Was ist ein Ressourcenmanagementplan und wie wird er erstellt?

Was ist ein Ressourcenmanagementplan? 

Ein Ressourcenmanagementplan (oder einfach ein Ressourcenplan im Projektmanagement) kann als Bezugspunkt und Leitfaden für Manager definiert werden. Er enthält Informationen, die es ihnen ermöglichen, die Ressourcen, die sie zur Erreichung ihres Ziels einsetzen, erfolgreich und genau zuzuweisen, zu verwalten und zu überwachen. 

Warum ist ein Ressourcenmanagementplan für das Projektmanagement wichtig? 

Fehlersichere Methode 

Zunächst einmal hilft ein Ressourcenmanagementplan, zahlreiche Fehler zu vermeiden, sei es bei den Schätzungen oder bei den tatsächlichen Zeitplänen. 

So können die Projektleiter ihre Fachkräfte und deren Verfügbarkeit so sehen, wie sie wirklich sind, anstatt wild zu raten. Aus diesem Grund führen Ressourcenmanagementpläne zu viel genaueren Annahmen. 

Arbeitsbelastung gut bewältigt 

Ressourcenmanagementpläne können den Verantwortlichen auch helfen, überlastete oder auf der Bank sitzende Mitarbeiter zu erkennen. 

So kann sich die Vertriebsabteilung auf die Suche nach zusätzlichen Projekten für diejenigen konzentrieren, die keine Aufgabe zu erledigen haben, während die Personalabteilung sehen kann, welche Spezialisten eingestellt werden müssen, um diejenigen zu unterstützen, die mit zu vielen Aufgaben zu kämpfen haben.  

Verbesserte Gewinne

Der Ressourcenmanagementplan konzentriert sich auf die Maximierung des Outputs jeder Arbeitsstunde jedes Mitarbeiters - und für Dienstleistungsunternehmen sind diese Stunden die Haupteinnahmequelle. 

Mit einem Ressourcenplan können die Unternehmen ihre Arbeit besser planen und Spielraum für zusätzliche (und sehr rentable) Projekte finden. 

Was sollten Sie in Ihren Ressourcenmanagementplan aufnehmen?

Im typischsten Fall sollte der Ressourcenmanagementplan Informationen zu folgenden Punkten enthalten: 

1. Ressourcen - benötigte Mitarbeiter, Maschinen, Technologien, Programme usw. und deren Verfügbarkeit, 
2. Zeitrahmen - Projekte, ihre Phasen, besondere Aufgaben, 
3. Annahmen und Einschränkungen - Verfügbarkeit, Verpflichtungen, Zeitplan, maximale Kosten und minimale Marge, Projektumfang, zu vermeidende Dinge, Must-haves, Arbeitstempo, sonstige projekt- oder unternehmensspezifische Faktoren. 
4. Rollen und Zuständigkeiten - Manager, Verantwortliche, Führungskräfte, Zugriffsebenen usw. 

5 Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Ressourcenmanagementplans

Im Kern ist ein Ressourcenmanagementplan sehr einfach. Im Allgemeinen besteht er aus: 

1. Planung des Projekts. 
2. Tauschen Sie die Informationen über die Ressourcen aus. 
3. Zeiterfassung und Überwachung. 
4. Vorhersage.
5. Aktualisierung des Ressourcenplans.

Aber wie lässt sich diese kurze Skizze auf die eigentliche Arbeit übertragen? 

Wie erstellt man einen Ressourcenmanagementplan? Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispielen 

Die aufeinanderfolgenden Schritte eines Ressourcenmanagementplans erfordern viel mehr Überlegung und vor allem Arbeit, als ihre kurzen Namen vermuten lassen. Schauen wir uns an, wofür sie wirklich stehen. 

Planung des Projekts

Die Planung des Projekts ist sicherlich der komplexeste Teil eines Ressourcenmanagementplans. 

In dieser Phase müssen Sie Folgendes tun: 

• den Umfang der Arbeiten zu definieren, 
• die für das Projekt erforderlichen Ressourcen zu bestimmen, 
• Schätzung der Zeit, die für jede Aufgabe oder jede Phase des Projekts benötigt wird, 
• einen Entwurf des Zeitplans für das gesamte Projekt erstellen. 

