Project Scheduling in Project Management: 5 Steps to Success

Mit solider Planung und Projektterminierungstechniken. Schon Abe Lincoln erkannte die Bedeutung der Planung. Er sagte sogar berühmt: "Wenn ich einen Baum in 4 Stunden fällen müsste, würde ich 3 Stunden damit verbringen, meine Axt zu schärfen". In unserem Fall ist die richtige Projektplanung wie das Schärfen der Axt - der Rest wird viel leichter von der Hand gehen, wenn wir es richtig machen. Schauen wir uns an, wie wir das genau machen.

Wie wird die Projektplanung definiert? 

Die Projektplanung kann definiert werden als die Erstellung einer Liste von Zielen, Leistungen und Meilensteinen für ein Projekt und deren Verwendung zur Erstellung eines umfassenden Projektplans mit einem detaillierten Projektzeitplan und einer Skizze des kritischen Pfads für das Projekt. 

Welche Arten von Zeitplänen gibt es im Projektmanagement? 

Die Terminplanung im Projektmanagement kann je nach Zweck sehr detailliert sein. Daher können wir solche Pläne in drei Kategorien unterteilen: 

1. Allgemeine Projektplanung, die einen Überblick über alle für die Durchführung des Projekts erforderlichen Aktivitäten bietet. 
2. Meilenstein-Projektplanung, die sich auf die Hauptziele für jede Phase oder Periode des Projekts konzentriert. 
3. Detaillierte Projektplanung, die sich mit den Einzelheiten jedes Teils der Arbeit befasst und die aufeinanderfolgenden Aufgaben und die für sie verantwortlichen Personen aufzeigt. 

5 Schritte zur Erstellung eines perfekten Projektplanungsprozesses

Die Projektplanung muss keine chaotische Angelegenheit sein, die von uneinheitlichem Informationsfluss und Wunschdenken geprägt ist. Vielmehr kann der gesamte Prozess in wenigen Schritten organisiert werden - so wie unten. 

1. Den Umfang des Projekts bestimmen

Before you start project scheduling, you need to know what you are scheduling your resources for. For that, you have to identify the project scope. 

Viele Quellen definieren den Projektumfang als eine Liste von Zielen, die ein Projekt erfüllen soll. So einfach ist es jedoch nicht - das ist reines Wunschdenken. 

Wie erstellt man eine detaillierte Beschreibung des Projekts?

Um das Projekt korrekt durchzuführen, ist eine sehr detaillierte Beschreibung des Vorgangs erforderlich. Es ist notwendig, einen kritischen Pfad für das Projekt zu bestimmen. Die Gliederung sollte Folgendes enthalten: 

• eine Liste spezifischer Ziele und Leistungen für das gesamte Projekt und seine nachfolgenden Phasen, 
• einen Überblick über die Aufgaben und die zu ihrer Erfüllung erforderlichen Fähigkeiten, 
• geschätzte Kosten für jede einzelne Maßnahme, die in dem Projekt enthalten ist, 
• bevorzugte Fristen für das gesamte Projekt und seine Phasen, 
• Akzeptanzkriterien, 
• Projektbeschränkungen. 

Umfang des Projekts - wie kann seine Genauigkeit verbessert werden?

Hinzu kommt, dass die Ermittlung des Projektumfangs eine ständige Kommunikation mit den Beteiligten, eine hervorragende Dokumentation und eine offene Herangehensweise erfordert, damit all diese Schlussfolgerungen korrekt sind (und damit auch der Projektzeitplan korrekt ist). Daher ist es nicht verwunderlich, dass viele Projektmanager diesen Teil des Projektplanungsprojekts als sehr mühsam empfinden. 

Die Methode des kritischen Pfades und der Projektstrukturplan sind jedoch für die Ermittlung des Hauptziels des Projektzeitplans unerlässlich und einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren des Projekts. Wir empfehlen daher dringend, sich im Interesse Ihrer Teammitglieder auf diesen Teil des Prozesses zu konzentrieren! 

2. Die Schätzungen vorbereiten

Anhand der Informationen, die Sie in den vorangegangenen Schritten mit der Methode des kritischen Pfades und dem Projektstrukturplan gesammelt haben, können Sie nun die Meilensteine und Hauptziele auf der Zeitachse eintragen und so den ersten Entwurf des Projektplans erstellen.  

