Professional Services Automation - was ist PSA und wie kann man es nutzen?

Ein Großteil der Dienstleistungen wird heute in einem digitalen Umfeld erbracht. Zahlreiche Fachleute sind dort jedoch nicht auf sich allein gestellt - sie verfügen über zahlreiche Werkzeuge, die sie zur Verbesserung ihrer Arbeit einsetzen können. Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen ist da, um zu helfen; aber was bedeutet das wirklich?

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Business Intelligence

15/7/2022

Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen ist eine Grundlage für moderne Unternehmen

Inhaltsübersicht

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Was versteht man unter Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA)? Definition

Professional Services Automation (PSA) ist eine Art von Software, die einem Dienstleistungsunternehmen eine Vielzahl von Funktionen für Schlüsselprozesse bietet. PSA-Software ist in der Lage, eine wesentliche Geschäftsautomatisierung für professionelle Dienstleistungsunternehmen wie Anwaltskanzleien und Buchhaltungspartnerschaften einzuführen. 

Das Hauptziel der PSA-Tools besteht darin, den Informationsfluss im Unternehmen zu gewährleisten und gleichzeitig die Prozesse zu automatisieren und zu verbessern. Mit anderen Worten: Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen hilft Unternehmen bei der Verwaltung all ihrer Abläufe. 

PSA eignet sich zwar für jede Art von Unternehmen, ist aber besonders beliebt bei IT-Unternehmen, Vermarktern, Anwälten und anderen Anbietern spezialisierter Dienstleistungen. Das liegt daran, dass ihre Grundsätze auf alle Organisationen anwendbar sind, die Dutzende von Projekten auf einmal abwickeln und Spezialisten und deren Wissen effizient verwalten müssen.

Professionelle Service-Automatisierung im Kalender von Primetric
Oben: Verbesserte Ressourcenplanung, ein Teil der PSA von Primetric

PSA: unverzichtbare Merkmale 

Im Allgemeinen umfassen die PSA-Merkmale Folgendes: 

Die Merkmale können je nach dem für die Arbeit gewählten Werkzeug variieren. 

Wie Sie aus der obigen Liste ersehen können, zielt die Automatisierung professioneller Dienstleistungen darauf ab, Unternehmen eine breite Palette von Lösungen zur Verbesserung und Anpassung ihrer Prozesse in einem digitalen Umfeld anzubieten. 

Für einige Marktteilnehmer kann die Bedeutung der PSA jedoch etwas größer sein. 

IT-Unternehmen sowie alle anderen Unternehmen, die von der Zeit und den Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter profitieren, sind beispielsweise geneigt, die Automatisierung professioneller Dienstleistungen zu nutzen, da sie es ihnen ermöglicht, ihre Prozesse besser zu verwalten und ihre finanzielle Leistung zu verbessern. Mit anderen Worten, wir können sagen, dass PSA ein ERP für Dienstleistungsunternehmen ist, die alle Elemente eines solchen Geschäfts miteinander verbinden wollen. 

Was können Sie mit der Automatisierung professioneller Dienstleistungen erreichen? 

Im Allgemeinen bietet eine gute professionelle Service-Automatisierung den Nutzern eine Vielzahl von Funktionen, die die internen Prozesse im Unternehmen verbessern können. In den meisten Fällen können die Optionen Ihnen dabei helfen: 

  • Verwaltung bestehender und potenzieller Kunden und ihrer Informationen, 
  • Kombination verschiedener Instrumente zu einer einzigen Informationsquelle für alle Manager, 
  • termingerechte Fertigstellung des Projekts dank eines besseren Ressourcenmanagements und einer umfassenden Überwachung, 
  • Verwaltung der Projektfinanzen, sowohl im Allgemeinen als auch im Detail, 
  • Zusammenstellung oder Auswahl des richtigen Teams für die jeweilige Aufgabe,
  • ein besseres Verständnis der Unternehmensprozesse zu erlangen und diese zu verbessern, 
  • Austausch von Informationen innerhalb der Organisation, ohne sich an die einzelnen Mitglieder zu wenden,
  • Vorhersage der Rentabilität eines neuen Projekts, um die Betriebskosten genau abzuschätzen und kostspielige Missgeschicke zu vermeiden, 
  • Die Finanzabteilung, der Vertrieb, die Projektmanager, die Fachleute und die Vorstandsmitglieder erhalten eine einzige Informationsquelle, ohne dass sie gezwungen sind, an weiteren Sitzungen teilzunehmen, 
  • Reduzierung des Zeitaufwands für Verwaltungsaufgaben um bis zu 80 % - einer unserer Kunden, Capco, hat genau das erreicht.
  • Fehler bei der Datenübertragung und fehlerhafte Rechnungen werden eliminiert. Dies hat Netgen bewiesen, ein Unternehmen, das mit dem neuen Primetric PSA nun 0 ungenaue Rechnungen pro Monat ausstellt
  • Verbesserung der Skalierbarkeit durch Abbildung und Organisation von Schlüsselprozessen im Unternehmen, was ein effizienteres Management ermöglicht. Im Fall von Altudo wuchs das Unternehmen durch den Einsatz des PSA-Systems von Primetric von 200 auf 500 Mitarbeiter
  • Verringerung der für die Angebotserstellung benötigten Zeit bei einer Genauigkeit der Schätzungen von über 90 %. 

