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Zeit ist Geld.
Dieses Sprichwort wird noch wahrer, wenn wir über die typischen täglichen Aufgaben eines Projektportfoliomanagers oder COO sprechen.
Ihre Aufgabe ist es, für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen zu sorgen, die Produktivität zu steigern und Verschwendung zu vermeiden (und dazu gehört auch verschwendete Zeit).
Die Einführung einiger weniger Zeitmanagementstrategien reicht hier nicht aus. Um das Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen zu verbessern, brauchen Sie einen unternehmensweiten Arbeitsablauf für alle Projektbeteiligten.
Solange Sie nicht über diesen globalen Arbeitsablauf für das gesamte Unternehmen verfügen, wird immer irgendwo Zeit verschwendet werden.
Beginnen Sie mit der Erstellung eines unternehmensweiten Arbeitsablaufs
Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Arbeitsablauf
Dieser Arbeitsablauf sollte den Bedürfnissen und Erwartungen aller Beteiligten entsprechen, angefangen bei den Softwareentwicklern und PMs bis hin zu den Vertriebs- und Personalspezialisten.
Der Arbeitsablauf, von dem wir hier sprechen, ist eine Kombination aus Werkzeugen, einem Besprechungsplan und einer klaren Verteilung der Verantwortung für bestimmte Unternehmensprozesse.
Aus der Sicht eines COO ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Arbeitsablauf:
- Schließt die Bedürfnisse aller Stakeholder nicht aus
- Ist leicht zu verfolgen und zu berichten, so dass Sie klare Antworten für den CFO oder CEO haben.
Möglicherweise haben Sie überhaupt keinen Arbeitsablauf eingerichtet. Das könnte dazu führen, dass Ihre PMs ihre Zeit mit endlosen Besprechungen oder mit Problemen wie Doppelbuchungen verschwenden.
Andererseits kann es sein, dass Sie einen Arbeitsablauf eingerichtet haben, aber trotzdem Probleme haben. Das bedeutet, dass Ihr Arbeitsablauf nicht umfassend genug ist und die Bedürfnisse einer Person nicht berücksichtigt.
Glauben Sie mir, Sie brauchen einen soliden Arbeitsablauf, damit Ihr Unternehmen auf dem umtriebigen IT-Markt überleben und gedeihen kann (und um die Zeitmanagementfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu verbessern).
Wie können solche Arbeitsabläufe aussehen? Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Arbeitsabläufe, die von unseren Kunden erstellt wurden.
Beispiel 1: Planungsbezogener Arbeitsablauf
Der Workflow beschreibt, wie man die Arbeitsplanung von Entwicklern plant, priorisiert, genehmigt und optimiert und dabei alle Beteiligten in der Kommunikationsschleife hält - unter Berücksichtigung ihrer unterschiedlichen Bedürfnisse und Situationen. Jeder dieser Blöcke wird durch weitere Unterprozesse ergänzt. Dank eines solchen Workflows können Sie sich schnell einen Überblick über Ihre Projekte verschaffen und sehen, wer in welchem Projektstadium gebraucht wird. Das hilft bei der Entscheidungsfindung und ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung des Prozesses.
Beispiel #2: Arbeitsablauf der Neuzuweisung
Es kann vorkommen, dass Sie eine Person von einem Projekt zu einem anderen umdisponieren müssen. Wenn die PMs dafür keinen Workflow haben, können Probleme wie Verwirrung über Zuweisungen oder Doppelbuchungen entstehen (und eine noch größere Arbeitsbelastung für Sie verursachen). Indem Sie einen klaren Genehmigungsprozess gestalten und dessen Logik in der von Ihnen verwendeten Projektmanagementlösung festhalten, vermeiden Sie diese Risiken und geben Ihren PMs einen Prozess an die Hand, auf den sie sich verlassen können.
Hier sehen Sie einen Screenshot aus einem umfangreichen Dokument, das einer unserer Kunden erstellt hat, um Zeit zu sparen und den Zuweisungsprozess zu optimieren.
Wenn Sie diesen speziellen Teil herunterladen möchten, um ihn in Ihrer Organisation zu implementieren, können Sie dies hier tun: Zuteilungsprozess.
Wie können Sie also einen Arbeitsablauf schaffen, der das Zeitmanagement Ihrer Manager verbessert?
