Resource Utilization Plan for Project Management: How to Create It?

Eine Mitarbeiterbank im IT-Unternehmen ist eine höchst unerwünschte Situation, denn sie verursacht nur Kosten für das Unternehmen. Ein Ressourceneinsatzplan kann jedoch jedem Projektleiter helfen, die Anzahl der untätigen Mitarbeiter zu minimieren - und wir wissen genau, wie das geht. 

Ressourcenplanung

29/4/2023

Erstellung eines perfekten Ressourcennutzungsplans: ein vollständiger Leitfaden

Inhaltsübersicht

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Was ist ein Ressourcennutzungsplan? Definition

In der IT-Branche ist ein Ressourcennutzungsplan ein umfassendes Dokument, in dem dargelegt wird, wie die Mitarbeiter effizient und effektiv eingesetzt werden, um die Ziele der Projekte zu erreichen. 

Warum ist die Berechnung der Ressourcennutzung so wichtig?

Ein typischer Ressourcennutzungsplan bietet einen Fahrplan für die Verwaltung und Optimierung von Ressourcen, um sicherzustellen, dass diese optimal genutzt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, wobei Einschränkungen wie Zeit (auch bekannt als Ressourcenkapazität), Budget und Verfügbarkeit berücksichtigt werden.

Mit anderen Worten: Sie ermöglicht den Projektleitern und ihren Teammitgliedern eine optimale Ressourcennutzung - und ist ein wesentliches Element eines effizienten Projektmanagements.

Resource utilization plan

Wie wird die Ressourcennutzung berechnet?

Die Berechnung der Ressourcennutzungsrate ist einfach - in unserem Artikel über die effektive Ressourcennutzung können Sie lernen, die Nutzung zu messen. Dort finden Sie auch eine typische Formel für die Ressourcennutzung.

Es gibt jedoch auch unterschiedliche Auslastungsraten, einschließlich der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Auslastung. Wir haben sie auch in unserem Blog erörtert und Dutzende von wertvollen Tipps für Ressourcenmanager hinzugefügt, die die Ressourcenplanung und die Ressourcenleistung in ihren Unternehmen verbessern möchten!

Welchen Zweck hat die Erstellung eines Ressourcennutzungsplans? 

Ein gut ausgearbeiteter Ressourcennutzungsplan dient als Leitfaden für Projektmanager. Er hilft ihnen: 

  • effektive Verwaltung und Überwachung der Ressourcen, 
  • ihre optimale Nutzung zu gewährleisten, 
  • ressourcenbedingte Engpässe oder Verzögerungen zu vermeiden. 

Es ist auch hilfreich bei der Aufrechterhaltung eines ausgewogenen Ansatzes für die Ressourcenzuteilung, der Maximierung der Produktivität und der Minimierung der Mitarbeiter-Bench, was letztendlich zu einem erfolgreichen Projektabschluss innerhalb der definierten Einschränkungen, wie Zeit oder Budget, führt. 

Was sollte ein Ressourcennutzungsplan enthalten? 

Ein Ressourcennutzungsplan umfasst in der Regel Folgendes: 

  • Einzelheiten zu den Arten von Teammitgliedern, die jetzt und in den nächsten Zeiträumen benötigt werden,  
  • Ressourcenzuweisung für verschiedene Aufgaben oder Tätigkeiten,
  • den Zeitplan für die Nutzung der Ressourcen
  • der für die Verwaltung und Überwachung der Ressourcennutzung zuständige Projektleiter.

Sie kann auch Folgendes umfassen: 

  • Strategien zur Bewältigung von Terminkonflikten
  • Behebung von Ressourcenknappheit oder -überlastung, 
  • Optimierung der Ressourcennutzung während des gesamten Projekts. 

Schritt für Schritt einen Ressourcennutzungsplan erstellen 

Die Erstellung eines Ressourcennutzungsplans umfasst mehrere wichtige Schritte zur effektiven Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen für ein Projekt oder eine Aufgabe. Hier erfahren Sie, wie Sie dies in wenigen einfachen Schritten erreichen können. 

