5 Resource Smoothing Strategies for an IT Services Company

Los proyectos rara vez salen exactamente como se han planeado. No es necesario que te castigues por ello: todos los gestores de proyectos y PPM han tenido que enfrentarse a cambios e incertidumbres en un momento u otro. 

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión de proyectos

12/01/2022

Índice de contenidos

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Uno de los problemas más comunes que todos encontramos durante la ejecución de los proyectos es la escasez de recursos. Qué se puede hacer si eso le ocurre a tu proyecto?

Resource leveling is one good approach I talked about before. But if your project has a deadline that you can’t stretch by an inch, what do you need is resource smoothing. 

Lea este artículo para saber qué es el alisado de recursos, en qué se diferencia de la nivelación de recursos y cómo mejorar la rentabilidad de su proyecto con él.

¿Qué se puede ganar con el alisado de recursos? 

El alisado de recursos es una de esas útiles técnicas de optimización que le ayudan a ajustar las actividades de su proyecto a los recursos disponibles. 

Garantiza que el proyecto se complete dentro de los recursos presupuestados. El objetivo principal del alisado de recursos es la utilización uniforme de los mismos y la finalización puntual del proyecto. 

Normalmente, el alisado de recursos se aplica después de la nivelación de recursos para optimizar los costes del proyecto y utilizar sus recursos de forma más eficiente (aquí es donde la tasa de utilización de los empleados resulta útil).

En última instancia, el alisado de recursos es un gran método para hacer frente a los inevitables retrasos en los proyectos que conocemos demasiado bien. 

Al utilizar la nivelación de recursos junto con el alisado de recursos, puede conciliar las restricciones de tiempo y los límites de recursos al tiempo que ofrece un trabajo de alta calidad.

¿Qué es el alisado de recursos? 

Also called time-constrained scheduling (TCS) or resource-constrained scheduling, resource smoothing is a product management tool for optimizing workload in the project. 

La idea que subyace al alisamiento de recursos es ajustar todas las actividades del proyecto programado a las necesidades de recursos, asegurándose de que no superen los límites de recursos ya predefinidos durante la planificación. 

Al principio de un proyecto, se establecen los horarios y luego se pueden ajustar los recursos para gestionar la disponibilidad limitada en un tiempo determinado. 

El alisado de recursos funciona bien cuando se priorizan las limitaciones de tiempo sobre la planificación de productos. 

El objetivo de esta técnica es completar el trabajo dentro de la fecha de finalización requerida y al mismo tiempo evitar los picos y caídas en la utilización de los recursos. 

Suavización de recursos frente a nivelación de recursos: ¿cuál es la diferencia? 

La fecha de finalización del proyecto es la fuente de la diferencia crítica entre estas dos tácticas. 

En la nivelación de recursos, el plazo del proyecto no es fijo y puede cambiar fácilmente. En cambio, en el alisado de recursos, la fecha de finalización debe ser la misma. El alisamiento de recursos también permite detener ocasionalmente las actividades dentro del plazo especificado. 

En la nivelación de recursos, se tiende a programar cuando los recursos están asignados en exceso o en defecto. Por el contrario, la programación por nivelación de recursos se establece cuando los recursos se asignan de manera uniforme. 

La principal restricción en la nivelación de recursos son los recursos disponibles. En la nivelación de recursos, la principal restricción del proyecto es su fecha de finalización. 

La nivelación de recursos suele producirse en las fases iniciales del proyecto, y el alisado de recursos suele llevarse a cabo después de la nivelación de recursos. 

Suavización de recursos

  • La fecha de finalización del proyecto es fija. 
  • La programación se establece cuando los recursos se asignan de manera uniforme. 
  • La principal limitación del proyecto es su fecha de finalización. 
  • Lo más frecuente es que se lleve a cabo después de la nivelación de recursos. 

Nivelación de recursos

  • El plazo del proyecto no es fijo y puede cambiar fácilmente.
  • Programación cuando los recursos están sobreasignados o infraasignados.
  • La principal limitación son los recursos disponibles. 
  • Suele ocurrir en las fases iniciales del proyecto.

