Wie SovTech seine Rentabilität mit einer Vogelperspektive auf alle Finanzen verbesserte

Einführung 

SovTech ist ein führendes afrikanisches Softwareentwicklungsunternehmen mit Sitz in London und Kapstadt, das mit zahlreichen Technologien, darunter Web3, arbeitet und laut Software World zu den am besten bewerteten Softwareunternehmen gehört. 

Aufgrund seines internationalen Charakters beschäftigt das Unternehmen Entwickler aus der ganzen Welt, wobei der Großteil der Spezialisten in Südafrika ansässig ist. All diese Menschen werden durch ihre außergewöhnlichen Fähigkeiten, ihre Flexibilität und vor allem durch ihre Leidenschaft für die Arbeit zusammengebracht - die Werte, die den Erfolg von SovTech ausmachen. 

SovTech ist auch stolz auf die Entwicklungsmöglichkeiten, die es seinen Mitarbeitern bietet. Neben den Standardschulungen nimmt das Unternehmen auch an zahlreichen Branchenveranstaltungen teil und organisiert diese, darunter auch Hackathons. 

Die Vielfalt des Unternehmens spiegelt sich auch in der Auswahl der Kunden wider. SovTech bedient eine Vielzahl unterschiedlicher Kunden, von Finanzinstituten über die Landwirtschaft bis hin zu Handelsunternehmen und anderen, darunter Supermärkte und Lebensmittelunternehmen. Bislang hat SovTech Unternehmen wie Huawei, Deloitte und die Standard Bank unterstützt. 

"Wir glauben, dass Software eine perfekte Kombination aus Kunst, Technik und Menschen ist. Die Dynamik dieser Kombination ermöglicht es uns, unglaubliche Software zu entwickeln."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie SovTech: 

• verbesserte Rentabilität durch kluges Nutzungsmanagement,
• einen Überblick über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, die Projektdurchführung und die finanzielle Leistung,
• seine Finanzen systematisiert und seine Fähigkeit, sie in kleinem und großem Maßstab zu verwalten, verbessert, 
• die Genauigkeit der Zuweisung und damit die Qualität der Arbeit in den Projekten sowie deren Ausführung verbessert, 
• die Kapazität von Fachkräften zu prognostizieren und zu planen, ohne dass es zu Verspätungen und Problemen mit Überzeiten kommt.

SovTechs Projekte

Der Ansatz des Unternehmens spiegelt sich in seinen Aktivitäten wider, die sich auf die Entwicklung maßgeschneiderter Software für jeden Kunden konzentrieren, der an seinen Dienstleistungen interessiert ist. Diese Projekte werden sowohl in Wasserfall- als auch in Agile-Methoden durchgeführt, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Bei Bedarf übernimmt SovTech auch die Wartung bestehender Produkte oder Abonnementprojekte, die eine ständige Weiterentwicklung erfordern, sowie einige Beratungsleistungen. 

Darüber hinaus ist SovTech sehr stolz darauf, Spezialisten und Entwickler mit seinen Kunden zusammenzubringen, da das Unternehmen bestrebt ist, der beste Talentpool in der Region zu werden. Als afrikanischer Branchenführer verfügt das Unternehmen über eine Vielzahl von Personalbeschaffungsmaßnahmen, die seine Möglichkeiten durch Body-Leasing-Dienste noch erweitern. 

Unabhängig von der Art des Projekts deckt SovTech bei Bedarf den gesamten Projektlebenszyklus ab. Dank der Hilfe von Strategen wird jeder Vorgang gründlich analysiert, um allen Beteiligten Empfehlungen für die Arbeit zu geben. So wird die erstklassige Qualität eines jeden Projekts im Unternehmen sichergestellt. 

Werkzeuge von SovTech

Zuvor verwendete das Unternehmen drei Tools zur Verwaltung seiner Vorgänge: Google Sheets, Harvest und Jira.

Google Sheets wurden verwendet, um die Mitarbeiter langfristig zu planen und die Finanzen zu verwalten. Sie mussten jedoch jedes Mal aktualisiert werden, wenn sich etwas an den Plänen änderte - und das war im Grunde genommen ein täglicher Vorgang. Infolgedessen wurden der Ressourcenplanungsprozess und die Finanzdaten von Stunde zu Stunde mühsamer. 