PSA vs. IT-Industrie: Warum ist die Verbindung so wichtig? 

In der IT-Branche ist die Automatisierung professioneller Dienstleistungen besonders wichtig. Natürlich sind die Unternehmen in diesem Bereich eines der am stärksten projektbasierten Unternehmen der Welt, weshalb sie sich natürlich zur Automatisierung von professionellen Dienstleistungen hingezogen fühlen. Die IT-Branche muss sich jedoch auch anderen Herausforderungen stellen, denen sie sich täglich stellen muss. Dazu gehören:

  • zahlreiche Projekte auf einmal zu verwalten
  • verflochtene Zuweisungen mit einigen Teilzeitbeschäftigten und in einigen Fällen mit internen Projekten, 
  • verschiedene Arten von Budgets (Festpreis, Zeit und Material, Wartungsgebühren usw.), 
  • verschiedene Arten von Verträgen für Arbeitnehmer, 
  • fortgeschrittene Buchhaltung mit Schätzungen und Prognosen, 
  • umfassende Berichterstattung. 

Darüber hinaus müssen wir auch die Löhne in der Branche in Betracht ziehen. Denn IT-Spezialisten werden außerordentlich gut entlohnt und verursachen dadurch enorme Kosten. Ein gutes Zeitmanagement ist daher ein Schlüssel zur Schaffung eines rentablen Unternehmens.

Kurz gesagt, die IT-Branche muss umfangreiche Datenmengen aus verschiedenen Bereichen verarbeiten und analysieren - und die Automatisierung professioneller Dienstleistungen kann ihr dabei helfen, genau das und noch ein bisschen mehr zu tun.

Der Projektrentabilitätsbericht zeigt die Daten, die durch die Automatisierung professioneller Dienstleistungen gesammelt wurden
Oben: Projektrentabilitätsbericht in Primetric

Möchten Sie einen solchen Bericht in Ihrem Unternehmen verwenden? 

Registrieren Sie sich noch heute, schauen Sie sich unser Tool genauer an, verbinden Sie es mit einem Zeiterfassungssystem und sehen Sie sich die Leistung Ihres Projekts an.

Wie Sie sehen, deckt PSA im Falle der IT-Branche den gesamten Projektlebenszyklus ab, vom Anfang bis zum Ende, und liefert den Verantwortlichen alle Daten, die sie für große und kleine Entscheidungen benötigen. 

Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen hat noch einen weiteren Vorteil, der für die IT-Branche besonders wichtig ist. Sie hilft, alle Mitarbeiter in der entfernten Umgebung miteinander zu verbinden und ermöglicht ihnen den Austausch von Informationen. Dadurch wird die Beschäftigung über große Entfernungen hinweg erleichtert, was die Chancen auf die Einstellung wertvoller Spezialisten an verschiedenen Standorten erhöht. 

Welche Probleme sollten Sie mit Professional Services Automation lösen? 

Wann sollten Sie die Einführung von PSA-Software in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen? Fast immer ist der richtige Zeitpunkt für diese Veränderung. Dennoch sollten Sie auf jeden Fall über eine solche Implementierung nachdenken, wenn Sie auf eines der folgenden Probleme aufmerksam geworden sind. 

Begrenzte Informationstransparenz

Die Tatsache, dass man aufgrund zahlreicher separater Tools im Dunkeln tappt, ist eine der Hauptursachen für Fehlkalkulationen und falsche Entscheidungen - das ist bei vielen Unternehmen der Fall, auch bei unserem Kunden IT Craft. Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen kann die Informationen aus dem gesamten Unternehmen sammeln und in Echtzeit aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie über alle Daten verfügen, um genaue Vorhersagen und Pläne zu machen.

