Project Scheduling Software: How to Pick It Without Any Regrets?

Mehr als 70 % der Projekte werden nicht abgeschlossen - weder rechtzeitig noch überhaupt. Aber ist das wirklich die Schuld der Manager? Nicht wirklich - manchmal haben sie einfach nicht die richtige Software, die ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen. Es gibt jedoch eine ganze Reihe von Projektplanungs-Tools auf dem Markt. Die große Frage für jedes IT-Unternehmen lautet: Wie wählt man eines davon aus, ohne es später zu bereuen?

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Projektleitung

30/05/2022

Inhaltsübersicht

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Projektplanungswerkzeuge: wesentliche Merkmale

Obwohl die Funktionen, die für den Erfolg in einer bestimmten Branche erforderlich sind, variieren können, gibt es einige Optionen, die Projektplanungsprogramme einfach haben müssen. 

Wenn Ihr Bewerber eine dieser Eigenschaften nicht aufweist, sollten Sie Ihre Wahl noch einmal ernsthaft überdenken. Ohne diese Merkmale ist der Abschluss eines Projekts höchst unwahrscheinlich! 

Projektplanungsfunktion Nr. 1: Kalender 

Es reicht nicht aus, den Zeitrahmen zu kennen - Sie müssen auch Ihre Zeit planen. 

Die meisten Projektplanungsprogramme bieten in ihrem Funktionsumfang eine Art Kalender an. Diese Option kann sich jedoch auf eine allgemeine Übersicht über Monate, Wochen und Tage mit geplanten Projekten beschränken - und diese Art von Lösung sollte Sie in keiner Weise zufriedenstellen. 

Ein perfekter Kalender, der in einer Projektplanungssoftware enthalten ist, sollte Ihnen folgende Möglichkeiten bieten: 

  • Informationen über die Kapazität der Mitarbeiter. Jedes IT-Unternehmen muss das perfekte Gleichgewicht zwischen der Marktnachfrage, der Verfügbarkeit seiner Mitarbeiter und seinen wirtschaftlichen Ambitionen finden. Informationen über die Kapazität sind in diesem Zusammenhang von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen dabei helfen, zu sehen, wer für ein neues Projekt zur Verfügung steht, und zu beurteilen, ob Ihr Unternehmen die Nachfrage befriedigen kann. Aber was bietet eine Projektplanungssoftware, um diesen Bedarf zu decken? Ohne Informationen über die Abwesenheit von Fachkräften und über andere Aufgaben und Projekte, an denen sie beteiligt sind, kann dieser Prozess nicht genau sein. Mit anderen Worten, ein perfektes Projektplanungstool sollte einen separaten Kalender für jeden Spezialisten im Unternehmen bieten, zusammen mit einer Drag-and-Drop-Funktion für eine flexible Bearbeitung. Eine solche Software sollte auch eine Heatmap für die Verfügbarkeit von Fachkräften und einen Vergleich zwischen geplanter und geleisteter Zeit mit Überstundenangaben enthalten. 
Projektkalender mit Kapazitäten und Zuweisungen
  • Informationen über bestehende Projekte. Ein typisches Softwareentwicklungsunternehmen arbeitet an vielen Projekten gleichzeitig. Der Überblick über diese Projekte und ihre Verbindungen ist besonders wertvoll für den COO und das PMO, die den Fortschritt überwachen und auf diese Informationen reagieren können, um Verzögerungen zu vermeiden. Daher sollte der Projektkalender nicht nur Teil des von Ihnen gewählten Projektplanungsprogramms, sondern auch Ihres Projektportfoliomanagements im Allgemeinen sein. 
Projektkalender mit Zuweisungen
  • Informationen über Feiertage und Abwesenheiten. Wären Sie in der Lage, ein brandneues Projekt über Weihnachten abzuschließen? Natürlich nicht - warum sollten Sie dann ein Projekt für diesen Zeitraum planen? Ein gutes Projektplanungstool sollte diese Frage schon berücksichtigen, bevor Sie überhaupt wissen, dass es ein solches Problem gibt. Mit den besten Tools auf dem Markt können Sie einen Kalender mit Feiertagen für die Region auswählen, in der Ihr Unternehmen tätig ist. 

Projektplanungsfunktion Nr. 2: Flexible Diagramme

Flexible Diagramme sind in allen Unternehmen der IT-Branche weit verbreitet und haben sich als unschätzbar wertvoll erwiesen, wenn es darum geht, Teams bei der Planung ihrer Arbeit im Hinblick auf Fristen und die richtige Zuweisung von Ressourcen zu unterstützen. 

Daher besteht kein Zweifel daran, dass solche Diagramme auch in Projektplanungswerkzeugen enthalten sein sollten - aber was bedeutet das wirklich? 

Die meisten dieser Programme konzentrieren sich auf die Verwendung von Diagrammen, um den Managern Berichte und Pläne zur Verfügung zu stellen, mit denen sie die Situation beurteilen können. Solche Funktionen sind natürlich hilfreich für die Analyse, aber sie spiegeln nicht die Flexibilität der modernen IT-Branche wider. 

Wir sind sicher, Sie können dieses Problem nachvollziehen. Wir glauben, dass sich jeder IT-Manager mindestens einmal gewünscht hat, eine Zuordnung direkt aus einem Diagramm heraus ändern zu können. Glücklicherweise sind einige Projektplanungsprogramme, darunter Primetric, dazu in der Lage - und Sie sollten sie bei der Auswahl des richtigen Tools für Ihr Unternehmen bevorzugen. 

Projektplanungsfunktion Nr. 3: Zuweisungen und Ressourcenmanagement

Menschen sind die Hauptgewinnquelle für Softwareentwicklungsunternehmen, die die Zeit ihrer Mitarbeiter an die Kunden verkaufen. Um diese Gewinne zu maximieren, müssen diese Unternehmen das Ressourcenmanagement sehr ernst nehmen - und sie müssen es in ihre Projektplanungssoftware aufnehmen. 

