5 mejores prácticas para la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos

Una vez que domine la planificación a largo plazo, ya no tendrá que lidiar con las estresantes contrataciones de última hora ni con un banco de trabajo cada vez mayor. Lea este artículo para conocer lo esencial de la planificación de la capacidad: por qué las empresas de TI la utilizan y qué ocurre cuando no lo hacen.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Planificación de recursos

14/05/2021

Índice de contenidos

¿Cómo equilibrar la demanda de los clientes con su capacidad en todas las habilidades?

Los ejecutivos de las empresas de TI no dejan de hacerme esta pregunta.

¿Mi respuesta? Un proceso de planificación de la capacidad bien organizado es la solución. Le ofrece una visión de conjunto de su capacidad disponible, lo que le permite aceptar proyectos con la certeza de que dispone de los recursos necesarios para ponerlos en marcha. También le da la oportunidad de cubrir cualquier posible vacante.

Planificar significa intentar predecir cómo será la demanda de los clientes y cómo se va a responder en función de la capacidad disponible. 

Una vez que domine la planificación a largo plazo, nunca tendrá que lidiar con las estresantes contrataciones de última hora o con un banco de trabajo cada vez mayor.

Lea este artículo para conocer los aspectos esenciales de la planificación de la capacidad: por qué las empresas de TI la utilizan y qué ocurre cuando no lo hacen. 

¿Qué es la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos?

La planificación de la capacidad es un proceso que se centra en alcanzar un equilibrio entre las horas de trabajo disponibles de sus equipos y las necesidades de sus proyectos. Es crucial para el éxito de la planificación de recursos en la gestión de proyectos.

Para planificar la capacidad, primero hay que saber cómo calcular la capacidad disponible. 

¿Cómo calcular la capacidad total y la disponible?

Capacidad total

La capacidad total es el número de horas-persona disponibles en un periodo de tiempo determinado, incluyendo todo tipo de días festivos.

Capacidad total = número de días de trabajo * número de horas de trabajo * número de empleados

Ejemplo de fórmula de cálculo para un empleado a tiempo completo:

Por ejemplo, en mayo de 2021 tenemos 19 días laborables en el Reino Unido. Normalmente serían 21, pero hay dos días festivos que caen entre semana.

Así que la capacidad total en horas para mayo de 2021 es de 19 * 8 h = 152 h

Ejemplo de fórmula de cálculo para un empleado a tiempo parcial:

Si tenemos un empleado trabajando 4h al día, la capacidad total en horas para mayo de 2021 es de 19 * 4 h = 76 h

Capacidad disponible

La capacidad disponible es el número de horas-persona disponibles en un periodo de tiempo determinado, incluidos los días festivos y las vacaciones.

Capacidad disponible = capacidad total - tiempo libre

Ejemplo de fórmula de cálculo para un empleado a tiempo completo

Por ejemplo, en mayo de 2021 tenemos 19 días laborables en el Reino Unido. Normalmente serían 21, pero hay dos días festivos que caen entre semana. Además, nuestro empleado se ha tomado 2 días de vacaciones.

Por tanto, la capacidad disponible en horas para mayo de 2021 es (19 * 8 h) - (2 * 8 h) = 136h

Ejemplo de fórmula de cálculo para una empresa de 50 personas

Así, si nuestra organización de 50 personas se encuentra en el Reino Unido y celebra los días festivos británicos, en mayo de 2021 tendremos 19 días laborables debido a las vacaciones bancarias de principios de mayo y las vacaciones bancarias de primavera. 

Estructura del empleo:

  • 40 empleados a tiempo completo (8 horas al día, 5 días a la semana),
  • 10 empleados a tiempo parcial (4 horas al día, 5 días a la semana),
  • dos empleados (uno a tiempo parcial y otro a tiempo completo) se tomaron 7 días de permiso,

Si queremos calcular la capacidad disponible de nuestra empresa para mayo de 2021, necesitamos

  1. tomemos el número de horas de trabajo de este mes (incluyendo los días festivos): 19 días * 8h * 40 + 19 días * 4h * 10 = 6840 h -> esta es nuestra capacidad total,
  2. tome el número de horas de descanso que se ha tomado este mes: 7 días * 8h + 7 días * 4h = 84 h,
  3. calcular la capacidad total disponible: 6840h - 84h = 6756h
Ejemplo del mapa de calor de disponibilidad en Primetric comparando la capacidad con las horas programadas.

