What Is a Good Employee Utilization Rate?

Die optimale Nutzung der Zeit Ihrer Mitarbeiter ist ein Schlüssel zur Erzielung maximaler Produktivität und Gewinne. Doch nur 35 % der Dienstleistungsunternehmen messen und überwachen die Auslastung ihrer Mitarbeiter! Doch wie hoch ist der Auslastungsgrad der Mitarbeiter, der selbst den anspruchsvollsten Manager zufrieden stellt? Wir haben einen Benchmark erstellt, der Ihnen helfen wird, diesen Indikator in jeder Branche zu überwachen!

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Ressourcenplanung

1/3/2023

Inhaltsübersicht

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Was ist ein guter Auslastungsgrad der Mitarbeiter? 

Während eine gute Auslastungsrate oft als über 65 % und eine perfekte Auslastungsrate als über 75 % angesehen wird, gibt es keine einheitliche Zahl, die für alle Branchen geeignet wäre. 

Der genaue gewünschte Nutzungsgrad hängt von verschiedenen Faktoren ab - hier sind einige davon. 

Wovon hängt die Nutzungsrate ab? 

Der Auslastungsgrad eines Mitarbeiters ändert sich dynamisch in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren. 

Erstens ist das Dienstalter der betreffenden Fachkräfte zu nennen. Das Spektrum der Verantwortlichkeiten und zugewiesenen Aufgaben ändert sich mit der Position der Person - je höher die Position, desto stärker wirken sich organisatorische Prozesse auf die Nutzung aus. Das ist der Grund dafür:

  • Von Praktikanten und Junioren wird erwartet, dass sie etwa 90 % ihrer Zeit mit abrechenbaren Aufgaben verbringen, 
  • erfahrenere Mitarbeiter sollten für mindestens 80 % ihrer Zeit gebucht werden, 
  • Ältere Mitarbeiter, die in der Regel als Experten an den organisatorischen Prozessen beteiligt sind, sollten etwa 60-70 % ihrer Zeit für Entwicklungsaufgaben aufwenden, 
  • Die Manager, die hauptsächlich für die Überwachung der Arbeit zuständig sind, wenden nur etwa 30-50 % ihrer Zeit auf, 
  • Führungskräfte buchen ihre Kapazitäten nur selten; ihr Aufgabenbereich ist einfach zu breit, um einem einzigen Projekt zugeordnet zu werden. 

Der zweite Grund ist die Branche. In bestimmten Bereichen ist es einfach wahrscheinlicher, dass Unternehmen die Zeit überwachen, die ihre Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben aufwenden. So liegt beispielsweise die durchschnittliche Auslastung in einem Produktionsunternehmen bei über 80 %, während sie in der Architektur eher bei 60 % liegt. Der Unterschied ist gewaltig! 

Auslastungsrate in verschiedenen Branchen - Benchmark 

Hier sehen Sie, wie die durchschnittliche gute Auslastung in verschiedenen Branchen aussieht, die diesen KPI für ihre Mitarbeiter messen: 

  • Freiberufliche Dienstleistungen: etwa 70-75 %, je nach Spezialisierung,
  • Produktion und Fertigung: 80-90%, 
  • IT-Dienstleistungen: 75%, 
  • Marketing: 70%.
Good employee utilization rate

Wie wirkt sich die Auslastung auf die Leistung Ihres Unternehmens aus? 

Es hat sich immer wieder gezeigt, dass eine bessere Auslastung die finanzielle Leistung des Unternehmens verbessert

Ein Beispiel: SPI Research hat in seiner Studie 2022 herausgefunden, dass eine höhere Auslastung zu schnellen und positiven Veränderungen bei anderen KPIs führt. Zum Beispiel, je höher die Auslastung: 

  • desto höher ist die Chance, dass das Projekt pünktlich geliefert wird; Unternehmen mit einer Auslastung von 90% haben eine 87%ige Chance auf einen solchen Erfolg! 
  • der höhere Prozentsatz des jährlichen Margenziels wird erreicht, wobei Unternehmen mit einer Auslastung von über 90 % das Ziel zu über 93 % erreichen.
  • je besser das EBITDA - die besten Unternehmen haben über 19 % davon. 

Darüber hinaus wirkt sich die Auslastung auch auf zwei andere wichtige Leistungsindikatoren aus: Kostenüberschreitung und Jahresumsatz pro Mitarbeiter. 

Auslastung vs. Jahresumsatz pro Mitarbeiter

Laut PSMB Projector 2022 verbessert eine bessere Auslastung auch die jährlichen Einnahmen pro Mitarbeiter. In der Forschung hat die Organisation gezeigt, dass je höher die Auslastung, desto höher die Einnahmen - und der Unterschied kann Ihnen bis zu 14% mehr Einkommen bringen. 

Eine Korrelation zwischen dem Jahresumsatz pro Mitarbeiter und der fakturierbaren Auslastung

Ausschöpfung vs. Projektüberschreitung 

2022 PSMB Projector hat auch bewiesen, dass die Auslastung die Projektüberschreitung in den Unternehmen drastisch reduzieren kann. Unternehmen mit einer abrechenbaren Auslastung von weniger als 50 % hatten eine Wahrscheinlichkeit von 11 %, dass dieses Problem auftrat. Bei Unternehmen, die ihre Auslastung auf über 90 % verbesserten, traten solche Probleme jedoch nur in 8 % der Fälle auf. 

Eine Korrelation zwischen der abrechenbaren Auslastung und der Wahrscheinlichkeit einer Projektüberschreitung

Warum ist eine 100-prozentige Auslastung unmöglich zu erreichen? 

Viele Manager denken, dass nur eine Auslastung von 100 % perfekt ist, aber das ist einfach unmöglich zu erreichen. 

Der Tag eines jeden Mitarbeiters besteht aus zahlreichen Aktivitäten, einschließlich Sitzungen, Pausen und Kommunikation mit anderen Teammitgliedern und Organisationseinheiten. Folglich kann ein Mitarbeiter nicht 100 % seiner Zeit für die geplanten Tätigkeiten aufwenden. Aus diesem Grund gibt es keine Branche, die auf ihre 100%ige Auslastung stolz sein kann. 

Möchten Sie mehr über das Nutzungsmanagement erfahren? 

Kein Problem - wir haben das gesamte Wissen, das Sie benötigen, um es wie ein CEO der größten Organisationen der Welt zu überwachen. 

Sie können gerne mehr darüber lesen: 

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Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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