Why Implementing Project and Resource Management Software Is a Must

Was haben Sie davon, wenn Sie eine solche Software in Ihr Arsenal von Werkzeugen zur Steuerung von Projekten und Ressourcen aufnehmen? Und warum ist das nächste Quartal der beste Zeitpunkt, um dies zu tun?

Lesen Sie weiter, um den Wert von Projekt- und Ressourcenmanagement-Software für ein IT-Unternehmen wie das Ihre zu entdecken.

Warum sollte man überhaupt eine Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement einsetzen?

Beginnen wir mit einer Selbstbeobachtung. Hier sind ein paar Fragen, die Sie beantworten müssen:

• Sind alle Ihre Projekte so rentabel, wie Sie es brauchen? 
• Gibt es Teammitglieder, die zu viel Arbeit haben und ständig Überstunden machen müssen?
• Wie sehen Ihr Projektbudget, Burnout und Fortschritt aus?
• Können Sie Ihr nächstes Projekt entspannt buchen, oder müssen Sie sich beeilen und so schnell wie möglich neue Mitarbeiter einstellen?
  

Wenn Sie mit Tabellenkalkulationen jonglieren und Informationen über verschiedene Systeme verteilt aufbewahren, ist es nicht möglich, all diese Fragen mit Sicherheit zu beantworten.

Und wenn Ihr Unternehmen expandiert, wird es immer schwieriger, die richtigen Daten zu finden, wenn Sie an Ihrer derzeitigen Arbeits- und Ressourcenorganisation festhalten.

Hochwertige Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement kann Sie retten.

Das erhalten Sie, wenn Sie eine Lösung implementieren, die Ihren Anforderungen entspricht:

• Sie werden weniger Kommunikationsvorgänge haben, die verwirrend werden und ein Treffen erfordern, nur um einfache logistische Dinge zu regeln.
• Ihr Team erhält eine einzige Quelle der Wahrheit, die die Teamarbeit fördert und Überbuchungen reduziert,
• Die Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen wird effizienter werden,
• Smarteres Projektmanagement dank der Erkenntnisse aus der Business Intelligence,
• Sicherstellung der Rentabilität Ihres Projekts auf dem von Ihnen gewünschten Niveau,
• Geringeres Risiko der Doppelbuchung oder Überbuchung von Ressourcen,
• Visualisierungen der Ressourcenzuweisung helfen Ihnen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter besser zu verstehen.

Woran erkennt man, ob es an der Zeit ist, eine Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement anzuschaffen?

Ein kleines IT-Dienstleistungsunternehmen kann durch die Einführung dieser Art von Software sehr viel gewinnen.

Und warum? Weil die schiere Größe Ihres Unternehmens Sie früher oder später dazu zwingen wird, etwas zu unternehmen. Es ist nicht ideal, unter Druck eine neue Lösung einzuführen.

Wenn es also um die Einführung einer Software für das Management von Projektressourcen geht, ist früher besser als später - aber später ist besser als nie.

Woran erkennen Sie, dass Ihr Unternehmen reif für diese Art von Lösung ist?

Hier sind ein paar verräterische Anzeichen, auf die Sie achten sollten:

• Sie und Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit Logistikbesprechungen oder Gesprächen. Und es ist nicht so, als würden Sie ein kreatives Brainstorming machen. Bei diesen Besprechungen geht es darum, wer wann und wie lange an welchem Projekt arbeiten wird. Ich bin sicher, Sie haben Wichtigeres mit Ihrer Zeit anzufangen, als Ressourcen manuell zu verteilen.
• Sie haben keinen Überblick darüber, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. Man stellt Ihnen Fragen, und Sie müssen jedes Mal Ihre Kalkulationstabellen durchgehen, um die Antworten zu erhalten. Das nimmt zu viel Zeit in Anspruch und hält Sie davon ab, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
• Sie haben keine Informationen über die Rentabilität des Projekts. Sie haben keine Ahnung, wie die Ressourcen Ihres Projekts genutzt werden. Nutzen Sie die gesamte zugewiesene Zeit aus? Oder liegen Sie mit Ihrer Schätzung völlig daneben? Es ist unmöglich, das zu erkennen.
• Sie haben keine Ahnung, wie hoch der Nutzungsrate Ihrer Mitarbeiter ist. Gibt es jemanden, der zu viele Überstunden macht? Dies kann sich schnell zu einem größeren Problem auswachsen, z. B. zu einem Motivationsverlust, der zu einem Rückgang der Dienstleistungsqualität führt.
• Ihre Tabellenkalkulationen sind für niemanden nachvollziehbar. Sie sind nicht benutzerfreundlich. Es dauert eine Ewigkeit, bis sie geladen sind. Sie werden mit Fragen überhäuft, weil Sie der Einzige sind, der weiß, wie man damit umgeht.
• Aufgrund von Missverständnissen über ihre Aufgaben verschwenden Ihre Teammitglieder Zeit mit sich überschneidenden oder doppelten Aufgaben.
  