Kommunikationsprobleme

Endloser E-Mail-Verkehr ist ein unvermeidlicher Teil Ihres Tages? Das sollte nicht so sein. Mit PSA können Manager auf die Informationen ihrer Kollegen zugreifen, ohne deren kostbare Zeit in Anspruch zu nehmen. So hat Monterail von PSA profitiert - es gibt jetzt keine langwierigen Besprechungen mehr, und es dauert nur 30 Sekunden, um die Informationen zu finden, die die Manager brauchen!

Keine Sichtbarkeit der Ressourcenverfügbarkeit

Zu wissen, wer was wann macht, ist die Grundlage des Ressourcenmanagements. Leider sind diese Informationen ohne PSA oder eine spezielle Software für die Ressourcenplanung möglicherweise nicht zugänglich. Wenn das System jedoch vorhanden ist, können Sie alle Details, die Sie wissen müssen, in einer Reihe von Diagrammen und Tabellen sehen, die alle paar Sekunden aktualisiert werden. 

Schlechte Projektverwaltung

Sie können eine Lücke für ein anderes Projekt nicht finden? Vielleicht haben Sie nicht genügend Informationen, um sie zu finden. Mit PSA sollte das kein Problem sein. Solche Lösungen können Ihnen sogar dabei helfen, Rentabilität und Kosten zu ermitteln, Schätzungen zu erstellen und Zuweisungen zu verwalten. 

Was sind die Vorteile der Automatisierung professioneller Dienstleistungen? 

Die Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen kann je nach ihren Merkmalen zahlreiche Vorteile bieten. Im Allgemeinen umfasst sie Vorteile wie: 

  • verbesserte Genauigkeit von Schätzungen und Plänen, 
  • aktuelle Informationen über alle Vorgänge im Unternehmen,
  • präzise Zeiterfassung, 
  • genaue Budgetierung und Buchführung auf der Grundlage der tatsächlichen Daten (d.h. abgerechnete und nicht abgerechnete Kosten, Löhne usw.), 
  • Meldungen über etwaige Probleme (u. a. Überbuchungen, fehlende Gewinne, Fehler usw.), 
  • die Fähigkeit, verschiedene Systeme über Integrationen zu verbinden und einen nahtlosen Kanal für alle Informationen zu schaffen, 
  • reduzierte Sitzungszeit, 
  • verbesserte Rentabilität, 
  • genaue Schätzungen und Prognosen, 
  • geringerer Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben, 
  • eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Mitarbeiter, 
  • verbesserte Prozesse und damit eine bessere Skalierbarkeit, 
  • Beseitigung von Fehlern, 
  • Verbesserung der Transparenz und des Informationsflusses.

Wie können Sie sich mit PSA das Leben leichter machen? 

Die Automatisierung professioneller Dienstleistungen bietet einen sehr umfassenden Ansatz für die Verwaltung. Deshalb können alle Führungskräfte seine Funktionen zu ihrem Vorteil nutzen. 

CFO

Ein perfekter CFO sollte froh sein, eine professionelle Dienstleistungsautomatisierung in seinem Unternehmen zu haben. Das liegt daran, dass es ihnen etwas bieten kann: 

  • neue Möglichkeiten zur Überwachung der Finanzen (z. B. Rentabilitätsberichte, benutzerdefinierte Berichte), 
  • eine Option zur Erstellung genauer Schätzungen auf der Grundlage realer Daten über Kosten und Löhne, 
  • Kontrolle über alle Finanzen eines bestimmten Projekts (Löhne, Gemeinkosten, Gewinne, Buchhaltung usw.) sowie über alle Finanzen gleichzeitig, 
  • Finanzdaten, die bei Bedarf verfügbar sind, ohne dass die Informationen aus verschiedenen anderen Tools oder Tabellenkalkulationen ergänzt werden müssen, 
  • Berichte für Faktoren wie: Rentabilität, Projekte, Mitarbeiter, Kunden, Teams oder sogar das gesamte Unternehmen, 
  • die Fähigkeit, verschiedene Margenniveaus zu analysieren, 
  • realistische Finanzprognosen auf der Grundlage von Personalkapazitäten und Projektbudgets (Zuweisungen sind mit den Finanzdaten verknüpft), 
  • Filter, automatische Analysen und Warnmeldungen, 
  • Integration mit Buchhaltungssystemen, 
  • zusätzliche freie Zeit und Seelenfrieden. 