"Die Dinge änderten sich täglich, wöchentlich und monatlich, und wir mussten das Blatt ständig aktualisieren."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Natürlich blieb SovTech nicht ohne Technologie, um den Prozess zu unterstützen. Das Unternehmen nutzte auch Harvest, das zur Unterstützung der Zeiterfassung in das Unternehmen eingeführt wurde. Es enthielt jedoch nicht viele Informationen, die die Manager benötigten, z. B. über Finanzen oder Kapazitäten.

Bei rund 25 Projekten zum Zeitpunkt der Einführung von Primetric wurden zudem die Prozesse selbst immer komplizierter und fehleranfälliger. Die Personenzuordnung erforderte ein umfassendes Wissen über alle Tätigkeiten, und das konnte ein Google Sheet nicht bieten. Zu allem Überfluss standen den Managern auch noch die Finanzen im Weg, da die wechselnden Stundensätze und die erfassten Stunden separate Berechnungen erforderten. 

"Es dauerte ewig, bis ich etwas richtig machen konnte. Ich brauchte zum Beispiel 3 Stunden, um die Kosten für einen Monat zu ermitteln, nur um festzustellen, dass ein einziger Stundensatz falsch war. Es war ein Alptraum, die Finanzen und die Leute zu berechnen.

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Olivers Rolle in SovTech

Obwohl er Projektleiter ist, hat Oliver bei SovTech eine ganze Reihe von Aufgaben. Bisher fungierte er auch als Ressourcenmanager und als Vermittler zwischen dem Unternehmen und der Buchhaltung. 

Zu seinen Hauptaufgaben gehören: 

• Planung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter für die Projekte und Überwachung der Inanspruchnahme von fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden,
• Überwachung der finanziellen Ergebnisse der Projekte und ihrer Budgets, 
• Er fungierte als Vermittler zwischen den Projektleitern, dem CFO und ihren Zielen, da er für die Analyse der wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens und deren Umsetzung in Entscheidungen verantwortlich war. 

Der Umfang von Olivers Aufgaben erforderte einen Überblick über alle Vorgänge aus der Vogelperspektive. Als er seine Arbeit bei SovTech aufnahm, standen ihm jedoch nur Google Sheets zur Verfügung. Das stellte ihn vor eine Reihe von Herausforderungen, die er auf seinem Weg zum Erfolg bewältigen musste. 

"Warum funktioniert das nicht? Ist die Aufgabe abgeschlossen? Warum dauert sie länger als erwartet? Was können wir tun, um sie zu verbessern? Wer hat sie geliefert? Das waren meine täglichen Herausforderungen zu dieser Zeit.

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Schließlich benötigte Oliver eine einzige Kommandozentrale, um sich einen Überblick über wichtige Vorgänge im Unternehmen zu verschaffen und sowohl die Finanzen als auch die Verfügbarkeit von Mitarbeitern besser vorhersagen zu können. 

Wichtigste Herausforderungen 

Vor der Einführung von Primetric sah sich SovTech mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, die seine Fähigkeit beeinträchtigten, die Arbeit so effizient wie möglich zu organisieren. Zu diesen Herausforderungen gehörten: 

Mangelnde Sichtbarkeit der Verfügbarkeit von Personen

Als Oliver zu SovTech kam, leitete er etwa 100 Entwickler, die alle unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen mitbrachten. Allerdings waren alle Informationen über die Mitarbeiter: 

• Zuweisungen und Kapazitäten, 
• Fähigkeiten, 
• Löhne und ihre Entwicklung, 
• Kosten der Arbeit für jeden Spezialisten im Projekt, 

wurden in den Tabellenkalkulationen gespeichert. 

Gleichzeitig wurden Informationen zu Projektplänen und Aufgaben in Jira gespeichert, so dass die Manager gezwungen waren, sich durch zahlreiche Tools zu wühlen, wenn eine Zuordnung vorgenommen werden sollte. 

"Wenn wir ein neues Projekt bekamen, hatte ich nicht die Möglichkeit, schnell jemanden zu finden, der über die nötige Erfahrung [in diesem Bereich] verfügte, und dessen verfügbare Kapazitäten zu sehen.