Schritt 1: Definition von Projektumfang und -zielen

Beginnen Sie mit dem offensichtlichsten Teil des Ressourcenmanagements und legen Sie fest, was Sie tun wollen und welche Mitarbeiter Sie für die Ausführung der Aufgabe benötigen. 

In dieser Phase sollten Sie sich auf die Projektplanung konzentrieren und den Umfang und die Ziele des Projekts festlegen. Die Erstellung eines Projektplans mit Meilensteinen ist ebenfalls hilfreich, da er Ihnen das Verständnis erleichtert:

  • Ziele und Hauptergebnisse, 
  • Zeitplan des Projekts
  • alle anderen Details, die Sie vor Beginn des Projekts berücksichtigen müssen. 

Schritt 2: Ermittlung der erforderlichen Ressourcen

Wenn Sie eine Liste der geplanten Operationen vorliegen haben, sollte es für Sie ein Leichtes sein, die Personen den geplanten Phasen zuzuordnen. 

Erstellen Sie einfach eine Liste aller Spezialisten, die Sie für Ihr Projekt oder Ihre Aufgabe benötigen. Falls erforderlich, können Sie auch Informationen über zusätzliche Ressourcen hinzufügen, die Sie während des Projekts benötigen, z. B. Abonnements, Software oder Geräte. 

Schritt 3: Schätzung des Ressourcenbedarfs

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Art von Fachleuten Sie für ein Projekt benötigen, versuchen Sie, die Anzahl und Dauer der einzelnen Zuweisungen auf der Grundlage des Projektumfangs und der Projektziele zu schätzen. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie nicht genau wissen, wie viele Vollzeitstellen für das Projekt benötigt werden; versuchen Sie stattdessen zu bestimmen, wie viel Zeit jede Phase des Projekts in Anspruch nehmen wird - wie im Folgenden dargestellt. 

Projektschätzungen sind für die Verwaltung der Ressourcennutzung unerlässlich

Ein Beispiel für eine Projektschätzung in Primetric

Schritt 4: Bewertung der verfügbaren Ressourcen

Bevor Sie mit der Ressourcenzuweisung beginnen, ermitteln Sie die Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder und stellen Sie sicher, dass es keine Hindernisse gibt, die sich später im Projektverlauf auswirken könnten. Solche Hindernisse können sein: 

  • andere abrechenbare Aufgaben und Zuweisungen,
  • lange Urlaube, 
  • geplante Kündigungen oder Entlassungen, 
  • Elternurlaub, 
  • jede andere geplante Abwesenheit, 
  • freie Stellen. 

Wenn möglich, sollten Projektmanager eine spezielle Software für das Ressourcenmanagement - wie Primetric - verwenden, um die Ressourcenauslastung aller Teammitglieder zu sehen und festzustellen, ob ihre Ressourcenkapazität es erlaubt, sie dem Projekt zuzuweisen.

Die Formel für die Ressourcennutzung wird bereits im Personenpanel von Primetric angewendet.
Das People Panel in Primetric zeigt die genaue Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters anhand eines Auslastungsbalkens (links). 

Schritt 5: Ressourcenmanagement

Auf der Grundlage des geschätzten Ressourcenbedarfs und der Verfügbarkeit ordnen Sie die Ressourcen bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten in Ihrem Projektplan zu. Stellen Sie auch hier sicher, dass es keine Terminkonflikte, Abwesenheiten oder andere Zuweisungen gibt, die Ihre Pläne durchkreuzen könnten. Verwenden Sie nach Möglichkeit ein Programm, das Sie über sich überschneidende Zuweisungen informieren kann! 

Die Formel für die Ressourcenauslastung in Primetric wird auch für die Anzeige von Überbuchungen verwendet.