Bestimmung des richtigen Zeitrahmens

Die Erstellung eines Projektplans erfordert jedoch weitere Analysen. Um ihn zu vervollständigen, sollten Sie zunächst einen Blick auf die bestehenden Vorgänge werfen und:

• festlegen, wann das Projekt beginnen und enden kann, wenn das möglich ist. Das ist vor allem bei Wasserfallprojekten der Fall, die nach einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden. Wenn Sie damit Probleme haben, lesen Sie unseren Artikel über Kapazitätsplanung. 
• festlegen, wie viele Stunden pro Monat Ihre Spezialisten an einem Kundenprojekt arbeiten werden. Dieser Ansatz ist in der IT-Branche beliebter, da er bei agilen Projekten wie der Softwareentwicklung oder -wartung üblich ist. 

Versuchen Sie gleichzeitig, die Meilensteine sowohl für das Projekt als auch für seine Finanzierung zu definieren, da sie der Schlüssel zur Erstellung genauer Schätzungen für die Projektplanung sind. 

Weiter zu den Prognosen

Erstellen Sie anschließend eine Prognose der Kosten für alle von Ihnen durchgeführten Maßnahmen und vergleichen Sie diese mit den geschätzten Einnahmen aus dem Projekt. Vergessen Sie nicht, die Gewinnspanne zu überwachen - sonst haben Sie am Ende vielleicht keine zusätzlichen Einnahmen! 

Anhand der Prognose wissen Sie genau, welche Ressourcen und Fähigkeiten für die Durchführung des Projekts oder eines Teils davon erforderlich sind. Daher wird es für Sie einfacher sein, einen Ressourcenmanagementprozess durchzuführen. 

3. Ressourcenmanagement 

Having finished the resource forecasting, you can also see what skills and, consequently, what specialists are necessary to bring the idea to life, and when they are necessary. That means you can start allocating resources. 

Ressourcenmanagement: Schlüsselfaktoren

Die Ressourcenplanung ist jedoch keine leichte Aufgabe. Um sie erfolgreich durchzuführen, müssen Sie zahlreiche Variablen berücksichtigen. Dazu gehören: 

• Feiertage, 
• einzelne Abwesenheiten, 
• bereits bestehende Zuweisungen in anderen Projekten, 
• Kapazität und Auslastung der Fachkräfte, 

und mehr. 

Zuweisung von Ressourcen

Nachdem Sie die Informationen erhalten haben, können Sie die Teammitglieder den aufeinander folgenden Projektphasen zuordnen. Wir empfehlen Ihnen, dafür Gantt-Diagramme oder Kalender zu verwenden, da sie sich perfekt für die Darstellung von Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen Projekten eignen - auch mit komplexeren Daten wie Teilzeitzuweisungen und erfassten Stunden. Eine Projektplanungssoftware wie Primetric kann Ihnen dabei helfen!

Darüber hinaus verwendet Primetric auch Zuweisungen, um die Gesamtkosten der Arbeit im Projekt zu prognostizieren. Wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, verwendet das System deren Stundensätze oder Monatsgehälter, um Echtzeitdiagramme mit Kostenberechnungen zu erstellen. Anschließend können Sie diese mit den Schätzungen vergleichen und bei Bedarf eingreifen.

4. Erstellen Sie den endgültigen Zeitplan

If you allocated the resources successfully with our project scheduling techniques and made no mistake, you can finally take a look at the final project timeline.

Wenn Sie ein Projektplanungsprogramm wie Primetric verwenden, wird der Zeitplan automatisch im Projektkalender erstellt. Wenn Sie solche Tools nicht verwenden, können Sie sie jetzt testen oder sie manuell in Excel oder einem anderen Tool Ihrer Wahl erstellen. 

5. Fortschritte verfolgen und notwendige Änderungen vornehmen

Natürlich laufen die Dinge nicht immer nach Plan, und das lässt sich auch mit den besten Planungstechniken nicht vermeiden. Zum Glück für Sie können Sie mit einer in Ihre Arbeit integrierten Projektplanung die Änderungen im Projektplan leicht bewältigen und zu Ihrem Vorteil nutzen. 

Zeit auf der Strecke

Der erste Schritt in diese Richtung ist die Zeiterfassung. So einfach es auch klingt, die Zeiterfassung ermöglicht es den Projektleitern, den Überblick über die geplante Arbeit zu behalten und zu sehen, ob alles wie vorgesehen funktioniert. 