Für viele IT-Unternehmen kann es sich jedoch als zu umständlich und zeitaufwändig erweisen, für jedes Projekt oder IT-Unternehmen einen Mitarbeiter einzusetzen. Wenn Sie also das Ressourcenmanagement in Ihrem Unternehmen vereinfachen wollen, sollten Sie sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte Projektplanungsprogramm dafür geeignet ist: 

Erstellen und bearbeiten Sie Zuweisungen von vielen Kontaktpunkten aus. Die Erstellung einer Zuweisung in einem separaten Formular für jeden Mitarbeiter kann mühsam sein. Achten Sie daher bei der Auswahl eines Projektplanungswerkzeugs darauf, dass Sie Ihre Ressourcen auch flexibler verwalten können. In Primetric können Sie zum Beispiel Zuweisungen erstellen und ändern: 

  • im Profil des Mitarbeiters, 
  • auf dem Profil des Projekts, 
Verwaltung der Ressourcen
  • in einem Kalender und/oder in einem Diagramm (mit Drag & Drop-Funktion - sehr nützlich für schnelle Umschichtungen),
  • mit Hilfe eines intelligenten Assistenten, der automatisch vorschlägt, welche Spezialisten am besten für ein Projekt geeignet sind (basierend auf Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Kostensätzen),
  • Massenplanung (stellen Sie sich vor, Sie haben 30 Personen, die Sie für ein einziges Projekt einplanen möchten - in diesem Fall ist die Massenplanung eine hervorragende Option) 
Hinzufügen eines Stellenangebots in Primetric

Freie Stellen für ein Projekt hinzufügen. Manchmal reichen die vorhandenen Ressourcen einfach nicht aus. In diesem Fall sollte Ihr zukünftiges Projektplanungstool eine Option bieten, um freie Stellen in das System aufzunehmen und sicherzustellen, dass das Problem dank Leerstandsberichten sofort angegangen wird.

Erkennen Sie Fehler und Unstimmigkeiten bei den Zuweisungen. In manchen Fällen haben Sie vielleicht einfach zu viel zu tun, um jede Zuteilung doppelt zu prüfen. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Tool diese Aufgabe mit Hilfe von Benachrichtigungen und Überbuchungswarnungen für Sie übernehmen kann.

Überbuchungswarnung in Primetric

Speichern Sie Daten über die Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter. Beim Ressourcenmanagement geht es nicht nur um die Zuweisung von Mitarbeitern zu einem Projekt. Vielmehr geht es darum, die richtigen Mitarbeiter den Projekten zuzuweisen. Ein Projektplanungsprogramm sollte daher in der Lage sein, Informationen über die Fähigkeiten, die Erfahrung und die Präferenzen der Mitarbeiter zu speichern, um den Managern dabei zu helfen, sie erfolgreich auf bestimmte Vorgänge abzustimmen. Wichtig ist, dass nicht jedes Programm über eine solche Funktion verfügt, stellen Sie also sicher, dass Ihr Programm dies tut!  

Projektplanungsfunktion Nr. 4: Budget- und Kostenmanagement

Softwareentwicklungsunternehmen müssen ein Gleichgewicht zwischen zahlreichen Projekten, Dutzenden von Mitarbeitern und Hunderten von internen Aufgaben finden - und es gibt nur sehr wenige Projektplanungstools, die solch komplizierten Arbeitsbedingungen wirklich gerecht werden können. Dies war der Fall bei Netgen - einem unserer Kunden, der mit ungenauen Rechnungen zu kämpfen hatte. Durch die Entscheidung für Primetric konnte das Unternehmen seine Finanzen verwalten und die Zahl der Fehler reduzieren. 

Wenn Sie also ein Programm suchen, das sich besonders gut an IT-Projekte anpassen lässt, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Wahl über Funktionen wie diese verfügt :

  • verschiedene Arten von Verträgen für bestimmte Mitarbeiter. Im Allgemeinen sind IT-Spezialisten entweder Auftragnehmer oder Festangestellte - und jedes IT-Projektplanungswerkzeug sollte es Ihnen ermöglichen, ihre Löhne entsprechend zuzuordnen. Es sollte auch möglich sein, die Kosten für die Arbeit der Mitarbeiter in demselben Tool zu berechnen. 
  • Vertragshistorie. In vielen Fällen arbeitet das Unternehmen an vielen Projekten für dieselben Kunden; einige befinden sich in der ständigen Wartungsphase, während andere neu hinzukommen. Die Vertragshistorie ermöglicht es Ihrem Unternehmen, schnell Informationen über die Projekte auszutauschen und sie in Zukunft zu verbessern. 
  • Margen 1. und 2. Grades. Viele Unternehmen vernachlässigen ihre internen Kosten - zumindest so lange, bis sie feststellen, dass ihr Betrieb nicht mehr rentabel ist. Um dies zu verhindern, sollte die Projektbuchhaltung in Projektplanungswerkzeugen Gemeinkosten und andere wiederkehrende und einmalige Kosten enthalten.
  • unterschiedliche Währungen. In der IT-Welt werden Projekte oft für Kunden aus dem Ausland und von Mitarbeitern aus vielen verschiedenen Ländern durchgeführt. Diese Situation ist fast unvermeidlich. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Projektplanungswerkzeug mit verschiedenen Währungen umgehen kann. 
  • verschiedene Abrechnungsmodelle (d.h. T&M, Festpreis, Retainer, nicht abrechenbar). In der IT-Branche gibt es sehr spezifische Abrechnungssysteme, die in anderen Branchen nur selten anzutreffen sind. Daher muss jedes Projektplanungs-Tool, das in einer IT-Organisation implementiert werden soll, den Managern verschiedene Abrechnungsoptionen zur Auswahl bieten. 
Haushaltsübersicht in Primetric
  • finanzielle Schätzungen und Prognosen. Der Preis einer Software wird in der Regel auf der Grundlage von Schätzungen festgelegt. Diese sind jedoch im besten Fall zeitaufwändig und im schlimmsten Fall ärgerlich. Glücklicherweise sollte ein gutes Projektplanungswerkzeug Sie von dieser Last befreien, da es Ihnen Echtzeitschätzungen auf der Grundlage der Löhne der Mitarbeiter, der Gemeinkosten und anderer im System enthaltener Kosten liefern kann. 
  • Projekt- und Organisationsgemeinkosten. In einem IT-Unternehmen geht es nicht nur um Projekte und Mitarbeiter, sondern auch um eine Vielzahl anderer Kosten und Einnahmen, die in jedem Budget berücksichtigt werden müssen. Deshalb sollten Projektplanungs-Tools den Managern auch die Möglichkeit geben, zusätzliche Kosten und Gewinne in ihre Pläne einzubeziehen, und zwar mit flexiblen Gemeinkosten (sowohl unternehmensweit als auch nur für ein bestimmtes Projekt). Stellen Sie sicher, dass auch Ihr Tool über eine solche Option verfügt!
Abschnitt Gemeinkosten in der Budgetierungsfunktion in Primetric