Carga de trabajo prevista / Nivel de utilización

Una vez calculada la capacidad disponible, estamos listos para calcular la utilización planificada, es decir, la carga de trabajo prevista para determinadas personas o para toda la empresa en un periodo de tiempo determinado.

Con la capacidad disponible y la disposición prevista, sólo podemos ver cuántas horas de nuestros especialistas están disponibles y comparar esta información con la demanda en el proyecto.

Si necesita más indicaciones sobre la utilización, empiece por aquí: ¿Cuál es la fórmula del índice de utilización para las empresas de software?

Nota: Para algunas empresas, tiene sentido traducir la capacidad disponible en equivalente a tiempo completo (ETC). Las empresas de alquiler de carrocerías suelen utilizarlo para asignar sus empleados a los proyectos de sus clientes.

Planificación de la capacidad: a nivel de proyecto o de empresa 

En las empresas de TI, la planificación de la capacidad se realiza a dos niveles: dentro de los proyectos y a nivel general de la empresa.

Un gestor de proyectos tiene que asegurarse de que los miembros del equipo trabajan en las tareas correctas y de que éstas se organizan adecuadamente. Esto está directamente relacionado con la planificación de la capacidad de los empleados individuales y la asignación de tareas que puedan realizar.

Este tipo de enfoque granular funciona muy bien cuando se planifica un sprint o cuando nos centramos en la gestión de tareas. Es entonces cuando solemos crear una lista de tareas y, a continuación, considerar a las personas que pueden asignarse a esas tareas -lo que nos permite estimar la capacidad necesaria en un proyecto en un breve periodo de tiempo-.

Pero este enfoque no permite ver el proyecto a largo plazo. No ayuda a los directivos que quieren ver cómo será el funcionamiento de la empresa dentro de unos meses.

Por eso es tan importante planificar la capacidad desde una perspectiva diferente a largo plazo. Esto ayuda a planificar las acciones con antelación y evitar reaccionar ad hoc.

Para un director de operaciones o un especialista en recursos, la planificación de la capacidad significa algo más que para un gestor de proyectos. Este tipo de plan a largo plazo trata de cómo se asignan los empleados a los proyectos en toda la empresa.

Esto se aplica a los proyectos programados que se sabe que van a realizarse y a los provisionales que sólo estamos. También se trata de gestionar los diferentes tipos de reservas y saber dónde están asignados tus recursos más valiosos, cuándo pueden empezar a trabajar en nuevos proyectos y cuándo no están disponibles.

Beneficios de la planificación de la capacidad a nivel de empresa

Conocer la capacidad disponible aporta muchas ventajas al proceso de planificación general. Pero las siguientes son las mayores ventajas que hacen que la planificación de la capacidad sea un proceso tan valioso para las empresas de TI.

1. Decisiones de contratación basadas en datos

El proceso le proporciona información sobre los puestos que necesita cubrir para afrontar un futuro proyecto. Gracias a ello, los equipos de RRHH obtienen una visión clara de sus necesidades de contratación y disponen de tiempo suficiente para buscar, contratar e incorporar nuevos empleados. Así es como este proceso ayuda a las empresas a evitar cuellos de botella de recursos en el futuro. 

Previsiones sobre las vacantes necesarias

2. Más visibilidad para el equipo de ventas

Otro beneficio está relacionado con el trabajo del equipo de ventas. La idea es ofrecer a los representantes de ventas una mayor visibilidad del proceso de producción. Así pueden saber si hay espacio para más proyectos en un periodo determinado y qué habilidades estarán disponibles.

Previsiones sobre el banco / disponibilidad

3. Mejor planificación y previsión

Una capacidad planificada precisa le permite calcular las previsiones de beneficios porque sabe qué proyectos realizarán sus equipos en un futuro próximo. Al contar con proyectos tentativos, puedes crear simulaciones de ingresos futuros si acabas firmando con el cliente.

Previsiones financieras con rentabilidad (teniendo en cuenta los proyectos tentativos)

4. Maximizar la utilización

Calcular su capacidad disponible es el primer paso para garantizar una excelente utilización de los empleados. Por qué dejar a la gente colgada en el banquillo cuando puede centrarse en conseguirles los proyectos adecuados?