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Fehlender Zusammenhang zwischen den Finanzen und der Arbeitsbelastung der Menschen 

Da die Informationen über Kapazität und Finanzen in getrennten Tabellenkalkulationen aufbewahrt wurden, war es für Oliver schwierig, die Rentabilität bestimmter Mitarbeiter und folglich auch ihrer Projekte zu ermitteln. Wenn er dies tun wollte, musste er sich mit einem sehr zeitaufwändigen und fehleranfälligen Verfahren auseinandersetzen. Langfristig führte diese Situation dazu, dass die Finanzen des Unternehmens unübersichtlich wurden, was es noch schwieriger machte, verlässliche Angaben zu erhalten, die für kritische Entscheidungen erforderlich waren. 

Sicherstellung der Rentabilität der Mitarbeiter 

Außerdem war es für das Unternehmen eine Herausforderung, die richtigen Mitarbeiter zu finden, vor allem wenn man die Kosten berücksichtigt. Angesichts zahlreicher kurzfristiger Projekte war Oliver oft besorgt über die Kosten für Mitarbeiter, die nach Abschluss des Projekts auf die Bank gesetzt werden sollten. Da es keine langfristigen Zuweisungen gab, war nicht abzusehen, ob sich der auf Eis gelegte Spezialist langfristig rentieren würde, und das gleiche Problem galt für die neu eingestellten Mitarbeiter. 

"Als ich eine neue Person einstellte, war ich mir sicher, dass sie für, sagen wir, 6 Monate an diesem Projekt arbeiten würde. Aber was passiert dann, was ist mit den Kosten für diese Person? Ich muss wissen, ob wir diese Person später tatsächlich halten können."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Bei den Kosten für die Menschen war es nicht anders. Schon die kleinste Änderung der Löhne konnte dazu führen, dass alle Berechnungen falsch waren. 

Massive Tabellenkalkulationen verursachen ein Chaos bei den Finanzen 

Die Finanzen waren Olivers Augapfel. Um jedoch einen besseren Überblick zu bekommen, musste er sich in die Google Spreadsheets vertiefen.

Aus der Projektperspektive war es für ihn schwierig, die tatsächliche Gewinnspanne im Projekt zu ermitteln und die Kosten der in einem bestimmten Vorgang geleisteten Arbeit zu sehen. Selbst wenn ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung stand, mussten zur Erfassung der Informationen zahlreiche Änderungen an den sorgfältig erstellten Kalkulationstabellen vorgenommen werden. Das hatte zur Folge, dass die Berechnungen fehleranfällig waren und - was noch schlimmer war - endlos geändert werden mussten. 

"Der Versuch, die Kosten zu prognostizieren, die Kosten und Arbeitsstunden der Mitarbeiter oder die Gewinnspannen eines Projekts zu berechnen - alles, was mit Finanzen zu tun hat, war schwierig."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Fehlen von On-Demand-Berichten über die Tätigkeit des Unternehmens

Da alle Informationen über die Kapazitäten der Mitarbeiter in separaten Dateien und Instrumenten aufbewahrt wurden, waren die Manager - darunter auch Oliver - oft nicht über wichtige Änderungen der Bemühungen informiert. Sie konnten auch keine Änderungen des Projektfortschritts, der Ressourcenverfügbarkeit und mehr sehen. Es fehlten einfach aktuelle Berichte auf Abruf, die ihnen helfen konnten, die Abläufe im Unternehmen zu überwachen. Infolgedessen konnten sie ihre Perspektive nicht sofort ändern, um die Arbeit bestimmter Teams, Abteilungen, Kunden und mehr zu sehen. 

Die Lösung? Alle Daten in einem einzigen Tool gesammelt

Da die Tabellenkalkulationen immer größer und komplexer wurden, verursachten sie immer mehr Chaos. Infolgedessen verloren die Manager ihr Vertrauen in die Tools und waren zunehmend frustriert über ihre Arbeit. 

Angesichts dieser Entwicklung suchte das Unternehmen nach einem Instrument, mit dem alle Informationen an einem einzigen Ort gesammelt werden konnten. Das neue System sollte die Transparenz der Daten und die Genauigkeit aller wichtigen Entscheidungen im Unternehmen verbessern. In diesem Moment stieß SovTech auf Primetric.  

Wie verwendet SovTech Primetric? 

Derzeit nutzt SovTech Primetric für mehrere Arten von Operationen. Dazu gehören: 

• Importieren und Kombinieren von Daten aus Jira und Harvest und Umwandeln in intuitive Berichte, Diagramme und mehr, 
• Vorhersage, Kontrolle und Verwaltung der Personalkapazität, 
• genaue Zuweisungen zu erstellen und diese flexibel zu bearbeiten, 
• Überwachung des Fortschritts der Projekte und der Kosten der in ihnen durchgeführten Arbeiten, 
• Berechnung der wichtigsten Finanzindikatoren sowohl für die Projekte als auch für das Unternehmen als Ganzes,
• die verhindern, dass das Budget verbrannt wird. 