Auf diese Weise erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über das Projekt und seinen ungefähren Zeitplan. 

Wann sollten Sie mit der Planung Ihres Projekts beginnen?

Die Planungsphase sollte bereits beginnen, bevor das Projekt feststeht; sie sollte beginnen, während die Maßnahmen noch ausgearbeitet werden. 

Aber warum? 

Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Leute für die Arbeit zur Verfügung stehen. Wenn Sie einen Vertrag unterzeichnen, versichern Sie, dass Sie über die nötigen Mittel verfügen, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitplans durchzuführen. 

Wenn sich herausstellt, dass diese Aussage nicht der Wahrheit entspricht, sind Sie und Ihr Unternehmen in großen Schwierigkeiten. 

Wenn Sie einen Einsatzplan erstellen, bevor der Papierkram erledigt ist, können Sie sich vergewissern, dass Ihr Spezialist zum Zeitpunkt der Durchführung des Projekts auch wirklich dabei sein kann. 

Mit anderen Worten: Sie minimieren das Risiko von Verzögerungen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt erfolgreich ist.

Austausch von Informationen 

Selbst die unabhängigsten Projektteams können nicht ohne ihre Manager, Führungskräfte und den Rest der Unternehmensmaschinerie arbeiten.

Deshalb ist der Austausch von Informationen über die verfügbaren Ressourcen für den Erfolg des Projekts unerlässlich. 

Wie kann man Informationen austauschen, ohne Zeit zu verlieren? 

Das ist die Hauptfrage, die in dieser Phase alle Kämpfe eines Ressourcenmanagementplans darstellt. 

Im Allgemeinen gibt es drei Möglichkeiten, Informationen auszutauschen: 

• in langwierigen Sitzungen,
• in E-Mails, 
• in aktuellen Instrumenten, die als einzige Quelle der Wahrheit dienen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Kombination dieser drei Methoden, um ein Gesamtbild aller Vorgänge zu erhalten. 

Mit anderen Worten: Die Sitzungen sollten auf tatsächlichen und überprüften Daten basieren, die von einer einzigen Quelle der Wahrheit für alle Beteiligten stammen, und E-Mails sollten nur als Ergänzung zu diesen Sitzungen dienen. 

Informationsaustausch: Hauptziele 

Jeder Informationsaustausch sollte nicht nur ein freundliches Gespräch sein. Zu seinen wichtigsten Zielen gehören: 

• alle Konflikte und Probleme zu finden, 
• Überbuchungen oder niedrige Rentabilitätsprognosen zu vermeiden, 
• eine genauere Betrachtung der Abwesenheiten, 
• endgültige Entscheidungen über die Ressourcenplanung zu treffen. 

Erst wenn Sie diese Ziele erreicht haben, können Sie sicher sein, dass Sie über die Daten verfügen, die Sie benötigen, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen, und Sie können mit dem Ressourcenmanagementplan weitermachen. 

Zeiterfassung und Überwachung

Während die Zeiterfassung für viele Mitarbeiter eine Last zu sein scheint (ja, wir wissen, dass sie wieder einmal vergessen haben, ihre Stunden einzutragen...), sind ihre Berichte für Manager von großem Wert - nicht nur, weil sie die Daten zur Erstellung einer Rechnung am Ende des Monats verwenden können. 

Was ist das Hauptziel der Zeiterfassung? 

Im Allgemeinen sollte die Zeiterfassung für Folgendes genutzt werden: 

• Überwachung der Arbeit von Teams und Mitarbeitern, um Unregelmäßigkeiten festzustellen (z. B. Überstunden, Bänke usw.), 
• Überwachung des gesamten Projektfortschritts, 
• Prüfung, ob der Projektzeitplan realistisch ist, 
• Erstellung finanzieller Schätzungen für das Projekt, einschließlich seiner Rentabilität, 
• Auftretende Probleme zu erkennen und zu lösen. 

Wie kann man all diese Dinge nur mit Zeiterfassung erreichen? 

Die bei der Zeiterfassung selbst gesammelten Informationen liefern uns zahlreiche wertvolle Erkenntnisse. Diese Erkenntnisse sind jedoch nicht unbedingt sofort verfügbar. 