Projektplanungsfunktion Nr. 5: Berichterstattung und Leistungsverfolgung 

Kein Projekt kann als erfolgreich angesehen werden, wenn es nicht über umfangreiche Daten zu seinen Finanzen, Ressourcen und anderen damit zusammenhängenden Aspekten verfügt - und diese können nicht ohne Berichterstattung und Analysefunktionen gewonnen werden. 

Um eine ordnungsgemäße Überwachung und Berichterstattung für alle Ihre Vorgänge zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr zukünftiges Projektplanungsprogramm über Funktionen wie diese verfügt: 

  • Zeiterfassungoft in Kombination mit den Ausgaben und Löhnen der einzelnen Mitarbeiter. Diese Funktion hilft Managern, Unstimmigkeiten, Verzögerungen und andere Probleme zu erkennen, die sich auf die Freigabetage oder verschiedene Projektphasen auswirken können. 
  • erweiterte Berichte auf der Grundlage verschiedener Metriken. Alle IT-Manager sind sich der Tatsache bewusst, dass Projekte verschiedene Erfolgsindikatoren haben können. Bei der Auswahl Ihres Projektplanungstools sollten Sie nach Plattformen suchen, die Ihnen alle diese Indikatoren liefern können - egal, ob es sich um Budget, Fristen oder Personal handelt. Automatisierte Berichte können ebenfalls ein zusätzliches Plus sein. 
  • Berichte in Echtzeit. Manche Tools zeigen Änderungen erst nach stundenlangem Warten an, und das kann in einem so flexiblen Umfeld wie der IT-Branche nicht akzeptiert werden. Schauen Sie sich bei Ihrer Wahl die Statistiken Ihres Projektplanungsprogramms genau an und stellen Sie sicher, dass es alle Änderungen sofort in seine Berichte aufnehmen kann. 
Rentabilitätsbericht in Primetric

Darüber hinaus sollten Sie auch auf die in den Berichten enthaltenen Kennzahlen achten. Für ein IT-Unternehmen sollten sie in der Regel Folgendes umfassen: 

  • geplante und verfolgte Nutzung, 
  • Marge 1. und 2. Grades, 
  • geplante und tatsächliche Rentabilität des Projekts, 
  • RAG-Status für Bedrohungen und Probleme, 
  • Kapazität.
Kapazitätsbericht in Primetric

Sie sollten jedoch auch bedenken, dass Berichte Ihre Recherchen in keiner Weise einschränken sollten. Sie sollten vielmehr eine Reihe von Anpassungsfunktionen enthalten, die es den Managern ermöglichen, Dokumente zu erstellen, die sie im Moment wirklich brauchen. Sie sollten auch die Möglichkeit haben, die Berichte gemeinsam zu nutzen oder Daten frei zu importieren und zu exportieren, wann immer dies erforderlich ist. Das wird die Arbeit der Manager sehr erleichtern! 

Projektplanungsfunktion Nr. 6: Integrationen

Jeder, der in der IT-Branche arbeitet, weiß, dass es selten nur ein einziges Tool gibt. Tatsächlich arbeiten Programmierer, Tester, Manager und andere Spezialisten in der Regel mit Dutzenden von Werkzeugen, die ihre Arbeit in gewissem Maße erleichtern - und in den meisten Fällen kann sich das aus einer Vielzahl technologischer Gründe einfach nicht ändern. 

Viele erstklassige Projektplanungstools können jedoch auch dieses Problem lösen - und zwar dank der Integration mit anderen Programmen. Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sollten Sie sich vergewissern, dass alle kritischen Tools in Ihrem Unternehmen Teil der neuesten Ergänzung des Pools sein können. Dazu gehört in der Regel auch die Integration mit JIRA und anderen Projektmanagement-Tools für: 

  • Zeiterfassung (Clockify, Tempo, Toggl, Harvest, usw.)
  • Aufgaben-/Projektmanagement (Jira, Redmine, ClickUp, usw.)
  • HR-Tools (BambooHR, Hi Bob, Calamari, usw.)
  • Buchhaltungssoftware (Xero, Quickbooks, etc.)
  • CRMs (Hubspot, Pipedrive, usw.).
In Primetric verfügbare Integrationen

