/2022

Produkt-Champion

Inhaltsübersicht

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Wer ist der Produkt-Champion?

Nach der einfachsten Definition ist ein Product Champion eine Person aus dem Unternehmen, die sich für eine bestimmte Lösung interessiert und für die Auswahl und erfolgreiche Implementierung eines Tools verantwortlich ist. 

Im Allgemeinen fungiert er als Vertreter eines Unternehmens und ist für die gesamte Kommunikation, die Entscheidungen und die Prozesse im Zusammenhang mit dem Produkt zuständig. Per Definition sollte er die wesentlichen Anforderungen definieren, mit den interessierten Parteien in Kontakt bleiben und den Wandel durch Entscheidungen und Prozessanpassungen vorantreiben. 

Aber was bedeutet das wirklich? 

Was sind die Aufgaben eines Product Champion? 

Kurz gesagt, ein Produkt-Champion ist an allen Aktivitäten beteiligt, die zur Auswahl und Einführung eines neuen Tools führen. In den meisten Fällen sind sie in einen reibungslosen Prozess eingebunden, der alle Aktivitäten umfasst: von der anfänglichen Analyse bis hin zur Einführung eines neuen Tools. 

Zuständigkeiten des Produktchampions

Wer sollte Product Champion für Ihr Unternehmen werden? 

Der Projektchampion fungiert als Bindeglied zwischen Unternehmen und Anbieter und ist somit für den Erfolg eines neuen Tools verantwortlich. Daher darf sein Handeln nicht dem Zufall überlassen werden - er muss über bestimmte Eigenschaften verfügen, die ihm zum Erfolg verhelfen. Dazu gehören: 

Eine angesehene Position im Unternehmen. Ein Product Champion kann kein Praktikant oder neu eingestellter Spezialist sein. Vorzugsweise sollte es sich um einen Manager oder eine Führungskraft auf C-Level handeln, der/die über umfangreiche Erfahrungen in der Branche verfügt. Er sollte auch wissen, wie man mit anderen Managern und Interessenten kommuniziert, um deren Bedürfnisse erfolgreich zu ermitteln. Mit anderen Worten: Er sollte wissen, wie er jedes einzelne Problem, das er auf seinem Weg entdeckt, lösen kann oder an wen er sich wenden muss. 

Zugang zu den Daten im Unternehmen. Die Einführung eines neuen Instruments erfordert einen umfangreichen Datenfluss. Nicht jeder im Unternehmen hat jedoch Zugang zu diesen Daten und die Möglichkeit, sie mit Dritten zu teilen. Ein Product Champion sollte jederzeit über diese Möglichkeit verfügen! 

Verstehen der Prozesse. Das Unternehmen hat Dutzende von Prozessen - und der Product Champion sollte sie alle kennen. Denn er ist dafür verantwortlich, die wichtigsten Probleme und Chancen zu identifizieren, die sich in dem neuen Tool widerspiegeln sollten. 

Identifizierung der an dem Tool interessierten Parteien innerhalb der Organisation, d.h. Management, Vorstand und Mitarbeiter, und Ermittlung ihrer Bedürfnisse. Die Kenntnis ihrer Sichtweise ermöglicht es ihm, zu überprüfen, ob die Prozesse in Primetric korrekt wiedergegeben werden können. 

Der Wille, den Wandel voranzutreiben. Manche Menschen halten an den alten Methoden fest, weil sie sie einfach vertraut finden, nicht weil sie die dahinter stehenden Prozesse verstehen. Wer den Ursprung der Daten versteht, ist offen für Verbesserungen und neue Möglichkeiten, die ein neues Instrument bietet, und profitiert von neuen, besseren Indikatoren. 

Soft Skills. Da ein Product Champion sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation zuständig ist, muss er auf die Anwendungsfälle eingehen und gleichzeitig die Sichtweise des Anbieters verstehen. Er muss außerdem flexibel und überzeugend sein, um die Bedürfnisse beider an der Implementierung beteiligten Seiten zu erfüllen. Darüber hinaus sind fließende Englischkenntnisse ein Muss, wenn es um die internationale Implementierung geht. 

Position des Projektchampions - wer sollte einer werden? 