Vacantes necesarias frente a disponibilidad de personas

5. Proteger al equipo

Esta es otra razón clave por la que la planificación de la capacidad es tan importante para las empresas de TI que cuidan de sus empleados. Un proceso deficiente puede llevar a la sobrecontratación de proyectos. Y cuando eso ocurre, las empresas rara vez pueden contratar los recursos adecuados a tiempo. En su lugar, algunos de los empleados existentes podrían tener que trabajar horas extras, y eso nunca funciona bien a largo plazo.

El color violeta le advierte de la sobreutilización/sobreventa

Factores que pueden influir en la planificación de la capacidad a nivel de empresa

Factores internos que influyen en la planificación de la capacidad:

  • Tipo de empleo - ¿Sus especialistas son trabajadores a tiempo completo o contratistas a tiempo parcial? Este tipo de empleo tendrá un impacto directo en su capacidad y, en consecuencia, en la capacidad global disponible para usted.
  • Permisos - Ya sea un permiso de vacaciones, una baja por enfermedad o una baja por maternidad, todos tienen el mismo resultado. Modifican su capacidad disponible. Si no lo tienes en cuenta a la hora de planificar, prepárate para los problemas.
  • Cambios organizativos - Un ejemplo es la rotación de personal cuando algunos miembros del equipo pueden estar disponibles hasta un momento determinado.  
  • Cultura - ¿Es aceptable para tus empleados trabajar horas extras? ¿O van a buscar otro trabajo cuando les pidas que trabajen en dos proyectos al mismo tiempo? 
  • Planificación de la jornada - ¿Va a incluir la pausa del almuerzo en su capacidad disponible? Esta es una pregunta clave que tendrá un enorme impacto en el cálculo de la capacidad disponible en su empresa.

Factores externos que influyen en la planificación de la capacidad:

  • Mercado de candidatos - Todos sabemos que las TI son un mercado laboral difícil. Los especialistas son escasos y, en algunas áreas, el proceso de contratación puede durar meses (piense en los expertos en DevOps). No tiene sentido firmar un proyecto en un plazo que no permite encontrar los recursos para ello.
Inscríbete gratis

Riesgos de una mala planificación de la capacidad

Incapacidad para asumir un proyecto

La gestión de la capacidad consiste en dividir en el embudo del proyecto. Consideremos primero los proyectos tentativos. Hay que empezar a estimar la probabilidad de que estos proyectos se lleven a cabo lo antes posible. Y si ve muchos proyectos en el embudo, puede tomar medidas y empezar a contratar. Si no lo haces con suficiente antelación, no podrás cubrir el proyecto. 

Falta de control sobre el tiempo en el banco

Si no controla su capacidad, puede perderse el momento en que su banco empiece a crecer rápidamente. Tiene que saber cuándo sus empleados se están quedando sin proyectos. De lo contrario, te arriesgas a perder rentabilidad.

Residuos de recursos

Otro riesgo de la planificación insuficiente de la capacidad es cuando se asignan recursos valiosos a proyectos poco adecuados, sólo porque no había otros recursos disponibles en ese momento. 

El agotamiento del equipo 

Una mala planificación puede llevar a una sobrecarga de proyectos y a la realización de horas extras por parte de los miembros del equipo. Si esto ocurre a menudo, se corre el riesgo de que el equipo se agote. El agotamiento afecta a la motivación y la productividad de los empleados. Es más probable que no se alcancen los objetivos debido a ello, causando pérdidas en la calidad, los costes o los plazos del proyecto.

5 mejores prácticas para planificar la capacidad de sus empleados 

1. Conozca su capacidad disponible

Sin saber cuántas horas tienes disponibles para vender cada mes, no puedes iniciar una conversación significativa con un cliente. Además, una vez que conozcas tu capacidad disponible, podrás aceptar los proyectos adecuados y dar a los reclutadores el tiempo suficiente para encontrar recursos si te falta alguno.

2. Previsión de la capacidad frente a la demanda 

La planificación de la capacidad tiene que ver con el futuro. Tienes unos cuantos proyectos por delante y ahora intentas ver cómo se adaptan a los recursos que tienes. Una planificación inteligente de la capacidad le permite ser más preciso en sus predicciones. Y gracias a la previsión, puede desarrollar un plan de recursos para el proyecto con antelación.

