Schedule Conflict: How to Face Them and Benefit from the Challenge?

Was ist ein Terminkonflikt? Definition

Zu den Terminkonflikten gehören alle Situationen, in denen die Zeit eines Mitarbeiters so verplant ist, dass er seine Aufgaben nicht produktiv oder überhaupt nicht erfüllen kann. 

Wichtig ist, dass sich der Begriff "Terminkonflikte" nicht nur auf die Überschneidung von Terminen bezieht - obwohl dies der häufigste Fall in Dienstleistungsunternehmen ist. Der Zeitplan kann auch mit der Work-Life-Balance eines Mitarbeiters kollidieren, zum Beispiel wenn er an seinem freien Tag zur Arbeit kommen soll. 

Beispiele für Terminkonflikte

Natürlich ist die Liste der Beispiele für Terminkonflikte hier noch nicht zu Ende. Zu den beliebtesten Problemen mit Arbeitsplänen gehören: 

• sich überschneidende Arbeitseinsätze - z. B. die Arbeit an zwei Projekten zur gleichen Zeit oder die Arbeit an zwei verschiedenen Orten in der gleichen Schicht, wobei keine Zeit für das Pendeln eingeplant ist, 
• Überstunden - dafür kann es verschiedene Gründe geben, z. B. Personalmangel, Schichtwechsel, Mangel an Mitarbeitern mit bestimmten Fähigkeiten oder Krankheitsurlaub eines Mitarbeiters, 
• Zuweisung der Arbeit an einen Arbeitnehmer an einem von ihm gewünschten freien Tag oder an einem Feiertag. 

Arten von Terminkonflikten und ihr Umgang damit

Terminkonflikte können verschiedene Formen und Größen annehmen. Im Folgenden wird erläutert, wie die gängigsten davon definiert und anschließend gelöst werden können. 

Überlappende Zuweisungen 

Die beliebteste Art von Terminkonflikten sind sich überschneidende Zuweisungen. Dies ist besonders häufig in IT-Unternehmen der Fall, in denen ein einzelner Mitarbeiter an mehreren Projekten beteiligt ist - und plötzlich wird er am selben Tag für beide Projekte eingeteilt. Dies ist auch ein Problem für Unternehmen, die mobile Arbeitskräfte einsetzen. 

Wie kann man mit sich überschneidenden Zuweisungen umgehen? 

Es gibt eine einfache Lösung für das Problem der sich überschneidenden Zuweisungen: einen Überblick über alle Zuweisungen zu haben. 

Ein Projektplanungs-Tool oder ein anderes Tool, das die Verteilung der Mitarbeiter anzeigt, kann Ihnen helfen, Doppelbuchungen zu erkennen und darauf zu reagieren, bevor sie dazu führen, dass die Arbeit nicht rechtzeitig erledigt wird. Natürlich sollte ein solches Tool, um erfolgreich zu sein, die Informationen aus dem gesamten Unternehmen sammeln; nur dann werden etwaige Probleme sofort sichtbar. 

Stornierung in letzter Minute

Wenn jemand krank ist oder einen familiären Notfall hat, ist es unvermeidlich, einen Tag Urlaub zu nehmen. Doch während eine solche Situation für den Arbeitnehmer besonders unangenehm ist, stellt sie auch für den Vorgesetzten eine Herausforderung dar. Hier erfahren Sie, wie Sie dieses Problem angehen können. 

Wie geht man mit Stornierungen in letzter Minute um?

Versuchen Sie zunächst, unerwartete Abwesenheiten so weit wie möglich zu vermeiden. Wenn Sie feststellen, dass einige der Last-Minute-Absagen ein bestimmtes Muster bilden, führen Sie eine Richtlinie ein, die festlegt, wann eine solche Abwesenheit gemeldet werden muss. So haben Sie etwas mehr Zeit, sich um die Situation zu kümmern und einen Ersatz zu finden. 

Allerdings handelt es sich bei Stornierungen in letzter Minute meistens um Notfälle, die nicht einfach ein paar Stunden im Voraus gemeldet werden können. Um sie schnell und ohne Verzögerung des Projekts zu bewältigen, empfehlen wir Ihnen einmal mehr die Verwendung eines speziellen Tools - wie Primetric. Damit können Sie einfach auf die bestehende Zuteilung klicken und einen Ersatz für sie finden oder die Zuteilungen für andere Spezialisten erweitern.  

Buchung nicht verfügbarer Mitarbeiter

Stellen Sie sich vor, Sie kommen an einem Sommermorgen ins Büro und stellen fest, dass einige Mitarbeiter nicht an ihrem Platz sind - sie sind einfach in den Urlaub gefahren. Das kommt häufiger vor, als man denkt, vor allem in Unternehmen, die keinen Überblick über die Abwesenheit ihrer Mitarbeiter haben - und das ist das Problem, das in erster Linie gelöst werden sollte. 

Wie geht man mit der Buchung nicht verfügbarer Mitarbeiter um?