Ejemplo de flujo de alisado de recursos

Paso 1: Aplicación del método del camino crítico

Un PM puede empezar con el método del camino crítico para analizar el proyecto en cuestión y determinar su camino crítico. 

No voy a explicar aquí la teoría del camino crítico en detalle, pero lo importante es que al final entiendas cuáles son tus limitaciones de recursos y cómo pueden afectar a tu proyecto. 

Paso 2: Nivelación de recursos

El siguiente paso es la aplicación de la nivelación de recursos. Ahora puede ver el número máximo de recursos por actividad. 

Para reducir la asignación de recursos en lugares donde no los necesita, tendrá que ampliar la duración de una actividad. Tenga en cuenta que esto aumentará la duración de todo el camino crítico. 

Paso 3: Alisado de recursos

Después de aplicar la nivelación de recursos, es el momento de centrarse en la fecha final y aplicar el alisado de recursos.

Después de seguir todos los pasos, se obtiene una programación con recursos limitados en la que la asignación de recursos está totalmente optimizada. 

Suavización de recursos

5 estrategias de suavización de recursos para una empresa de TI

1. Priorización de proyectos

Imagínese que se le acercan dos clientes diferentes con dos proyectos distintos. Sucede que sólo tienes recursos para realizar uno de ellos. 

Entonces, ¿con cuál debe proceder? 

El que te da un mejor margen de beneficio y aumenta tu cuenta de resultados. 

Pero, ¿cómo puede saberlo si no dispone de una herramienta que le permita simular diferentes escenarios con distintas tarifas horarias? 

Aquí es donde una solución de gestión de productos resulta útil. Te da toda la información para la nivelación y asignación de recursos para priorizar los proyectos correctamente. 

2. Claridad sobre la tasa de utilización de los empleados

Si pones a alguien en un proyecto exigente, colocarlo en otro proyecto exigente con horas extras es una mala idea. 

Planificar la disponibilidad de los empleados teniendo en cuenta su capacidad y motivación es fundamental si se quiere mantener un alto nivel en el trabajo realizado. 

Es importante que su disponibilidad sea visible también para otras personas, de modo que el empleado nunca acabe en una corriente de proyectos exigentes. 

Esto también hará que estén más tranquilos porque saben cómo es su futuro. Están motivados porque saben que su bienestar está cuidado. 

El proceso se vuelve totalmente transparente cuando los miembros del equipo saben exactamente lo que está ocurriendo. Esto puede convertirse en un punto importante de la marca del empleador, especialmente si le cuesta atraer a expertos en TI (¿y a quién no?). 

3. Vista de pájaro de su proyecto y empresa

Having a bird’s eye view of everything happening in your company - including project profitability, resource allocation, and resource utilization plan - is critical. 

De este modo, podrá centrarse en las áreas en las que el alisado de recursos puede suponer una diferencia real. De lo contrario, podrías aplicar el alisado de recursos donde no es realmente necesario o no va a tener un gran impacto en tu margen de beneficios. 

4. Excelente información financiera

Los informes financieros le muestran si la actividad de alisado de recursos funciona realmente y le reporta beneficios.

He aquí por qué es importante: 

A menudo ocurre que, cuando uno se ve presionado por un plazo, deja de prestar atención a los recursos reales implicados. Esto puede llevarte a contratar expertos con tarifas horarias muy elevadas y reducir drásticamente el margen de beneficio del proyecto. 

Por suerte, los informes resultan útiles en este caso, ya que se puede realizar una retrospectiva con conocimiento de causa y saber si lo que se ha hecho ha tenido un impacto en el margen de beneficios, y en qué medida. Obtendrás toda la información y las lecciones aprendidas para utilizarlas en el futuro. 

Si no llevas a cabo una retrospectiva después del proyecto, no puedes considerar que el proyecto está terminado. Necesitas estos conocimientos para utilizarlos en tu próximo proyecto y mejorar tu forma de trabajar. 

5. Utilizar una herramienta para suavizar los recursos de forma más inteligente 

You can get all of the functionalities essentials mentioned above in Primetric. 
Book a demo with me, and I’ll show you how you can use these data and insights to boost your resource smoothing strategy and ensure the optimal utilization of your resources while your project runs and within schedule.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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