Personaloptimierung erklärt: Strategien, Definition und Beispiele

Überbuchungen, Bänke, Verspätungen und unerwartete Abwesenheiten... Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie damit umgehen oder sie sogar zu Ihrem Vorteil nutzen können? Wenn ja, dann haben Sie tatsächlich über Personaloptimierung nachgedacht. Hier erfahren Sie, wie der Prozess Ihnen helfen kann! 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Ressourcenplanung

19/11/2022

Personaloptimierung in Beispielen: Definitionen und Strategien

Inhaltsübersicht

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Was ist Workforce Optimization (WFO)? 

Die Optimierung des Personalbestands ist ein Prozess, der die Prinzipien der Unternehmensleistung mit der Ressourcenzuweisung kombiniert. Mit anderen Worten: Es werden Geschäftsstrategien und -methoden eingesetzt, um die Effizienz, die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter und der Organisation zu verbessern, und zwar innerhalb der Grenzen, die durch die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die Verträge und die gesetzlichen Anforderungen gesetzt sind. Der Prozess erfordert in der Regel eine Personaloptimierungssoftware, einen guten Zeitplan - und einen Ansatz, der sich auf das Engagement der Mitarbeiter konzentriert.

Welche Prozesse sind in der Personaloptimierung enthalten? 

Im Allgemeinen umfasst die Personaloptimierung Prozesse wie: 

Warum ist WFO wichtig? 

Manchmal sieht es so aus, als ob die Interessen des Unternehmens und die des Mitarbeiters in entgegengesetzte Richtungen gehen. Dieser Zustand ist weder wünschenswert noch vorteilhaft für eine der beiden Parteien, und er kann auch für die Kundenerfahrung schädlich sein. Workforce Optimization wurde geschaffen, um dieses Problem zu lösen.

Workforce Management verhindert Überbuchungen, Bänke, offene Stellen und andere Probleme, die in Unternehmen, die von den Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter profitieren, häufig auftreten. Darüber hinaus verbessert es die Skalierbarkeit der Prozesse, so dass das Unternehmen nahtlos wachsen kann. Mit anderen Worten: Die Optimierung des Personalbestands ermöglicht es den Managern, ohne Ausbeutung schneller bessere Ergebnisse, Engagement, Produktivität und Vorteile zu erzielen. Nicht zuletzt kann sie auch die Kundenzufriedenheit erhöhen, indem sie die Leistung der Mitarbeiter und die Qualität der Produkte insgesamt verbessert.

Strategien zur Optimierung des Personalbestands - Beispiele 

Kommen wir gleich zur Sache - es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um sofort mit der Optimierung Ihres Personals zu beginnen und die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern. Hier sind einige der beliebtesten - und vorteilhaftesten - Möglichkeiten.

Strategie 1: Terminierung auf der Grundlage der tatsächlichen Kapazität

Projektplanung mag an dieser Stelle wie eine naheliegende Wahl klingen. Aber es ist nicht der Prozess selbst, der Ihnen helfen kann, sondern die Daten, die ihm zu Grunde liegen. 

Viele Unternehmen weisen ihre Ressourcen auf der Grundlage ihres Bedarfs zu und haben dabei nur die Kundenzufriedenheit im Blick, nicht aber die tatsächliche Verfügbarkeit ihrer Ressourcen. Dieser Ansatz ist besonders in Unternehmen üblich, die Jira-Ressourcenplanung verwenden, die keine Details zu geplanten, geleisteten und verfügbaren Stunden für bestimmte Ressourcen bietet. Daher ist es nicht verwunderlich, dass diese Unternehmen mit überlasteten Mitarbeitern und hohen Fluktuationsraten zu kämpfen haben. 

Wie lässt sich dieses Problem mit Workforce Management lösen?

Dieses Problem kann jedoch leicht behoben werden. Mit einer Personaloptimierungssoftware, die die Kapazität (d. h. die maximale Anzahl ihrer Arbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum) bestimmter Mitarbeiter berechnet, können Projektleiter genau sehen, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt aufwenden können. So können sie auf diese Informationen reagieren und die Stunden planen, ohne den Zeitplan und die Geduld der Mitarbeiter auf die Probe zu stellen. 

