10 métricas que debe buscar en su software de informes de BI

Por fin ha dado el paso y se ha hecho con un software de informes de BI para su empresa de servicios informáticos. O tal vez todavía está considerando si es realmente tan valioso como todo el mundo dice. Este artículo le será útil independientemente del punto en el que se encuentre en su viaje de BI. Para comprender el valor que ofrecen las soluciones de software de BI, es necesario entender qué métricas miden y cómo proporcionan información. Esto es lo que suelo decir a los directores de proyectos que me preguntan si la inteligencia empresarial es imprescindible para su empresa.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Inteligencia empresarial

2/3/2022

El software de informes de BI es la clave para tomar buenas decisiones

Índice de contenidos

¿Por qué utilizar soluciones de software de BI?

¿Por qué merece la pena dedicar tiempo al software de BI? La respuesta a esta pregunta es sencilla: le ayuda a tomar mejores decisiones.

¿Cómo? Las soluciones de software de BI le muestran los datos actuales e históricos en el contexto de su empresa. 

Estos datos se utilizan para desarrollar puntos de referencia de rendimiento, mejorar la estimación de futuros proyectos y garantizar que su negocio funcione sin problemas (¡y de forma rentable!). 

El BI también ayuda a comprender las tendencias dentro de su base de clientes y a priorizar los proyectos para aumentar sus ingresos. 

Los datos y la información de BI pueden ayudarle prácticamente en todo cuando se utilizan de forma eficaz, desde la asignación de las personas adecuadas a los proyectos y la consecución de grandes márgenes de producto hasta la contratación de nuevas personas a tiempo. 

Si aún no tiene una solución de este tipo, no hay mejor momento para ponerla en práctica.

¿Qué características tiene el software de informes de BI?

Cuadros de mando

Las soluciones de inteligencia empresarial incluyen cuadros de mando que presentan los datos de muchos lugares diferentes en varios gráficos completos (gráficos circulares, diagramas de Gantt, etc.) en una sola página. Los cuadros de mando de BI pueden adaptarse a las necesidades específicas de su empresa. Un vistazo es suficiente para saber si el proyecto va en la dirección correcta y genera los márgenes de beneficio que necesita. 

Visualizaciones

La visualización de datos es otra herramienta útil que se incluye en el paraguas de las soluciones de BI. 

Los datos son su activo más valioso: ayudan a estimar los proyectos correctamente, a mantener los costes y los calendarios bajo control y a asegurarse de que todo el mundo en su empresa está contento. 

Pero, ¿cómo combinar todos estos puntos de datos diferentes? La visualización en forma de tabla o gráfico es una verdadera ventaja en este caso. Y la mayoría de las soluciones de BI te permiten ajustarla para que veas todo lo que más te importa.

Visualización de datos para estimaciones como se ve en el software Primetric BI.
Visualización de datos en Primetric.

Informes

Los informes son un tesoro de datos. Y ni siquiera estoy hablando de datos financieros. 

El software de BI también genera informes sobre la asignación de recursos o la tasa de utilización de los empleados. Gracias a esta información, puede saber quiénes son los miembros de su equipo que se utilizan constantemente al 100% o cuántas personas se necesitan para desarrollar un determinado hito del proyecto.

Puede utilizar estos datos en proyectos futuros, como la previsión de costes e ingresos del proyecto o la asignación de personas a nuevas tareas. 

No hay mejor manera de controlar la rentabilidad de su empresa que ésta.

10 métricas que debe buscar en su software de informes de BI

Métodos de medición de la productividad


1. Actividad frente a productividad 

¿Cuánto tiempo dedican sus empleados a asistir a reuniones? Si sólo haces un seguimiento de las horas facturables, no tendrás ni idea.

Le sorprendería ver que muchas empresas de TI no tienen ni idea de cuánto tiempo pasan los miembros del equipo en tareas no facturables. 

Cuando se trata de una pequeña empresa con una docena de desarrolladores, esto no es un problema. Pero tu enfoque de la actividad frente a la productividad cambiará a medida que tu empresa crezca. 

Por supuesto, puedes utilizar una hoja de cálculo de Excel para controlar el tiempo de trabajo. Pero esta solución no es escalable. 

Utilice un software de BI con seguimiento del tiempo incorporado para controlar las horas facturables y no facturables. Verá lo productivos que son realmente sus empleados o si pasan demasiado tiempo en reuniones. Y tomar medidas antes de que sea demasiado tarde.

La actividad frente a la productividad se muestra en Primetric
Tareas y proyectos facturables y no facturables mostrados en Primetric


2. Experiencia de los empleados (EX) 

Las métricas de la experiencia de los empleados están relacionadas con la gestión de las habilidades blandas, la tasa de utilización, la capacidad de los recursos, etc. 

¿Por qué son importantes? 

Al vigilar la tasa de utilización de los empleados, sabrá si hay personas que se están viendo abrumadas por el trabajo mientras otras no tienen casi nada que hacer. Puedes intervenir antes de que sea demasiado tarde y reducir la tasa de rotación de empleados. 

Esto puede marcar una verdadera diferencia a la hora de competir por las habilidades y el talento en el mercado de las TI. 

Puede utilizar estas métricas para descubrir y ofrecer oportunidades de desarrollo a los empleados. Otra ventaja es la creación de un programa de tutoría específico basado en tus conocimientos sobre las habilidades duras y blandas de tu equipo.

Información sobre los empleados y sus experiencias
Información sobre los empleados y sus experiencias


3. Compromiso de los empleados 

Una buena métrica que muestra el compromiso de los empleados es la precisión en el registro de las horas de trabajo. 

Introducir el control del tiempo en una empresa es como decir que se acabaron los viernes de pizza. Es difícil y lleva tiempo acostumbrarse. 