Wenn die geleisteten Stunden im System angezeigt werden, können Sie wichtige Probleme wie Überstunden oder fehlende Ressourcen für den Auftrag erkennen. Damit diese Funktion in Verbindung mit Ihrem Projektstrukturplan richtig funktioniert, benötigen Sie natürlich eine hochwertige Projektplanungssoftware - wir empfehlen Primetric für diesen Zweck.

Überwachen Sie den Fortschritt

Auf einer allgemeineren Ebene können Sie dann den Projektfortschritt überwachen und ihn mit dem Projektplan vergleichen. Dazu können Sie sowohl die erfassten als auch die geplanten Stunden analysieren. Außerdem empfehlen wir Ihnen, dasselbe für das im Projektplan enthaltene Budget zu tun - das kann Ihnen helfen, im Falle von Missgeschicken minimale Gewinne zu vermeiden. 

Anhand der Informationen, die Sie während der Analyse gesammelt haben, können Sie nun Ihren Projektplan aktualisieren. Beginnen Sie mit dem Budget - alle Probleme vor Ort sollten Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. 

Wenn Sie sich dann sicher sind, dass die Finanzdaten Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen, können Sie den Stand des Projekts auch auf andere Probleme hin untersuchen. Zu den häufigsten gehören: Überbuchungen, untätige Mitarbeiter oder unerwartete Abwesenheiten, die zu Verzögerungen im Projekt führen können. 

Projektplanung - praktische Beispiele 

Gut, Sie kennen die Theorie - jetzt ist es an der Zeit für Beispiele, die Sie sofort in Ihrem Projektmanagement einsetzen können. 

Beispiele für die Projektplanung nach Methodik

Der Zeitplan eines Projekts kann natürlich je nach den verschiedenen Umständen unterschiedlich sein. Die Art der für das Projekt verwendeten Methodik ist eine davon. Schauen wir sie uns genauer an. 

Projektplanung für Wasserfallprojekte 

Bei Wasserfallprojekten werden Start- und Enddatum von den Projektleitern bereits vor Beginn festgelegt. Daher können sie von Anfang bis Ende als Ganzes geplant werden. 

Um das Projektmanagement für ein Wasserfallprojekt erfolgreich abzuschließen, müssen Sie mit einem detaillierten Umfang des Projekts beginnen. Schätzen Sie dann die Zeit, die für jede Phase des Projekts während der gesamten Dauer benötigt wird - Gantt-Diagramme sind ein perfektes Werkzeug dafür. 

Anschließend teilen Sie die Teammitglieder zu und berechnen ihre Kosten (einschließlich der Unternehmens- und Projektgemeinkosten). 

Das Ergebnis ist ein umfassender Projektplan mit einem Budget. Anhand dieses Plans können Sie prüfen, ob die Rentabilität des Projekts für Ihr Unternehmen ausreichend ist, und entsprechende Änderungen vornehmen. 

Projektplanung für agile Projekte 

Agile Projekte sind in Sprints unterteilt, die mit der Entwicklung neuer Funktionen oder anderer Inkremente abgeschlossen werden. Daher sieht das Projektmanagement bei ihnen etwas anders aus als bei Wasserfall-Projekten. 

Projektumfang vs. Agiles Projekt

Wie bei jeder anderen Art von Projektplanung auch, muss Ihr Unternehmen zunächst einen Projektumfang festlegen. Dann wird der Umfang in Zeiträume unterteilt, die der Entwicklung neuer Funktionen oder anderen Meilensteinen entsprechen, die der Kunde für wichtig hält. Diese werden in der Regel mit Hilfe eines kritischen Pfades bestimmt. 

Danach konzentriert sich der Projektplanungsprozess auf die vorgegebenen Zeiträume und nicht auf die Gesamtheit der Vorgänge. Wenn Sie eine Projektplanungssoftware verwenden, müssen Sie daher Ihren Projektkalender in Zeiträume unterteilen, die Sie für die Programmbewertung und -überprüfung verwenden. Wir empfehlen, dafür Gantt-Diagramme zu verwenden. 

Anschließend können Sie die Teammitglieder bestimmten Sprints zuweisen und das Budget für jede aufeinander folgende Phase berechnen, wodurch zahlreiche kleinere Projektzeitpläne entstehen. Anschließend können Sie diese Informationen nutzen, um die Finanzen und den Zeitplan des gesamten Projekts zu schätzen. 

Beispiele für die Projektterminierung nach Fakturierungsart 

Was aber, wenn die Methodik nicht das einzige Problem ist? Was ist, wenn auch das Budget im Weg steht? 

