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¿Qué es la automatización de servicios profesionales (PSA)? Definición
La automatización de servicios profesionales (PSA) es un tipo de software que ofrece al proveedor de servicios una amplia variedad de funciones para los procesos clave. El software PSA es capaz de introducir la automatización empresarial esencial para las organizaciones de servicios profesionales, como los bufetes de abogados y las sociedades contables.
El objetivo principal de las herramientas de PSA es garantizar el flujo de información en la organización al tiempo que se automatizan y mejoran sus procesos. En otras palabras, la automatización de los servicios profesionales ayuda a las empresas a gestionar todas sus operaciones.
Aunque el PSA es adecuado para cualquier tipo de negocio, es especialmente popular entre las empresas de TI, los vendedores, los abogados y otros proveedores de servicios especializados. Esto se debe a que sus principios se aplican a todas las organizaciones que necesitan completar docenas de proyectos a la vez y necesitan gestionar los especialistas y sus conocimientos de forma eficiente.
PSA: características imprescindibles
En general, las características de la PSA incluyen:
- gestión de proyectos (o gestión de la cartera de proyectos),
- gestión de recursos,
- comunicación en toda la empresa,
- contabilidad y presupuesto,
- integraciones con otros programas informáticos,
- seguimiento del tiempo,
- inteligencia empresarial.
Las características pueden variar en función de la herramienta elegida para el trabajo.
Como puede ver en la lista anterior, la automatización de los servicios profesionales tiene como objetivo proporcionar a las empresas una amplia gama de soluciones que mejoren y ajusten sus procesos en un entorno digital.
Sin embargo, la importancia del PSA puede ser ligeramente mayor para algunos actores del mercado.
Por ejemplo, las empresas de TI, así como cualquier otra empresa que se beneficie del tiempo y las habilidades de sus empleados, se inclinan por la automatización de los servicios profesionales, ya que les permite gestionar mejor sus procesos y mejorar su rendimiento financiero. En otras palabras, podemos decir que PSA es un ERP para las empresas de servicios que buscan aunar todos los elementos de dicho negocio.
¿Qué puede hacer con la automatización de los servicios profesionales?
En general, una buena automatización de servicios profesionales proporciona a los usuarios una variedad de funciones capaces de mejorar los procesos internos de la empresa. En la mayoría de los casos, las opciones pueden ayudarle con:
- gestionar los clientes actuales y potenciales y su información,
- combinar diferentes herramientas en una única fuente de información para todos los gestores,
- Entregar el proyecto a tiempo gracias a una mejor gestión de los recursos y a un seguimiento exhaustivo,
- gestionar las finanzas del proyecto, tanto en general como en detalle,
- reunir o elegir el equipo adecuado para el trabajo,
- Conocer mejor los procesos de la empresa y mejorarlos,
- intercambiar la información dentro de la organización sin llegar a sus miembros particulares,
- prever la rentabilidad de un nuevo proyecto para estimar con precisión los costes de las operaciones y eliminar los costosos percances,
- proporcionando al departamento financiero, al de ventas, a los gestores de proyectos, a los especialistas y a los miembros del consejo de administración una única fuente de verdad sin obligarles a asistir a otra serie de reuniones,
- reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas hasta en un 80%: uno de nuestros clientes, Capco, hizo exactamente eso.
- eliminando los errores en la transferencia de datos y las facturas incorrectas. Así lo ha demostrado Netgen, una empresa que ahora emite 0 facturas inexactas al mes con su nuevo PSA de Primetric.
- mejorar la escalabilidad reflejando y organizando los procesos clave de la empresa, permitiendo una gestión más eficiente. En el caso de Altudo, la empresa pasó de 200 a 500 empleados utilizando el sistema PSA de Primetric,
- reduciendo el tiempo necesario para preparar la oferta y manteniendo una precisión superior al 90% en las estimaciones.
PSA frente a la industria informática: ¿por qué es tan importante la conexión?
