Effektiver Workload-Management-Prozess - Tipps und Leitfaden

Was ist Workload Management? 

Unter Workload-Management versteht man den Prozess der Zuweisung von Personen oder ganzen Teams zu Aufgaben und Projekten bei gleichzeitiger Überwachung ihres Fortschritts und der Arbeit an ihren anderen Aufgaben, sofern vorhanden. Es ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und des Ressourcenmanagements. 

Vereinfacht ausgedrückt, besteht das Hauptziel des Workload-Managements darin, einen Zuweisungskalender zu erstellen, aus dem hervorgeht, wer wann was macht, und zwar mit so wenig Überstunden und Bänken wie möglich. 

Am Ende sollte die Verwaltung der Arbeitsbelastung zur Erstellung eines Plans oder eines Kalenders mit Zuweisungen führen, aus denen die genaue Arbeitsbelastung des Teams hervorgeht - so wie in dem folgenden Beispiel. 

Warum ist Workload Management wichtig? 

Wir wissen bereits, was Workload Management ist - aber warum müssen wir überhaupt darüber reden? 

Welche Probleme können Sie mit Workload Management lösen? 

Die Antwort auf diese Frage ist recht einfach. Denn sie hilft Managern bei der Lösung zahlreicher Probleme, denen sie bei ihrer täglichen Arbeit begegnen. Dazu gehören: 

1. Überlastete und/oder auf der Bank sitzende Spezialisten. Der Prozess des Workload-Managements benachrichtigt den Projektleiter über diese Probleme, bevor sie drängender werden. Es verbessert auch die Moral der Teammitglieder, da sie sich nicht mit zu vielen Aufgaben oder unrealistischen Terminen herumschlagen müssen.
2. Verwaltung offener Stellen. Im Rahmen des Workload-Management-Prozesses werden freie Stellen vor Projektbeginn deutlich sichtbar. So können neue Fachkräfte eingestellt werden, bevor der Mangel an ihren Fähigkeiten den Betrieb des Unternehmens oder andere Teammitglieder beeinträchtigt.
3. Verwaltung der Zuweisungen. Bei einer Vielzahl von Projekten fällt es Projektmanagern manchmal schwer, die Verfügbarkeit ihrer Spezialisten zu koordinieren und die Arbeitslast des Teams gleichmäßig zu verteilen. Das Workload-Management kann ihnen helfen, die Situation für die kommenden Wochen vorherzusehen, das Ressourcenmanagement zu verbessern und die Aufgaben genau vorzubereiten.
4. Lösung von Konflikten zwischen verschiedenen Projekten. Einige Fachleute arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, während anderen Betrieben ihre Fähigkeiten im Allgemeinen fehlen. Das Workload-Management sagt solche Situationen voraus und löst sie, bevor sie für die Teammitglieder dringend oder belastend werden. 
5. Erstellung eines realistischen Arbeitsplans für den Kunden. Das Workload-Management ermöglicht es Managern, abzuschätzen, wie viel Zeit sie für eine Aufgabe oder ein Projekt benötigen. Auf diese Weise können sie den Kunden genaue Informationen zur Verfügung stellen und so die Beziehungen zu ihnen verbessern. Es wirkt sich auch positiv auf das Projektmanagement im Unternehmen insgesamt aus, da neue Projekte genauer auf die bestehenden abgestimmt werden können. 
6. Risikomanagement. Unerwartete Abwesenheiten sind in allen Branchen üblich. Mit einem Workload-Management-Prozess können Sie jedoch so schnell wie möglich darauf reagieren und innerhalb von Minuten, wenn nicht sogar Sekunden, einen Ersatz finden. Dadurch ist die Verwaltung der Arbeitsbelastung im Team nicht mehr so mühsam. 

Verwaltung der Arbeitsbelastung und Bedürfnisse der Arbeitnehmer

Abgesehen davon sind Workload-Management-Prozesse auch für die Mitarbeiter und Teammitglieder selbst von Vorteil, auch wenn sie ihre Auswirkungen erst etwas später bemerken. 

Wenn Fachleute einen Arbeitsplan erhalten, der mit Hilfe von Workload-Management-Prozessen erstellt wurde, können sie genau sehen, was von ihnen erwartet wird und wann sie es tun sollen. Infolgedessen können sie ihre Aufgaben nach Prioritäten ordnen und effizienter arbeiten als zuvor. 