Wenn mindestens eine der oben genannten Aussagen auf Ihr Unternehmen zutrifft, ist es an der Zeit, sich mit Software für das Projektressourcenmanagement zu befassen. 

Wenn Sie diese Probleme nicht lösen, bevor Sie Ihr Unternehmen ausbauen, wird das Leben für alle Beteiligten extrem schwierig werden.

Doch welche Eigenschaften muss diese Software haben, um Ihr Unternehmen wirklich zu verändern? 

Im folgenden Abschnitt gehe ich auf diese kritischen Merkmale im Detail ein.

Welche Funktionen können Sie von einer Projektressourcenmanagement-Software erwarten?

1. Cloud-basierte SaaS- vs. On-Premises-Lösung

Viele Unternehmen sind besorgt über die Datensicherheit und den Datenschutz in der Cloud. 

Aber Cloud-basierte Lösungen sind immer noch eine fantastische Wahl:

• Sie werden in Echtzeit und ohne zusätzliche Kosten für Sie aktualisiert.
• Die Kosten für neue Funktionen sind in den Preisen enthalten.
• Sie können sich auf die Datensicherung verlassen, denn die Software ist schnell und effizient.
  

Andererseits bieten Vor-Ort-Lösungen mehr Sicherheit und Anpassungsmöglichkeiten (aufgrund eines eigenen Rechenzentrums). Vor-Ort-Software hat jedoch auch einige erhebliche Nachteile:

• Sie sind für die Einrichtung und Wartung Ihrer Server und Anwendungen zuständig.
• Sie erhalten keine automatischen Aktualisierungen (oder müssen dafür extra bezahlen),
• Im Falle einer Katastrophe ist Ihre Geschäftskontinuität gefährdet. 
  

Wenn Sie sich für eine Cloud-basierte SaaS-Lösung entscheiden, stellen Sie sicher, dass:

• Die Kundenbetreuung ist hervorragend,
• Befolgt Vorschriften wie GDPR,
• Ermöglicht das Singen von DPA, SLA und MSA für volle Sicherheit,
• Es verfügt über Datensicherungen und die Möglichkeit, Daten aus dem System zu exportieren,
• Beinhaltet SSO (relevant, wenn Sie Google- oder Azure Active Directory-Dienste verwenden).
  

Bei Primetric haben wir dafür gesorgt, dass unsere Lösung alle diese Aspekte umfasst.

2. Anpassbarkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit

Es ist sinnlos, in eine Lösung zu investieren, die Sie zwingt, Ihren Arbeitsstil zu ändern. Sie machen das schon seit langem und haben ein narrensicheres System entwickelt. Das Werkzeug, das Sie verwenden, sollte so anpassungsfähig sein, dass es Ihren Anforderungen gerecht wird.

Bei Primetric beispielsweise passen wir unsere Lösung stets an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden an und führen dazu eine umfassende Untersuchung durch. 

Auf diese Weise stellen wir sicher, dass unsere Plattform voll und ganz auf die Arbeitsweise des Unternehmens abgestimmt ist - und dass sie auch künftige Änderungen unterstützen kann.

3. Integration mit anderen Systemen oder APIs

Wahrscheinlich verwenden Sie bereits eine Vielzahl von Tools zur Verwaltung Ihres Projekts. 

Die Investition in ein Projektmanagement-Tool, das sich mühelos in Ihre Umgebung integrieren lässt, ist eine kluge Entscheidung. 

Integrationen beschleunigen den Implementierungsprozess und helfen Ihnen, die Zustimmung Ihres Teams zu gewinnen, da Sie nicht auf eine neue Technologie umsteigen müssen.

