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Die Automatisierung Ihres Budgets ist ein kluger Schachzug, vertrauen Sie mir und anderen, die es nutzen.
Vielleicht denken Sie, dass Ihr Unternehmen das im Moment nicht braucht. Aber früher oder später werden die Prozesse komplex. Das ist eine natürliche Folge der Skalierung eines Unternehmens.
Warum nicht jetzt damit beginnen und sich auf dieses Jahr vorbereiten?
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Projektbudgetmanagement-Software ist, was Sie davon haben und wie sie für ein IT-Dienstleistungsunternehmen wie Ihres funktioniert.
Warum sollten Sie Ihr Budget überhaupt automatisieren?
Durch die Implementierung einer Lösung, die das Budget für Sie verwaltet, gewinnen Sie in mehreren Schlüsselbereichen:
Genaue Haushaltsvoranschläge
Your estimations will be more accurate since the software eliminates all the mistakes that might crop up during the process. You will never overestimate or underestimate your project costs ever again. Your profit margin will reach the exact level you predicted. Sounds like a dream, right?
Automatisierung spart Ihre Zeit
Durch die Automatisierung aller Budgetierungsaufgaben gewinnen Sie einfach mehr Zeit, die Sie in wichtigere Bereiche Ihres Unternehmens investieren können, z. B. in die Strategie.
Zusammenarbeit und Transparenz
Eine Budgetierungssoftware, die allen Projektbeteiligten Informationen anzeigt, trägt auch dazu bei, Transparenz in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Sie führt zu einer besseren Zusammenarbeit mit Ihren Projektmanagern, da diese sich nicht mehr jeden Tag an Sie wenden und die gleichen Fragen stellen müssen. Sie können einfach alles im System sehen.
Berichterstattung
Auch die Berichterstattung an Personen in verschiedenen Abteilungen wird einfacher werden. Eine Budgetierungslösung erstellt einen Bericht in nur wenigen Sekunden. Sie müssen nicht mehr manuell Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen abrufen oder Daten aus verschiedenen Softwaretools kombinieren.
Wenn diese Vorteile Sie nicht davon überzeugen, dass es eine gute Idee ist, Ihre Haushaltsplanung zu automatisieren, dann weiß ich nicht, was Sie überzeugen kann!
Wenn Sie jedoch Zweifel an der Funktionsweise von Budgetverwaltungssoftware haben, lesen Sie bitte weiter.
Wie funktioniert das Produktbudgetmanagement in einem IT-Unternehmen?
Im Wesentlichen geht es bei der Verwaltung des Projektbudgets darum, alles zu veranschlagen, was Sie für die Durchführung des Projekts benötigen. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Es geht auch darum, bestimmte Grenzen und Schwellenwerte für die Ausgaben festzulegen und die Ausgaben während der gesamten Projektlaufzeit zu verwalten.
Die Budgetierung ist ein kontinuierlicher Prozess, keine einmalige Aufgabe. Sie ist etwas, um das Sie sich kümmern müssen, bevor das Projekt beginnt, während es entwickelt wird und nachdem es abgeschlossen ist.
Die meiste Zeit müssen Sie Ihre Zeit in Aufgaben wie diese investieren:
- Festlegung des Budgets - Ermittlung der benötigten Ressourcen(Ressourcenplanung), Festlegung des Budgets und Vorhersage des Bedarfs, um sicherzustellen, dass alles zusammenpasst.
- Nachverfolgung und Verwaltung des Budgets - dies ist etwas, was Sie während des Projekts tun, einschließlich der Verwaltung der Zeitpläne für die Bearbeitung der Arbeitskosten.
- Aktualisierung des Budgets - Wenn Sie feststellen, dass sich Ihr Projekt anders entwickelt als erwartet, müssen Sie Ihr Budget aktualisieren, um die Änderungen zu berücksichtigen.
5 gängige Budgetierungsmethoden und wie Sie sie automatisieren können
1. Bottom-up-Schätzung
Dies ist wahrscheinlich die gängigste Art der Schätzung in der heutigen Technologiebranche. Und dafür gibt es einen guten Grund - sie macht Ihre Schätzungen genauer und hilft dabei, alle Fehler zu vermeiden, die durch ein Versehen oder unzureichende Details über das Projekt entstehen.
Bei der Bottom-up-Schätzung schätzen Sie zunächst einzelne Teile des Projekts und addieren diese dann, um die endgültige Schätzung zu erstellen. Das bedeutet, dass Sie das Projekt in kleinere Arbeitsabschnitte (Aufgaben, Produktphasen oder Meilensteine) unterteilen müssen.
Eine Projektentwicklungssoftware kann Ihnen dabei helfen, indem sie die Schätzung automatisiert. Sobald Sie Ihre Arbeit in kleinere Teile zerlegen, können Sie damit beginnen, Mitarbeiter zuzuweisen und zu verstehen, wie die Stundensätze Ihrer Spezialisten zum Budget des Kunden passen.
Sie müssen diese Simulationen nicht manuell durchführen - das übernimmt die Lösung für Sie. Sie brauchen nur verschiedene Szenarien auszuprobieren und zu sehen, wie sich die Rentabilität Ihres Projekts in Abhängigkeit von Ihren Entscheidungen verändert.