Außerdem kann jedes Teammitglied sicher sein, dass seine Pläne korrekt sind, da die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Planung mit Workload-Management gering ist. Wenn sie ihre Aufgaben auch noch in einer ausreichenden Verwaltungssoftware sehen können, haben sie alles, um das Projekt erfolgreich durchzuführen! 

5 Schritte zur Erstellung eines Workload-Management-Prozesses

Es spielt keine Rolle, ob Sie die Arbeitsbelastung eines einzelnen Mitarbeiters oder eines ganzen Teams verwalten wollen - der Prozess ist in beiden Fällen ähnlich. Er besteht aus den folgenden Schritten: 

1. Überprüfung der aktuellen Arbeitsbelastung

Um mit der Planung eines neuen Projekts zu beginnen, müssen Sie zunächst feststellen, wie viel Zeit jedem Teammitglied und dem gesamten Team tatsächlich zur Verfügung steht. 

Dazu müssen Sie die verfügbare Kapazität berechnen, d. h. die Gesamtkapazität abzüglich Abwesenheiten, Feiertagen und der für andere Projekte und Aufgaben eingeplanten Zeit. Schauen wir uns ein kurzes Beispiel an, wie das geht. 

Berechnung der Kapazität des Mitarbeiters für die Verwaltung der Arbeitsbelastung 

Ein Beispiel: Ein einzelner Spezialist arbeitet im Durchschnitt 160 Stunden pro Monat - das ist seine Gesamtkapazität. Er hat jedoch drei Tage Urlaub genommen, wodurch sich diese Zahl um 24 Stunden verringert, und er ist bereits einem anderen Projekt für weitere 60 Stunden zugewiesen. Nach Abzug dieser beiden Werte von seiner Gesamtkapazität ergibt sich ein Kapazitätsangebot von 76 Stunden. 

Denken Sie daran, dass Sie bei der Berechnung der Kapazität für die Verwaltung der Arbeitsbelastung oder des Projektmanagements im Allgemeinen alle Fehlzeiten und Abwesenheiten berücksichtigen müssen; ohne sie sind Ihre Berechnungen falsch! 

Berechnung der Kapazität des Teams für die Verwaltung der Arbeitsbelastung 

Schauen wir uns ein anderes Beispiel an - das eines Teams von Spezialisten, die dringend ein Ressourcenmanagement benötigen. 

Unser Team besteht aus 3 Personen: 

• ein Vollzeitbeschäftigter, der in diesem Monat eine Woche Urlaub nimmt, 
• eine Teilzeitkraft, die nur 20 Stunden pro Woche arbeitet, 
• ein Vollzeitbeschäftigter, der zusätzlich 5 Stunden pro Woche an einem anderen Projekt arbeitet. 

Nehmen wir an, dass wir, wie im obigen Beispiel, die monatliche Kapazität dieses Teams für einen Monat mit 20 Arbeitstagen berechnen müssen. 

In diesem Fall sollten unsere Berechnungen mit der individuellen Kapazität für jedes Teammitglied beginnen. 

Workload-Management für Vollzeitbeschäftigte

Der Fall des ersten Teammitglieds ist natürlich der einfachste. Ein Vollzeitbeschäftigter kommt jeden Tag für 8 Stunden zur Arbeit, was seine Kapazität auf genau 160 Stunden bringt - und das ist die maximale Anzahl von Stunden, die er in diesem Monat arbeiten kann. 

Workload-Management für Teilzeitbeschäftigte

Das teilzeitbeschäftigte Teammitglied hingegen wird nur 20 Stunden pro Woche arbeiten. Bei 4 Wochen im Kalender beträgt seine Kapazität für diesen Monat genau 80 Stunden. 

Workload-Management für Mitarbeiter mit Mehrfachzuweisungen 

Etwas komplizierter wird es mit dem dritten Mitarbeiter, der bereits einem anderen Projekt zugeordnet ist. Seine wöchentliche Kapazität ist daher um 5 Stunden geringer. Damit bleiben ihm 140 Stunden, die er für andere Projekte verwenden kann. 

Kapazitätsberechnung für das gesamte Team

Nachdem wir die Kapazität für jeden einzelnen Spezialisten berechnet haben, können wir nun die Kapazität für das gesamte Team vorhersagen - wir müssen dazu nur die Einzelkapazitäten addieren.

In unserem Fall müssen wir nur 160 Stunden aus dem ersten Beispiel zu den 80 Stunden aus dem zweiten Beispiel und den 140 Stunden aus dem dritten Beispiel addieren. Wie Sie sehen können, beträgt die Kapazität dieses Teams genau 380 Stunden. 