Strategie 2: Zeit- und Budgetüberwachung

Wir wissen, dass jeder es hasst, die Zeit in verschiedenen Systemen zu erfassen. Doch das ist keine Frage der Vorliebe - die Zeiterfassung kann Projektmanagern wertvolle Einblicke in die Arbeit sowie deren Qualität und Engagement liefern, die sie zur Verbesserung der Arbeit aller nutzen können. Daher ist sie ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements und letztlich auch der Kundenerfahrung.

Wofür kann ich die Zeiterfassung nutzen?

Mit der Zeiterfassung können Sie sehen: 

  • wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für das Projekt aufwenden, 
  • welche Projekte zu viel Zeit in Anspruch nehmen und welche früher als erwartet abgeschlossen wurden, 
  • welche Mitarbeiter am produktivsten sind. 

Klingt das nach etwas, das ein Manager gerne wissen möchte? 

Das sind natürlich genau die Faktoren, von denen der Erfolg eines Unternehmens abhängt. Aus diesem Grund ist eine Anwesenheitssoftware für alle Beteiligten von entscheidender Bedeutung. Sie ist auch eine Grundlage für die Erfassung von Leistungsdaten.

Aber wie sieht es mit den Finanzen aus? 

Die Zeiterfassungsdaten können jedoch noch wertvoller werden, wenn Sie erkennen, dass die geleisteten Arbeitsstunden Kosten verursachen, die sich auf die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens auswirken. Mit jeder geleisteten und erfassten Stunde steigen die Kosten Ihres Projekts, während jede Stunde, die im System fehlt, im Grunde das Budget verfälscht. Das hat zur Folge, dass einige Ihrer Projekte weniger rentabel sind, als Sie denken - oder vielleicht sogar überhaupt nicht rentabel. 

Was können Sie erreichen, wenn Sie die Zeiterfassung mit der Budgetverwaltung kombinieren?

Die Zeiterfassung in Kombination mit der Budgetierung kann Ihnen dabei helfen, diese Art von Informationen zu vermeiden, indem sie Ihnen Informationen darüber liefert:

  • alle fakturierbaren und nicht fakturierbaren Arbeitsstunden in Ihrem Unternehmen, 
  • Engagement der Mitarbeiter,
  • Gewinne sowohl aus Projekten als auch aus der Arbeit einzelner Mitarbeiter, 
  • Kosten für alle erfassten Stunden in Form einer umfassenden Zeiterfassung für Teams und Einzelpersonen, 
  • Margen, Budgets, Gemeinkosten und mehr. 

Anhand der genannten Informationen können Sie Projekte und Zuweisungen ändern, wenn ein Vorhaben gefährdet ist. Außerdem können Sie gleichzeitig auch die Finanzen kontrollieren, anstatt bis zum Ende des Projekts im Dunkeln zu tappen. 

Strategie 3: Überwachung der Leistung 

Bei der Optimierung des Personalbestands geht es nicht nur darum, zu sehen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nutzen - es geht auch darum, sicherzustellen, dass sie ihre Zeit für Dinge nutzen, von denen das Unternehmen profitieren kann. 

Wie lässt sich die Leistung zu Managementzwecken überwachen?

Sie können die Leistung Ihrer Mitarbeiter überwachen, indem Sie: 

  • Prüfen Sie, wie viel Zeit sie für nicht fakturierbare Tätigkeiten wie Sitzungen oder interne Projekte aufwenden. In der Regel sind sie der Grund dafür, dass die Gewinne aus der Arbeit einer einzelnen Person sinken - versuchen Sie, ihre Auswirkungen so weit wie möglich zu minimieren. 
  • Überprüfung, wer zu viel Zeit für die Aufgaben benötigt, 
  • zu sehen, wie ihre Arbeit mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmt,
  • die Mitarbeiter mit der besten und der schlechtesten Produktivität ausfindig zu machen und die Ursache dafür zu ermitteln (vielleicht gibt es etwas, das Sie verbessern können, um ihre Arbeit besser zu machen?), 
  • den Fortschritt des gesamten Projekts im Auge zu behalten und auf eventuelle Probleme zu reagieren, 
  • Erkennen von Verzögerungen und anderen Risiken und entsprechendes Management. 

Strategie 4: Verbesserung der Transparenz

Jeder Arbeitnehmer plant seine Arbeit selbständig. Um dies effektiv tun zu können, müssen sie jedoch wissen, welche Aufgaben sie in Zukunft erwarten können. Deshalb ist die Verbesserung der Transparenz entscheidend für die Optimierung der Belegschaft. 

