Project Expense Tracker: How Can It Increase Your Profits?

Un trimestre es suficiente para hacer un verdadero cambio en la forma de gestionar los costes en su empresa de TI. ¿Está haciendo un seguimiento de los costes en cada uno de sus proyectos? ¿Sabe cuándo un proyecto deja de aportarle el margen de beneficios que necesita? Si no es así, la rentabilidad de toda su empresa está en peligro.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión financiera

20/2/2022

El rastreador de gastos puede ser muy rentable para su empresa: aprenda a utilizarlo en su beneficio.

Índice de contenidos

Obtenga consejos para optimizar mensualmente la carga de trabajo, la entrega de proyectos y las finanzas.

¿Qué puede ganar con el seguimiento de los costes del proyecto?

El uso de un software de seguimiento de gastos de proyectos le proporciona una ventaja en varias áreas:

  • Project financial analysis across different cost categories - you can see costs from practically every perspective. A few clicks, and you can check your profitability level per project, per team, or even per individual developer. You can also see what costs are generated in your billable and non-billable hours to keep an eye on your company-wide profit margin.
  • Obtenga información procesable: por ejemplo, puede ver cuánto puede ganar si hace un esfuerzo y finalmente optimiza sus costes no facturables.
  • Ver los costes a largo plazo: esto es especialmente útil para comprender la rentabilidad de un proyecto y de toda su empresa en un horizonte temporal más largo. Los gastos generales de tu organización pueden cambiar porque estás planeando abrir una nueva oficina. Una solución de gestión de proyectos lo tiene en cuenta y le muestra cómo ese aumento de los costes repercute en el margen de beneficios de sus proyectos dentro de tres trimestres.

Ni que decir tiene que las hojas de cálculo no pueden ofrecerte nada de esto.

Seguimiento manual frente a seguimiento automatizado de los costes del proyecto 

Muchas empresas se libran de hacer un seguimiento del presupuesto utilizando una herramienta estándar de hoja de cálculo como Excel. Introducen y calculan los números manualmente sumando fila por fila. Parece una lata, ¿verdad?

El seguimiento manual del presupuesto de un proyecto requiere mucha paciencia, atención y conciencia. Por supuesto, puedes utilizar plantillas de Excel, pero prepárate para una gran cantidad de personalización para que reflejen la forma en que tu equipo trabaja realmente.

Alternatively, I've seen many IT companies using various project management apps for different purposes - like financial management, resource allocation, and time tracking.

Pero el problema es reunir todos estos datos para crear una visión detallada de los costes y la rentabilidad. 

Lo que suele ocurrir es lo siguiente: alguien tiene que sentarse, exportar los datos de todas las aplicaciones de gestión de proyectos y reunirlos todos en una hoja de cálculo, gestionando diferentes tipos de archivos, formatos y fórmulas.

De este modo, al menos se salta el paso de la introducción manual de datos, que conlleva la posibilidad de un error humano. Pero sigue sin ser lo ideal.

El seguimiento del presupuesto de un proyecto de forma automática es la única manera de hacerlo. Básicamente, se externaliza toda la tarea de gestión, análisis y actualización del presupuesto a una solución de seguimiento de costes totalmente automatizada.

¿Qué es un rastreador de gastos de proyectos y cómo se automatizan las cosas?

Un rastreador de gastos de proyectos (también llamado gestor de gastos) es un software que le ayuda a llevar un registro preciso de sus finanzas, es decir, del dinero que entra y sale de su empresa.

Si utiliza una solución de seguimiento de costes, podrá controlar fácilmente cuánto gasta por proyecto, por equipo o por desarrollador individual (aquí es donde entran los gastos generales de los empleados ).

Herramientas de seguimiento del presupuesto: características principales que hay que buscar

Hay muchos programas de gestión de proyectos, así que ¿cómo puede saber si el rastreador de costes que está buscando es adecuado para su empresa?

Cuando busque una solución de seguimiento de gastos, debe asegurarse de que cuenta con estas características clave:

Cuadro de mandos intuitivo con multitud de visualizaciones de datos

Los cuadros de mando prácticos y fáciles de entender son una característica esencial de un gestor de gastos. 

No querrás buscar información cada vez que necesites poner al día a un cliente o estimar el coste de un proyecto. Un vistazo al panel de control y el uso de algunos prácticos filtros te mostrarán todo lo que necesitas saber.

