5 Ways Your IT Company Can Stop Wasting Time and Resources

Dirigir una empresa de servicios informáticos es difícil porque hay muchas cosas que reclaman tu atención a la vez. Hay que elegir cuidadosamente en cuáles centrarse.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión de proyectos

8/2/2022

Deje de perder tiempo y recursos en su empresa de software con nuestros consejos.

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5 formas en que su empresa de TI puede dejar de perder tiempo y recursos 

Dirigir una empresa de servicios informáticos es difícil porque hay muchas cosas que reclaman tu atención a la vez. Hay que elegir cuidadosamente en cuáles centrarse.

Por eso su enfoque de la gestión del tiempo debe ser holístico y tener en cuenta las interdependencias entre sus equipos. 

Aquí tiene todo lo que necesita saber para identificar la ineficacia y la pérdida de tiempo en sus equipos (y algunas cosas que puede hacer al respecto).

¿Por qué hay que evitar la ineficacia a toda costa?

Esto puede parecer una obviedad. Después de todo, la eficiencia es nuestro santo grial en prácticamente todos los ámbitos de nuestro trabajo.

Pero, ¿qué significa la ineficiencia en este contexto? 

Antes de aprender a eliminar la ineficacia, hay que saber distinguirla de las cosas normales que ocurren en la empresa de vez en cuando.

Así pues, echemos un vistazo a los síntomas más típicos de ineficacia en una empresa de TI como la suya:

  • Tus jefes de proyecto y equipos no están 100% seguros de quién está trabajando en qué y durante cuánto tiempo (por lo que te preguntan constantemente al respecto),
  • Your cost estimations aren’t accurate and you’re not getting the profit margins your business needs to grow,
  • Problems like double booking, schedule conflicts or lack of resources (=overtime for team members) begin to appear more often,
  • Su departamento de RRHH sólo puede adivinar cuáles son las necesidades del futuro proyecto: en lugar de planificar las nuevas contrataciones, se apresura a reclutar gente en el último momento,

¿Cuáles son las consecuencias de las ineficiencias? Las peores pesadillas de todo PPM como:

  • Dinero desperdiciado,
  • Incumplimiento de los plazos,
  • Mala calidad del trabajo,
  • Caos general,
  • Pérdida de tiempo (desde las frecuentes reuniones hasta la asignación de tareas poco prioritarias a los mejores desarrolladores).

Las ineficiencias que he enumerado anteriormente te afectan a ti y a tu trabajo directamente. Eres tú quien tiene que poner al día a los gestores sobre las asignaciones o lidiar con problemas como las reservas dobles.

Incluso una cosa de esta lista es muy cara, y si están en tu lista a largo plazo, empiezan a ser peligrosas para el negocio.

Pero también afectan a sus gestores, que no comparten una fuente centralizada de asignaciones actualizadas y, en cambio, se esfuerzan por mantener el orden a través de hojas de cálculo aisladas. Esto significa añadir aún más estrés a un trabajo ya estresante.

Por último, estos problemas también afectan a los desarrolladores. Si tu estimación no es correcta y el proyecto necesita más trabajo del que pensabas, tendrás que contratar a alguien nuevo. Pero la contratación de especialistas lleva mucho tiempo; probablemente te des cuenta de ello. 

Así que antes de que un nuevo empleado se incorpore a su equipo, tendrá que cubrir la carga de trabajo adicional con sus recursos existentes. Esto significa muchas horas y horas extras. Ningún desarrollador puede soportar eso durante más de una o dos semanas. 

¿Cómo se relaciona la ineficacia con la pérdida de tiempo?

Now that I covered inefficiency let’s move to a different but closely related issue: wasted time and employee bench.

¿Cómo están conectadas ambas cosas? Es muy sencillo:

La ineficacia lleva a la pérdida de tiempo, y la pérdida de tiempo lleva a la ineficacia. Si ya estás lidiando con una de ellas, es probable que pronto estés lidiando con la otra.

El acceso limitado a la información sobre los recursos o la falta de claridad sobre quién hace qué obliga a los directores de proyectos a dedicar mucho tiempo a actualizar sus hojas de cálculo, compartirlas con otros, reunirse con otros para discutir las asignaciones y luego hacer ajustes en función de lo que descubren. Entonces el ciclo vuelve a empezar, una y otra vez.

Aquí es donde la ineficacia se cuela en su empresa.

¿Hay alguna forma de combatirlo? Empieza por desarrollar un flujo de trabajo para todos tus PMs y consigue una solución que sirva como única fuente de verdad para todos, desde los directivos hasta los empleados.

Pero antes de recurrir a esta solución, tiene que saber cuáles son sus áreas problemáticas. Sin este conocimiento, te arriesgas a acabar con una herramienta que no resuelve todos los problemas más acuciantes.

¿Cómo identificar y combatir la ineficacia y la pérdida de tiempo?

1. Comience por hacer un seguimiento del tiempo de trabajo y analícelo

La mejor manera de detectar el despilfarro de tiempo es hacer un seguimiento del tiempo que los empleados dedican al trabajo. Asegúrate de hacer un seguimiento de las tareas facturables y no facturables. Incluye las reuniones de proyectos y de clientes, pero también las tareas menores, las pausas para comer, las llamadas telefónicas y la gestión de la bandeja de entrada, entre otras.

Start with the key employees and gradually introduce the culture of tracking time across your entire company. Eventually, logging tasks and working time in the system will become a standard procedure for everyone, and tracking employee performance will be a piece of cake.

