Der ultimative Leitfaden für Ressourcenausgleichsstrategien für IT-Manager

Wie oft ist Ihr Projekt genau wie geplant verlaufen? Machen Sie sich keine Sorgen, wenn die Zahl, an die Sie jetzt denken, Null ist. Wir sitzen alle im selben Boot, denn so sind Projekte nun mal. Zum Glück haben wir einige praktische Navigationsinstrumente, die Ihnen dabei helfen. Wenn Sie sie gut nutzen, können Sie mitbestimmen, wie es mit Ihrem Projekt weitergeht. 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Projektleitung

20/11/2021

Inhaltsübersicht

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Eines der häufigsten Probleme, mit denen PMs hier konfrontiert werden, ist die Ressourcenknappheit. Wenn dies bei Ihrem Projekt der Fall ist, müssen Sie einen Weg finden, sich an die neue Situation anzupassen und sicherzustellen, dass die Projektleistungen wie geplant erbracht werden. 

An dieser Stelle kann Ihnen das Ressourcen-Nivellieren helfen. Mit dieser Technik können Sie die Ressourcen entsprechend Ihren Zielen neu zuweisen. 

Klingt kompliziert? Lesen Sie weiter, um einen guten Überblick über alle wichtigen Aspekte der Ressourcenanpassung zu erhalten.

Was bedeutet Ressourcenausgleich?

Der Ressourcenabgleich ist eine äußerst hilfreiche Projektmanagementtechnik zur Lösung von Terminkonflikten oder Überlastungen. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Ressourcenplans im Projektmanagement. Sie hilft Ihnen, sicherzustellen, dass Ihr Projekt mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen abgeschlossen wird.

Und mit Ressourcen meine ich die Zeit, die Materialien, die Werkzeuge und - am wichtigsten - die Menschen, die Ihr Projekt braucht.

Die Idee hinter dem Ressourcenausgleich ist es, alle verfügbaren Ressourcen im Rahmen des Projektzeitplans, der Kosten und des Umfangs voll auszuschöpfen. 

Es gibt Ihnen die Möglichkeit, die Ressourcenzuweisung oder die Projektzeitpläne anzupassen und eine Überlastung der Ressourcen zu vermeiden, so dass die Qualität Ihrer Ergebnisse hoch bleibt.

Sie haben vielleicht schon geahnt, dass der Ressourcenabgleich für Projektmanager eine ziemliche Herausforderung sein kann. 

Es ist eine Gratwanderung, bei der man einen goldenen Mittelweg zwischen dem Bedarf an denselben Ressourcen für mehrere Projekte und dem eigenen Ziel finden muss. Und das kann manchmal die Einhaltung des Projekttermins sein. Ein anderes Mal könnte es bedeuten, gerade genug Ressourcen für das Projekt bereitzustellen, mit der Option, das Enddatum ein wenig zu verschieben. 

Ressourcennivellierung vs. Ressourcenglättung - was ist der Unterschied?

Der Begriff "Ressourcenausgleich" kommt Ihnen vielleicht bekannt vor, wenn Sie schon einmal über "Ressourcenglättung" gestolpert sind. 

Ist die Glättung von Ressourcen dasselbe wie die Nivellierung von Ressourcen? 

Kurz gesagt, sie ist es nicht. Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen beiden Techniken, die Sie kennen sollten:

  • Bei der Ressourcenglättung kann sich der Projekttermin ändern. Bei der Ressourcenglättung ist der Endtermin fest. 
  • Im Allgemeinen neigen Projektmanager dazu, die Ressourcenglättung nach dem Ressourcenabgleich vorzunehmen. 
  • Bei der Ressourcenglättung dient der Endtermin des Projekts als Beschränkung, während bei der Ressourcenglättung die Ressourcen die Hauptbeschränkung darstellen. 
  • PMs verwenden die Ressourcenglättung, wenn sie feststellen, dass die Ressourcen dem Projekt zu wenig oder zu viel zugewiesen sind. Die Ressourcenglättung ist nützlich, wenn die Ressourcen ungleichmäßig auf die Projekte verteilt sind. 
  • Sowohl der Ressourcenabgleich als auch die Glättung helfen Managern, die Ressourcennutzung und -planung zu optimieren.

3 Beispiele aus der Praxis für die Nivellierung von Ressourcen

Wie funktioniert der Ressourcenabgleich in der Praxis? Damit Sie sich ein besseres Bild davon machen können, worum es beim Ressourcenausgleich geht, finden Sie hier drei Beispiele aus dem Leben eines IT-Unternehmens wie dem Ihren. 

Beispiel 1: Zusätzliche Ressourcen an Bord holen

Stellen Sie sich ein Ingenieurteam vor, das aufgrund einer Cybersecurity-Bedrohung plötzlich mit einer großen Anzahl von Anfragen konfrontiert wird. 