Zukunftssichere Qualitäten eines Projektplanungswerkzeugs

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes IT-Unternehmen repräsentieren, sind wir sicher, dass Sie planen, irgendwann zu wachsen. Ihre Projektplanungssoftware sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen - daher sollte sie Ihnen Folgendes bieten:

Skalierbarkeit. Im Laufe der Zeit können die Prozesse in jedem Unternehmen enorme Ausmaße annehmen - und die Projektplanungswerkzeuge sollten in der Lage sein, diese trotzdem zu unterstützen. Wachsende Mitarbeiterzahlen, Projekte, größere Budgets, neue Währungen, unterschiedliche Einstellungen für Unternehmensniederlassungen, erweiterte Gemeinkosten und andere Probleme sollten von dem Programm Ihrer Wahl auch in den kommenden Jahren problemlos bewältigt werden können. Mit anderen Worten: Stellen Sie sicher, dass das Projektplanungsprogramm auch später mit Ihren Anforderungen mithalten kann! 

Unterstützung. Während viele Manager es vorziehen, ihre Probleme selbst zu lösen, gibt es Situationen, die einfach professionelle Unterstützung durch eine Software-Helpline erfordern. In diesem Fall sollten Sie sich auf jeden Fall lieber an einen gut informierten Experten wenden als an einen Bot. Um dies sicherzustellen, lesen Sie die Meinungen über die Software und achten Sie auf die Details zur Kommunikation mit dem Support. Auf diese Weise erhalten Sie Hilfe, wann immer Sie sie brauchen, und Sie können sich auch darauf verlassen, dass die Anbieter Ihnen zuhören und auf Ihre anderen Rückmeldungen reagieren. 

Sicherheit. Im Projektmanagement müssen Sie oft mit Gigabytes an sensiblen Daten umgehen - und das alles in einer Software eines Drittanbieters. Daher sollten Sie sich vergewissern, dass Ihr potenzielles Projektplanungsprogramm keine Kosten scheut, um sie angemessen zu sichern. In manchen Fällen finden Sie auf der Website des Produkts ausreichende Informationen; wenn nicht, zögern Sie nicht, sich mit dem Anbieter in Verbindung zu setzen - die Vertreter eines hochwertigen Tools werden kein Problem damit haben, Ihnen die Sicherheitsdetails mitzuteilen. 

Flexibilität. Wie wir bereits erwähnt haben, dreht sich in der IT-Branche alles um Flexibilität. Projekte ändern sich, Mitarbeiter kommen und gehen, neue Herausforderungen können jederzeit auftreten - und Ihr Projektplanungsprogramm sollte darauf vorbereitet sein. Vergewissern Sie sich bei Ihrer Entscheidung, dass alle Details Ihrer Projekte, Spezialisten und Budgets jederzeit angepasst werden können - Sie werden überrascht sein, aber nicht alle Produkte bieten eine solche Option! 

Wartung. Dies scheint ein offensichtlicher Bestandteil jeder Lösung zu sein, doch viele Anbieter vergessen, sich darauf zu konzentrieren, was zu zahlreichen Fehlern und Problemen führt. Qualitativ hochwertige Projektplanungsprogramme sollten regelmäßig aktualisiert werden, nicht nur um voll funktionsfähig zu bleiben, sondern auch um Sicherheitsbedrohungen und andere kritische Probleme zu vermeiden. 

Ständige Weiterentwicklung. Wenn Sie ein Manager oder ein erfahrener Spezialist sind, wissen Sie sicherlich, dass sich das Geschäft ständig verändert - und das Tool, das Sie für die Verwaltung verwenden, sollte das auch. Der Anbieter Ihres Systems sollte Ihnen einen detaillierten Fahrplan für die künftige Entwicklung der Lösung vorlegen. Andernfalls könnten Sie eines Tages mit einem Programm dastehen, das Sie nicht mehr verwenden können...

Wie wählt man die richtige Projektplanungssoftware für sich aus? 

  1. Definieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens

Es gibt keine identischen IT-Unternehmen auf der Welt - deshalb sollten Sie bei der Wahl Ihres Projektplanungsprogramms nicht in die Fußstapfen anderer treten. 

Um dies erfolgreich zu tun, müssen Sie jedoch zunächst feststellen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht, um in Zukunft zu skalieren. 

Dazu können Sie unsere Verwendungsliste verwenden, die Rollen im Unternehmen, reale Situationen und Prioritäten enthält. Mit ihrer Hilfe können Sie erste Anforderungen sammeln und diese mit einem Anbieter absprechen. 

Sie können die Liste hier finden - laden Sie die Liste der Anwendungsfälle herunter. 

Alternativ können Sie das auch tun: 

  • die wichtigsten Herausforderungen und Anwendungsfälle zu definieren,
  • Ihre Prozesse abbilden/analysieren und die für sie verantwortlichen Akteure ermitteln. Verschiedene Unternehmen stützen sich auf unterschiedliche Strukturen, auf denen sie ihre Leistung aufbauen. Erkennen Sie diese Muster, machen Sie Engpässe und Probleme ausfindig und beschreiben Sie eine Lösung, die Ihrem Unternehmen helfen könnte, diese zu lösen. 
  • sprechen Sie mit Ihren Teams und Mitarbeitern. Die Erkenntnisse von Fachleuten können genauso wertvoll, wenn nicht sogar wertvoller sein als die von Managern.
  • Schauen Sie sich die Struktur Ihres Unternehmens genauer an. Prüfen Sie, ob Ihre Ressourcen einem einzigen oder vielen Projekten zugewiesen sind; sehen Sie sich die von Ihnen verwendeten Abrechnungsmodelle an und prüfen Sie, ob der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen und Managern ausreicht, um die weitere Entwicklung Ihres Unternehmens zu unterstützen. 

