Wie berechnet man die Teamauslastung? Praktische Beispiele

Zeit ist Geld - vor allem, wenn es sich um die Zeit Ihrer Mitarbeiter handelt. Natürlich ist die Zeit eines ganzen Teams noch wertvoller. Die Verwaltung dieser Zeit ist jedoch komplizierter als die Verwaltung der Arbeitsbelastung einzelner Mitarbeiter. Glücklicherweise kann die Teamnutzung Ihnen dabei helfen und die häufigsten Hindernisse vermeiden.

Was bedeutet Teamauslastung? Definition

Auslastungsrate - Definition

Auslastungsgrad ist das Maß für die Zeit, die für abrechenbare Arbeit (oder, anders ausgedrückt, für Arbeit in kommerziellen Projekten) und nicht abrechenbare Aufgaben (interne Arbeit) verwendet wird. Die Auslastung wird im Allgemeinen als Prozentsatz der Gesamtzeit ausgedrückt, die ein Mitarbeiter arbeitet.

Teamnutzung - Definition

Bei der Teamnutzung sind die Dinge jedoch etwas komplizierter. Die Teamauslastung wird verwendet, um die Zeit zu messen, die eine Gruppe von Spezialisten für fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeit aufwendet. Dank dieses Indikators können Manager feststellen, wie die Arbeit läuft und ob sie wirklich so produktiv ist, wie sie es sich wünschen. 

Warum ist die Messung der Ressourcennutzung so wichtig? 

Gute Frage - Sie möchten Ihrem vollen Terminkalender nicht noch einen weiteren Stapel von Berechnungen hinzufügen, oder? 

Zum Glück für Projektmanager ist der Auslastungsgrad nicht eine dieser schrecklichen, nutzlosen Berechnungen. Tatsächlich kann sie Ihnen bei allen Elementen des Ressourcenmanagements helfen, einschließlich: 

• eine bessere Vorhersage der Ressourcen für die kommenden Wochen und Monate, 
• finden Sie Ineffizienzen, Überzeiten, Bänke und andere Probleme und optimieren die Arbeitskräfte in Ihrem Unternehmen, 
• die Moral des Personals zu verbessern, 
• Ermittlung von Spezialisten und Teams, die auf der Bank sitzen oder überlastet sind, und Verbesserung ihrer Arbeitsbelastung, 
• fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen. 

Wie misst man die Ressourcennutzung? Formel für die Ressourcennutzung

Kommen wir gleich zur Sache: Wie berechnet man die Ressourcenauslastung für alle Teammitglieder und für ein ganzes Team? 

Berechnung der Ressourcennutzung: allgemeine Formel

Die Berechnung der Auslastung eines einzelnen Mitarbeiters ist recht einfach. Dazu dividieren Sie einfach die Zahl der zugewiesenen Stunden durch die Zahl der insgesamt verfügbaren Stunden. Die letztere Zahl kann durch Abwesenheiten, Krankheitsurlaube, Feiertage und Freistellungen beeinflusst werden, was Ihre Ressourcenverwaltung und -zuweisung etwas komplizierter macht.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass der Programmierer John im nächsten Monat keine Abwesenheiten geplant hat und bereit ist, 160 Stunden zu arbeiten. Sein Vorgesetzter hat entschieden, dass er dem Projekt A für 120 Stunden zugewiesen werden soll. Daher beträgt Johns Auslastung für den Monat 75 %. 

Teamauslastung: allgemeine Formel 

Aber was ändert sich, wenn John auch seine Kollegen im Team hat? 

Ganz allgemein müsste ein Projektleiter, der den Auslastungsgrad berechnet, nur alle geplanten Stunden und alle verfügbaren Stunden aller Mitarbeiter des Teams addieren und dann die erste Zahl durch die zweite teilen. 

Doch dann wird das Ressourcenmanagement etwas komplizierter, da die Anzahl der verfügbaren Tage angepasst werden muss, wenn ein Mitarbeiter wegen einer Krankheit abwesend ist:

• Feiertage, 
• Übelkeit, 
• geplante Freizeit, 
• jede andere Abwesenheit. 

Außerdem arbeiten einige Ihrer Mitarbeiter vielleicht nur in Teilzeit. Deren Fall kann sogar noch komplizierter sein! 

Daher kann die Anzahl der verfügbaren Stunden für jeden Arbeitnehmer unterschiedlich sein.

Aber lassen Sie sich nicht entmutigen: Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für solche Berechnungen.

Formel für die Ressourcennutzung in einem Team: ein einfaches Beispiel

Beginnen wir mit einem recht einfachen Beispiel: ein sehr ruhiger Monat ohne geplante Abwesenheiten und mit einem einzigen Feiertag. 

Unser Team besteht aus 5 Mitarbeitern, und jeder von ihnen hätte, wenn es in dem Monat keinen Feiertag gäbe, 160 Stunden gearbeitet. Mit einem freien Tag würde die maximale Stundenzahl für jeden Mitarbeiter jedoch auf nur 152 Stunden sinken. Das Team wurde dann für 140 Stunden pro Monat dem Projekt A zugewiesen. 

