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Horas no facturables y horas facturables: ¿cuál es la diferencia?
Empecemos de forma sencilla: en primer lugar, cualquier gestor de proyectos debería entender lo que realmente se esconde detrás de estos términos.
¿Qué son las horas facturables?
Por definición, las horas facturables son las horas que un empleado dedica a los proyectos de los clientes. En otras palabras, son las horas que la empresa puede cobrar a los clientes. En el caso de una empresa de informática, eso incluye sobre todo la programación, las pruebas, el diseño y la administración.
Por ejemplo, si 3 empleados trabajan en un proyecto durante 160 horas al mes en un proyecto de tiempo y material, el cliente que encargó el proyecto recibirá una factura con un precio de 480 horas facturables que pasan trabajando.
¿Qué son las horas no facturables?
En resumen, las horas no facturables son todas las horas que no se pueden cobrar a los clientes, porque los empleados no están trabajando en su proyecto en ese momento.
En la mayoría de los casos, las horas no facturables incluyen el tiempo dedicado a reuniones, a trabajar en proyectos internos o simplemente a realizar cualquier operación no definida en el alcance del proyecto.
En las empresas de informática, o de servicios en general, las horas no facturables incluyen también el trabajo de los departamentos de marketing, ventas u otros departamentos de apoyo, ya que no participan en los proyectos como tales.
¿Cómo calcular las horas facturables?
Vayamos al grano: si sabemos qué son las horas facturables, ¿cómo las calculamos?
¿Cuántas horas facturables hay en un año?
Calcular las horas facturables en un año es bastante sencillo. Para la ecuación, simplemente necesitamos un número de días laborables en un año, y la duración de un día laborable.
Para simplificar, supondremos que la empresa para la que calculamos este ejemplo trabaja de lunes a viernes, 8 horas al día, durante 260 días al año.
260 días x 8 horas = 2080 horas facturables en un año.
No obstante, tenga en cuenta que el valor puede variar en función de los días festivos y laborables de su empresa. Si su empresa opera también los fines de semana y los días festivos, puede añadir algunos días laborables a la ecuación.
¿Cuántas horas facturables hay en un mes?
Consideremos un caso similar: ¿cuántas horas facturables hay en un mes?
Al igual que en el ejemplo anterior, calcularemos el valor para una empresa típica que trabaja de lunes a viernes durante 8 horas al día. Esta vez, sin embargo, elegiremos un mes al azar para realizar el cálculo, ya que la ecuación será diferente en función del periodo de tiempo elegido. En nuestro caso, analizaremos las horas facturables de septiembre de 2022.
Septiembre de 2022 comenzó el jueves y terminó el viernes, y tiene exactamente 30 días. Sin embargo, sólo 22 de ellos son días laborables. Por lo tanto, nuestro cálculo para septiembre de 2022 tendrá el siguiente aspecto:
22 días x 8 horas = 176 horas facturables.
Este cálculo debe repetirse para cada mes, ya que su número de días laborables será inevitablemente diferente.
Cálculo de las horas facturables: ejemplos
Sin embargo, el cálculo de las horas facturables no termina aquí. Porque el número de horas facturables también se ve afectado por otros factores, como las vacaciones, los días festivos u otras obligaciones. Veamos cómo cambian las cosas en nuestras ecuaciones.
¿Cómo afecta el tiempo libre a las horas facturables?
Imagina que Jane, una de tus empleadas, desea irse de vacaciones 5 días en septiembre de 2022. Cómo afecta su ausencia a sus horas facturables?
Como hemos calculado en el ejemplo anterior, septiembre de 2022 tiene 22 días laborables. Jane perderá 5 días de trabajo. Por lo tanto, el número de sus horas facturables será:
17 días x 8 horas = 136 horas.
Ten en cuenta que la decisión de Jane de tomarse un tiempo libre no afecta a sus compañeros (a menos que uno de ellos vaya a viajar con ella, claro).
¿Cómo afectan los días festivos a las horas facturables?
¿Y si hubiera un día de fiesta en septiembre?
Pues bien, la situación es aún más sencilla: basta con deducir 8 horas del número máximo de horas facturables en septiembre de 2022. Esto da como resultado la siguiente ecuación:
176 horas máximas facturables - 8 horas por festivo = 168 horas facturables
Sin embargo, en este caso el día festivo afecta a la capacidad de todos los empleados de la empresa. Además, también se suma la ausencia de aquellos que, al igual que Jane del ejemplo anterior, decidieron tomarse algo más de tiempo libre. Las 8 horas dedicadas a los días festivos tendrán que deducirse también de sus horas facturables.
¿Cómo afectan las demás funciones a las horas facturables?
Otro empleado a tiempo completo, Brad, está programado para trabajar en un proyecto interno durante exactamente la mitad de su tiempo. ¿Cuántas horas facturables le quedan?
