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Selbst das kleinste IT-Unternehmen kann es sich auf Dauer nicht leisten, Tabellenkalkulationen zu verwenden. Kurzfristig mag Excel Ihr Freund sein, aber Tabellenkalkulationen sind nicht geeignet, um eine langfristige Übersicht über die Arbeitsbelastung oder die Rentabilität zu erstellen, weil sie es nicht sind:
a) skalierbar
b) einfach zu benutzen
c) klar
d) und die Anpassung an die Rollen in der Organisation und die Gewährung/Erlangung von Zugang ist schwierig.
Wenn Sie ein größeres IT-Dienstleistungsunternehmen leiten, müssen Sie oder Ihr PM wahrscheinlich von einfachen Tabellenkalkulationen oder Projektmanagementanwendungen auf eine integrierte Lösung umsteigen, die die wichtigsten Finanz- und Zuweisungsdaten für alle Ihre Projekte zentralisiert.
Aber wann ist der richtige Zeitpunkt für die Einführung dieser Art von Software gekommen? Woran erkennen Sie, dass es sich nicht mehr um ein "Nice-to-have" handelt, sondern um eine kritische Notwendigkeit für Ihr Unternehmen? Lesen Sie weiter, um das herauszufinden.
Was ist eine Software für das Finanzmanagement von Projekten?
Software für das Finanzmanagement von Projekten ist ein Oberbegriff für Lösungen, die spezielle Funktionen für das Projekt- und Finanzmanagement umfassen.
In an ideal scenario, such a solution can become a single source of truth for the whole company. That’s why it reduces schedule conflicts, eliminates many meetings, and improves teamwork.
Thanks to such business intelligence insights, PMs can increase project financial performance and keep profit margins at the level your business needs to grow.
Wie viel kostet die Einführung eines Finanzüberwachungssystems?
Die Implementierung von Finanzmanagement-Tools ist ein Prozess, den Sie niemals schnell und ohne auf Details zu achten durchlaufen sollten. Denn auf der Grundlage der von dieser Software gelieferten Daten werden Sie einige sehr wichtige Entscheidungen treffen.
Wie viel Zeit vergeht realistischerweise von dem Moment an, in dem Sie sich für die Einführung einer Plattform entscheiden, bis zu ihrer unternehmensweiten Einführung? Stellen Sie sich besser auf einen langen Prozess ein, der auch einige Monate dauern kann.
Aber glauben Sie mir, sich Zeit zu nehmen, ist das Beste, was Sie hier tun können.
Wenn Sie eine Projektmanagementlösung so schnell wie möglich einführen, ohne auf Details wie den Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen zu achten, riskieren Sie, viel Geld zu verschwenden.
Das Finanzverfolgungssystem, das Sie am Ende erhalten, ist möglicherweise nicht perfekt auf Ihre Prozesse abgestimmt. Sie müssen also Ihren Arbeitsablauf ändern (und warum sollten Sie das tun, wenn er bereits sehr gut für Ihr Unternehmen funktioniert? Dafür wollen Sie wahrscheinlich weder Zeit noch Geld verschwenden.
Jetzt wissen Sie, warum die Einführung eines neuen Tools Ihr Unternehmen nicht sofort zum Erfolg führt.
Um im Finanzmanagement erfolgreich zu sein, müssen Sie einen bewährten Arbeitsablauf für alle Projektbeteiligten entwickeln. Und dann eine Lösung finden, die perfekt darauf abgestimmt ist.
Beginnen Sie mit der Umsetzung Ihrer Lösung, bevor es zu spät ist
As a PPM or COO, you have to be prepared for the future, not just be busy putting down fires.
Wenn Sie erwägen, eine Projektmanagement-Plattform zu implementieren, die die Finanzfragen für Sie löst, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie sie mehr brauchen, als Sie denken.
Sie können nur gewinnen, wenn Sie dieses Instrument frühzeitig einführen. Je länger Sie warten, desto größer wird Ihr Unternehmen, und desto teurer wird die Einführung.
Der richtige Zeitpunkt für die Umsetzung ist auch dann gegeben, wenn Sie das Unternehmen auf die Skalierung vorbereiten oder wenn in Ihrem Unternehmen ein Signal auftaucht, dass es an der Zeit ist, zu wachsen. Solche Signale können sein:
- Sie betreuen mehr Kunden in einem bestimmten Zeitraum als zuvor,
- Ihre PMs kämpfen darum, Entwickler für ihre Projekte zu bekommen,
- PMs können nicht mehr Projekte abwickeln als die, mit denen sie heute zu tun haben.