Deshalb lohnt es sich, ein Ressourcenplanungstool zu verwenden, das die erfassten Stunden mit Finanzdaten, Projektmanagement und Kompetenzmanagement kombiniert. 

Schauen wir uns an, wie das am Beispiel von Primetric geschehen kann. 

Die Zeiterfassungsfunktion von Primetric kann die Informationen aller Mitarbeiter erfassen und fortgeschrittene Berichte erstellen, die den Projektmanagern helfen, sich einen Überblick über die Arbeit zu verschaffen. Wichtig ist, dass sie auch die Finanzen einbeziehen, damit diese beiden Ebenen des Projekts nicht getrennt werden. 

Darüber hinaus können diese Daten auch in andere nützliche Statistiken umgewandelt werden. 

Primetric kann zum Beispiel die Informationen aus der Zeiterfassung nutzen, um Managern die geplante und tatsächliche Kapazität anzuzeigen, den Projektfortschritt zu überwachen und vieles mehr. 

Vorhersage 

Änderungen im Projekt sind oft unvermeidlich - aber sie sind ebenso sehr eine Chance wie ein Hindernis. Alles hängt von der Genauigkeit der Projektmanagementprognosen ab, auf die Sie Ihre Entscheidungen stützen. 

Wie kann man ohne Kristallkugel eine genaue Prognose erstellen? 

Um eine genaue Vorhersage zu erstellen, müssen Sie einen genaueren Blick darauf werfen: 

• Zeiterfassungsberichte, 
• erweiterte Berichte, z.B. über Rentabilität, Kapazität usw,
• die Finanzen des Projekts, 
• Unstimmigkeiten im Plan, d.h. Überstunden, Bänke, unerwartete Abwesenheiten usw., 
• alle sonstigen Informationen über den Zustand des Projekts. 

Mit anderen Worten: Sie müssen sich einen allgemeinen Überblick über das Projekt verschaffen. Nur das Gesamtbild kann Ihnen zeigen, was in dem Projekt wirklich vor sich geht. 

Natürlich können Sie dies nicht manuell tun - wir empfehlen die Verwendung fortgeschrittener Tools für diesen Zweck. In Primetric zum Beispiel können Sie das Projekt mit Werkzeugen für den Projektfortschritt sowie mit anderen Berichten überwachen, die sich auf bestimmte Ebenen von Vorgängen konzentrieren. 

Aktualisierung des Ressourcenplans 

Wenn Sie die vorangegangenen Schritte des Ressourcenmanagementplans beachtet haben, sollten Sie an diesem Punkt alles haben, was Sie brauchen, um die Elemente des Ressourcenplans zu erkennen, die angepasst werden müssen. 

In diesem Schritt sollten Sie die Daten aus der Projektüberwachung verwenden und sie mit dem Zeitplan vergleichen. 

Wenn Sie dann Unstimmigkeiten feststellen, passen Sie den Plan an oder bearbeiten ihn entsprechend - natürlich unter Berücksichtigung der bereits vorhandenen Ressourcen. 

Ressourcenmanagementplan: Vorlage

Wir wissen, dass Ressourcenmanagementpläne ziemlich kompliziert erscheinen können. Zum Glück wollen wir, dass es für Sie auch außerhalb unseres Tools einfach ist. 

Um selbst einen Ressourcenmanagementplan zu erstellen, laden Sie unsere kostenlose Vorlage für einen Ressourcenmanagementplan herunter und tragen Sie die Details Ihres Projekts ein. Dann haben Sie alle Informationen, die Sie für den Erfolg Ihres Projekts benötigen!