Da jeder Mitarbeiter im Team die gleiche Anzahl von Arbeits- und Verfügungsstunden hat, ist die Ressourcenauslastung für ein Team in diesem Fall die gleiche wie die eines Einzelnen: 

(140/152) * 100 = 92,1%

Auslastungsrate für ein Team: komplexes Beispiel 

Was aber, wenn einige der Teammitglieder ihre Verfügbarkeit noch mehr ändern wollen? Nehmen wir diese Variante in die Gleichung auf. 

Nehmen wir an, dass unser 5-köpfiges Team in diesem Monat 160 Stunden pro Person arbeiten sollte, genau wie im vorherigen Beispiel. Wie wir bereits wissen, sank diese Zahl aufgrund eines Feiertags, der uns dazu zwang, weitere 8 Stunden von der allgemeinen Verfügbarkeit pro Person abzuziehen, so dass wir nur noch 152 Stunden pro Person zur Verfügung haben. 

Drei der Teammitglieder werden 152 Stunden zur Verfügung stehen. Person 1 nimmt jedoch 3 Tage Urlaub und hat nur noch 128 Stunden zur Verfügung. Person 2 hingegen wird eine Woche lang weg sein und hat nur noch 96 Stunden zur Verfügung. 

Jetzt müssen sich die Manager fragen: Kann ich diesem Team noch einmal 140 Stunden pro Person zur Verfügung stellen? 

Ressourcennutzungsrate - Zusammenfassung

Um das zu überprüfen, lassen Sie uns die Verfügbarkeit des gesamten Teams berechnen. Bei drei Personen, die 152 Stunden arbeiten, einer Person, die 128 Stunden arbeitet, und einer Person, die 96 Stunden arbeitet, kann das Team 680 Stunden verfügbar sein. Wenn der Manager diesem Team 140 Stunden Arbeit pro Person zuweisen wollte, würde er 700 Stunden benötigen, was 102 % der Kapazität des Teams entspricht. Kurz gesagt, das Team kann seine Arbeit nicht ohne Überstunden erledigen!

Kann ich die Berechnungen für die Auslastungsraten der Teams vereinfachen? 

Natürlich können Sie die Ressourcenauslastung messen, ohne eine einzige Berechnung in Excel durchzuführen!

Es gibt zahlreiche Tools für die Kapazitätsplanung, die in der Lage sind, die Ressourcenauslastung automatisch zu berechnen und Sie bei der Erstellung eines effektiven Ressourcenauslastungsplans auf der Grundlage von Projektplänen und anderen Informationen zu unterstützen. Primetric ist eines von ihnen! 

Wie misst Primetric die Nutzung? 

Primetric misst die Ressourcenauslastung jedes Mitarbeiters, sobald sich sein Zeitplan ändert. Jede zusätzliche Zuteilung führt dazu, dass sich der Auslastungsgrad im Mitarbeiterprofil ändert, so dass die Projektmanager in Echtzeit über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter informiert werden. Das macht die Verfolgung der Ressourcenauslastung viel einfacher!

Was ist, wenn ich den Tarif des Unternehmens oder der Teammitglieder überprüfen möchte?

Kein Problem - unsere Software zur Ressourcennutzung hält Ihnen den Rücken frei!

Wenn Sie die Ressourcennutzung für Teams oder Personengruppen messen möchten, können Sie die allgemeine Ressourcennutzung in Ihrem Unternehmen mithilfe eines Nutzungsberichts überprüfen. Er enthält sowohl geplante als auch verfolgte Zuweisungen, zusammen mit ihren Kosten und der fakturierbaren Ressourcenauslastung. In dem Bericht können Sie die Situation Ihres Unternehmens sowie die Details für jeden einzelnen Mitarbeiter sehen - wie unten dargestellt. 

Muss ich die Auslastung der Personen jedes Mal überprüfen, wenn ich sie zuteile?

Natürlich müssen Sie nicht die Profile aller Mitarbeiter des Unternehmens durchsuchen, um deren Verfügbarkeit zu sehen - unsere Ressourcenmanagement-Software kann dies für Sie übernehmen.

Wenn Sie in der Suchleiste die richtige Person für das Projekt auswählen, sehen Sie nur die Personen, die noch freie Zeit zur Verfügung haben. Wenn Sie jedoch beschließen, eine Zuweisung über deren Basislimit hinaus zu erstellen, werden Sie benachrichtigt - so versuchen wir zu verhindern, dass Sie bei Ihrer Ressourcenplanung Fehler machen! 

Und wenn ich den Prozess der Ressourcenzuweisung und des Projektmanagements noch besser kennenlernen möchte? 

Kein Problem - hier sind einige Artikel, die Sie lesen können, um Ihr Wissen um einige Fähigkeiten zu erweitern, die alle Projektmanager kennen sollten. Klicken Sie unten, um mehr zu lesen: 

• die Bewältigung von Terminkonflikten wie ein professioneller Ressourcenplaner, 
• Jira Ressourcenzuweisung mit all seinen Funktionen, 
• Projektplanung im Projektmanagement, 
• Ressourcenmanagementpläne und deren Erstellung, 
• Ressourcenplanungsprozess, den Sie einfach haben müssen. 

Oder, wenn Sie bereits wissen, dass Sie all diese Dinge nicht von Hand machen wollen, buchen Sie einfach eine Demo mit unserem Berater oder starten Sie gleich einen Test mit Primetric! 

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