Im Allgemeinen sollte ein Projekt-Champion entweder ein Manager oder - noch besser - eine Führungskraft der C-Ebene sein. Im Allgemeinen kann ein Project Champion sein: 

  • einen Zustellungsbeamten, 
  • einen CEO, 
  • einen COO, 
  • Interner ProjektmanagerAngenommen, das betreffende Unternehmen kämpft mit den Finanzen, möchte die Rentabilität verbessern und die Kosten und Löhne kontrollieren. In diesem Fall
  • CFO,
  • eine andere hochrangige Führungskraft.

Doch die Liste ist noch lang - wie soll man dann eine Auswahl treffen? 

Es hängt vom Unternehmen und seinen primären Anwendungsfällen ab, die definiert werden müssen, bevor ein Product Champion ausgewählt wird. 

Wenn das betreffende Unternehmen beispielsweise Probleme mit den Finanzen hat und die Rentabilität verbessern und die Rechnungen und Löhne kontrollieren möchte, sollte es jemanden mit Erfahrung im Finanzbereich als Product Champion auswählen - zum Beispiel einen CFO. 

Wenn sich das Unternehmen auf Zuweisungen, wachsende Abteilungen und die Erhöhung der Anzahl von Experten mit verschiedenen Spezialisierungen konzentriert, sollte sein COO als Kandidat für die Rolle des Product Champion in Betracht gezogen werden. Wenn das Unternehmen jedoch sein Projekt mit dem neuen Tool effektiv verwalten will, sollte es einen internen Projektmanager für diese Rolle benennen. 

In einigen Fällen - in der Regel in großen Unternehmen - gibt es Personen, die als professionelle Programm-Manager beschäftigt sind. Ihre Aufgabe ist es, neue Produkte und entscheidende organisatorische Änderungen einzuführen und die Prozesse zu verbessern. Wenn es in Ihrem Unternehmen eine solche Person gibt, sollte sie natürlich ein Product Champion werden. 

Was braucht man, um ein Product Champion zu werden? 

Ein Produkt-Champion zu sein, ist nicht nur eine Frage von Fähigkeiten und Eigenschaften - es geht vor allem um Wissen und Ressourcen. Hier gibt es keinen Platz für fehlende Informationen - ein Produkt-Champion muss über alle der folgenden Dinge verfügen:

Fähigkeiten als Produktmeister
  • Zeit, die für die Auswahl des Instruments aufgewendet werden muss. Führungskräfte und Manager sind in der Regel mit einer Vielzahl von Aufgaben ausgelastet. Ein Product Champion sollte jedoch Zeit haben, als solcher zu agieren. Eine Person, die mit ihren aktuellen Aufgaben überfordert ist, wird keine detaillierte Analyse durchführen, die entscheidenden Prozesse nicht verstehen und folglich kein auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Tool auswählen. 
  • Kenntnis der internen Struktur und Prozesse (Planung, Finanzen usw.). Ein Product Champion sollte verstehen, wie sein Unternehmen funktioniert. Wenn er das nicht tut, wird er nicht in der Lage sein, diese Prozesse in dem Werkzeug, das er auswählen wird, widerzuspiegeln, was die Arbeit für alle Mitarbeiter des Unternehmens erschwert. 
  • die Fähigkeit, die Nutzer des Systems und die erforderlichen Zugriffsebenen zu identifizieren. Ein Tool kann für Entwickler, Tester, Manager, die Personalabteilung, Führungskräfte, das Marketing und Dutzende anderer Interessengruppen hilfreich sein. Ein Product Champion sollte festlegen, wer wirklich von der Software profitieren kann und welche Funktionen dies beinhaltet.

Wichtige Schritte für eine erfolgreiche Bewertung und Umsetzung

Stufe 1. Festlegung der wichtigsten Ziele für ein künftiges Instrument. 

Blindes Auswählen ist keine Option für die Auswahl eines Tools für Ihr Unternehmen. Bevor ein Product Champion seine Wahl trifft, sollte er zunächst eine Sondierungsanalyse der Funktionen durchführen, die sein Unternehmen in seinem künftigen Tool wirklich benötigt. 