Naturalmente, un panel de control centralizado supone una gran diferencia si se gestiona una cartera de proyectos. De este modo, se obtiene una visión general de todo el rendimiento, los costes y los ingresos de los proyectos en un único espacio.

Rendimiento financiero y cálculo de los gastos generales

No se puede fijar la tarifa horaria adecuada para un proyecto a largo plazo sin tener un control firme de los costes generales.

That's why your project costs tracker needs to have that option ready to provide you with an overview of your financial performance.

Por ejemplo, Primetric calcula automáticamente su tasa de gastos generales durante la planificación del proyecto y la asignación de recursos para garantizar que obtiene el margen de beneficios que necesita su empresa. 

La capacidad de seguir el rendimiento financiero del proyecto a lo largo del tiempo y controlar cómo influye en su flujo de caja y en la liquidación del proyecto es fundamental.

Asignación de recursos, finanzas y seguimiento del tiempo bajo un mismo techo

El mercado está repleto de soluciones que le resuelven un problema específico: el registro y el seguimiento del tiempo de trabajo, la asignación de personas a proyectos o la generación de informes financieros.

Reunirlos todos tiene mucho sentido porque te da una verdadera visión de pájaro de lo que está sucediendo en tu negocio y de cómo las diferentes partes del mismo impactan entre sí.

¿Por qué es diferente? He aquí un buen ejemplo:

Cuando se es una pequeña empresa de servicios informáticos, se hacen muchos compromisos para ganar un proyecto.

Pero con el tiempo, otros métodos de liquidación podrían ser más beneficiosos.

El problema es que, si no tienes visibilidad de tus finanzas, no sabes que esto debe cambiar. 

Un software de calidad le permite predecir el presupuesto cuando asigna a los empleados, y a medida que éstos registran el tiempo de trabajo, el presupuesto real se completa en tiempo real.

Ya no tiene que exportar los datos de una herramienta de seguimiento del tiempo y multiplicar las horas de trabajo por las tarifas horarias que se encuentran en otras hojas de cálculo. Ahora todos los datos se completan automáticamente, lo que le permite ver todo lo que podría beneficiarse de la optimización.

3 ejemplos reales que muestran cómo el seguimiento de los costes del proyecto aumenta sus ingresos

HSD dijo adiós a las hojas de cálculo y aumentó los ingresos en 200.000 dólares al año

Para hacer un seguimiento de la asignación y la disponibilidad de los recursos, el HSD utilizó una colección de hojas de cálculo de Excel a gran escala. Sin embargo, el uso y mantenimiento de esta tecnología resultó ser muy lento. Además, impedía a HSD compartir datos entre departamentos o prever la rentabilidad de los proyectos.

This is why HSD implemented Primetric. The company reduced the time spent working on Excel spreadsheets from 15 hours per week to 30 seconds, achieving a savings and revenue increase of over $200,000 per year.

Future Mind redujo el tiempo de los bancos en un 4% y aumentó su capacidad

Future Mind utilizaba Harvest Forecast para planificar proyectos y asignarles especialistas. Sin embargo, el sistema era demasiado básico y carecía de funciones cruciales como la previsión financiera, la comparación de las proyecciones con los resultados reales y las complejas configuraciones de autorización.

By bringing Primetric on board, Future Mind can now allocate developers to projects, make projections, and compare them to reality. All of the information is saved in one location and is accessible to team members with varying degrees of authorization. This is how Future Mind increased its capacity and reduced the bench time by 4%.

Monterail optimiza los costes del proyecto gracias a su total visibilidad 

​​Monterail had a sophisticated and detailed planning process but no proper tool to support it. After implementing Primetric, the company's PMs receive complete insight into resources, which makes resource planning and scheduling faster, simpler, and more cost-effective. 

El equipo ya no tiene que perder el tiempo reuniendo datos de hojas de cálculo y puede optimizar los costes del proyecto fácilmente mediante el seguimiento de los mismos.

¿Quiere conseguir resultados similares?

Book a demo with me; I'll walk you through Primetric to show you how a project expense tracker can change your business.


Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

Entradas de blog relacionadas

Es tan sencillo empezar, ¿por qué esperar? 

No limite su negocio con las hojas de cálculo de
que tanto tiempo consumen. Sea inteligente, trabaje de forma más inteligente.