Der Projektzeitplan kann auch in einem solchen Fall angepasst werden. Schauen wir uns einige Beispiele an. 

Projektplanung für T&M-Projekte 

Zeit- und Materialprojekte mögen einfach klingen: Wir berechnen die Anzahl der geleisteten Stunden und stellen sie dem Kunden in Rechnung. Doch wie wirkt sich dieser Ansatz auf die Projektplanung aus? 

Für solche Projekte ist der Projektplanungsprozess derselbe wie der allgemeine, den wir Ihnen oben vorgestellt haben. Es gibt nur einen Unterschied: Der Projektzeitplan wird einmal pro Abrechnungszyklus erstellt, unabhängig davon, welcher Zyklus es ist. 

Projektmanagement für T&M-Projekte

Bei einem Zeit- und Materialprojekt, das monatlich bezahlt wird, beginnt die Projektplanung zum Beispiel vor Monatsbeginn. Wie in den vorangegangenen Fällen beginnt sie mit der Bestimmung des kritischen Pfads für das Projekt und der Auswahl seiner wichtigsten Ziele. Daraus ergibt sich eine Übersicht über die Arbeiten, die in dieser Zeit für die jeweilige Projektphase zu erledigen sind, einschließlich der Mitarbeiter und ihrer Kosten. Diese werden in der Regel in Gantt-Diagrammen in einem Terminplanungswerkzeug der Wahl dargestellt. 

Anschließend werden die Informationen mit den Gemeinkosten kombiniert, um einen umfassenden Zeitplan mit Budgetierung zu erstellen, der als Projektplan verwendet werden kann.

Projektterminierung für Festpreisprojekte 

Festpreisprojekte haben ein begrenztes Budget, das ausreichen muss, um die Arbeit zu decken und dem Unternehmen einen angemessenen Gewinn zu sichern. Doch das ist leichter gesagt als getan. 

Eine typische Projektplanung für ein Festpreisprojekt beginnt mit dem Umfang des Projekts. In diesem Fall müssen die Projektmanager ihm jedoch noch mehr Aufmerksamkeit widmen. 

Denn der Preis des Projekts muss alle im Umfang enthaltenen Kosten abdecken. Zu diesem Zweck empfehlen wir eine detaillierte Beschreibung der Tätigkeiten! 

Die Schätzungen und die Ressourcenplanung sind für die Projektplanung bei Festpreisprojekten sogar noch wichtiger. Denn je mehr Mitarbeiter dem Projekt zugewiesen werden, desto höher sind die Kosten, wodurch die Gewinnspanne gefährdet ist. 

Darüber hinaus gefährden viele Projektleiter ihren Betrieb, weil sie die Gemeinkosten nicht in ihr Projektbudget einbeziehen. Dies muss auch während der Projektplanung geschehen! 

Um zu vermeiden, dass die Kosten in die Höhe schießen, sollten die Schätzungen anhand von Echtzeitberichten vorgenommen werden. Sie sind der beste Weg, um Hindernisse oder, schlimmer noch, zu niedrig angesetzte Kosten zu erkennen! 

Projektplanung für Retainer-Projekte 

Retainer-Projekte umfassen in der Regel die Wartung einer langsam voranschreitenden Entwicklung. Finanziell sind sie mit einem Abonnement vergleichbar: Ein Kunde zahlt jeden Monat einen Betrag, um eine Reihe von Dienstleistungen zu erhalten, die in seinem Paket enthalten sind. 

Aber wie spiegelt sich dieses Paket im Zeitplan des Projekts wider? 

Ganz allgemein funktioniert die Projektplanung für Projekte im Auftrag genauso wie die Planung für Projekte nach Aufwand. Anstatt jedoch die Daten für das gesamte Projekt zu berechnen, müssen sich die Projektmanager nur auf die Schätzungen für einen einzigen Abrechnungszeitraum konzentrieren. 

Techniken der Projektplanung: Was ist zu tun, um erfolgreich zu sein? 

Die Grundlage der Projektplanung im Projektmanagement ist immer die gleiche. Aber was ist, wenn Sie noch sicherer gehen wollen, dass alles klappt? 

Hier finden Sie einige Techniken, mit denen Sie das Zeitplanmanagement noch weiter verbessern und zusätzliche Probleme vermeiden können. 