Sie müssen sich überlegen, wie ein normaler Tag eines PM aussieht und was er tut. Dann kategorisieren Sie diese Tätigkeiten und analysieren, wie viel Zeit sie für die einzelnen Tätigkeiten aufwenden, um mögliche Zeitverluste zu ermitteln. Ein Diagramm wie dieses ist hier sehr hilfreich:
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen X mit 6 PMs vor. Sie können leicht erkennen, dass sie fast 30 % ihrer Zeit mit Kundenbesprechungen und fast 20 % mit internen Besprechungen verbringen - das ist eine ganze Menge.
Sobald Sie über diese Informationen verfügen, können Sie Ihre Mitarbeiter zu den Vorgängen befragen oder einfach die Daten genauer untersuchen.
Im Fall von Unternehmen X stellte sich heraus, dass jeder PM seine eigene Excel-Tabelle hat und viel Zeit damit verbrachte, während der Sitzungen Daten aus verschiedenen Tabellen zusammenzustellen, um Entscheidungen über Projekte zu treffen (sogar 5 Stunden pro Woche). Das nenne ich mal gutes Zeitmanagement!
Es ist Ihnen gelungen, durch eine einfache Datenanalyse und ein Gespräch mit Ihrem Team ein bestimmtes organisatorisches Problem zu identifizieren.
Mit der Entwicklung des Unternehmens werden immer mehr solcher Probleme im Zusammenhang mit dem Zeitmanagement auftauchen - deshalb sollte eine solche Einzelaktivität im Arbeitsablauf gekapselt werden.
Die einfachste Art des Arbeitsablaufs könnte hier sein:
- Einführung eines Tools, das die Erfassung der Arbeitszeit (auch für nicht abrechenbare Tätigkeiten) ermöglicht,
- Durchführung regelmäßiger Sitzungen zur Analyse des Zeitaufwands für bestimmte Tätigkeitskategorien + Vorschläge zu deren Optimierung,
- Umsetzung der vorgeschlagenen Lösungen und Tests,
- Analyse und Bewertung, ob die Lösungen das Problem gelöst haben,
- Der Kreis ist geschlossen.
Ein solches System hat einen geschlossenen Kreislauf und zwingt verschiedene Beteiligte, aktiv zu arbeiten und einen bestimmten Aspekt der Organisation ständig zu verbessern. In diesem Fall war es die Arbeitszeit der Manager und der gesamte Arbeitsablauf. Mit der Zeit wird Ihr Unternehmen sicherlich wachsen, und das wird die Organisationsstruktur weiter verkomplizieren und mehr Beteiligte einbeziehen. Deshalb sollten Sie damit rechnen, dass auch der Arbeitsablauf mit der Zeit wächst.
Beginnen Sie jetzt mit dem Aufbau Ihres Workflows:
Wählen Sie zunächst Ihren Ausgangspunkt - die Stelle, die Ihnen im Moment am meisten zu schaffen macht, das Problem, das Sie so schnell wie möglich lösen müssen.
Als Nächstes entscheiden Sie, wie und wann Sie andere Elemente Ihres Arbeitsablaufs ändern werden. Denken Sie daran, alle Personen einzubeziehen, die an dem Arbeitsablauf beteiligt sind.
Nun, da Sie wissen, wie man einen Arbeitsablauf erstellt und erweitert, können wir zur nächsten Phase übergehen - der Umsetzung und den damit verbundenen Zeitmanagementstrategien.
Schritt 2: Implementieren Sie Ihren Arbeitsablauf
Veränderungsmanagement ist eine harte Nuss, die es zu knacken gilt. Aber erwarten Sie nicht, dass selbst die klügsten Ihrer PMs Ihren Arbeitsablauf vom ersten Tag an perfekt beherrschen.
Die Umsetzung Ihres neuen Arbeitsablaufs wird mindestens einige Monate dauern.
Nun, da Sie einen neuen Arbeitsablauf haben, ist es an der Zeit, ihn allen Beteiligten mitzuteilen. Es ist wichtig, die folgenden Punkte zu beachten:
- Ziel des Workflows - Sie müssen mitteilen, was das Ziel Ihres neuen Workflows ist, um eine Begründung für seine Einführung zu liefern,
- Die Vorteile, die es für jeden Beteiligten bringt (sowohl organisatorisch als auch persönlich),
- Die Entwicklung der einzelnen Schritte des Prozesses zusammen mit den Beteiligten.