En el sector de las TI, la automatización de los servicios profesionales es especialmente importante. Por supuesto, las empresas de este sector son una de las que más se basan en proyectos, por lo que se sienten naturalmente atraídas por la automatización de los servicios profesionales. Sin embargo, el sector de las TI también tiene otros retos a los que debe enfrentarse a diario. Entre ellos:
- numerosos proyectos gestionados a la vez,
- asignaciones entrelazadas con algunos empleados a tiempo parcial y, en algunos casos, proyectos internos,
- diferentes tipos de presupuestos (precio fijo, tiempo y material, cuotas de mantenimiento, etc.),
- diferentes tipos de contratos para los empleados,
- contabilidad avanzada con estimaciones y previsiones,
- información exhaustiva.
Aparte de eso, también hay que tener en cuenta los salarios del sector. Y es que los informáticos están excepcionalmente bien remunerados y, por tanto, generan enormes costes. Por lo tanto, gestionar bien su tiempo es la clave para crear una empresa rentable.
En resumen, el sector de las TI necesita procesar y analizar grandes cantidades de datos procedentes de diferentes áreas, y la automatización de los servicios profesionales puede ayudarles a hacer eso y un poco más.
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Como puede ver, en el caso de la industria de la informática, PSA cubre el ciclo de vida del proyecto en su totalidad, desde su inicio hasta su final, proporcionando a los gestores todos los datos que necesitan para tomar decisiones tanto grandes como pequeñas.
La automatización de los servicios profesionales también tiene una ventaja más que es especialmente importante para el sector de las TI. Ayuda a conectar a todos los empleados en el entorno remoto, permitiéndoles intercambiar información. Como resultado, facilita el empleo a distancia, mejorando las posibilidades de contratar a valiosos especialistas de diferentes lugares.
¿Qué problemas debería resolver con la automatización de los servicios profesionales?
¿Cuándo debería considerar la posibilidad de implantar un software PSA en su organización? Casi todos los momentos son adecuados para ese cambio. No obstante, debería empezar a pensar en dicha implantación cuando se le presente uno de los siguientes problemas.
Transparencia informativa limitada
Estar a oscuras debido a la existencia de numerosas herramientas separadas es una de las principales causas de errores de cálculo y de decisiones equivocadas; es el caso de muchas empresas, incluido nuestro cliente, IT Craft. La automatización de los servicios profesionales puede recopilar la información de toda la empresa y actualizarla en tiempo real para garantizar que se dispone de todos los datos necesarios para realizar predicciones y planes precisos.
Problemas de comunicación
¿Los interminables intercambios de correo electrónico son una parte inevitable de su día? No deberían serlo. Con PSA al alcance de la mano, los directivos pueden acceder a la información de sus colegas sin pedirles su valioso tiempo. Así es como Monterail se ha beneficiado de PSA: ahora no hay largas reuniones y sólo se tarda 30 segundos en encontrar la información que los directivos necesitan.
No hay visibilidad de la disponibilidad de recursos
Saber quién hace qué y cuándo es la base de la gestión de recursos. Lamentablemente, sin PSA o un software de planificación de recursos dedicado, esta información puede ser inaccesible. Sin embargo, con el sistema en marcha, puede ver todos los detalles que necesita conocer en un conjunto de gráficos y tablas actualizados cada pocos segundos.
Mala gestión del proyecto
¿No encuentra un hueco para otro proyecto? Quizás no tenga suficiente información para encontrarlo. Con PSA, eso no debería ser un problema. De hecho, estas soluciones también pueden ayudarle a determinar la rentabilidad y los costes, crear estimaciones y gestionar las asignaciones.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de los servicios profesionales?
El software de automatización de servicios profesionales puede tener numerosas ventajas en función de sus características. En general, incluye beneficios como:
- mejorar la precisión tanto de las estimaciones como de los planes,
- información actualizada sobre todas las operaciones de la empresa,
- seguimiento preciso del tiempo,
- una presupuestación y contabilidad precisas basadas en datos reales (es decir, costes liquidados y no liquidados, salarios, etc.),
- notificaciones con información sobre cualquier problema (incluyendo, pero no limitándose a: sobreventa, falta de beneficios, errores, etc.),
- capacidad de conectar diferentes sistemas mediante integraciones y crear un canal sin fisuras para toda la información,
- tiempo de reunión reducido,
- mejora de la rentabilidad,
- estimaciones y previsiones precisas,
- reducción del tiempo dedicado a las tareas administrativas,
- una única fuente de verdad para todos los empleados,
- procesos mejorados y, en consecuencia, una mayor escalabilidad,
- eliminación de errores,
- mejorar la transparencia y el flujo de información.