Das derzeitige Team hat nicht die Kapazität, auf dieses Problem zu reagieren. Daher wird das Team um zwei neue Mitglieder erweitert, die vorübergehend von Projekten abgezogen werden, um das Problem zu beheben. 

Beispiel 2: Verschiebung des Projektstarttermins

Stellen wir uns ein Projekt zur Entwicklung einer mobilen Anwendung vor, bei dem ein UX/UI-Designer zunächst Mockups erstellen muss, die der Kunde dann akzeptiert. 

Es stellte sich jedoch heraus, dass der Designer doppelt gebucht war und derzeit an einem anderen Projekt auf Vollzeitbasis arbeitet!

Was können wir tun, damit das Ganze trotzdem funktioniert und unsere Entwicklungsarbeit nicht verzögert wird? Wir können das Projekt einfach ein paar Tage später beginnen, wenn der Designer verfügbar ist. 

Da der Designer erfahren ist und schnell arbeitet, besteht eine hohe Chance, dass das Produkt bis zum Projektabschluss geliefert wird. 

Beispiel 3: Verschiebung des Enddatums des Projekts

Stellen Sie sich ein Team vor, das eine Business Intelligence-Anwendung entwickelt. Damit sie funktioniert, müssen die Softwareentwickler mit der Data-Science-Abteilung auf der Client-Seite in Kontakt stehen. 

Diese Einheit besteht aus zwei Personen. Und wie es der Zufall will, ist ein Datenwissenschaftler wegen Krankheit nicht im Büro und der andere ist im Urlaub. 

Glücklicherweise wird der zweite Datenwissenschaftler in ein paar Tagen wieder im Büro sein. Ihr Team kann sich also in der Wartezeit auf ein anderes Projekt stürzen, und Sie werden die Projektfrist um ein paar Tage verlängern.

Es spielt keine Rolle, welche Art von Teams Sie leiten - der Ressourcenabgleich wird sich als nützlich erweisen, um alle Arten von Ressourcenkonflikten zu lösen.

Wann sollte ein Ressourcenausgleich vorgenommen werden?

  • Wenn Sie vermeiden wollen, dass Ihre Ressourcen zu dünn gestreut werden, und dennoch sicherstellen wollen, dass Ihr Team über alle Fähigkeiten verfügt, die es zur Durchführung des Projekts benötigt.
  • Wenn Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben für das Team erhalten wollen, ohne dass jemand Überstunden machen muss. 
  • Wenn Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen wollen, müssen Sie wissen, für welche Produkte zusätzliche Ressourcen erforderlich sind und welche Produkte in Bezug auf die Fristen flexibler sind. 
  • Wenn Sie erhebliche Projektverzögerungen vermeiden und die Verluste an Arbeit und Kosten minimieren wollen. 
  • Wenn Sie eine Überlastung verhindern wollen, die zu einer Arbeitsbelastung führt, die Ihre Teammitglieder überfordert und ihre Motivation beeinträchtigt. Der Ressourcenausgleich hilft Ihnen dabei, indem er die Fristen anpasst, um sicherzustellen, dass kein Teammitglied zu viel zu tun hat. 
  • Wenn Sie Ressourcen und Kundenerwartungen verwalten wollen, indem Sie das gleiche Qualitätsniveau für alle Projektleistungen beibehalten. 
  • Wenn die Verwaltung Ihrer Ressourcen einfach immer schwieriger wird. Sie haben ständig mit Doppelbuchungen und Überbelegungen zu tun. Sie sind sich nicht sicher, wer an welchem Projekt arbeitet. Sie werden ständig danach gefragt und verbringen viel Zeit in Besprechungen, um die PMs über Ihre Ressourcen auf dem Laufenden zu halten.

4 bewährte Verfahren für den Ressourcenausgleich, die Sie kennen sollten

1. Verfügbarkeit von Ressourcen vorhersagen

Wenn Sie nicht über die richtigen Instrumente für die Ressourcenzuweisung verfügen, ist es nahezu unmöglich, die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter vorherzusagen.

Und mit Excel-Tabellen werden Sie hier nicht durchkommen. Selbst wenn Sie ein relativ kleines IT-Unternehmen leiten. 

Um Ihre Ressourcen optimal zu nutzen und die volle Kontrolle über ihre Verwendung zu haben, müssen Sie einen besseren Überblick über ihre projektübergreifende Verwendung erhalten.

Die Aufbewahrung von Daten in Tabellenkalkulationen wird Ihnen hier nicht helfen. Software für die Ressourcenplanung schon. Dies ist die beste Lösung, um zu sehen, wie Ihr Unternehmen auf einer höheren Ebene funktioniert. 