PMO

Für das PMO ist die Automatisierung professioneller Dienstleistungen sogar noch wichtiger. Das liegt daran, dass sie ihnen dabei helfen kann:

  • Überwachung des Fortschritts aller Projekte im Kalender und Überprüfung ihrer Ergebnisse in Berichten, 
  • Reaktion auf auftretende Probleme bei Projekten, 
  • Erstellung von Projektentwürfen und Schätzung der für ihre Durchführung erforderlichen Ressourcen, 
  • Ressourcenzuweisung und Meldung offener Stellen, 
  • Verbesserung der Kommunikation zwischen anderen PMs und Teams, 
  • erweiterte Berichte über Auslastung, Verfügbarkeit, freie Plätze, Überbuchung, Bänke und mehr, 
  • Projektdaten auf Anfrage verfügbar, 
  • Zusammenarbeit zwischen Managern, Teams und einzelnen Mitarbeitern, 
  • Reaktion auf unvorhergesehene Situationen, einschließlich Abwesenheiten, Suche nach Vertretern usw., 
  • Verringerung des Zeitaufwands für Sitzungen und für die Kommunikation mit anderen Parteien. 

Verkaufsleiter

PSA bringt auch eine Reihe von Verbesserungen für Vertriebsleiter. Mit dem Tool können sie: 

  • die Verfügbarkeit von Ressourcen zu prüfen, die sie für ein potenzielles Projekt benötigen, 
  • die rentabelsten Projekttypen zu ermitteln und diese in Zukunft anzustreben, 
  • Schätzung der Kosten für ein künftiges Projekt, 
  • sehen, welche Teams oder Mitarbeiter für ein neues Projekt zur Verfügung stehen. 

Brauche ich eine maßgeschneiderte PSA-Software? 

Im Allgemeinen ist eine maßgeschneiderte Software nicht notwendig, da die auf dem Markt erhältlichen Tools in der Regel eine breite Palette von Funktionen enthalten, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Erstellung einer solchen Software kann zeitaufwändig und sehr kostspielig sein - und Sie könnten diese Ressourcen definitiv für andere profitable Projekte verwenden. 

Stattdessen gibt es zahlreiche Tools zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen, aus denen ein Unternehmen wählen kann. Sie können anhand Ihrer Anwendungsfälle entscheiden, welches Sie wählen - oder Sie können eine Demo mit einem unserer Berater buchen, um mehr über Primetric zu erfahren und zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht. 

[Kontaktieren Sie jetzt einen Berater]

Was ist, wenn ich eine PSA einführen möchte, während ich JIRA verwende? 

Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen kann in der Regel in andere, in IT-Unternehmen üblicherweise verwendete Tools integriert werden. Tatsächlich kann die Implementierung von PSA viel einfacher sein, wenn Sie bereits JIRA für Ihr Unternehmen verwenden, da die meisten Tools damit integriert werden können und die darin enthaltenen Daten nutzen. Primetric ist eines dieser Tools! 

Dennoch sind einige PSA-Tools dazu mehr in der Lage als andere. Eine gute Automatisierungsplattform für professionelle Dienstleistungen sollte sich bemühen, die Integration so einfach wie möglich zu gestalten. Im besten Fall sollten sie dies durch ihr Angebot erreichen: 

  • ständige Unterstützung, 
  • Echtzeit-Updates, 
  • automatischer Import, 
Professional Services Automation garantiert einen schnellen Zugriff auf die Daten im System
Nach der Integration von Jira mit Primetric PSA erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf Zeiterfassungsbögen, Rentabilität und Auslastung.

Wie wählt man eine PSA-Software aus? Schritt für Schritt Anleitung 

  1. Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation. 

Die Arbeit mit der Automatisierung professioneller Dienstleistungen beginnt mit der Definition der Bedürfnisse des Unternehmens. Versuchen Sie, dies zu tun: 

  • die wichtigsten Herausforderungen für Ihr Unternehmen zu definieren und die Probleme zu finden, die Sie lösen müssen, 
  • Analysieren Sie die Prozesse und ermitteln Sie die dafür verantwortlichen Personen. Fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen bei der Entscheidungsfindung, 
  • Befragung von Managern und Mitarbeitern, um reale Anwendungsfälle zu finden, die das Tool abbilden soll, 
  • die Struktur des Unternehmens zu analysieren und alle damit zusammenhängenden Fragen zu klären. 

Um dies effizient zu tun, können Sie unsere Beispielfragen verwenden, die die häufigsten Szenarien abdecken. 