Hier finden Sie eine Liste mit den häufigsten Fragen, die Sie sich und Ihren Mitarbeitern bei der Auswahl eines Projektplanungswerkzeugs stellen sollten:

  • Wann genau beginnen wir mit der Planung eines neuen Projekts? Wann ist das Geschäft abgeschlossen? Oder wann erreicht das Geschäft einen gewissen Grad an Sicherheit?
  • Was ist erforderlich, um ein Angebot für einen Kunden zu erstellen? Verfügbarkeit von Personen? Kosten- und Einkommenssätze? 
  • Wer ist für Schätzungen zuständig? Brauchen wir einen Genehmigungsworkflow?
  • Wie schätzen wir neue Projekte ein? Auf der Grundlage von Rollen? Projektphasen? Beides? Oder vielleicht auf andere Weise?
  • Wer entscheidet über die Neuzuteilung/Neuaufteilung?
  • Haben wir standardisierte Einkommenssätze auf der Grundlage von Dienstalter / Funktionen / anderen Faktoren?
  • Welche Abrechnungsmodelle bevorzugen wir?
  • Wie werden die Kunden uns bezahlen? Im Voraus? Auf monatlicher/wöchentlicher/quartalsweiser Basis? Nach Abschluss des Projekts?
  • Wie analysieren wir die Projektabwicklung? Haben wir "must-have" KPIs, z.B. RAG-Status / Rentabilität?
  • Sollten verschiedene Manager nur begrenzten Zugang zu Spezialisten haben, die sie nicht leiten? Oder sollten sie sie sehen, können sie aber nicht zuweisen?

Erstellen Sie anschließend eine Liste von Merkmalen, die zur Verbesserung der Situation beitragen könnten, die Sie in den oben genannten Punkten beschrieben haben. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht auf Anhieb die richtigen Optionen finden - Sie werden bei Ihren Recherchen bestimmt auf viele solcher Merkmale stoßen. 

Um die Sache einfacher und transparenter zu machen, können Sie die Funktionen, auf die Sie sich konzentrieren möchten, in drei Kategorien einteilen: wesentliche, wünschenswerte und nicht benötigte Funktionen. Eine solche Tabelle wird Ihnen später helfen, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren. 

Beispiele: 

Fall 1 - Kleines Unternehmen (0-50 Mitarbeiter)

Das kleine Unternehmen hat zwei Gründer, die als Manager mit vielen Aufgaben betraut sind. Zurzeit beschäftigen sie 10 IT-Spezialisten, die mit einem breiten Spektrum von Technologien arbeiten. Sie sind in der Regel an 3 verschiedenen Projekten beteiligt. Sie sind jedoch nicht in Teams aufgeteilt; stattdessen kann ein einzelner Programmierer an mehreren Projekten gleichzeitig teilnehmen. 

Nach einer Bewertung seiner Situation hat das kleine Unternehmen beschlossen, dass es ein Werkzeug mit benötigt: 

  • umfassende Berichte, die die verschiedenen Perspektiven der beiden Gründer miteinander verbinden, 
  • eine Datenbank mit allen Fähigkeiten und Erfahrungen der Fachleute des Unternehmens, um sie dem Projekt effizient zuordnen zu können, 
  • Projekt- und Mitarbeiterkalender mit Zuweisungen, um Überbuchungen zu vermeiden und sowohl eine lang- als auch eine kurzfristige Planung zu ermöglichen sowie Urlaube und Abwesenheiten in die Schätzungen einzubeziehen. Dies ist die Funktion, die für dieses Unternehmen von äußerster Wichtigkeit ist.

Fall 2 - Mittleres Unternehmen (50-500 Mitarbeiter)

Medium Company hat über 150 Mitarbeiter. Sie sind meist auf ihre jeweiligen Fachgebiete spezialisiert und verfügen über unterschiedliche Kompetenzen; einige von ihnen sind gleichzeitig an vielen verschiedenen Projekten beteiligt. 

Zurzeit arbeitet das Unternehmen an rund einem Dutzend verschiedener Projekte für Kunden. Sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf die Anforderungen und die Art der Abrechnung - einige sind Zeit- und Materialprojekte, während andere auf einem Festpreis basieren. Einige Projekte sind auch komplizierter als andere und umfassen mehrere verschiedene Phasen. 

Hinzu kommt, dass das mittelständische Unternehmen bereits JIRA für das Projektmanagement einsetzt und dieses Tool auch beibehalten möchte. Die Manager könnten jedoch auch einen allgemeineren Überblick über die Vorgänge im Unternehmen gebrauchen, da JIRA eine solche Funktion nicht bietet. Außerdem wird die Struktur immer komplizierter, so dass Genehmigungsworkflows und Zugriffsbeschränkungen für verschiedene Finanzdaten erforderlich sind.

Anhand der Informationen können wir klar erkennen, dass das mittlere Unternehmen Funktionen wie diese benötigt: 

  • eine Datenbank mit allen Fähigkeiten und Erfahrungen der Fachleute des Unternehmens, um sie dem Projekt effizient zuordnen zu können, 
  • erweiterte Projektdetails und IT-spezifische Merkmale, d. h. Abrechnungsarten, Projektphasen, Schätzungen usw. - wären für das Unternehmen sehr vorteilhaft .
  • Projekt- und Mitarbeiterkalender mit flexiblen Zuweisungen sowohl für die Gesamtheit des Projekts als auch für seine Phasen, was für ein mittleres Unternehmen ein Muss ist, 
  • Integration mit JIRA, die für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist
  • umfassende Berichte auf hohem Niveau mit detaillierten Informationen über Projekte, Kapazitäten und andere kritische Themen,
  • Genehmigungsworkflows und Datenzugriffsbeschränkungen auf der Grundlage von Rollen 

Fall 3 - Großes Unternehmen (500+ Mitarbeiter)

Das große Unternehmen beschäftigt mehr als 500 Mitarbeiter, darunter Manager und Spezialisten aus den Bereichen IT, Marketing, Personalwesen und mehr. Alle diese Mitarbeiter müssen ihren Vorgesetzten Zeitberichte vorlegen, und zwar auf einer einzigen Plattform. Hinzu kommt, dass die detaillierten Informationen über ihre Tätigkeiten nur ihren Managern zur Verfügung stehen sollten; daher sollte ein mögliches Tool für das große Unternehmen verschiedene Rollen und Zugriffsebenen für sie haben. 