Das sollte er auch tun: 

  • die Prozesse im Unternehmen zu analysieren, 
  • die entscheidenden Probleme und Engpässe in den Prozessen zu ermitteln, 
  • Befragung aller Parteien, die an einer künftigen Nutzung des Instruments interessiert sind, 
  • Durchsuchen Sie die verfügbaren Daten, um weitere Probleme zu entdecken, die möglicherweise übersehen wurden. 

Diese Aktionen haben nur ein Ziel - eine Liste von Anwendungsfällen zu erstellen, die der Anbieter bei der Implementierung verwenden kann. 

Ein Anwendungsfall ist eine spezifische Situation, in der ein Produkt oder eine Dienstleistung potenziell verwendet werden könnte. Mit anderen Worten: Eine Liste von Anwendungsfällen enthält alle Probleme, Prozesse, Szenarien und Momente, in denen ein neues Tool nützlich sein wird. Sie sollte die Perspektive aller Beteiligten einbeziehen - nur dann kann sie dem Anbieter helfen, die Engpässe in entscheidenden Prozessen zu beseitigen. 

Wichtig ist, dass die Liste der Anwendungsfälle nicht nur die wichtigsten Szenarien enthalten muss. Vielmehr ist es ratsam, die Liste in mehrere Kategorien mit unterschiedlicher Bedeutung aufzuteilen. So können Sie beispielsweise einige Funktionen als "Must-have", "Nice-to-have" oder einfach als verzichtbar kennzeichnen.

Anhand der Liste der Anwendungsfälle können Sie problemlos Prioritäten für die Implementierung setzen und das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Tool auswählen. 

Wir analysieren diesen Teil des Prozesses ausführlich in unserem Artikel über die Auswahl eines Projektplanungswerkzeugs - lesen Sie dort unsere Ratschläge! 

Stufe 2. Erprobung einer begrenzten Anzahl von potenziell nützlichen Lösungen. 

Es gibt Dutzende von Werkzeugen auf dem Markt, aber nur eine Handvoll davon kann für ein ausgewähltes Unternehmen nützlich sein. 

Auf der Grundlage der in Phase 1 durchgeführten Analyse sollte ein Product Champion in der Lage sein, eine Liste von Lösungen zu erstellen, die den Anforderungen seines Unternehmens entsprechen. Er sollte sich jedoch nicht auf den theoretischen Ansatz beschränken; in diesem Teil des Prozesses sollte er die Tools ausprobieren oder, noch besser, eine Demo buchen, um das volle Potenzial zu sehen, das von ihren Entwicklern präsentiert wird. 

Dank eines solchen proaktiven Ansatzes wird ein Product Champion in der Lage sein, die Lösung auszuwählen, die am besten zu seinem Unternehmen passt, und diejenigen auszuschließen, die irgendwie unzureichend sind. 

Wenn jedoch mehr als nur einige wenige Personen im Unternehmen an der Entscheidungsfindung beteiligt sind, ist ein Product Champion auch dafür verantwortlich, deren Meinungen zu sammeln und in eine einzige Entscheidung umzuwandeln. Das ist vielleicht die größte Herausforderung in seinem Job - das Treffen mit dem Anbieter ist in einem solchen Fall erst der Anfang! 

Stufe 3. Erörterung der Einzelheiten mit dem Anbieter. 

Wenn Ihr Product Champion und alle anderen interessierten Parteien ihre Entscheidung für das richtige Tool bereits getroffen haben, ist es an der Zeit, in Aktion zu treten und die Implementierung mit dem Anbieter vorzubereiten. 

An diesem Punkt sollte der Product Champion dem Anbieter keine Informationen vorenthalten. Er sollte die Bedürfnisse seines Unternehmens klar kommunizieren, alle auftretenden Probleme erklären und auf alle Punkte hinweisen, die er für wichtig oder notwendig hält. 

Im Allgemeinen sollte der Produkt-Champion den Entwicklern des Tools zur Verfügung stehen: 

  1. Anforderungen der verschiedenen Zielgruppen.
  2. Liste der Anwendungsfälle - sie können später für Testszenarien verwendet werden. 
  3. Vorstellung der wichtigsten Manager und Interessenvertreter. 
  4. Schlüsseldaten, die als Grundlage für Anwendungsfälle dienen. 
  5. Jedes relevante Feedback. 