¿Cómo puede hacer su vida más fácil con PSA?
La automatización de los servicios profesionales ofrece un enfoque muy completo de la gestión. Por eso, todos los directivos pueden utilizar sus funciones en su beneficio.
CFO
Un perfecto director financiero debería estar encantado de contar con una automatización de servicios profesionales en su empresa. Esto se debe a que puede proporcionarles:
- nuevas posibilidades de seguimiento de las finanzas (por ejemplo, informes de rentabilidad, informes personalizados),
- una opción para crear estimaciones precisas basadas en datos reales sobre costes y salarios,
- control de todas las finanzas en proyectos concretos (salarios, gastos generales, beneficios, contabilidad, etc.), así como de todas ellas a la vez,
- datos financieros disponibles a la carta, sin completar la información de otras herramientas u hojas de cálculo,
- informes para factores como: rentabilidad, proyectos, personas, clientes, equipos o incluso toda la empresa,
- la capacidad de analizar diferentes niveles de margen,
- Previsiones financieras realistas basadas en la capacidad de las personas y los presupuestos de los proyectos (las asignaciones están relacionadas con los datos financieros),
- filtros, análisis automatizados y alertas,
- integración con los sistemas contables,
- tiempo libre adicional y tranquilidad.
PMO
Para la PMO, la automatización de los servicios profesionales es aún más importante. Esto se debe a que puede ayudarles con:
- supervisar el progreso de todos los proyectos en el calendario y comprobar sus resultados en los informes,
- reaccionar ante cualquier problema que surja en los proyectos,
- crear borradores de proyectos y estimar los recursos necesarios para completarlos,
- la asignación de recursos y la notificación de vacantes,
- mejorar la comunicación entre otros PMs y equipos,
- Informes avanzados de utilización, disponibilidad, vacantes, sobreventa, bancos, etc,
- datos del proyecto disponibles bajo demanda,
- la cooperación entre directivos, equipos y empleados particulares,
- reaccionar en situaciones imprevistas, incluidas las ausencias, la búsqueda de sustitutos, etc,
- reducir el tiempo dedicado a las reuniones y a la comunicación con otras partes.
Director de ventas
PSA también aporta una serie de mejoras para los directores de ventas. Con la herramienta, pueden:
- comprobar la disponibilidad de los recursos que necesitan para un posible proyecto,
- ver qué tipos de proyectos son los más rentables y buscarlos en el futuro,
- estimar el coste de un posible proyecto,
- ver qué equipos o empleados están disponibles para unirse a un nuevo proyecto.
¿Necesito un software de PSA a medida?
En general, el software a medida no es necesario, ya que las herramientas disponibles en el mercado suelen contener una amplia gama de funciones que puedes adaptar a tus necesidades. De hecho, su creación puede llevar mucho tiempo y ser muy costosa, y sin duda podrías emplear esos recursos en otros proyectos rentables.
En cambio, hay numerosas herramientas de automatización de servicios profesionales entre las que una empresa puede elegir. Puede decidir cuál elegir en función de sus casos de uso, o puede reservar una demostración con uno de nuestros asesores para obtener más información sobre Primetric y ver si se ajusta a sus necesidades.
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¿Qué pasa si quiero introducir un PSA cuando estoy usando JIRA?
El software de automatización de servicios profesionales suele poder integrarse con otras herramientas de uso habitual en las empresas de TI. De hecho, la implementación de PSA puede ser mucho más fácil si ya utiliza JIRA para su empresa, ya que la mayoría de las herramientas pueden integrarse con ella y utilizar los datos que contiene. Primetric es una de esas herramientas.
Aun así, algunas herramientas de PSA son más capaces que otras. Una buena plataforma de automatización de servicios profesionales debería esforzarse por facilitar al máximo las integraciones. En el mejor de los casos, deberían hacerlo ofreciendo:
- apoyo constante,
- actualizaciones en tiempo real,
- importación automatizada,
¿Cómo elegir un software PSA? Guía paso a paso
- Identifique las necesidades de su organización.