1. Verlassen Sie sich von Anfang an auf die relevanten Akteure. Verhandeln Sie nicht mit Dutzenden von Personen, die nur vage an einer Zusammenarbeit interessiert sind, sondern finden Sie einen einzigen Projektverantwortlichen auf der Seite des Kunden, um die Kommunikation zu verbessern. 
2. Nutzen Sie historische Daten, um Pläne und Schätzungen zu verbessern. Sammeln Sie die Informationen in Planungs- und Terminierungswerkzeugen und ziehen Sie daraus Schlüsse für künftige Verbesserungen. 
3. Nehmen Sie alle Phasen, Aufgaben und Meilensteine in den Plan auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass einige Teile des Projekts überflüssig sein können! Verwenden Sie Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme, um transparente Aufgabenabhängigkeiten und Projektpläne zu erstellen.
4. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Dinge zu 100 % nach Plan laufen. Buchen Sie 80 % der Kapazitäten der Fachleute, planen Sie für jede Projektphase etwas mehr Zeit ein und lassen Sie etwas mehr Raum für unerwartete Ereignisse. 
5. Definieren Sie kritische Ziele. Einige Aufgaben sind einfach viel wichtiger als andere. Identifizieren Sie diese und konzentrieren Sie sich auf sie, um bessere Ergebnisse zu erzielen. 
6. Beziehen Sie die Gemeinkosten des Unternehmens in die Rentabilitätsberechnung ein. Die Kosten für Technologien, Büroausstattung und Hilfspersonal wirken sich auch auf Ihre Gewinnspanne aus! 
7. Berücksichtigen Sie die Kosten für Personal und Ressourcen. Letzten Endes sind es die Gewinne, die Sie anstreben, und um diese zu erreichen, müssen Sie bei der Ausarbeitung eines Ressourcenmanagementplans auch die Finanzen in Betracht ziehen. 
8. Verwenden Sie Tools zur Visualisierung von Daten wie Zeitleisten, Arbeitsbelastung und Fortschritt. Sie können Primetric testen, wenn Sie nichts anderes im Sinn haben!

Können Projektplanungstools mir bei all diesen Aufgaben helfen? 

Die Antwort lautet: Ja, natürlich!

Projektplanungs-Tools bieten Dutzende von Funktionen, die perfekt auf die Bedürfnisse von Projektmanagern zugeschnitten sind. Dazu gehören: 

• Ressourcenplanung, 
• Kompetenzmanagement, 
• Projektportfolio-Management, 
• Projektbuchhaltung, 
• Zeiterfassung, 
• Business Intelligence. 

...und viele mehr. 

Aber Sie müssen uns hier nicht beim Wort nehmen. Wir haben in unserem Blog einen umfassenden Überblick über Projektplanungstools zusammengestellt, damit Sie Ihre perfekte Management-Software auswählen können.

Wenn Sie sich noch nicht entschieden haben, können Sie auch unseren Leitfaden zur Auswahl des richtigen Projektplanungswerkzeugs lesen. 

Vorteile der Projektplanung im Projektmanagement 

Die Projektplanung bietet eine Reihe von Vorteilen, die nicht nur zur Fertigstellung des Projekts, sondern auch zur Verbesserung der Arbeitsqualität im gesamten Unternehmen genutzt werden können. Zu diesen Vorteilen gehören: 

1. Verbesserte Verwaltung des Projektportfolios. Bessere Planung, bessere Ressourcenzuweisung und höhere Zuverlässigkeit für jedes Projekt sind garantiert! 
2. Einfache Überwachung des Projektfortschritts. Wenn ein Vergleich der Ist-Werte mit dem Projektplan Veränderungen aufzeigt, können Sie darauf reagieren und das Problem finden, bevor es das Projekt beeinträchtigt. 
3. Transparente Kommunikation für alle beteiligten Parteien. Der Projektplan hilft allen Beteiligten, mit dem Anbieter auf einer Wellenlänge zu sein. 
4. Besseres Risikomanagement. Mit einer Projektplanungssoftware, die auf dem kritischen Pfad basiert, können Sie Ungereimtheiten, Verzögerungen und fehlende Ressourcen leicht erkennen und lösen, bevor sie zu einer Bedrohung für den Betrieb des Unternehmens werden. 
5. Einfachere Projektzuweisung. Die Verfügbarkeit von Ressourcen ist nicht länger ein Rätsel, wenn Sie alle Informationen in einem einzigen Plan sehen können. 
6. Klar definierte Rentabilität. Die Budgetierung ist immer eine Herausforderung, aber mit dem Projektplan ist sie viel besser vorhersehbar - und vorteilhaft. 

Haben Sie noch Fragen? 

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