Dies sollte jedoch kein einseitiges Gespräch sein. Ein Product Champion sollte offen dafür sein, die Prozesse im Unternehmen an das Tool anzupassen und alle Änderungen vorzunehmen, die während der Einführung erforderlich sein könnten. Er sollte auch die gesamte Kommunikation zwischen den Parteien übernehmen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Themen der anderen Seite effektiv vermittelt werden. 

Stufe 4. Umsetzung. 

Die Implementierungsphase kann sich je nach Art des Tools und des Arbeitsumfangs unterscheiden. Die Unterschiede erfordern jedoch immer noch eine umfassende Unterstützung durch den Product Champion. 

Zu diesem Zeitpunkt sollte ein Product Champion: 

  • regelmäßige Treffen mit dem Anbieter, um den Fortschritt der Arbeiten zu überwachen, 
  • die erforderlichen Daten mit dem Anbieter zu teilen und den Import in das neue System zu überwachen, 
  • Sammeln Sie die Anwendungsfälle, Fragen und Probleme, die in dem Tool behandelt werden sollten, 
  • Analyse anderer Bedürfnisse der Organisation, die in das neue Tool aufgenommen werden sollten (z. B. Rollen, Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten usw.).

Was sind die Folgen der Wahl des falschen Produkt-Champions? 

Jetzt wissen Sie bereits, wer ein Product Champion sein sollte. Was aber, wenn er die oben genannten Anforderungen nicht erfüllt oder ein Unternehmen ihn einfach nicht aus seinen Reihen auswählen will?

Nun, in diesem Fall kann ein solches Unternehmen unangenehme Folgen haben - sowohl finanziell als auch organisatorisch. Dazu gehören: 

  1. Abgebrochene oder verzögerte Implementierung. Der Product Champion muss die treibende Kraft hinter der Implementierung des Tools sein; ohne seinen Willen und sein Engagement kann keine der Prozessphasen abgeschlossen werden. Die Zuständigkeiten werden nicht einer Person zugewiesen, und infolgedessen werden sie nicht angegangen, so dass sich das Projekt verzögert oder abgebrochen wird. 
  2. Begrenzte Kommunikation. Die Implementierung erfordert einen wechselseitigen Informationsfluss zwischen Kunde und Anbieter. Andernfalls wird das Tool nicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst, und auftretende Probleme werden nicht angegangen. 
  3. Fehlende Anwendungsfälle im Tool. Eine Software wird als Reaktion auf bestimmte Probleme und Situationen ausgewählt. Ohne Product Champion können diese nicht identifiziert und daher im Tool nicht korrekt wiedergegeben werden. Folglich wird das Tool den Erwartungen der Benutzer nicht gerecht. 
  4. Falsche Prozesse. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Wege, die in ein neues Instrument einbezogen werden müssen. Ihre Identifizierung und Beschreibung liegt in der Verantwortung eines Product Champion. Sein Fehlen kann zu einem Chaos von zahlreichen Untersuchungen in verschiedenen Teams und Abteilungen und somit zu ungenauen Schlussfolgerungen und unvollständigen Prozessen im Tool führen. 
  5. Nicht berücksichtigte Bedürfnisse einer oder mehrerer interessierter Parteien. Ein einziges Tool kann von verschiedenen Teams, Abteilungen und Spezialisten genutzt werden - und der Product Champion muss sie alle finden und ihre Bedürfnisse ermitteln. Andernfalls kann es sein, dass das Tool einfach nicht in vollem Umfang genutzt wird und Zeit und Ressourcen verschwendet werden. 

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Die Rolle des Projektchampions ist nicht einfach - aber sie kann durch die Wahl des richtigen Anbieters erleichtert werden. 

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Und das ist erst der Anfang unserer Reise. Dank der Qualität unseres Tools haben sich über 95 % unserer Kunden dazu entschlossen, uns über viele Jahre hinweg treu zu bleiben. In unseren Fallstudien können Sie herausfinden, warum. 

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Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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