Wie kann die Transparenz in der Analytik verbessert werden?

Natürlich sollte die Verbesserung der Transparenz nicht auf endlosen Sitzungen beruhen. Der Informationsfluss im Unternehmen sollte in erster Linie durch Werkzeuge unterstützt werden, die den Fachleuten in Echtzeit die Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten sowohl für den Projektumfang als auch für die Ressourcen aufzeigen können.

Eine solche Aufschlüsselung der geplanten Tätigkeiten und der dafür aufzuwendenden Zeit liefert den Mitarbeitern wertvolle Informationen, mit denen sie ihre Arbeit in kleinem, aber bedeutendem Umfang optimieren können. 

Kann ich all diese Dinge in Excel erledigen? 

Die Verwendung von Excel für die Personaloptimierung widerspricht dem eigentlichen Zweck dieses Prozesses - sie verringert die Transparenz und verkompliziert die Abläufe. Es gibt jedoch einige Tools und Anwesenheitssoftware, die einfach perfekt für diese Aufgabe sind - kurz gesagt, sie können Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten, nicht härter. Primetric ist eines von ihnen; sehen wir uns an, wie es mit den oben beschriebenen Strategien zur Personaloptimierung umgeht. 

Terminierung mit Kapazität in Primetric

In Primetric wird die Kapazität nicht nur auf der Grundlage der Anzahl der Arbeitstage im Monat für jeden Mitarbeiter berechnet (obwohl das natürlich der wichtigste Faktor in der Gleichung ist!), sondern auch anhand der Informationen über Feiertage. Auf diese Weise kann das Tool dem Manager eine realistische Kapazität für jeden einzelnen Mitarbeiter liefern. 

Feiertage in Primetric
Feiertage werden nicht nur in Primetric angezeigt, sondern wirken sich auch auf die Kapazität der Mitarbeiter aus - wie Sie im lila Balken sehen können, haben sie an diesem Tag keine Kapazität. 

Wichtig ist, dass die Informationen nicht im Verborgenen bleiben. Jedes Mal, wenn eine neue Zuweisung für einen Mitarbeiter vorgenommen wird, wird seine Kapazität im Fenster Neue Zuweisung angezeigt. Jede Überbuchung wird sofort mit einer ausreichenden Benachrichtigung beantwortet, um Fehler und Probleme zu vermeiden. 

Benachrichtigungen können Überbuchungen verhindern und als Teil der Personaloptimierung fungieren
Die Benachrichtigung über die Überbuchung erscheint, wenn die Planung dem Spezialisten im Vergleich zu seiner Kapazität zu viele Stunden zuweist.

Zeit- und Budgetverfolgung in Primetric

Im Gegensatz zu anderen Tools ist Primetric darauf spezialisiert, Informationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen zu kombinieren, um ein Höchstmaß an Service zu gewährleisten. Zeiterfassung und Budgetierung sind hier nicht die Ausnahmen! 

Zeiterfassung in Primetric

Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Zeiterfassung werfen. Primetric verfügt über ein eigenes Zeiterfassungsmodul, kann aber auch zum Importieren und Übertragen der Daten aus der Jira-Zeiterfassung verwendet werden. Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, erscheinen die Daten zu den erfassten Stunden in Echtzeit sowohl im Profil des Mitarbeiters als auch in der Projektzeitleiste im Projektkalender - wie unten dargestellt. Dadurch wird dem Manager sofort angezeigt, wenn die Mitarbeiter überlastet sind oder - im Gegenteil - Zeit für mehr Arbeit haben.

Ein Blick auf die getrackten Stunden in Primetric
Die in Primetric erfassten Stunden sind mit einem lila Balken gekennzeichnet.

Wie kann Primetric die Zeiterfassungsdaten verarbeiten?

Doch hier fängt der Zauber erst an. Dank der Vielzahl von Informationen, die im Profil des Mitarbeiters enthalten sind, verfügt das System auch über Informationen zu Löhnen, Gehältern und Stundensätzen aller Spezialisten. Sobald eine Arbeit verfolgt wird, verwendet Primetric die Daten, um die Kosten der geleisteten Arbeit zu berechnen. Darüber hinaus können die Informationen in Projektbudgets verwendet werden (dort erscheinen sie automatisch) oder für erweiterte Berichte, wie den unten gezeigten Zeiterfassungsbericht. 