Por ejemplo, puede descubrir que sus PMs pasan demasiado tiempo en reuniones o en la actualización de sus hojas de cálculo. Identificará dos problemas que podrían resolverse con una sola cosa: una única fuente de verdad que elimine la mayoría de las reuniones dedicadas a las asignaciones y elimine definitivamente todas las hojas de cálculo individuales que bloquean su visión de conjunto.

En Primetric, combinamos el seguimiento del tiempo con la asignación de recursos y la información financiera para crear una visión completa de los proyectos:

El trabajo programado y seguido puede evitar que una empresa desperdicie recursos.
Tiempos de trabajo programados y seguidos para los empleados en un proyecto de muestra mostrado en Primetric

2. Planifique y estime su proyecto

Ya en la fase de planificación del proyecto puede eliminar muchas pérdidas de tiempo potenciales.

First, you need to create a realistic project budget. Break down your project into tasks and milestones - and then estimate each item on your list, identifying all the labor and materials you’ll need to realize it. 

Si conoce sus gastos, podrá fijar la tarifa correcta para sus clientes y asegurarse de que su proyecto sea rentable. Asegúrate de incluir los gastos generales en el precio que fijes para las horas facturables.

Aprenda más sobre el arte de presupuestar aquí: Cómo gestionar eficazmente el presupuesto de un proyecto si eres una empresa de servicios informáticos

3. Planificar proyectos tentativos

Los directores de proyectos suelen planificar los recursos para futuros proyectos en el último momento. Pero merece la pena empezar a planificar y asignar empleados incluso antes de firmar el contrato. 

¿Por qué? Porque así se adelanta a la planificación del proyecto y gana mucho tiempo para abordar las necesidades de recursos del proyecto. No tendrá que preocuparse de que las contrataciones de última hora pongan en peligro la calidad del resultado de su proyecto.

Nuestra guía sobre la planificación de recursos en la gestión de proyectos explora esto con más detalle.

Esto es la planificación de proyectos tentativos en Primetric parece:

Los proyectos tentativos mostrados en Primetric pueden ayudar a su empresa a optimizar la planificación.
Proyectos provisionales con especialistas reservados expuestos en Primetric

4. Asignar recursos como un profesional

Asegúrese de tener una visibilidad completa de sus recursos antes de realizar cualquier movimiento de asignación. 

De lo contrario, puede acabar desperdiciando sus valiosos talentos en proyectos que tienen un margen menor. O peor: contratar a tus recursos más caros para un proyecto que no requiere su nivel de experiencia o el cliente tiene un presupuesto muy ajustado.

Consejo profesional: Si se plantea aumentar sus tarifas o sabe que necesitará más empleados cualificados en un par de meses, considere la posibilidad de poner en marcha un programa de desarrollo de empleados para evitar un costoso proceso de contratación.

Tenga en cuenta las capacidades, competencias y reservas previstas o provisionales de las personas antes de asignarlas. Si tienes un sistema que muestra todo de un vistazo, conseguirlo será cuestión de minutos, no de horas.

Los recursos cuidadosamente elegidos son la clave para ahorrar tiempo.
Asignación de miembros del equipo al proyecto en su panel en Primetric

5. Seguimiento y control de sus recursos

Comience a hacer un seguimiento de su tasa de utilización de recursos justo después de que comience el proyecto. Podrás ver cómo funcionan tus estimaciones en la vida real, detectar cualquier incoherencia de inmediato y tomar medidas.

Por ejemplo, es posible que hayas subestimado el número de horas necesarias para completar una fase del proyecto, o que alguien haya olvidado registrar el tiempo (créeme, eso pasa).

El control de los recursos en Primetric es sencillo y ayuda a evitar el despilfarro.
Control de la tasa de utilización de recursos con Primetric

Cómo el software de gestión de proyectos ayuda a ahorrar tiempo y evitar ineficiencias

  • Se trata de una única fuente de información para todas las partes interesadas: se acabaron las reuniones inútiles en las que sólo se habla de quién hace qué, cuándo y durante cuánto tiempo. Toda esta información está ahora bloqueada en un sistema al que pueden acceder todos los directores de proyecto. ¿Y la guinda del pastel? Todos los datos se actualizan en tiempo real. 
  • Se acabó el trabajo repetitivo: sus jefes de proyecto ya no perderán el tiempo rellenando hojas de horas manuales o informando de lo que se ha completado ese día. Y tú no tendrás que perder el tiempo recopilando todos sus datos para obtener una visión de conjunto de lo que realmente está ocurriendo en los proyectos.
  • Proceso automatizado y moderno: la planificación y el seguimiento de los proyectos en hojas de cálculo son simplemente ineficaces. Además, consume mucho tiempo, es caro y tiene más probabilidades de causar problemas debido a los errores humanos. Elimine las hojas de cálculo de la ecuación y apueste por un software de gestión de proyectos para modernizar y poner a prueba su proceso.  
  • Mejor toma de decisiones: no tener acceso a los datos adecuados puede hacer que los gestores tomen malas decisiones o tarden demasiado en tomarlas. Una solución de gestión de proyectos les permite tomar medidas respaldadas por información basada en datos. 

Y realmente funciona. Tomemos como ejemplo la empresa australiana de TI HSD. Al implantar Primetric, los directivos reducen el tiempo de asignación de personas a los proyectos y de generación de datos a partir de hojas de cálculo de 15 horas a la semana a 30 segundos, lo que supone un aumento de 200.000 dólares en ahorros y ganancias al año. 

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Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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