Unternehmensanalyse: Beispielfragen

  1. Wann genau fangen wir an, neue Projekte zu planen? Wann ist das Geschäft abgeschlossen? Oder wann erreicht das Geschäft einen gewissen Grad an Sicherheit?
  2. Was ist erforderlich, um ein Angebot für einen Kunden zu erstellen? Verfügbarkeit von Personen? Kosten- und Einkommenssätze? 
  3. Wer ist für Schätzungen zuständig? Brauchen wir einen Genehmigungsworkflow?
  4. Wie schätzen wir neue Projekte ein? Auf der Grundlage von Rollen? Projektphasen? Beides? Oder vielleicht auf andere Weise?
  5. Wer entscheidet über die Neuzuteilung/Neuaufteilung?
  6. Haben wir standardisierte Einkommenssätze auf der Grundlage von Dienstalter / Funktionen / anderen Faktoren?
  7. Welche Abrechnungsmodelle bevorzugen wir?
  8. Wie werden die Kunden uns bezahlen? Im Voraus? Auf monatlicher/wöchentlicher/quartalsweiser Basis? Nach Abschluss des Projekts?
  9. Wie analysieren wir die Projektabwicklung? Haben wir "must-have" KPIs, z.B. RAG-Status / Rentabilität?
  10. Sollten verschiedene Manager nur begrenzten Zugang zu Spezialisten haben, die sie nicht leiten? Oder sollten sie sie sehen, können sie aber nicht zuweisen?
  11. Überprüfen Sie die Integrationen und Verbindungen, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen. 

2. Durchsuchen Sie die von den verfügbaren Tools angebotenen Funktionen. 

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Funktionen, die Sie in Ihrem Tool haben müssen, basierend auf den Ergebnissen einer internen Analyse, die Sie - hoffentlich - im ersten Schritt durchgeführt haben. Sie können diese auch in drei Kategorien einteilen: 

  • erforderlich, 
  • gut zu haben, 
  • optional. 

Hierfür können Sie die MoSCoW-Methode verwenden. Dabei handelt es sich um eine Priorisierungstechnik, die im Management, in der Geschäftsanalyse, im Projektmanagement und in der Softwareentwicklung eingesetzt wird, um sich mit den Beteiligten auf die Bedeutung zu einigen, die sie der Erfüllung der einzelnen Anforderungen beimessen, was in solchen Fällen nützlich sein kann. 

Sehen Sie sich dann die Automatisierungstools für professionelle Dienstleistungen an. Notieren Sie die Funktionen, die sie enthalten, und die, die ihnen fehlen. 

Danach vergleichen Sie die PSA-Tools anhand von Schlüsselfaktoren wie: verfügbare Funktionen, Preis, Rollen, Budgets usw. Sie können dies in einer einfachen Tabelle tun. 

PSA-Funktionen in Primetric verfügbar

3. Beantworten Sie die Fragen zu Ihren wichtigsten Zielen. 

Entscheiden Sie auf der Grundlage der Liste der verfügbaren Funktionen und Ihrer Prioritäten aus dem ersten Schritt, welche Optionen Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an die Personen, die für die Felder zuständig sind, die Sie in Ihr PSA-Tool aufnehmen möchten. 

4. Treffen Sie eine endgültige Entscheidung. 

Wenn Sie die obigen Schritte befolgt haben, verfügen Sie bereits über eine Liste von Automatisierungswerkzeugen für professionelle Dienstleistungen und deren Funktionen, sortiert nach Priorität. Jetzt können Sie einfach die beste Option aus der Liste auswählen! 

Wie richtet man eine Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen ein? 

In erster Linie müssen Sie dies nicht selbst tun. Wenn Sie Ihre Wahl getroffen haben, sollte sich ein Anbieter mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Einzelheiten der Umsetzung zu besprechen. Wenn er das nicht tut, sollten Sie Ihre Wahl ernsthaft überdenken!

Wenn Sie jedoch im Detail sehen möchten, wie Sie professionelle Dienste einrichten können, empfehlen wir Ihnen, sich mit unserem Berater in Verbindung zu setzen und eine Demo zu buchen - unser Team wird sich freuen, den genauen Fall für Ihr Unternehmen zu besprechen. 

Entscheiden Sie sich für die besten Tools zur professionellen Service-Automatisierung - wählen Sie Primetric! 

Zögern Sie noch? 

Sie können sich das Nachdenken sparen und direkt zu unserer PSA-Lösung übergehen - wir sorgen dafür, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen mit Technologie zu verbessern!

Natürlich müssen Sie unsere Lösung nicht gleich kaufen. Buchen Sie zunächst eine Demo mit unserem Berater oder sehen Sie sich unsere Fallstudien an, um herauszufinden, was wir wirklich leisten können. Dann wird Ihre Entscheidung ein Kinderspiel sein! 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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