Wenn dieses Signal von der Finanzabteilung kommt, die auf ein Problem hinweist, bedeutet das, dass Sie mit der Einführung bereits weit überfällig sind. Warten Sie nicht darauf, dass Ihr Finanzteam zu Ihnen kommt, sondern beginnen Sie mit der Planung der Implementierung, sobald Sie sehen, dass Ihr Unternehmen wächst.
Wann wissen Sie, dass es höchste Zeit ist, ein Finanzverfolgungssystem einzuführen?
Woran erkennen Sie, ob es an der Zeit ist, eine Lösung für das Finanzmanagement von Projekten einzuführen? Hier sind einige Probleme, die eindeutige Indikatoren für diesen Bedarf in Ihrem Unternehmen sind.
Ihre Tabellenkalkulationen sind unverständlich (nicht einmal Sie)
Sie haben es mit mehreren Tabellenkalkulationen zu tun, die ewig zum Laden brauchen. Wenn man etwas herausfinden will, braucht man viel Zeit, weil man Daten integrieren muss.
Und immer mehr Menschen wenden sich mit Fragen an Sie, weil Sie der Einzige sind, der weiß, wie man sie lösen kann.
Die Optimierung dieses Bereichs kann ein großer Gewinn sein. Das australische IT-Unternehmen HSD hat Primetric implementiert und den Zeitaufwand für die Datenbeschaffung von 15 Stunden pro Woche auf 30 Sekunden reduziert. Die Einsparungen und Erträge des Unternehmens stiegen um über 200.000 Dollar pro Jahr!
Sie haben keine einzige Quelle der Wahrheit über Zuweisungen
Missverständnisse bei der Zuweisung von Aufgaben könnten dazu führen, dass Ihre Teammitglieder Zeit mit sich überschneidenden oder doppelten Aufgaben verschwenden.
Manchmal müssen Sie Mitarbeiter von einem Projekt zu einem anderen versetzen. Wenn PMs dafür kein System haben, kann es zu Missverständnissen bei der Zuteilung oder zu Doppelbuchungen kommen (und damit zu noch mehr Arbeit für Sie).
Here is the screenshot from the extensive document created by one of our clients to save time and optimize the allocation process. If you’d like to download this part to implement it in your organization, you can do it here: Allocation process
Sie und Ihre PMs verbringen viel Zeit in Meetings
Und es ist nicht so, dass Sie mit einem kreativen Brainstorming beschäftigt wären. Sie halten sich gegenseitig auf dem Laufenden, wer wann und wie lange an welchem Projekt arbeiten wird. Ständig.
Ich bin sicher, Sie haben Wichtigeres mit Ihrer Zeit anzufangen, als Ressourcen manuell zuzuweisen.
Sie haben keinen Überblick darüber, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht
Wenn Ihnen jemand Fragen stellt, müssen Sie jedes Mal Ihre Kalkulationstabellen durchgehen, um die Antworten zu erhalten. Das nimmt zu viel Zeit in Anspruch und hält Sie von den wirklich wichtigen Dingen ab.
Sie sind sich nicht sicher, wie rentabel Ihre Projekte wirklich sind
Sie haben keine Ahnung, wie die Ressourcen Ihres Projekts genutzt werden. Nutzen Sie die gesamte Ihnen zugewiesene Zeit aus? Oder liegen Sie mit Ihrer Schätzung völlig daneben? Das lässt sich nicht feststellen, wenn Sie keine Projektmanagementlösung zur Hand haben.
Ressourcennutzungsrate ist ein Rätsel
Gibt es jemanden, der zu viele Überstunden macht? Bevor Sie das merken, kann sich das zu einem größeren Problem auswachsen und Probleme wie Motivationsverlust verursachen.
If at least one of the issues listed above resonates with you, it’s high time you invested in a financial tracking system that can show you your resource utilization rate. Failing to solve these issues before growing your business will have a negative impact on the entire company.
Welche Funktionen können Sie von einer hochwertigen Projektmanagement-Software erwarten? Hier ist die Antwort.
Verabschieden Sie sich von Tabellenkalkulationen
Die rechtzeitige Einführung einer Software für das Finanzmanagement von Projekten wird Ihnen viel Ärger ersparen. Je länger Sie warten, desto härter trifft es Sie, wenn Sie versuchen, das Chaos der Zuweisungen, Inanspruchnahmen und Finanzdaten zu kontrollieren.
Möchten Sie noch heute den ersten Schritt machen? Vereinbaren Sie einen Demo-Termin mit mir, um zu sehen, wie Primetric Ihnen helfen kann, die häufigsten Management- und Finanzprobleme in IT-Unternehmen zu lösen.