Nahtlose Integrationen für den Vergleich von Plan und Realität

Seit dem ersten Tag ist Primetric in andere Tools integriert, die SovTech zur Verfügung stehen. Durch die Kombination des Tools mit Harvest erhielten die Manager Zugang zu den Informationen über die Gesamtanzahl der erfassten Stunden. Primetric wurde auch in Jira integriert, um alle Informationen über das Projektmanagement auch in diesem Tool zu sammeln. Dadurch mussten Projektmanager und Führungskräfte bei der Arbeitsplanung nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen wechseln und konnten die Pläne mit der Realität vergleichen, um zu sehen, ob sie korrekt sind und in das Budget passen. 

Planung und Überwachung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter

"Ich kann sehen, wie viele Stunden ich einplanen kann, wie viele Stunden ich zugewiesen habe und wie viele Stunden ich überschreite. Ich kann auch sehen, wann Mitarbeiter von Projekten abgezogen werden.

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Primetric hat Oliver auch einen Überblick über alle Zuweisungen und die Auslastung der Mitarbeiter verschafft und ihm die Möglichkeit gegeben, diese bei Bedarf zu ändern. Dank der Drag-and-Drop-Option konnte er bestehende Zuweisungen bearbeiten oder neue hinzufügen, indem er einfach auf einen bestimmten Tag klickte. In der gleichen Ansicht konnte er auch den Arbeitsfortschritt sehen.

"Die Kalenderansicht ist wirklich schön. Es ist großartig, einen Blick auf alle Projekte werfen zu können und zu sehen, wie es um die Effizienz bestellt ist. Ich kann auch sehen, wer den Projekten zugewiesen ist und wie hoch ihre Kosten sind."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Verbesserte Sichtbarkeit der Rentabilität von Projekten und Zuweisungen

Primetric verschaffte SovTech einen Überblick über alle seine Finanzen aus der Vogelperspektive. 

Für die unternehmensweiten Finanzen war Primetric in der Lage, Berichte zu erstellen, die die Rentabilität aller Abläufe im Unternehmen aufzeigen, einschließlich der nicht fakturierbaren Stunden, die früher die endgültigen Gewinnmargen belasteten. 

"Primetric bietet eine viel einfachere Möglichkeit, die Finanzen zu betrachten. Die Führungskräfte können sehr schnell sehen, wo das Unternehmen steht und wo es in den nächsten drei Monaten stehen wird. Sie können sofort sagen: Das ist gut, das ist nicht gut, wir müssen hier etwas ändern."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Für die Projekte hingegen konnte Primetric: 

• die geplanten Finanzen mit den verfolgten Finanzen vergleichen, 
• die Kosten der Arbeit für jede am Projekt beteiligte Person aufzeigen, 
• Berechnung der finanziellen Ergebnisse des Projekts, d. h. Gewinnspanne, Arbeitskosten, Einnahmen usw.

So können die Projektleiter nun die Budgets ihrer Vorhaben im Detail kontrollieren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sie mitten in der Arbeit das Budget überschreiten. Außerdem können sie

Darüber hinaus nutzen die Buchhaltungsexperten Primetric auch für die Erfassung der Informationen für die Rechnungen. In dem Tool können sie sowohl auf die geplanten als auch auf die erfassten Stunden für ein bestimmtes Projekt zugreifen und die Daten für Rechnungen und andere Abrechnungen verwenden. 

Im Falle von SovTech ist Primetric auch in Harvest und Jira integriert und importiert die Daten aus den Tools automatisch in das eigene System, so dass ein Gesamtbild aller Aktivitäten entsteht. Bei Bedarf können die Daten auch in Excel exportiert werden, sobald sie erfasst wurden. 

Eine einzige Kommandozentrale für den Realisierungsstatus von Projekten

Vor Primetric war die Überwachung des Fortschritts aller Projekte eine große Belastung für alle Beteiligten - sowohl im Hinblick auf die Finanzen als auch auf die Zuweisungen. Da die Daten in mehreren separaten Tools zur Verfügung standen, fiel es den Managern schwer, sie zu kombinieren und sich ein Gesamtbild von allen Vorgängen zu machen. Mit Primetric änderte sich das.