Siempre que estemos calculando su capacidad sólo para septiembre de 2022, el cálculo es muy sencillo: sólo tenemos que dividir por 2 el número de todas las horas del mes.
176 horas de trabajo en septiembre de 2022 : 2 = 88 horas facturables que Brad puede dedicar a un proyecto remunerado.
¿Cómo controlar las horas facturables en un entorno de proyecto?
Después de analizar todos los ejemplos anteriores, probablemente le quede una pregunta: "¿Cómo calcular las horas facturables para una empresa que tiene, digamos, 100 o 200 empleados?".
La respuesta a esta pregunta es sencilla: no.
En las pequeñas empresas, la gestión de las horas facturables puede hacerse en papel o en hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, este proceso no es en absoluto escalable. Por ello, la mayoría de las empresas utilizan una herramienta de seguimiento del tiempo automatizada para este fin.
¿Por qué son esenciales las herramientas de seguimiento del tiempo para gestionar las horas facturables?
Los controladores de tiempo llenan tres vacíos que los procesos tradicionales basados en Excel no tienen. Estas son:
- productividad,
- el resumen del tiempo trabajado,
- la facturación.
En primer lugar, los controladores de tiempo muestran exactamente quién está trabajando en qué y cuándo. De este modo, pueden ayudar a los gestores de proyectos a descubrir problemas antes de que sean más acuciantes y a verificar si los especialistas están trabajando según lo previsto en la tarea que se les ha asignado.
A continuación, los datos de los registradores de tiempo pueden utilizarse para cálculos más amplios, como el resumen del tiempo de trabajo. Al final de un ciclo de facturación, reúnen la información sobre las horas en su conjunto, así como las horas facturables, y crean una lista de costes que puede utilizarse posteriormente para cobrar al cliente.
Por último, pero no por ello menos importante, los controladores de tiempo también resuelven los problemas de facturación. Programas como Primetric se combinan con los financieros, lo que permite la creación instantánea de estados financieros, así como la contabilidad. Además, todo esto sucede sin ningún tipo de apoyo humano o cálculos: los resultados de estas acciones son visibles en el sistema en un instante.
Sin embargo, la lista de beneficios del control de las horas facturables no termina aquí. También le animamos a leer los artículos sobre:
- seguimiento del rendimiento de los empleados con herramientas de seguimiento del tiempo,
- estrategias de gestión del tiempo y flujo de trabajo,
- plan de gestión de recursos,
- proceso de gestión de recursos.
Horas facturables y tipos de facturación: ¿cómo se combinan?
Hablando de finanzas, veamos ahora cómo afectan las horas facturables a los proyectos con diferentes tipos de facturación.
Proyectos a precio fijo
Los proyectos de precio fijo son los más fáciles de trasladar a las facturas. Esto se debe a que el número de horas facturables del proyecto se conoce desde el principio y se recoge en un contrato.
Por ejemplo, si se estima que el proyecto va a durar un mes y exactamente 1080 horas, la factura a final de mes tendrá esa cifra exacta. La dificultad para la empresa, en ese caso, es alimentar a las personas que podrían trabajar durante ese tiempo, con las habilidades necesarias para completar el proyecto.
Proyectos de tiempo y material
Los proyectos de tiempo y material dependen mucho más del seguimiento del tiempo. Eso es porque, al igual que en el nombre, su base para cobrar al cliente son los recursos utilizados para completar los proyectos en un período de tiempo determinado.
Por ejemplo, supongamos que un cliente subcontrata un proyecto a una empresa de desarrollo de software que decide cobrar al cliente 150 dólares por hora. La empresa asignó al proyecto un equipo de 5 especialistas. Trabajan en él todos los días, y al final del mes han invertido 1240 horas de trabajo. Esta cifra se multiplicará por 150 y se anotará en la factura.
¿Qué pasa si la estimación de las horas facturables sale mal?
Los resultados de calcular mal las horas facturables pueden, por desgracia, causar numerosos problemas tanto al gestor como a su contable. Esto se debe a que tales percances pueden ser la raíz de cuestiones como:
- cobrar al cliente demasiado dinero por demasiadas horas facturables. Los clientes no suelen reaccionar positivamente ante este tipo de cuestiones; ¡algunos incluso pueden considerarlo un intento de fraude!
- subestimar el número de horas facturables. En el caso de este error, los proyectos de precio fijo son los que más sufren. Esto se debe a que su precio se basa en el número estimado de horas facturables necesarias para completar el proyecto. Si la estimación es errónea, puede que no quede margen de beneficio.
- falta de recursos suficientes. Las horas facturables también deben estimarse para determinadas especialidades. Si son erróneas, pueden hacer que algunos especialistas trabajen en exceso, mientras que algunos recursos pueden faltar por completo.
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