Die ersten beiden Punkte sind entscheidend für den Erfolg der Umsetzung. Meiner Erfahrung nach habe ich oft PPMs getroffen, die (in der Theorie) großartige Prozesse eingeführt haben. Aber am Ende hat sie niemand genutzt, weil die Leute den wirklichen Wert ihrer Implementierung nicht erkannt haben. Natürlich kann man den Leuten auch einfach sagen, dass sie es tun sollen - aber das ist wahrscheinlich nicht der Sinn der Sache ;) Mit anderen Worten: Sie müssen Ihren Arbeitsablauf an andere verkaufen.
Der letzte Punkt hingegen hat zwei Vorteile: Erstens sind die Menschen, die an der Erstellung mitwirken, später eher bereit, sie umzusetzen (schließlich habe ich sie mir selbst ausgedacht!). Zweitens wird das Onboarding und das Verständnis des Arbeitsablaufs in diesem Fall einfacher sein. Ganz zu schweigen von der Zeit und der Effektivität der Umsetzung.
Wie Sie sehen, gibt es zwei zentrale Herausforderungen, denen Sie sich hier stellen müssen:
- Einen guten Prozess schaffen
- Die richtige Umsetzung
Nun, da Sie sich dessen bewusst sind, wollen wir uns auf effektive Zeitmanagementstrategien und Dinge konzentrieren, die Teil eines solchen Arbeitsablaufs sein sollten.
3 Zeitmanagementstrategien für Manager
1. Planung und Verfolgung der Zeit in nicht abrechenbaren Projekten
Sie glauben gar nicht, wie viele COOs die nicht fakturierbare Arbeit ihrer PMs nicht erfassen.
Aber wie soll man ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten optimieren, wenn man keine Ahnung hat, wo sie ihre Zeit überhaupt investieren?
Legen Sie in Ihrer Projektportfoliomanagement-Software nicht fakturierbare Projekte an. Weisen Sie dann diesen Projekten Mitarbeiter zu und denken Sie daran, dass diese Daten Ihnen helfen werden, ihre zukünftige Arbeitsbelastung (dank der Planung) und die tatsächlich geleistete Arbeit (dank der Nachverfolgung) zu verstehen.
Wenn Sie nicht wissen, wie viel Zeit Ihre Manager für bestimmte Tätigkeiten aufwenden, sollten Sie nicht gleich von vornherein etwas annehmen. Erfassen Sie einfach die Arbeitszeit und beginnen Sie dann mit der Planung oder bitten Sie Ihre Manager, sie selbst zu planen.
2. Arbeit im Voraus planen
Wenn Sie in der IT-Branche arbeiten, werden Sie mir wahrscheinlich zustimmen: Die Aufteilung eines großen Projekts in kleinere Teile ist der beste Weg, um an die Ressourcenplanung und Projektschätzung heranzugehen.
Wenn Sie mehr über die Schätzung von Projekten erfahren möchten, schauen Sie hier nach: Kostenabschätzung im Projektportfoliomanagement
Darüber hinaus ist diese Aufteilung in Arbeitspakete auch für eine genauere Planung entscheidend. Und wenn Sie gut planen, vermeiden Sie spätere Zeitverschwendung - sei es durch Doppelbuchungen, ungenaue Schätzungen, die Ihr Team zu Überstunden zwingen, oder zusätzliche Sitzungen zur Klärung der Projektanforderungen.
Ein guter Plan beseitigt all diese Ablenkungen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
3. Klare Prioritäten setzen
Stellen Sie sich vor, zwei Kunden treten an Sie heran. Beide Projekte sehen interessant aus, und Sie haben die richtigen Fähigkeiten an Bord, um sie zu realisieren. Aber Sie haben nicht genug Ressourcen, um beide zu realisieren. Welches ist die bessere Wahl?
Sie sollten den Projekten Priorität einräumen, die sich am stärksten auf Ihr Ergebnis auswirken.
Sie benötigen einen vollständigen Satz von Informationen, um Simulationen durchzuführen und zu prüfen, welches Projekt rentabler ist - und einfach besser für Ihr Unternehmen.
Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Projekte mit hoher Priorität vollständig besetzt sind, bevor Sie Teammitglieder für andere Projekte abstellen. Das bedeutet auch, dass es keine Zeitplanungskonflikte mehr gibt!
Unterstützen Sie Ihre Zeitmanagementstrategien und Arbeitsabläufe mit dem richtigen Werkzeug
Auch wenn Sie über all diese bewährten Verfahren verfügen, wird es eine Herausforderung sein, Ihre Ziele ohne die richtige Unterstützung zu erreichen.
Hier sind 4 Elemente, die Sie brauchen, um die Zeit Ihrer Manager zu sparen:
1. Eine einzige Quelle der Wahrheit für alle
Es ist ein kluger Schachzug, alle wichtigen Informationen über Ihre Projekte und Zuweisungen an einem Ort zu speichern. Finden Sie eine Lösung, die all Ihren Mitarbeitern eine einzige Quelle der Wahrheit bietet, und Sie müssen sich nie wieder mit Fragen wie "Ist X nächste Woche verfügbar?" oder "Wann endet dieses Projekt?" auseinandersetzen.
Das bedeutet auch, dass Sie sich von vielen sinnlosen Sitzungen und Multitasking verabschieden müssen. Sie werden nicht mehr gezwungen sein, Antworten auf aktuelle oder künftige Mittelzuweisungen zu geben, während Sie gleichzeitig versuchen zu beurteilen, ob ein Projekt rentabel ist.
Alle diese Daten werden an einem Ort und für jedermann jederzeit verfügbar sein.
2. Die laufenden Arbeiten aus der Vogelperspektive
Es ist wichtig, das große Ganze im Auge zu behalten. Ihr Unternehmen ist ein komplexer Mechanismus, daher sollten Sie in der Lage sein, problemlos die Perspektive von Einzelpersonen auf Projekte zu wechseln und in diese hinein- und herauszuzoomen.
Eine solche Gesamtübersicht hilft Ihnen, Produktivitätsverluste und potenzielle Zeitverschwendung zu erkennen.
Sie benötigen diese Art von Überblick für einen schnellen und effizienten Entscheidungsprozess.
3. Langfristige Projektperspektive
Im Voraus planen zu können, mag wie ein Luxus erscheinen, aber das muss es nicht.
Wenn ich mit Managern spreche, höre ich oft Fragen wie diese:
"Arek, wir haben keine Ahnung, wie viel Arbeit in den nächsten zwei Monaten für dieses Projekt notwendig sein wird!"
oder
"Die Anforderungen des Kunden ändern sich ständig, wie kann ich also die künftige Arbeitsbelastung bei diesem Projekt vernünftig vorhersagen?"
Hören Sie auf, so zu denken. Scheuen Sie sich nicht, Annahmen zu treffen, die auf den Daten der Vergangenheit und der Wahrscheinlichkeit Ihrer künftigen Zusammenarbeit beruhen. Die Angst, bei Schätzungen Fehler zu machen, ist hier weit verbreitet - normalerweise wollen wir, dass alles perfekt ist, aber die Zukunft ist einfach unvorhersehbar. Der Trick besteht darin, sich zu erlauben, etwas unvollkommen zu planen, und zwar auf der Grundlage der Informationen, die Sie bereits haben.
Überprüfen Sie Ihre Zahlen und bereiten Sie Ihr Unternehmen auf das Projekt vor, um zu vermeiden, dass Sie (und Ihr Team) später wertvolle Zeit verlieren.
4. Zeiterfassungsfunktionen
Es ist sehr sinnvoll, die Zeiterfassung mit einzubeziehen. Sie wollen besser vorhersagen können, wie sich langfristige Projekte entwickeln, oder? Dafür brauchen Sie eine Lösung, die Zeiterfassung und Projektmanagement kombiniert.
Die fortschrittlichste Software umfasst nicht nur Zeiterfassung und Stundenzettel, sondern auch ein Dashboard mit vorausschauenden Stundenzetteln, die zeigen, auf welche wichtigen Aufgaben sich das Team im Moment konzentrieren sollte.
Wenn diese Daten mit Finanzdaten kombiniert werden, erhalten Sie echte, umsetzbare Geschäftsinformationen. Sie können die von Ihren Teammitgliedern verursachten Kosten und erzielten Einnahmen sofort sehen - pro Projekt, Kunde oder Zeitraum:
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