El trabajo con la automatización de los servicios profesionales empieza por definir las necesidades de la empresa. Para ello, intente:
- defina los principales retos a los que se enfrenta su empresa y encuentre los problemas que debe resolver,
- analizar los procesos y encontrar a los responsables de los mismos. Pregunta por sus experiencias al tomar una decisión,
- Entrevistar a directivos y empleados para encontrar casos de uso reales que la herramienta deba reflejar,
- analizar la estructura de la empresa y encontrar cualquier problema relacionado con ella.
Para hacerlo de forma eficiente, puede utilizar nuestros ejemplos de preguntas para cubrir los escenarios más comunes.
Análisis de la empresa: ejemplos de preguntas
- ¿Cuándo empezamos a programar exactamente los nuevos proyectos? ¿Cuándo se cierra el trato? ¿O tal vez cuando el acuerdo alcanza un cierto nivel de certeza?
- ¿Qué se necesita para preparar una oferta para un cliente? ¿Disponibilidad de personas? ¿Tipos de costes e ingresos?
- ¿Quién es responsable de las estimaciones? ¿Necesitamos un flujo de trabajo de aprobación?
- ¿Cómo estimamos los nuevos proyectos? ¿Basado en los roles? ¿Fases del proyecto? ¿Ambos? ¿O tal vez de otra manera?
- ¿Quién toma las decisiones sobre la nueva asignación/reasignación?
- ¿Tenemos tasas de ingresos estandarizadas en función de la antigüedad / las funciones / otros factores?
- ¿Qué modelos de facturación preferimos?
- ¿Cómo nos van a pagar los clientes? ¿Por adelantado? ¿Mensualmente/semanalmente/trimestralmente? ¿Después de terminar el proyecto?
- ¿Cómo analizamos la entrega de los proyectos? ¿Tenemos KPIs imprescindibles, por ejemplo, estado RAG / rentabilidad?
- ¿Deben los distintos gestores tener un acceso limitado a los especialistas que no dirigen? ¿O tal vez deberían verlos, pero no pueden asignarlos?
- Comprueba las integraciones y conexiones para crear una única fuente de verdad.
2. Examine las funciones que ofrecen las herramientas disponibles.
En primer lugar, elabore una lista de las características que necesita tener en su herramienta basándose en los resultados de un análisis interno que ha realizado -con suerte- en el primer paso. También puedes dividirlas en tres categorías:
- necesario,
- bueno tener,
- opcional.
Para ello, puedes utilizar el método MoSCoW. Se trata de una técnica de priorización que se utiliza en la gestión, el análisis empresarial, la gestión de proyectos y el desarrollo de software para llegar a un entendimiento común con las partes interesadas sobre la importancia que dan a la entrega de cada requisito que puede resultar útil en estos casos.
A continuación, examine las herramientas de automatización de servicios profesionales. Anota las características que incluyen, así como las que les faltan.
Después, compara las herramientas de PSA en función de factores clave como: características disponibles, precio, funciones, presupuestos, etc. Puedes hacerlo en una sencilla tabla.
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3. Responde a las preguntas sobre tus objetivos clave.
Basándose en la lista de funciones disponibles y en sus prioridades del primer paso, decida qué opciones se ajustan mejor a sus necesidades. En caso de duda, consulte a los responsables de los campos que desea incluir en su herramienta PSA.
4. Tomar una decisión final.
Si has seguido los pasos anteriores, ya tienes una lista de herramientas de automatización de servicios profesionales junto con sus características ordenadas por prioridad. Ahora solo tienes que elegir la mejor opción de la lista.
¿Cómo configurar un software de automatización de servicios profesionales?
En primer lugar, no tiene que hacerlo usted solo. Cuando haga su elección, un proveedor debería ponerse en contacto con usted para discutir los detalles de la implementación. Si no lo hace, deberías reconsiderar seriamente tu elección.
Aun así, si quiere ver en detalle cómo configurar los servicios profesionales, le animamos a que se ponga en contacto con nuestro asesor y reserve una demostración; nuestro equipo estará encantado de analizar el caso exacto de su empresa.
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¿Sigue dudando?
Puede dejar de pensar y pasar directamente a nuestra solución PSA: ¡le aseguramos todo lo que necesita para mejorar los procesos de su empresa con la tecnología!
Por supuesto, no tiene que comprar nuestra solución de inmediato. Primero, reserve una demostración con nuestro asesor o vea nuestros casos prácticos para descubrir lo que realmente podemos hacer. Entonces, tomar una decisión será pan comido.