Hinzu kommt, dass das große Unternehmen einfach mit Dutzenden von Projekten gleichzeitig überfordert ist. Sie unterscheiden sich in Bezug auf Budgets, Schätzungen, Gemeinkosten und Abrechnungsarten. Hinzu kommt, dass sowohl Auftragnehmer als auch Festangestellte an Bord sind, deren Löhne sich ebenfalls von Projekt zu Projekt unterscheiden können. Daher sollte ein Projektplanungsprogramm all diese Funktionen enthalten. 

Auch das Ressourcenmanagement wird mit der zunehmenden Größe des Großunternehmens immer schwieriger. Abgesehen von den Fähigkeiten und Kapazitäten der Mitarbeiter muss das Unternehmen auch täglich neue Mitarbeiter einstellen und der Personalabteilung alle freien Stellen melden. Dieser Prozess ließe sich erheblich vereinfachen, wenn das neue Projektplanungstool auch diese Aufgabe übernehmen könnte. 

Die Manager in einem großen Unternehmen sind in ihren jeweiligen Bereichen hoch spezialisiert. Es gibt einen COO, einen CFO, ein PMO, einen COO und einen CFO - und sie alle erwarten von der neuen Projektplanungssoftware, dass sie ihnen wertvolle Einblicke in ihre Abläufe gewährt. Außerdem benötigen sie Echtzeitdaten zu jedem einzelnen Projekt, damit sie auf Änderungen sofort reagieren können. 

Anhand dieser Beschreibung können wir klar erkennen, dass das große Unternehmen Funktionen wie diese benötigt: 

  • Berichterstattung über die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer, die bestimmten Projekten zugewiesen sind, was für das große Unternehmen ein Muss ist,
  • verschiedene Rollen und Zugriffsebenen für Manager und Spezialisten mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, 
  • umfassende Instrumente zur Verwaltung der Ressourcen mit detaillierten Informationen über die Fähigkeiten, die Erfahrung, die Abwesenheit von Fachkräften, die Art der Beschäftigung und die Löhne für verschiedene Szenarien, die für ein großes Unternehmen erforderlich sind
  • die Meldung offener Stellen und die erforderlichen Rekrutierungsprozesse in demselben Tool, 
  • fortgeschrittene Berichte für verschiedene Datentypen (z.B. Budget, Kapazität, Gewinne, Gemeinkosten und mehr),
  • detaillierte Budgetinformationen, einschließlich der Vertragsarten, der Gemeinkosten und der Abrechnung der Zahlungen, die in einer möglichen Projektplanungssoftware enthalten sein müssen.
  • ständig aktualisierte Daten mit sofortigem Zugriff auf alle Änderungen. 
  • robuste Integrationen mit verschiedenen Systemen,
  • SSO (Google / Azure / Andere), so dass das gesamte Unternehmen den Zugang für neue und ausgeschiedene Mitarbeiter einfach verwalten kann

2. Durchführung von Forschungsarbeiten.

Um das richtige Projektplanungsprogramm auszuwählen, reicht es nicht aus, sich die eigenen Abläufe genauer anzusehen. Um dies erfolgreich zu tun, müssen Sie sich durch Dutzende von Angeboten verschiedener Anbieter wühlen. 

Auch wenn sich der Rechercheprozess je nach Unternehmensgröße nicht wesentlich unterscheidet, wird es für Sie und andere Führungskräfte wahrscheinlich trotzdem eine anstrengende Reise werden. 

Sie können es sich jedoch ein wenig leichter machen, wenn Sie sich auf die Suche nach Informationen über: 

  • grundlegende Begriffe im Zusammenhang mit Projektplanungssoftware. Googeln Sie nach Funktionen und Eigenschaften, die Sie interessieren, sowie nach verschiedenen Begriffen, die mit Business Intelligence im Allgemeinen zu tun haben. Auf diese Weise können Sie sich ein besseres Bild davon machen, was Sie von einer solchen Software erwarten können. 
  • Besuchen Sie die Websites beliebter Anbieter von Projektplanungssoftware. Blättern Sie aber nicht nur gedankenlos durch die Seiten, sondern erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie den Funktionsumfang der verschiedenen Lösungen vergleichen. Sie wird sich später bei der endgültigen Entscheidung als unschätzbar wertvoll erweisen. 
  • Prüfen Sie die Tools auf die oben in unserer Liste genannten grundlegenden Funktionen. Denken Sie außerdem daran, auf Skalierbarkeit, Sicherheit, Support und Flexibilität der Lösungen zu achten - Sie können diese Eigenschaften überprüfen, indem Sie die Meinungen zum Produkt durchsehen oder den Anbieter direkt kontaktieren.
  • Holen Sie sich eine Demo der Projektplanungssoftware. Auf diese Weise können Sie am besten testen, ob das Programm Ihrer Wahl wirklich Ihren Anforderungen entspricht. Nehmen Sie an einer Testversion teil oder buchen Sie eine Präsentation mit einem Vertreter des Anbieters, um eine Software wirklich näher kennenzulernen und ihren Wert realistisch einzuschätzen. 

Einige Tools sind auf automatisches Onboarding ausgerichtet, was Ihnen keine Möglichkeit bietet, mit einem Experten zu sprechen. Einige zeigen Ihnen die Plattform, so dass Sie sie selbständig nutzen können.