Bevor Sie eine Person für einen bestimmten Zeitraum einplanen, sollten Sie sich zunächst vergewissern, dass diese Fachkraft auch wirklich verfügbar ist. Dazu sollten Sie nicht direkt mit ihm sprechen - Mundpropaganda ist nicht wirklich ein verbindlicher Vertrag, oder? Stattdessen sollten Sie ein spezielles Tool nutzen, das die Informationen über: 

• Feiertage, 
• individuelle Freistellungen, 
• andere Verpflichtungen, einschließlich interner Arbeiten und anderer Zuweisungen. 

Alle Informationen sollten in einer intuitiven Form angezeigt werden - zum Beispiel in einem Kalender oder einem Gantt-Diagramm. Wenn Sie dann eine Zuweisung vornehmen, sehen Sie alle Abwesenheiten in derselben Leiste. Außerdem können Sie sich in einigen Tools, wie z. B. Primetric, benachrichtigen lassen, wenn eine Zuweisung von einer geplanten Abwesenheit betroffen ist - das könnte Ihre Arbeit noch einfacher machen! 

Überzeiten 

Überstunden sind eine der am meisten gefürchteten Arten von Terminkonflikten, da sie in der Regel zu Unzufriedenheit führen und sich negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken. Sie sollten daher um jeden Preis vermieden werden. 

Aber wie soll das gehen? 

Wie geht man mit Überstunden um? 

Zunächst einmal müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass es diese Überstunden überhaupt gibt. Wichtig ist, dass sie nicht unbedingt im Projektzeitplan enthalten sind - sie können auch aus dem Nichts auftauchen, wenn ein Bedarf an Überstunden entsteht. Deshalb brauchen Sie ein Zeiterfassungsinstrument, das Ihnen genau zeigt, wer Überstunden macht und für welche Projekte. 

Versuchen Sie dann, das Problem hinter diesem Terminkonflikt zu ermitteln. Dazu gehören in der Regel: 

• falsche Schätzungen für ein Projekt, 
• Mangel an Fachkräften mit bestimmten Fähigkeiten oder unerwartete freie Stellen, 
• Verzögerungen bei Projekten, 
• unerwartete Situationen, z. B. Abwesenheit in letzter Minute. 

Versuchen Sie dann, die Probleme zu lösen, die Ihren Zeitplan am meisten beeinflussen. 

Natürlich sind manche Probleme, wie z. B. persönliche Notfälle, einfach unvermeidlich; deshalb sollte man im Projektplan etwas Spielraum lassen, falls sie auftreten. Auf diese Weise können die Projektleiter sicherstellen, dass das Projekt im schlimmsten Fall früher abgeschlossen wird. 

Kurzer Personaleinsatz 

Manchmal beginnt man mit der Planung eines Projekts kurz vor dessen Beginn und stellt fest, dass es im Unternehmen einfach niemanden gibt, der den Anforderungen der Aufgabe entspricht. Ein solcher Personalmangel wirkt sich negativ auf Ihr Projekt aus - hier erfahren Sie, wie Sie damit umgehen können. 

Wie lässt sich der Personalmangel beheben? 

Um den Personalmangel in den Griff zu bekommen, müssen Sie Ihre Verfahren zur Ressourcenprognose verbessern. Dazu müssen Sie: 

• legen Sie bei der Erstellung eines Projektumfangs die benötigten Ressourcen fest, 
• die freien Stellen sofort nach ihrer Entdeckung oder ihrem voraussichtlichen Auftreten zu melden, 
• die Zahl der Neueinstellungen zu erhöhen, 
• die Veränderungen in der Nachfrage vorhersagen und entsprechend handeln. 

Wie lassen sich Terminkonflikte von vornherein vermeiden? 

Um zu verhindern, dass es jemals zu Terminkonflikten kommt, müssen Sie zunächst Ihre Projektplanung verbessern und die Probleme erkennen, bevor sie sich auf Ihre Projekte auswirken. 

Identifizieren Sie die Interessengruppen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Führungskräfte, die sich um die Zuweisung von Mitarbeitern kümmern. Aber nicht jeder von ihnen sollte an jeder Zuweisung beteiligt sein! 

Um zu verhindern, dass die Entscheidung in einem Dutzend Stimmen untergeht, müssen Sie herausfinden, welche Personen wirklich in den Entscheidungsprozess einbezogen werden sollten. Im Falle der Ressourcenzuteilung sind dies in der Regel folgende Personen: 

• andere Projektleiter, die bereits an ähnlichen Projekten arbeiten oder diese gerade planen, 
• COOs oder PMOs mit allgemeinen Kenntnissen über das Projekt, seine Anforderungen und seine Bedeutung, 
• Personalfachleute, die sich um offene Stellen und andere formale Probleme kümmern können, 
• Vertriebsleiter, der anderen mehr über eingehende Projekte erzählen und vorhersagen kann, welche Ressourcen in Zukunft benötigt werden. Andererseits kann er auch das Budget für einen Kunden vorbereiten, indem er das Wissen der anderen Manager nutzt.  