Dann erhalten Sie einen langfristigen Überblick, um zu prüfen, ob dieses Rentabilitätsniveau auch in einem Monat oder sogar in einem Jahr noch Bestand haben wird. Sie erhalten eine genauere Antwort, da die Software auch die organisatorischen Gemeinkosten für Sie schätzt.
Sie werden nie eine böse Überraschung erleben und Ihre Gewinnspanne verlieren, weil Sie ein paar Monate nach der Schätzung des Projekts ein neues Büro an einem anderen Standort eröffnen.
2. Top-down-Schätzung
Bei dieser Art der Schätzung fangen Sie ganz oben an - Sie ermitteln die Gesamtzahl der Stunden, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, und teilen sie dann in Aufgaben oder Meilensteine auf. Im Grunde beginnt man mit dem Gesamtbudget des Projekts und stellt dann fest, ob es ausreicht, um alle für die Umsetzung des Projekts erforderlichen Arbeiten abzudecken.
Diese Art der Schätzung wird häufig im Festpreismodell verwendet - für kleinere Projekte, die einen sehr genau definierten Umfang haben. Da die verfügbaren Ressourcen in Stein gemeißelt sind, ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Projekt innerhalb dieser Grenzen realisiert werden kann (und Ihnen gleichzeitig eine anständige Gewinnspanne einbringt).
Software zur Verwaltung des Projektbudgets kann Ihnen helfen, den Arbeitsumfang besser zu verstehen und historische Daten zu nutzen, um Ihre Schätzungen zu verbessern. Mit dieser Art von Software können Sie die Pläne mit der Realität vergleichen, so dass Sie jedes Mal, wenn Sie ein Projekt abschließen, überprüfen können, wo und um wie viel Sie über das Ziel hinausgeschossen sind.
Solche Erkenntnisse werden jede künftige Schätzung erleichtern. Ohne diese Art von historischen Daten wird die Schätzung des Budgets von oben nach unten zu einer echten Herausforderung.
3. Analoge Schätzung
Sie haben bereits mehrere Projektbudgets verwaltet. Sie wissen, was funktioniert und was nicht.
Jetzt können Sie dieses Wissen nutzen, um neue Projekte zu erstellen. Historische Daten, die in Ihrer Projektentwicklungssoftware gespeichert sind, werden Ihnen helfen, Ihren Schätzungsprozess genauer zu gestalten.
In Primetric können Sie zum Beispiel ein Projekt duplizieren und ein weiteres mit ähnlichen Aufgaben erstellen. Alles, was Sie tun müssen, ist, es an die Anforderungen Ihres aktuellen Projekts anzupassen. Anschließend können Sie damit eine genauere Schätzung für das neue Projekt erstellen.
4. Parametrische Schätzung
Bei dieser Art der Schätzung verwenden Sie Daten und Produktvariablen, um das Gesamtbudget zu schätzen. Diese Methode ist genauer als die analoge Schätzung, da sie die Kostenvariablen und Datenpunkte aus bestimmten Teilen Ihrer früheren Projekte verwendet.
Aber auch hier benötigen Sie Zugang zu dieser Art von historischen Daten. Die historischen Daten und Simulationsfunktionen Ihrer Budgetierungssoftware werden dies erleichtern.
5. Drei-Punkt-Schätzung
Berücksichtigen Sie den besten, den schlechtesten und den wahrscheinlichsten Fall, um Ihr Durchschnittsbudget zu ermitteln.
Dies ist eine der pragmatischsten Techniken zur Schätzung eines Projektbudgets, bei der der Durchschnitt dieser Szenarien zugrunde gelegt wird. Es ist eine interessante Technik, weil sie Sie zwingt, das Projekt aus mehreren Blickwinkeln zu betrachten.
Auch hier ist es eine gute Idee, diese Art der Schätzung mit soliden Daten und Erkenntnissen aus Ihrer Budgetmanagement-Software zu unterstützen.
Wie Software für die Verwaltung von Projektbudgets Ihnen helfen kann
Durch den Einsatz der Automatisierung müssen Sie nicht mehr so viel Zeit auf die Schätzung, Verwaltung, Aktualisierung und Kontrolle Ihrer Projektbudgets verwenden.
Stattdessen können Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Aktivitäten zu optimieren, Ihre Kapazität zu erhöhen oder einfach neue Geschäfte abzuschließen.
Eine Budgetierungssoftware ermöglicht es Ihnen, verschiedene Kombinationen von Ressourcen auszuprobieren, bevor Sie sie dem Projekt zuweisen. Sie gibt Ihnen auch die Gewissheit, dass die Entwicklerpreise mit den Gemeinkosten ins Budget passen und Ihnen eine gute Gewinnspanne bringen.
Da die Automatisierung viele Ressourcen freisetzt, verschafft sie Ihnen einen Wettbewerbsvorteil und beschleunigt Ihre Prozesse.
Wenn Sie sehen möchten, wie Automatisierung in der Praxis aussieht, buchen Sie eine Demo mit mir, und ich zeige Ihnen die Primteric Budgetierungsfunktionen, um Ihnen zu zeigen, wie einfach Budgetierung sein kann, wenn Sie die richtige Software dafür verwenden.