Sollten Sie Fragen zu diesen Berechnungen haben, können Sie sich noch tiefer in das Kapazitätsmanagement einarbeiten - wir haben einen umfassenden Leitfaden zur Kapazität für Sie vorbereitet! 

Wie lässt sich die Kapazitätsberechnung vereinfachen? 

Während die Berechnung der Kapazität für einen Mitarbeiter oder ein Team recht einfach ist, ist die Berechnung dieser Werte für jede einzelne Fachkraft im Unternehmen durchaus mühsam oder zumindest zeitaufwendig. 

Führende Unternehmen führen jedoch nicht alle Berechnungen von Hand durch, sondern verwenden Verwaltungssoftware, die ihnen diese Informationen sofort zur Verfügung stellt.

So können die Benutzer von Primetric beispielsweise die verfügbare Kapazität jedes einzelnen Mitarbeiters im System einsehen. Die Kapazität wird automatisch in Echtzeit auf der Grundlage der Informationen über die bestehenden Zuweisungen in abrechenbaren und nicht abrechenbaren Projekten berechnet und ist eine perfekte Grundlage sowohl für die Planung der Arbeitsbelastung als auch für das Zeitmanagement als Ganzes. 

Die Kapazität wird dann neben dem Namen der Fachkraft in deren Profil angezeigt. 

2. Schätzung des Zeitbedarfs für die Durchführung des Projekts und seiner Phasen

Gehen wir davon aus, dass Sie die ersten Schritte eines Projektlebenszyklus abgeschlossen haben und bereits wissen, welche Phasen Sie für den Erfolg des Projekts benötigen. Nun müssen Sie prüfen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für die Erledigung der anschließenden Projektaufgaben benötigen werden. Dazu müssen Sie ein Vollzeitäquivalent für Ihr Projekt berechnen.

Vollzeitäquivalent im Bereich Workload Management

Das Vollzeitäquivalent ist eine Maßeinheit, die Unternehmen verwenden, um die Arbeit ihrer Mitarbeiter zu berechnen und ihren Personalbedarf zu prognostizieren. Es steht einfach für die Anzahl der Stunden, die ein Vollzeitbeschäftigter für Ihr Unternehmen arbeitet. 

Aber konzentrieren wir uns nicht auf eine Definition, sondern versuchen wir, dies an einem Beispiel zu erläutern. Wenn wir das Beispiel aus dem ersten Schritt dieses Prozesses weiterführen, bei dem ein Vollzeitbeschäftigter 160 Stunden im Monat arbeitet, entspricht ein monatliches Vollzeitäquivalent genau 160 Stunden. Damit werden die 160 Stunden zu einer Basiseinheit für Projektzeitpläne, Zeitmanagement und Planung der Arbeitsbelastung. 

An dieser Stelle des Workload-Management-Prozesses können Sie mit Hilfe des Geräts überprüfen, wie viele Mitarbeiter Sie für die Durchführung eines Projekts oder eines Teils davon benötigen. 

Nehmen wir zum Beispiel an, dass eine Projektphase 480 Stunden in Anspruch nimmt. Das bedeutet, dass Sie mindestens 3 Personen benötigen, die einen Monat lang Vollzeit an dem Projekt arbeiten, um es abzuschließen. 

Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung der Arbeitsbelastung von Teams, da Sie mit solchen Schätzungen genau wissen, wie viel Zeit ein Team benötigt, um seine Arbeit zu erledigen. 

3. Erstellen Sie einen Arbeitsbelastungsplan

Mit den vorliegenden Kostenvoranschlägen können Sie nun einen Arbeitsplan erstellen, der als Rahmen für Ihr gesamtes Projekt dienen wird. 

In dieser Phase sollten Sie die Mitarbeiter mit den verfügbaren Kapazitäten finden, ihre Fähigkeiten analysieren und sie den Projektphasen zuordnen, für die sie am besten geeignet sind. Wenn Sie möchten, können Sie auch Aufgaben zuweisen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter im Detail verwalten, wenn Sie dies für notwendig halten. 

Es ist am besten, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter auf einer Zeitachse, einem Gantt-Diagramm oder im Kalender zu verwalten. Diese Arten der Visualisierung ermöglichen es Ihnen, sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen, ohne dass es übermäßig verwirrend ist. Sie sind auch die perfekte Wahl für das Projektmanagement oder die Zuweisung von Aufgaben. 