Bei Primetric haben wir einen anderen Ansatz. Wir bieten unseren Kunden den gesamten Implementierungs-Workflow, der sie dabei unterstützt, "Must-have"-Anwendungsfälle zu identifizieren, ihre Struktur abzubilden, einen Produkt-Champion zu identifizieren und Primetric erfolgreich in der Organisation zu implementieren.

Wenn Sie mit unserem Experten sprechen möchten, vereinbaren Sie hier einen Gesprächstermin.

3. Prozess der Entscheidungsfindung.

Zu guter Letzt ist es höchste Zeit, eine endgültige Entscheidung zu treffen. Das sollte eine leichte Aufgabe sein, vorausgesetzt, Sie befolgen unsere Anweisungen genau. Um den Prozess abzuschließen, sollten Sie: 

  • Vergleichen Sie die Lösungen im Hinblick auf die Preise und schließen Sie diejenigen aus, die Ihr Budget eindeutig übersteigen - oder die ihr Geld einfach nicht wert sind; 
  • Vergleichen Sie die Funktionen der Projektplanungsprogramme. Nutzen Sie die Tabelle, die Sie zuvor erstellt haben, um die Funktionen kritisch zu bewerten, ihre Priorität zu bestimmen und eine Handvoll Optionen auszuwählen, die Ihren Erwartungen entsprechen. 
  • Besprechen Sie die wichtigsten Prioritäten mit Ihren Teams oder Managern, je nach den Umständen. Entscheiden Sie sich dann für eine Projektplanungslösung, die in der Lage ist, alle kritischen Prozesse so weit wie möglich zu unterstützen. 

Fall 1 - Kleines Unternehmen

Das kleine Unternehmen steht vor der Entscheidung, welche Projektplanungssoftware es wählen soll. Aufgrund seiner Größe verfügt das Unternehmen nur über ein kleines Budget und schließt daher alle teuren Lösungen von vornherein aus. 

Auf der Grundlage der zu Beginn des Prozesses durchgeführten internen Untersuchung hat das kleine Unternehmen dann festgestellt, dass ein Projekt- und Mitarbeiterkalender mit flexiblen Zuweisungen die Funktion ist, die die Software ihrer Wahl einfach haben muss. Daher schließt die Geschäftsleitung alle Tools aus, die nicht über diese Funktion verfügen (oder bei denen diese Option irgendwie fehlt). 

Später kann sich die Geschäftsleitung des Kleinunternehmens auf andere Funktionen konzentrieren, die sie als potenziell nützlich erachtet, um 2-3 Projektplanungswerkzeuge zu finden, die ihren Erwartungen entsprechen. Da sich ihr Unternehmen jedoch ständig weiterentwickelt, müssen sie auch prüfen, ob die Software mit dem Wachstum des Unternehmens mitwachsen kann. 

In diesem Stadium können sie sich auf der Grundlage ihrer Erfahrungen aus der Demo für eines der Tools entscheiden - es sei denn, es gibt nur ein Projektplanungswerkzeug auf dem Tisch. 

Fall 2 - Mittleres Unternehmen

Das mittlere Unternehmen verfügt über ein sehr hohes Budget. Daher streicht die Geschäftsleitung nur diejenigen aus der Liste der möglichen Lösungen, die absurd überteuert sind. 

Dann konzentriert sich das mittlere Unternehmen, genau wie das kleine Unternehmen, auf seine wichtigsten Merkmale, die von Interesse sind. Dazu gehören: 

  • Integration mit JIRA, 
  • erweiterte Projektdetails mit Budgetierung, 
  • Projekt- und Mitarbeiterkalender mit Zuweisungen. 

Infolgedessen kann das mittlere Unternehmen die Projektplanungstools, die diese Anforderungen nicht erfüllen, von der Liste der in Betracht zu ziehenden Lösungen streichen. 

Danach kann sich das mittlere Unternehmen auf alle weniger wichtigen Funktionen konzentrieren, die es in seine bevorzugten Lösungen aufnehmen möchte. Jedes Projektplanungswerkzeug, das zusätzliche Optionen bietet, nach denen das mittlere Unternehmen sucht, rückt nun an die Spitze der Liste. 

Nicht zuletzt kann das Medienunternehmen mit einigen Managern an Bord auch deren persönliche Meinung berücksichtigen - schließlich sind sie diejenigen, die das Tool nutzen werden. 

Fall 3 - Großes Unternehmen 

Das große Unternehmen hat eine sehr großzügige Politik; daher ist es bei der Auswahl eines Projektplanungsprogramms nicht durch ein Budget eingeschränkt. Daher ist die Liste sehr lang und kompliziert. 

In erster Linie möchte die Geschäftsleitung des Großunternehmens jedoch sicherstellen, dass das zu verwendende Tool folgende Merkmale aufweist: 

  • die Meldung der Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter, 
  • erweiterte Funktionen zur Ressourcenverwaltung, 
  • detaillierte Budgetierungsmöglichkeiten für Projekte und Mitarbeiter. 

Folglich werden alle Projektplanungswerkzeuge, die diese Funktionen nicht aufweisen, aus der Liste entfernt. 

Darüber hinaus können die Manager die positiven Seiten ihrer Entscheidungen betrachten und sich die Programme genauer ansehen, die ihnen zusätzliche Funktionen bieten, über die sie gerne verfügen würden. Am Ende sollten sie natürlich ihre eigenen Eindrücke in die endgültige Entscheidung einfließen lassen. 

Vorteile von Projektplanungs-Tools für Führungskräfte 

Bei der Auswahl eines Projektplanungsprogramms ist es wichtig, die Meinung aller C-Level-Manager einzubeziehen - auch wenn sie die Idee vielleicht gar nicht mögen, da sie wahrscheinlich sehr beschäftigt sind. 