4. Verschiedene Autorisierungsoptionen

Einer der Gründe, warum Manager wie Sie eine Projektressourcenmanagementlösung einführen, ist, dass sie nicht immer wieder die gleichen Fragen beantworten wollen: 

• Wie lange wird dieser Entwickler an diesem Projekt arbeiten?
• Wird dieser Spezialist in zwei Wochen verfügbar sein, um mit der Arbeit an meinem Projekt zu beginnen?
• Wann wird ein Projekt mit diesem Einzelhandelskunden beginnen?
  

Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Mitarbeiter schaffen, einschließlich der Projektmanager, der Personalabteilung und sogar der technischen Teammitglieder. 

Gleichzeitig wollen Sie aber nicht, dass jede einzelne Information für jeden sichtbar ist - denken Sie nur an die Stundensätze Ihrer Mitarbeiter. Deshalb ist ein Tool mit einer Vielzahl von Zugriffsmöglichkeiten so wichtig.

Projektmanager können in Primetric problemlos planen und Informationen sammeln. Entwickler sehen jedoch nur ihre Zuweisungen und keine finanziellen Einblicke in die Rentabilität des Projekts.

5. Ressourcenzuweisung und Projektplanung

Dabei geht es um mehr als nur um die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Personen innerhalb bestimmter Fristen.

Sie müssen in der Lage sein, Simulationen verschiedener Szenarien durchzuführen, um zu bewerten, wie sich Ihre Entscheidungen auf die Gewinnspanne des Projekts auswirken. 

Mit den besten auf dem Markt erhältlichen Lösungen für das Ressourcenmanagement können Sie die Fertigstellungsrate von Projekten, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Anzahl der offenen Stellen in einem Projekt vorhersagen.

Sie brauchen diese langfristige Vision, um die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

6. Solide Berichtsfunktionen

Wie können Sie sich sonst ein Bild vom Zustand Ihres Unternehmens machen, wenn Sie keine Berichtsfunktionen haben?

Die Berichterstattung ist am effektivsten, wenn sie Daten über Ihre Projekte und nicht Daten über Ihre Teammitglieder enthält.

Und wenn ich von Daten spreche, dann meine ich damit alles, von Finanzinformationen bis hin zu den Auslastungsraten der Mitarbeiter. Der Prozess, Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, kann dank intelligenter Funktionen wie der Datenvisualisierung erheblich beschleunigt werden. Wir können auf diese Weise schnell Erkenntnisse aus Daten gewinnen - so funktioniert das menschliche Gehirn.

7. Fähigkeit zu genauen Prognosen

Sie können viel über Ihre Projekte lernen, wenn Sie sich die Daten der Vergangenheit ansehen. Aber unser Geschäft ist die Innovation - und das bedeutet, dass wir auf die Zukunft achten müssen.

Eine gute Lösung sollte Ihnen die Möglichkeit geben, eine Vielzahl von Parametern zu antizipieren, z. B. die Ressourcenzuweisung, die Auslastung der Mitarbeiter, die Rentabilität des Projekts usw.

So können Sie präzise und realistische Pläne machen - damit Sie später nicht überrascht werden!

In Primetric können Sie auch Ihre Pläne mit der Realität vergleichen, um festzustellen, wo Ihre Schätzungen falsch waren. Diesen Fehler werden Sie nie wieder machen, und Ihre Planungsfähigkeiten werden sich mit der Zeit verbessern.

Apropos Zeit...

8. Verfolgung der Arbeitszeiten

Wenn Sie besser abschätzen wollen, wie lange ein Projekt dauern wird und wie Sie es bewerten können, müssen Sie Zeiterfassungs- und Projektmanagementfunktionen kombinieren.

Die besten Lösungen bieten Ihnen Zeiterfassung und Stundenzettel, aber auch ein Dashboard, auf dem Sie vorausschauende Stundenzettel sehen können, die die Aufgaben anzeigen, an denen die Mitarbeiter arbeiten sollten. 

Sie können auch ganz einfach die von Ihren Teammitgliedern generierten Kosten und Einnahmen pro Projekt, Kunde oder bestimmten Datumsbereich überprüfen.

9. Finanzielle Einblicke und Business Intelligence

Schließlich sollten Sie mit Ihrer Projektmanagementlösung einen tiefen Einblick in die Finanzdaten des Projekts (und Ihres Unternehmens) gewinnen können. 

Durch die Analyse dieser Daten in einem Business-Intelligence-Modul können Sie feststellen, ob und in welchem Umfang das Projekt rentabel sein wird, und wenn nicht, was Sie heute tun können, um das zukünftige Ergebnis zu ändern.

Die Einführung einer Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement ist Ihr klügster Schritt

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