Anhand der Informationen auf dem obigen Screenshot können wir leicht erkennen, welche Mitarbeiter gut eingeteilt sind (grüne Balken) und welche überlastet sind (lila Balken) oder wenig zu tun haben (grauer Balken). Eine solche einfache Farbkodierung kann Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung Ihrer Teams ohne zusätzliche Berechnungen oder das Klicken durch Tabellenkalkulationen zu erfassen. 

Plan zur Steuerung der Arbeitsbelastung - Do's und Don'ts 

Denken Sie zunächst daran, dass ein guter Plan nie mehr als 80 % der Gesamtauslastung eines Mitarbeiters in Anspruch nimmt. Die 20 % der Zeit werden in der Regel für interne Angelegenheiten, andere Projekte oder einfach für die Bewältigung unerwarteter Ereignisse verwendet. 

Für die Erstellung eines Auslastungsplans empfehlen wir Ihnen den Einsatz von Ressourcenplanungs-Tools. Denn diese verfügen über zahlreiche Funktionen, die die Aufgabe einfach erleichtern. Dazu gehören: 

• dynamische Zuweisungen, die Sie bei Bedarf per Drag-and-Drop bearbeiten können, 
• Suchleiste für Ressourcen, 
• automatisch berechnete Kapazität, 
• Schnelles Formular für die Suche nach einem Ersatz für unerwartete Abwesenheiten, 
• Überbuchung und "Keine Arbeit"-Warnungen,
• Freizeit- und Feiertagsmanagement für präzise Kapazitätsberechnungen.

4. Behandlung aller auftretenden Probleme

Kein Plan ist ohne Fehler - es geht darum, die Probleme zu erkennen, bevor sie Realität werden. Deshalb müssen Sie nach der Erstellung eines Plans prüfen, ob er Fehler enthält, die für Ihr Projekt oder - noch schlimmer - für Ihre Mitarbeiter schädlich sein könnten. 

Häufige Probleme bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung

Zu den häufigsten Problemen, auf die Sie an dieser Stelle stoßen können, gehören: 

• Überbuchung. Dies ist besonders häufig bei hochrangigen Spezialisten der Fall, die sehr gefragt sind. Sie deutet auf einen Mangel an Mitarbeitern mit bestimmten Fähigkeiten und/oder auf Probleme bei den Einstellungsverfahren hin. 
• Freie Stellen. Einige wenige offene Stellen sind im Allgemeinen kein Grund zur Sorge. Wenn sie jedoch mit einer hohen Fluktuationsrate oder großen Lücken in der Projektentwicklung einhergehen, müssen sie sehr ernst genommen werden! 
• Bänke. Untätige Mitarbeiter verursachen Kosten, bringen aber keinen Gewinn. Wenn Sie viele Mitarbeiter sehen, die in ihrem Kalender nichts zu tun haben, sollten Sie darüber nachdenken, neue Projekte zu akquirieren oder die bestehenden Projekte mit ihren Fähigkeiten zu unterstützen. 
• Unrealistische Anforderungen oder Fristen. An dieser Stelle des Workload-Managements können Sie auch erkennen, ob Sie für bestimmte Phasen des Prozesses zu wenig Zeit haben. Sie müssen dieses Problem sofort angehen - ohne Ihr Eingreifen droht Ihr Betrieb zu scheitern! 

Diese Liste möglicher Probleme ist jedoch nicht vollständig. Je nach Branche, in der Sie arbeiten, können Sie auch mit anderen Problemen konfrontiert werden - wichtig ist, dass Sie sie jetzt erkennen! 

5. Anpassung des Arbeitspensums, wenn nötig

Wenn Sie den vorangegangenen Schritt abgeschlossen haben, wissen Sie sicherlich bereits, was die größte Bedrohung für den Betrieb Ihres Unternehmens darstellt. Jetzt ist es an der Zeit, diese Probleme zu beseitigen! 

An diesem Punkt des Workload-Management-Prozesses sollten Sie: 

• realistische Fristen setzen oder anpassen, 
• die Überbuchung auf ein Minimum zu beschränken, indem Sie Ersatz finden oder zusätzliche Personen in das Projekt aufnehmen, 
• die bestehenden Zuweisungen zu verschieben oder ihre Dauer zu ändern, 
• die Besetzung bestehender freier Stellen. 

In einigen Fällen ist die Anpassung des Plans jedoch viel einfacher als in anderen. Primetric bietet zum Beispiel dynamische Kalender mit Drag-and-Drop-Funktion, die es ermöglichen, Änderungen sofort vorzunehmen. 