Die Führungskräfte sollten den Prozess jedoch nicht vernachlässigen, da sie mehr als alle anderen Mitarbeiter von diesem Instrument profitieren können. Warum? 

CEO

Das Hauptziel eines jeden Geschäftsführers ist es, sein Unternehmen wachsen zu sehen - und Projektplanungswerkzeuge können ihm dabei helfen, genau das zu erreichen. 

Mit solchen Programmen kann ein Geschäftsführer die internen Prozesse im Zusammenhang mit dem Projekt- und Ressourcenmanagement überwachen und Unstimmigkeiten erkennen, bevor sie sich auf wichtige Abläufe auswirken. Projektplanungs-Tools können dem Manager auch detaillierte Informationen über Schlüsselindikatoren und Faktoren liefern, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Darüber hinaus können sie auch zur Überwachung des Tagesgeschäfts und zur Suche nach neuen Wachstumschancen für das Unternehmen eingesetzt werden. 

Rentabilitätsbericht in Primetric

CFO

In den Augen des CFO ist das Unternehmen dann erfolgreich, wenn seine finanzielle Liquidität ohne Unterbrechungen aufrechterhalten wird - und es gibt keinen besseren Weg, dieses Ziel zu erreichen, als den Einsatz von Projektplanungsprogrammen. 

Projektplanungstools können dem CFO helfen, einen genaueren Blick auf alle Projektfinanzen zu werfen, von den allgemeinen Gewinnen bis zu den Löhnen eines bestimmten Spezialisten. Die beste Software in dieser Kategorie kann Details enthalten wie: 

  • Schätzungen, 
  • Gemeinkosten, 
  • Budgets mit Fakturaarten, 
  • Haushaltsentwürfe für potenzielle Projekte,
  • Löhne von Auftragnehmern und Arbeitnehmern, 
  • Finanzinformationen aus den Niederlassungen des Unternehmens, 
  • die Kosten der einzelnen Phasen und Abschnitte bestimmter Projekte, 
  • Informationen über die unrentablen und die rentabelsten Operationen. 

Ein gutes Projektplanungsprogramm kann auch flexibel sein und all diese Informationen in verschiedenen Währungen und Rechnungsarten bereitstellen. 

Ein solch umfassender Überblick kann für jeden CFO von unschätzbarem Wert sein. Sie liefert ihm nicht nur Echtzeitinformationen über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens, sondern kann auch eine Quelle für Innovationen und Verbesserungen sein, die zu noch höheren Gewinnen führen können. 

Finanzbericht in Primetric

PMO

Je mehr Projekte das PMO hat, desto schwieriger ist es für ihn, sie alle zu überwachen - es sei denn, er hat ein Projektplanungs-Tool zur Hand. 

Projektplanungsprogramme sind in der Regel die Grundlage für alle Aufgaben des PMO. Mit einer solchen Software kann er: 

  • etwaige Konflikte zwischen verschiedenen Projekten zu erkennen und zu lösen, 
  • die Ressourcen genau zuzuteilen und etwaige Fehler zu entdecken, falls sie auftreten, 
  • neue Projekte effizient einbinden und sie entsprechend der Verfügbarkeit von Ressourcen planen, 
  • kontrollieren Sie die Details jedes Projekts, einschließlich der Art der Abrechnung, der erforderlichen Ressourcen, der offenen Stellen und mehr, 
  • Überwachung des Budgets in Echtzeit, einschließlich wichtiger Details wie Löhne, Gemeinkosten, beglichene Rechnungen usw.

Alles in allem kann ein PMO mit einer Projektplanungssoftware dafür sorgen, dass Projekte rechtzeitig, mit den richtigen Ressourcen und mit maximalem Gewinn abgeschlossen werden können. 

Rentabilitätsbericht in Primetric

COO

Die Verwaltung aller Vorgänge im Unternehmen ist keine leichte Aufgabe für einen COO, aber sie kann mit einer Projektplanungssoftware einfacher werden. 

Dank dieser Lösung kann ein COO auf eine einzige Quelle der Wahrheit über alle kritischen Prozesse im Unternehmen zugreifen. Das schließt ein: 

  • Informationen über die Vorgänge in allen Dienststellen und über alle Probleme im Zusammenhang mit ihrer Zusammenarbeit, 
  • detaillierte Daten über Finanzen und Projekte, einschließlich Rentabilität, Gemeinkosten, unerwartete Ausgaben und mehr,
  • Überwachung des Projektportfolios, Erkennung von Lücken in der Planung, die neue Aktivitäten unterstützen können, sowie von störenden Vorgängen, 
  • effizientes Ressourcenmanagement, einschließlich Kapazitätsplanung und Neueinstellungen. 

Mit einem Projektplanungsprogramm kann der COO alle Vorgänge (auch die kleinsten) erfolgreich überwachen, ihren Status überprüfen und entsprechend reagieren und so die Rentabilität des Unternehmens verbessern. 

Kapazitätsbericht in Primetric

Wählen Sie das richtige Projektplanungsprogramm - wählen Sie Primetric

Jetzt, wo Sie wissen, wie Sie ein Projektplanungsprogramm auswählen, möchten Sie sicher gleich mit der Recherche beginnen - und wir kennen den perfekten Ort, um dies zu tun. 

Mit Primetric können Sie alle oben genannten Anforderungen - und mehr - sowohl bei kleinen als auch bei großen Unternehmen erfüllen. 

Sie können sich unsere Lösung gleich jetzt genauer ansehen. Buchen Sie eine Demo oder sehen Sie, wie Primetric im Vergleich zu anderen Projektplanungsprogrammen abschneidet, um die richtige Wahl zu treffen. 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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