Pero si no hace un seguimiento y mide el tiempo de trabajo, tendrá pocas pistas sobre lo que ocurre en su negocio. No sabrás cuánto tiempo dedica la gente al trabajo y cuánto tiempo pasa realmente desplazándose por Reddit. 

Si descubre que la gente no está comprometida, puede hacer algo al respecto. Por ejemplo, puede que haya algo que no esté bien en su alineación con el proyecto. Es tu trabajo arreglar eso antes de que se lancen a la siguiente oferta de contratación.

El compromiso de los empleados se muestra en Primetric
Empleados con pleno y nulo compromiso vistos en Primetric

Métricas de ventas

4. Ingresos por ventas (brutos y netos)

Esto no hace falta decirlo. 

El software de elaboración de informes le proporcionará información precisa sobre sus ingresos por ventas, contabilizando tanto los valores brutos como los netos. 

Pero una gran solución de BI también mostrará datos históricos para decirle cómo se comparan sus estimaciones de costes e ingresos del proyecto con la realidad. De este modo, no volverá a cometer el error de subestimar una tarea y mantendrá sus márgenes de beneficio bajo control.

Los beneficios del proyecto se muestran en Primetric
Los beneficios del proyecto se muestran en Primetric


5. Valor de vida del cliente 

Las soluciones de software de BI miden el valor del tiempo de vida del cliente para ayudarle a comprender si las colaboraciones le están aportando los niveles de margen de beneficios que busca. 

Esta parte puede ser especialmente dolorosa para las empresas de servicios informáticos en crecimiento. Cuando eres una pequeña empresa, haces todo tipo de concesiones para conseguir ese primer grupo de contratos. 

Pero una vez que te haces una reputación en el mercado, empiezan a llegarte más y más proyectos. 

Merece la pena tener una fuente de datos que te inspire a repensar tus modelos de liquidación y a segmentar mejor a tus clientes para maximizar tu rentabilidad.


6. Ingresos por promotor

El software de BI adaptado a las necesidades del sector de las TI también le ofrece datos sobre los ingresos que un determinado desarrollador aporta a su empresa. 

Esta información es muy valiosa porque le muestra al instante cuáles son sus recursos más preciados. 

Apuesto a que los ingenieros que aportan los mayores ingresos también tienen las habilidades más altas y raras del mercado, como los ingenieros DevOps o los desarrolladores fullstack. 

Saber esto le da una ventaja en el juego de la retención de empleados porque no puede permitirse perder este tipo de talento.

Ingresos por desarrollador mostrados en Primetric
Ingresos por desarrollador mostrados en Primetric


7. Previsión de costes

El software de BI también debe incluir mucha información y datos sobre sus costes. 

En un escenario ideal, deberías ser capaz de ver:

  • las tarifas horarias de los promotores que participan en el proyecto, 
  • los gastos generales del proyecto, 
  • los gastos generales de la organización. 

Tener acceso a esta información ya a nivel de proyecto le permite prever los proyectos a largo plazo. Esta capacidad es fundamental para una empresa que quiere crecer rápidamente pero también de forma sostenible.

Previsión de costes para un determinado proyecto visualizado en Primetric.
Previsión de costes para un determinado proyecto visualizado en Primetric.

Métricas relacionadas con los recursos

8. Visión de la asignación de recursos para ventas y RRHH 

El software de BI integrado con los módulos de asignación de recursos le ofrece una gran cantidad de datos sobre las habilidades de los empleados y cómo se traducen en valor entregado a los clientes. 

Si notas que no tienes suficientes habilidades de backend porque todos tus desarrolladores de backend se utilizan constantemente al 100%, es una clara señal de que necesitas contratar más gente. De lo contrario, tus desarrolladores se verán abrumados y entregarán un trabajo de baja calidad. 

Puede ponerse en contacto con su departamento de RRHH y empezar a contratar de inmediato. Sólo puede imaginar el valor que esto aporta cuando se enfrenta a un mercado que sufre una escasez constante de competencias.

Asignación de recursos en Primetric: elegir el empleado adecuado de la lista
Asignación de recursos en Primetric: elegir el empleado adecuado de la lista


9. Utilización de recursos

¿Utiliza las personas asignadas a un proyecto de forma sensata? ¿O algunos de los recursos que ha asignado a un proyecto no funcionan tanto como esperaba? 

Puede conocer todo esto midiendo la tasa de utilización de los empleados. Te dirá cuánto tiempo se tarda en entregar un determinado hito o cuántas personas son susceptibles de aterrizar en el banquillo.

¿Por qué es valioso? Porque le permite dar un paso y tomar medidas de forma proactiva en lugar de limitarse a reaccionar ante el problema cuando surge.

Gráficos de utilización de recursos en Primetric
Control de la utilización en Primetric


10. Capacidad disponible

Acabas de conseguir un proyecto increíble y te tiemblan los dedos por firmar el contrato. Pero, ¡espera! Primero tienes que asegurarte de que tienes gente libre para trabajar en él.

Aquí es donde la capacidad disponible resulta útil. Esta métrica le muestra cuántas horas de trabajo o ETC le quedan y en qué áreas (durante un periodo de tiempo determinado). 

Basta con echar un vistazo a la solución de software de BA para saber al instante si se puede iniciar el proyecto de inmediato o si hay que contratar primero a personas. 

Tener este conocimiento a mano hace que la gestión de las expectativas sea mucho más fácil. 

Informe de capacidad
Informe de capacidad básica prooducido por Primetric


Puede encontrar todas estas métricas en Primetric, una solución de BI que combina el seguimiento del tiempo, la asignación de recursos y las finanzas bajo un mismo techo.

Reserve una demostración conmigo para ver cómo funcionan todas estas métricas en la práctica y hacerte la vida más fácil.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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