Vorteile eines Ressourcenmanagementplans

1. Vermeidung von Hürden und unerwarteten Problemen - Nutzen Sie den Ressourcenmanagementplan, um das Projekt zu überwachen und Risiken vorherzusehen, die Sie vermeiden möchten, bevor sie sich auf Ihr Projekt auswirken. 
2. Vermeidung von Überstunden und Bänken - mit einem Ressourcenmanagementplan können Sie sehen, welche Mitarbeiter Zeit für neue Projekte haben und ihre Verfügbarkeit voll ausschöpfen, was den Gewinn erhöht. 
3. Schaffung eines Gefühls der Transparenz sowohl bei Managern als auch bei Mitarbeitern - mit der richtigen Zugangsebene können beide Parteien sehen, was vor sich geht und was kommen wird, und sie können entsprechend handeln. 
4. Messung der Leistung - Der Ressourcenmanagementplan gibt einen Weg für das gesamte Projekt vor. Wenn aufeinanderfolgende Aufgaben abgeschlossen sind, können ihre Statistiken mit dem Zeitplan verglichen werden, um die Leistung des Projekts zu bewerten. 
5. Verbesserung der Managementprozesse - Der Ressourcenmanagementplan, ob er nun buchstabengetreu befolgt wurde oder nicht, ist eine perfekte Informationsquelle für Manager, die aus ihren Fehlern lernen und ihre Arbeit verbessern wollen. 

Welche Instrumente sollten für Ressourcenmanagementpläne verwendet werden? 

Natürlich kann ein Ressourcenmanagementplan nicht ohne die richtigen Instrumente erstellt werden. Aber welche sind das?

Ressourcenplanung in Jira 

Wie Sie vielleicht bereits wissen, verfügt Jira über einige Ressourcenplanungstools, mit denen Sie einen grundlegenden Ressourcenmanagementplan erstellen können. Allerdings bietet Jira nur eine begrenzte Auswahl an Werkzeugen für diesen Zweck. 

Gegenwärtig können Projektmanager mit Jira Projekte und Aufgaben erstellen und Personen zuweisen, die sie erledigen müssen. Sie sind jedoch sehr begrenzt und reichen nur für kleine Projekte ohne zusätzliche Parameter (z. B. Finanzen, Berichte, Kompetenzmanagement usw.) aus. 

Umfassender Ressourcenmanagementplan in Primetric

Im Gegensatz zu Jira ist Primetric in der Lage, ein umfassendes Ressourcenmanagement zu unterstützen, z. B. durch Funktionen wie: 

• flexible und bearbeitbare Gantt-Diagramme und Kalender für Teammitglieder und Projekte, mit Informationen zu Urlaub, Abwesenheit und Feiertagen, per Drag & Drop, 
• automatische Finanzprognosen auf der Grundlage des Ressourcenplans,
• intelligente Zuweisungen (das System schlägt die besten Teammitglieder vor, um die Arbeit zu erledigen), 
• intuitive Zuordnungssuchleiste in Ihren Projekten, 
• fakturierbare und nicht fakturierbare Zuweisungen,
• automatisch berechnete Kapazität für alle Nutzer,,
• fortgeschrittene und anpassbare Berichte über Schlüsselindikatoren, einschließlich Bänke, Überstunden und Überbuchungen, 
• Qualifikationsdatenbank mit Informationen über Erfahrung, Fähigkeiten und Zertifizierungen der Mitarbeiter, 
• eine umfassende Übersicht über alle Projekte und die an ihnen beteiligten Personen, 
• Warnungen und Benachrichtigungen bei wichtigen Problemen, einschließlich Überbuchungen,
• ständige Unterstützung durch die Berater von Primetric, 
• verifizierte Daten und geringe Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Fehlentscheidungen auf der Grundlage falscher Daten. 

Möchten Sie mehr über Ressourcenmanagement erfahren? 

Wir haben viele Inhalte, mit denen Sie Ihr Wissen erweitern können. Sehen Sie sich das an: 

• Jira-Leitfaden zur Ressourcenplanung, 
• einen Artikel über das Kapazitätsmanagement, 
• Die 8 häufigsten Probleme, die durch Ressourcenmanagement vermieden werden können, 
• ein Leitfaden für die Auswahl eines 5-Sterne-Ressourcenmanagement-Tools. 

Haben Sie noch Fragen? Keine Sorge - wir sind hier, um Ihnen zu helfen. Buchen Sie eine Demo, starten Sie einen Test mit unserem Tool oder melden Sie sich einfach an, um unseren Berater zu kontaktieren und noch mehr wertvolle Einblicke zu erhalten. 

‍