Zeiterfassungsberichte werden auch zur Optimierung des Personalbestands verwendet.
Zeiterfassungsbericht in Primetric kombiniert Finanzen mit erfassten Stunden

Überwachung der Leistung in Primetric

Primetric wurde als Instrument geschaffen, das Führungskräften und Managern einen Überblick über alle Vorgänge und deren Standards aus der Vogelperspektive bietet. Als solches bietet das Tool Dutzende von Berichten, Diagrammen und Tabellen, die verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens hervorheben, vergleichen und bewerten können. 

Welche Daten können Sie in Primetic sehen?

Für die Optimierung des Personalbestands kann Primetric Ihnen einen Überblick geben: 

  • Projektfortschritt, 
  • Nutzung, 
  • Verfügbarkeit, 
  • Kosten der geleisteten Arbeitsstunden, 
  • Rentabilität, 
  • freie Stellen in der gesamten Organisation,
  • Berichterstattung in Echtzeit,

Andere Berichte in Primetric

Das ist natürlich nur ein Bruchteil der Berichte, die Sie in diesem Tool finden. Andere Berichtsmodule umfassen auch: Finanzen, Projektleistung, Abrechnungen, Rentabilität und mehr. 

Auslastungsberichte sind ein wesentlicher Bestandteil der Personaloptimierung
Verwendungsbericht in Primetric

Verbesserung der Transparenz mit Primetric

Nicht zuletzt ist Primetric die perfekte Wahl für Unternehmen, die langfristig Aufgaben an bestimmte Spezialisten delegieren und sich keine Sorgen über mangelnde Leistung von Mitarbeitern auf der Bank machen wollen.

Dank des Kalenders kann jeder Mitarbeiter genau sehen, was die Zukunft für ihn bringen wird - und das gilt sowohl für Vollzeit- als auch für Teilzeiteinsätze, in abrechenbaren und nicht abrechenbaren Projekten. Der Kalender enthält auch andere Variablen wie Freistellungen oder Feiertage. 

Hat jeder Zugang zu diesen Informationen?

Natürlich wird ein durchschnittlicher Angestellter durch das im Tool enthaltene System der Zugriffsebenen daran gehindert, Berichte und andere fortgeschrittene Module für die Unternehmensverwaltung zu sehen. Personen mit dem Status "Mitarbeiter" können nur die Details ihrer eigenen Arbeit im System sehen, während Manager und Administratoren auch die Unternehmensdetails und Berichte durchsuchen können, die für andere gesperrt sind, um die Statistiken zu sehen und die Kundenerfahrung noch weiter zu verbessern.

Vorteile der Personaloptimierung 

Auch wenn die Optimierung des Personalbestands manchmal etwas mühsam erscheinen mag, ist der Prozess jede Minute wert, die Sie damit verbringen. Denn die Vorteile der Personaloptimierung überwiegen jedes Mal den Aufwand. 

Womit kann WFO Ihnen helfen?

Die Optimierung des Personalbestands kann Ihnen helfen: 

  • die Produktivität von Teams und Mitarbeitern zu verbessern, indem die Arbeitsbelastung bestimmter Mitarbeiter und Teams angepasst wird, 
  • die Ressourcenprognose zu verbessern und den Projektleitern zu helfen, freie Stellen und Neueinstellungen vorherzusehen, bevor sie das gesamte Projekt beeinträchtigen, 
  • die Kapazität Ihrer Mitarbeiter voll ausschöpfen und gleichzeitig die Gewinne steigern, 
  • lang- und kurzfristige Zuweisungen ohne Fehler und Zögern zu verwalten, 
  • die richtigen Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe zu finden, ohne sie zu überlasten,
  • verbessern Sie Ihr Geschäftsmanagement und Ihr Serviceniveau und erhalten Sie die Daten, die Sie zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit benötigen.

Verbessern Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen noch mehr! 

Die Optimierung des Personalbestands ist nicht das Einzige, was Sie tun können, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Lesen Sie mehr über andere Prozesse, die Ihnen dabei helfen können, z. B: 

Wenn Sie möchten, dass unsere Lösung Sie bei der Optimierung Ihres Personalbestands unterstützt, buchen Sie einfach eine Demo oder starten Sie eine Testphase mit Primetric! 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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