Es zeigt auch alle Feiertage und andere Hindernisse an, die Ihre Projekte stören könnten, damit Sie diese vermeiden können, bevor sie Sie überraschen. 

Instrumente zur Ermittlung von Problemen im Arbeitsbelastungsmanagementprozess

Glücklicherweise müssen Sie nicht jede Zuweisung überprüfen, um jedes Problem zu finden, das Sie vor Projektbeginn lösen müssen. Stattdessen können Sie Werkzeuge wie z. B.: 

Kalender mit ausführlichen Informationen über Zuweisungen. Dieses Tool informiert Sie über etwaige Probleme, bevor Sie den Plan zur Verwaltung der Arbeitsbelastung tatsächlich annehmen. 

Kalender mit Bänken. Der Kalender soll dem Projektleiter nicht nur die Informationen über Zuweisungen, sondern auch das Fehlen von Zuweisungen anzeigen - so wie es in Primetric der Fall ist. 

Verfolgte vs. geplante Zeit. Projektleiter sollten die Projektstatistiken sowie die Statistiken der für die Durchführung des Projekts verantwortlichen Personen analysieren. Ein Vergleich zwischen verfolgter und geplanter Zeit ist ein perfektes Instrument dafür. 

Erweiterte Berichte. Diagramme, Tabellen und benutzerdefinierte Berichte sind die besten Werkzeuge, um einen umfassenden Überblick über das Unternehmen, das Projekt oder die daran beteiligten Personen zu erhalten. Im Falle des Workload-Management-Prozesses sind Kapazitätsberichte oder Gantt-Diagramme die beste Wahl. 

Tipps für ein effektives Workload-Management 

Der Plan für die Verwaltung der Arbeitsbelastung mag recht einfach aussehen - aber Sie können ihn noch verbessern! 

1. Setzen Sie Prioritäten. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Ziele, anstatt kleine Aufgaben zu korrigieren. 
2. Achten Sie auf die Feiertage. Sie wirken sich auf die Kapazität Ihrer Mitarbeiter aus, und wenn sie nicht beachtet werden, können sie die Ursache für alle Verzögerungen in Ihrem Betrieb sein! 
3. Verfolgen Sie die Zeit. Einige Aufgaben können länger dauern als üblich, andere kürzer. In diesen beiden Fällen müssen Sie Ihren Projektplan anpassen. 
4. Kommunizieren Sie. Jede Änderung des Zeitplans hat Auswirkungen auf die Arbeit Ihrer Spezialisten. Sorgen Sie dafür, dass sie wissen, was sie in Zukunft erwartet! 
5. Vermeiden Sie es, 100 % der Kapazität zu buchen. Verzögerungen, interne Projekte oder einfache Pausen wirken sich auch auf die Kapazität der Mitarbeiter aus. Gehen Sie nie davon aus, dass sie während ihrer Arbeitszeit nur an dem Projekt arbeiten werden! 
6. Automatisieren Sie die Prozesse. Berichterstattung, Überwachung, Zeiterfassung und viele andere Prozesse können ohne menschliche Aufsicht durchgeführt werden. Verwenden Sie Automatisierung professioneller Dienstleistungen zu Ihrem Vorteil.
7. Identifizieren Sie potenzielle Hindernisse. Jedes Projekt birgt ein gewisses Risiko, das in das Arbeitsmanagement einbezogen werden muss. Erkennen Sie diese, bevor sie die Dinge erschweren. 
8. Fortschritte überwachen. Nutzen Sie erweiterte Berichte und Business Intelligence, um den Überblick zu behalten. 

Möchten Sie mehr über Workload Management erfahren? 

Kein Problem! Wir haben viele Ressourcen, die Sie nutzen können, um Ihr Wissen zu erweitern. 

Sie können damit beginnen: 

• ein Leitfaden zur Ressourcenverwaltung in Jira , 
• eine Anleitung für die Erstellung eines Ressourcenmanagementplans, 
• einen Artikel über die Schaffung eines perfekten Ressourcenmanagementprozesses, 
• eine Antwort auf die Frage, wie man das beste Ressourcenplanungswerkzeug auswählt. 

Wenn Sie bereits mit dem Thema vertraut sind, können Sie direkt mit den Verbesserungen beginnen. 

Beginnen Sie mit der Auswahl des richtigen Tools. Testen Sie Primetric jetzt oder buchen Sie eine Demo, um es genauer unter die Lupe zu nehmen, und werden Sie ein Meister des Workload-Managements.