Die Überbuchungsmeldung in Primetric verhindert, dass Manager bei der Zuteilung einen Fehler machen 

Schritt 6: Messung der Ressourcennutzung

Messen Sie regelmäßig die Ressourcennutzung im gesamten Projekt, in der Aufgabe oder sogar im gesamten Unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre abrechenbare Nutzung voll ausschöpfen. Zu diesem Zweck sollten sie die Ressourcennutzung nachverfolgen, damit ihre Manager die tatsächliche Ressourcennutzung mit der geplanten Zuteilung vergleichen, etwaige Einschränkungen oder Probleme bei der Ressourcennutzung erkennen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.

Der beste Weg, dies zu tun, ist: 

  • Verfolgen Sie die Ressourcenauslastung anhand der Zeiterfassungsdaten, um den Projektfortschritt zu sehen und auf negative Veränderungen zu reagieren, 
  • automatische Berichte verwenden, um Ihnen einen Überblick über die effektive Ressourcennutzung und deren Veränderungen im Laufe der Zeit zu verschaffen. 

Schritt 7: Optimierung der Ressourcennutzung

Natürlich endet die Planung der Ressourcennutzung nicht, wenn die letzte Person ihre Stunden erfasst hat. Optimieren Sie kontinuierlich die Nutzung der Ressourcen, um eine effiziente und effektive Zuweisung zu gewährleisten. Dies kann die Neuzuweisung von Mitarbeitern auf der Grundlage veränderter Projektanforderungen, die Lösung von Ressourcenkonflikten oder die Ermittlung und Behebung von Engpässen beinhalten.

Wie sollte ein Ressourcennutzungsplan aussehen? 

Auf einer sehr allgemeinen Ebene sollte der Ressourcenauslastungsplan genau zeigen, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche überlastet oder einfach mit verschiedenen abrechenbaren Aufgaben beschäftigt sind. Außerdem sollte er den am Projektmanagement beteiligten Personen einen Überblick über die Gesamtauslastung der Ressourcen und die Auslastungsquoten für alle Ressourcen geben. So sieht es in einem professionellen Ressourcenmanagement-Tool aus.

In dieser vereinfachten Verfügbarkeitskarte sehen Sie beispielsweise sowohl die erfassten Stunden (oberer Balken im Bereich jedes Mitarbeiters; graue Balken zeigen an, dass keine Stunden erfasst wurden) als auch die geplanten Stunden (unterer Balken im Bereich jedes Mitarbeiters; grün bedeutet maximale Auslastung, lila - Überstunden). Zusammen zeigen sie den Managern einen genauen Auslastungsgrad für jeden Mitarbeiter, so dass die Verantwortlichen einen fehlerfreien Ressourcenauslastungsplan erstellen und die strategische Ressourcennutzung im Unternehmen insgesamt verbessern können.

Projektmanager können die Ressourcenauslastungsraten in Primetric nutzen, um die Teammitglieder noch besser zu verteilen.
Auslastungs- und Verfügbarkeitsübersicht in Primetric 

Auf einer detaillierteren Ebene sollte der Ressourcennutzungsplan noch mehr Informationen enthalten. Bei Primetric umfasst er zum Beispiel: 

  • die Art der Zuweisung (aktiv, Entwurf, reserviert) sowie eine vollständige Ressourcenplanung und ein Projektportfolio-Management für laufende und künftige Projekte,
  • die Position und das Gehalt der Person, 
  • seine Länge, 
  • Projektphase (falls zutreffend),  
  • Arbeitskosten (Kosten der erfassten Stunden/Kosten der geplanten Stunden), 
  • Prozentsatz der verfügbaren Auslastung. 
Projektmanager können die Ressourcenkapazität im Projektkalender in Primetric überwachen
Projektkalender in Primetric

Möchten Sie mehr über das Nutzungsmanagement erfahren? 

Gut - wir haben einige Ressourcen, die für Sie nützlich sein könnten. 

Besuchen Sie unseren Blog, um mehr darüber zu erfahren: 

Wenn Sie direkt loslegen und Ihre eigenen Prozesse verbessern möchten, starten Sie einen Test mit Primetric oder buchen Sie eine Demo mit unseren Beratern - sie zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Nutzung am besten perfektionieren können! 

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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