3. Seguimiento y análisis de la matriz de habilidades en tiempo real

Al mismo tiempo que considera su capacidad disponible, vigile de cerca la matriz de competencias de su empresa. Tiene que saber de qué conjuntos de habilidades dispone ahora mismo y cuándo se van a liberar otras competencias en breve. Esta información es una guía perfecta para un esfuerzo de ventas enfocado o una estrategia de contratación.

4. Predecir y mejorar la utilización global de los recursos

Una plataforma de software como Primetric le permite revisar los datos históricos pero también prever la utilización de los empleados. Puede responder rápidamente a la utilización cambiante contratando personal adicional o informando al departamento de ventas sobre la disponibilidad de recursos para que puedan encontrar proyectos para ellos.

5. Prever las vacantes de los proyectos y las personas en el banquillo

Utiliza la planificación de la capacidad para saber a dónde van tus recursos y durante cuánto tiempo van a estar bloqueados en sus proyectos. Si estás negociando un nuevo proyecto con un cliente, ten en cuenta esta información y podrás saber fácilmente si la realización de este proyecto dentro de 2 meses requerirá la contratación de recursos adicionales. 

Lo mismo ocurre con su banco: puede reducir el tiempo del banco si sabe que ciertos miembros del equipo van a terminar un proyecto pronto y estarán disponibles para otros proyectos.

Errores comunes en la planificación de la capacidad

Sobrestimar la disponibilidad de un empleado 

Si planificas los proyectos sin saber que la disponibilidad de un empleado es mucho menor de lo que crees (por ejemplo, tiene prevista una baja por vacaciones en mitad del proyecto), prepárate para los problemas. Tendrás que conseguir que su parte de horas de trabajo sea cubierta por otra persona en el último momento y esa nunca es una buena forma de llevar un proyecto.

Desajuste entre las competencias y los proyectos

Piensa en esto: No todos los desarrolladores de backend conocen muy bien PHP. Así que si dejas de planificar a nivel de desarrollador de backend/frontend, podrías encontrarte con graves problemas más adelante si resulta que las personas que has asignado al proyecto no tienen las habilidades adecuadas.

Sobreestimación de la capacidad del proyecto

La demanda en un proyecto determinado puede variar en función del recurso que se asigne al proyecto. Seamos claros, un desarrollador senior a menudo entregará los requisitos del cliente varias veces más rápido que un desarrollador junior. Esto, a su vez, afecta a la capacidad de planificación y puede dar lugar a interpretaciones erróneas de las previsiones. 

Utilizar un software de planificación de la capacidad

Para planificar la capacidad a nivel de toda la empresa, se necesita un software de planificación de la capacidad de recursos que incluya todas las funciones necesarias para la planificación de la capacidad en TI.

Estas son las características imprescindibles de cualquier software de planificación de la capacidad:

Escalable y configurable

Asegúrese de que su solución puede ayudarle a medida que su empresa crece y sus equipos se amplían tanto en número como en diversidad de habilidades. El software que elija también debe permitirle configurarlo para que se adapte a la naturaleza única de su negocio. En Primetric, a menudo añadimos nuevas funciones para ayudar a nuestros clientes.

Previsión de la rentabilidad 

Es esencial que su solución ofrezca amplias posibilidades de previsión que vayan más allá de la capacidad y cubran la disponibilidad, los ingresos y la rentabilidad.

Análisis de BI en tiempo real

Asegúrese de que la herramienta que elija genere una variedad de informes que le ayuden a tomar decisiones inteligentes basadas en datos. Debe permitirle crear previsiones financieras avanzadas y simulaciones para evaluar sus resultados.

Integración con otras aplicaciones 

Las herramientas de planificación de capacidades deben integrarse con los sistemas utilizados en su empresa. Puede tratarse de ATS, software de gestión de bajas, herramientas de gestión de proyectos y soluciones de gestión de las relaciones con los clientes.

Envoltura

Calcular, planificar y prever su capacidad son procesos bastante complejos si la única herramienta de que dispone es un montón de hojas de cálculo.

Pero no tiene por qué serlo. 

Hemos creado Primetric para abordar este problema y ayudar a las empresas de TI a predecir mejor su rentabilidad. 

Inscríbase aquí y asegúrese de no volver a reservar proyectos en exceso.


Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

Entradas de blog relacionadas

Es tan sencillo empezar, ¿por qué esperar? 

No limite su negocio con las hojas de cálculo de
que tanto tiempo consumen. Sea inteligente, trabaje de forma más inteligente.

Inscríbete
Reservar una demostración