Beachten Sie, dass gut konzipierte Software zur Ressourcenplanung die dynamische Natur von Softwareentwicklungsprojekten berücksichtigt; hier ein Beispiel von Primetric:


Wie führt man einen Ressourcenabgleich in Primetric durch?

2. Vergleichen Sie Ihre ursprünglichen Projektschätzungen mit den tatsächlichen Zuweisungen

Beginnen Sie damit, vorläufige Projektzuweisungen zu erstellen (glauben Sie mir, es lohnt sich, dies so bald wie möglich zu tun!).

Sie können sie mit Ihren ursprünglichen Schätzungen vergleichen und sie optimieren, um die Daten zu präzisieren. 

Wenn das Projekt gebucht ist und Sie sich über diese Zuweisungen sicher sind, ändern Sie sie einfach auf "aktiv" (die so genannte feste Buchung, die zu 100 % bestätigt ist).


Primetric - Beispiel für den Ressourcenabgleich



Manchmal müssen Sie Personen nur einen Teil ihrer Kapazität oder bestimmte Tage für eine bestimmte Anzahl von Stunden zuweisen. Die Lösung, die Sie verwenden, sollte diese Anwendungsfälle reibungslos abwickeln können.

3. Backup-Pläne für neu eingestellte und bestehende Mitarbeiter haben

Sobald Sie wissen, welche Mitarbeiter für Ihr Projekt vorgesehen sind, kann Ihr PM damit beginnen, sie bestimmten Projektaufgaben zuzuweisen. 

Haben Sie immer einen Ausweichplan für den Fall, dass eine Ressource plötzlich nicht mehr zur Verfügung steht (z. B. aufgrund von Krankheit oder wenn ein neu eingestellter Mitarbeiter in letzter Minute ein besseres Angebot erhält und das Unternehmen verlässt).

Stellen Sie Mitarbeiter für kritische Positionen immer etwas früher ein, um sicherzustellen, dass sie bei Projektbeginn verfügbar sind. Wenn Sie einen bereits vorhandenen Mitarbeiter einsetzen, stellen Sie sicher, dass Sie eine Ersatzressource bereithalten, die die Aufgabe bei Projektbeginn für eine Woche oder länger übernehmen kann.

4. Langfristig zuteilen


Es ist eine gute Idee, Ressourcen langfristig zuzuweisen (gilt nicht für kurze Projekte). 

Weisen Sie den einzelnen Personen keine Aufgaben zu, sondern weisen Sie sie auf der Grundlage ihres Engagements für das Projekt über einen bestimmten Zeitraum zu.

Hier ist ein Beispielszenario:

Entwickler A hat einen Monat Zeit, um Aufgabe A, Aufgabe B, Aufgabe C, Aufgabe D und Aufgabe E zu erledigen. Vom Standpunkt der Zuteilung von Humanressourcen aus betrachtet, ist das keine große Sache. 

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Aktivitäten 50 Stunden in Anspruch nehmen werden, so dass Sie einen Entwickler für 50 Stunden für dieses Projekt abstellen werden.

Dies beschleunigt und vereinfacht den Prozess und schafft mehr Klarheit. So können Sie sich auf die Verfügbarkeit des Mitarbeiters und nicht auf bestimmte Aufgaben konzentrieren.

Diese Werkzeuge sind für einen effizienten Ressourcenabgleich unerlässlich


Gantt-Diagramme

Ein Gantt-Diagramm veranschaulicht den Projektzeitplan und hilft bei der Ermittlung und Planung des kritischen Pfads in Ihrem Projekt. Dieses Balkendiagramm hilft, alle Projektabhängigkeiten sowie Start- und Endtermine auf einer hohen Ebene zu sehen. 


Netzwerkdiagramme

Dies ist eine andere Art der visuellen Darstellung der Zeitachse eines Projekts. Die Chronologie der Aufgaben wird hier als Diagramm mit einer Abfolge von Kästchen und Pfeilen dargestellt. Es hilft bei der Planung und Verfolgung des Projektfortschritts.

Oder einfach den Ressourcenausgleich digitalisieren

Die Verwendung dieser Tools auf der Grundlage von Daten aus Excel-Tabellen oder ihre manuelle Anpassung ist eine Herausforderung. 

Durch die Implementierung einer Projektmanagement-Software, die Informationen über Ressourcen an den Projektstatus in Echtzeit anpasst, erhalten Sie alle Informationen, die Sie für ein intelligentes Ressourcen-Leveling benötigen.

Möchten Sie sehen, wie das Ganze in der Praxis funktioniert? Probieren Sie Primetric aus und buchen Sie eine Demo mit mir. Ich zeige Ihnen, wie die Plattform die Ressourcenausgleichsaktivitäten für jedes IT-Unternehmen unterstützt.


Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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