Schaffen Sie einen zuverlässigen Prozess

Es reicht jedoch nicht aus, die richtigen Mitarbeiter für den Prozess der Ressourcenzuteilung zu finden, damit der Prozess erfolgreich ist. Natürlich gibt es keine zwei Unternehmen mit dem gleichen Prozess, da er stark von der Struktur des jeweiligen Unternehmens abhängt. Es gibt jedoch einen Kern, den jedes Unternehmen nutzen kann, um seine Personaleinsatzplanung zu verbessern. Er enthält: 

1. Erstellen eines Projektumfangs. DerProjektumfang legt fest, was erforderlich ist, damit das Projekt angenommen wird, und welche Aufgaben es umfasst. Daher kann er für die Ressourcenprognose verwendet werden - die Grundlage für die Terminplanung. 
2. Festlegen der benötigten Ressourcen. Anhand des Projektumfangs können Sie sehen, welche Spezialisten für bestimmte Aufgaben benötigt werden und wie viel Zeit sie für die Durchführung des Projekts benötigen. An diesem Punkt können Sie prüfen, ob Sie die für das Projekt benötigten Personen haben. 
3. Überprüfung der Verfügbarkeit von Ressourcen. Natürlich werden nicht alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Für den Erfolg des Projekts ist es wichtig, zu prüfen, ob sie bei Projektbeginn auch wirklich zur Verfügung stehen. Denken Sie daran, dass auch Urlaub, Freistellungen und andere Projekte Ihre Pläne durchkreuzen können; sprechen Sie sich gegebenenfalls mit anderen PMs ab.
4. Erstellen von Planentwürfen. Bevor Sie sich für den endgültigen Plan entscheiden, versuchen Sie, einen vorläufigen Plan zu erstellen, um zu sehen, ob alle Dinge so zusammenpassen, wie Sie es sich vorgestellt haben. Solche Entwürfe helfen Ihnen, eventuelle Terminkonflikte zu erkennen, sei es bei Ihrem eigenen Projekt oder bei allen Projekten gleichzeitig. 
5. Bestätigen Sie die Zuweisungen. Wenn Ihr Planentwurf keinen Raum für Verbesserungen lässt, bestätigen Sie ihn mit anderen Beteiligten und geben Sie ihn für die Mitarbeiter frei, für die er gilt. Am besten tun Sie dies mit einem speziellen Tool, das die Zuweisungen anzeigt und die Manager über Fehler informiert, die sie gerade machen. 
6. Ändern Sie den Plan, wenn nötig. Natürlich ist kein Plan perfekt - in der Regel ändert sich etwas, wenn er bereits in Kraft ist. Abwesenheiten, Verzögerungen und geänderte Anforderungen sind das tägliche Brot der PMs. Seien Sie daher darauf vorbereitet, Ihren Zeitplan regelmäßig flexibel zu ändern - zum Beispiel während der wöchentlichen Besprechungen. Denken Sie daran, die richtigen Werkzeuge dafür zu wählen! 

Kapazitätsplanung verwenden 

Die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen ist der Schlüssel zur Vermeidung von Terminkonflikten. 

Mit Hilfe der Informationen auf: 

• Freistellungen, 
• Feiertage, 
• andere Zuweisungen, 

kann Ihnen helfen, die genaue Anzahl der Stunden zu berechnen, die ein bestimmter Mitarbeiter in seinem Zeitplan noch übrig hat. Auf diese Weise können Sie die Arbeit der Mitarbeiter planen, ohne sie zu überbuchen oder fehlende Mitarbeiter einzuplanen. 

Es gibt jedoch einige Tools, die diesen Prozess noch einfacher machen. In Primetric errechnet das System automatisch die Anzahl der verfügbaren Stunden. Die Informationen werden dann in das Profil des Spezialisten aufgenommen, wie unten dargestellt. Das System zeigt auch Benachrichtigungen für den Manager an, wenn eine Überbuchung bevorsteht. 

Finden Sie die richtigen Werkzeuge, die Ihnen helfen! 

Natürlich müssen Sie das nicht alles selbst machen. Mit den richtigen Werkzeugen lässt sich der gesamte Prozess besser, schneller und präziser gestalten. Primetric ist eines dieser Werkzeuge! 

In Primetric können Sie das: 

• Erstellung von Kostenvoranschlägen für das gesamte Projekt und seine Phasen, 
• die Verfügbarkeit und Kapazität von Fachleuten sowie deren Fähigkeiten zu sehen, 
• die Kapazität anhand der Daten über Freistellungen, Abwesenheiten und andere Zuweisungen berechnen, 
• der Personalabteilung freie Stellen zu melden und sie bei Bedarf zu verwalten, 
• Erstellung von Vorentwürfen, Entwürfen und aktiven Projekten in verschiedenen Phasen des Prozesses, 
• Zuweisungen durch Ziehen, Ablegen oder Erweitern in der Kalenderansicht ändern, 
• die Arbeit anhand von Projekten und allgemeinen Berichten zu überwachen und bei Bedarf einzugreifen. 

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• die besten Tools für die Kapazitätsplanung, die Sie verwenden können, um die Genauigkeit Ihrer Pläne zu verbessern, 
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