In einem Projektkalender, den das Tool anbietet, können die Projektmanager die in den Projekten erfassten Stunden sehen, wie sie in Harvest gemeldet werden. Später können sie die Registerkarte "Budget" im Projektpanel aufrufen, um zu sehen, wie sich die Arbeit auf die Finanzen ausgewirkt hat. Um sich einen Überblick zu verschaffen, können sie auch eine Reihe von Berichten nutzen, wie z. B. den Projektfortschrittsbericht, den Bericht über die Projektfinanzen und andere, um zu sehen, wie es um ihre Arbeit wirklich bestellt ist. 

"Mit Primetric kann ich schnell sehen, wo sich die Projekte in ihrem aktuellen Zustand befinden, wo sie waren und wohin sie gehen werden. Ich kann sehen, wie der Projektbudget-Burnout aussieht, was ETC ist und vieles mehr."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

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Verwaltung der Inanspruchnahme

Die Möglichkeit, die Auslastung zu sehen, war ein echter Wendepunkt für SovTech, denn so konnte man sehen, wie viele Stunden auf nicht abrechenbare und abrechenbare Arbeit entfallen. Dies war entscheidend für die Verbesserung der Rentabilität des gesamten Unternehmens.

"Wenn wir in einem Monat 160 Stunden haben und einige Mitarbeiter nur 40 abrechenbare Stunden erfassen, warum ist das so? Wir sind jetzt in der Lage, solche Probleme zu erkennen und sie viel besser zu verwalten, so dass wir ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen.

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Durch die Einführung dieser Funktion konnte Oliver sicherstellen, dass die Stundenlöhne wirklich dem Projektfortschritt entsprechen, und sehen, ob das Geld wirklich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Das veränderte seine Sichtweise auf abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden und half ihnen, bessere Entscheidungen über die Zuweisung wertvoller Spezialisten zu treffen und die Nutzung der Mitarbeiterkapazität zu optimieren. 

"Nachdem ich die Stunden mit den Löhnen verglichen hatte, konnte ich genau sehen, wie das Geld ausgegeben wurde, und ich konnte es besser verwalten. Meiner Meinung nach hat es mir wirklich geholfen, die Rentabilität unseres Betriebs zu verbessern."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Erweiterte Berichte für genaue Planung und Budgetierung

Vor Primetric wurden alle Daten im Zusammenhang mit dem Projekt- und Ressourcenmanagement in Google Sheets gespeichert, die schwer zu bearbeiten waren und den Managern keine detaillierten Einblicke boten. Mit der Einführung von Primetric hat sich das geändert. Dank automatisierter Berichte, Echtzeit-Updates und zahlreicher Visualisierungsoptionen können sowohl die Manager als auch die Führungskräfte genau sehen, wie sich das Unternehmen entwickelt - und warum. 

"Wenn alle Projekte richtig geplant sind, kann ich die Einnahmen und Kosten richtig einschätzen. Auch die ranghöchsten Mitarbeiter über mir können einen Blick darauf werfen und sehen: Hier werden wir in drei Monaten stehen, hier werden wir in sechs Monaten stehen."

Oliver Green, Projektleiter bei Sovtech

Die Vorteile von Primetric

Bislang hat Primetric nicht nur Olivers Arbeit, sondern auch den Zustand des gesamten Unternehmens in zahlreichen Bereichen verbessert. Dazu gehören: 

• verbesserte Rentabilität durch optimalen Einsatz von Budgets und Fachkräften, 
• verbesserte Projektplanung mit vollständiger Sichtbarkeit aller Zuweisungen für mehr Genauigkeit, 
• bessere Auslastungssteuerung und Personalzuweisung unter Einbeziehung der Budgets, 
• alle entscheidungsrelevanten Daten, einschließlich der Budgets, aus der Vogelperspektive zu sehen 
• Verwaltung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Stunden. Jetzt kann SovTech genau sehen, wie viele Stunden für nicht kommerzielle Projekte aufgewendet werden, und seine Manager können daran arbeiten, diesen Prozentsatz effizienter zu verbessern, 
• Integration mit Harvest. Dank dieser Funktion kann Primetric die Informationen aus dem Tool sammeln und mit Informationen über Stundensätze kombinieren, um einen umfassenden Überblick über die abrechenbaren Tätigkeiten zu erhalten.