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Existen muchas herramientas de planificación de recursos que pueden ayudarle a elegir a las personas adecuadas para las tareas correctas, a hacer un seguimiento de sus asignaciones a lo largo del tiempo y a tomar decisiones seguras sobre el futuro de su empresa.
Siga leyendo para saber lo fácil que puede ser encontrar la mejor herramienta de planificación de recursos para su empresa de TI.
¿Qué es una herramienta de planificación de recursos?
La planificación de recursos consiste en determinar qué recursos (personas, equipos, materiales, etc.) deben emplearse para llevar a cabo las tareas del proyecto y en qué cantidad.
Cuando se acerca a su recurso más preciado, los empleados, se trata básicamente del proceso de identificación de los miembros del equipo que necesitará para realizar su proyecto.
Planificar los recursos significa saber:
- Qué miembros del equipo necesitarás,
- Cuándo y por cuánto tiempo,
- How much they'll be paid or how profitable they'll be if they are assigned to billable hours in a project,
- Y qué habilidades específicas necesitarán para aportar valor al proyecto.
La planificación de los recursos depende esencialmente de la disponibilidad de los mismos.
Es muy sencillo:
Hay que saber si los recursos están disponibles o no antes de asignarlos a las tareas. Si no tienes ni idea de si tu ingeniero senior de backend está preparado para empezar un proyecto dentro de dos semanas, espera que surjan problemas.
Asignar personas a los proyectos con confianza significa que se evitan las reservas múltiples, se evita que el banco crezca y se elimina la presión de la contratación de última hora.
El mejor tipo de planificación de recursos es a largo plazo
La planificación de recursos considera los proyectos de su empresa desde un punto de vista a largo plazo. Esta es la diferencia clave entre la asignación de empleados a los proyectos y la organización de las actividades del proyecto.
La planificación inteligente de recursos le permite planificar el futuro como un profesional.
You can identify the availability of your people at any given moment in the future. It can be three days or three months from now - you’re equally confident about what they’ll be doing. This, in turn, allows you to forecast their future capacity and utilization better.
Gestionar los cambios de horario imprevisibles es más fácil cuando se tiene un plan sólido. Incluso si te enfrentas a muchos proyectos al mismo tiempo.
Este tipo de planificación también abre las puertas al desarrollo de una buena estrategia de gestión de los recursos del proyecto que tenga en cuenta aspectos como el rendimiento de los empleados, sus talentos, su experiencia y sus planes de desarrollo.
Utilizar este conocimiento para encontrar a las mejores personas para el trabajo le ayuda a convertirse en un empleador más atractivo, uno que realmente se preocupa por la felicidad y la satisfacción de los empleados.
Y todos sabemos lo difícil que es mantener a los técnicos a bordo cuando les llueven ofertas atractivas a diestro y siniestro.
Escribí un artículo que profundiza en la planificación de recursos; léalo, léalo si quiere saber más: La planificación de recursos en la gestión de proyectos: ¿por qué vale la pena hacerlo (bien)?
El principal reto de la planificación de recursos
La planificación de recursos aporta mucho valor a una empresa de TI; no hay duda de ello.
Pero también conlleva algunos retos. El más importante gira en torno al almacenamiento, la gestión y la organización de los conocimientos sobre los empleados y sus asignaciones.
A pesar de sus limitaciones y de la alta probabilidad de errores, muchas empresas de TI siguen utilizando hojas de cálculo para la planificación de recursos.
La mayoría de las veces, esto se debe simplemente a que las hojas de cálculo son accesibles y todo el mundo está acostumbrado a ellas.
Pero el uso de hojas de cálculo tiene un precio, que puede ser desde problemas de asignación de recursos y doble reserva hasta añadir carga de trabajo adicional al gestor de proyectos o al especialista en RRHH.
Otro problema que escucho cuando hablo con los directivos sobre este tema es el miedo y la incertidumbre que rodea a este conocimiento. A menudo no están seguros de que todo se haya completado correctamente en la hoja de cálculo. Y esta es la información que utilizan para tomar decisiones de asignación.
Las hojas de cálculo a menudo no ofrecen suficiente claridad sobre lo que ocurre en su empresa. No le dan la visión de pájaro de las asignaciones que necesita para una planificación adecuada.
Pero hay algo más que se puede utilizar aquí: una herramienta de planificación de recursos bien diseñada.
¿Qué problemas le resuelve una herramienta de planificación de recursos?
1. Planificar y editar fácilmente los calendarios de los proyectos
Francamente, asignar recursos a un proyecto puede ser tan fácil como anotarlo en un papel (o en una hoja de cálculo).
Entonces, ¿por qué necesita una solución de planificación de recursos para eso?
Here’s the real benefit: it allows you to shuffle things around easily and change your team’s utilization with full confidence that everything important is covered.
Puede reasignar rápidamente a sus empleados a otro proyecto que necesite atención urgente.
La capacidad de moverse y reaccionar rápidamente ante los problemas se convertirá en su ventaja competitiva.
2. Eliminar las dobles reservas y los conflictos de programación
Una herramienta de planificación de recursos le ayuda a corregir rápidamente cualquier error o conflicto de programación editando el calendario.
Pero eso no es todo.
Estas soluciones le ayudarán a evitarlas en primer lugar. ¿Cómo? Porque puede ver al instante la disponibilidad de sus empleados.
Y me refiero a todos ellos, incluso a los trabajadores a tiempo parcial y a los contratistas autónomos.
Gracias a esta información, puedes planificar el trabajo con confianza. No corres el riesgo de que te sorprenda el tiempo libre inesperado de alguien o de otros compromisos.
3. Controlar y optimizar la utilización de los recursos
Los gestores de recursos y los directores de proyectos deben encontrar un equilibrio a la hora de asignar el trabajo a los empleados.
Por un lado, quieres que la gente tenga trabajo que hacer. Ningún desarrollador de software es feliz cuando está inactivo.
Por otro lado, tampoco quiere que se sientan abrumados por la cantidad de trabajo que tienen sobre sus hombros.
Con una solución de programación de recursos, puede lograr ese equilibrio y controlar fácilmente la carga de trabajo de las personas y reasignar a los miembros del equipo cuando sea necesario.
Así es como se consigue una tasa óptima de utilización de los empleados que mantiene a la gente comprometida y feliz.
4. Mejorar la transparencia y la visibilidad del proyecto
Una solución de gestión de recursos de proyectos también sirve como fuente única de verdad para todos sus PMs y empleados.
Gracias a ello, todo el mundo comprende mejor lo que ocurre en la empresa.
Los directivos pueden ver fácilmente los calendarios de los distintos proyectos mientras toman sus decisiones de asignación. Y los empleados ven lo que les espera en los próximos días, semanas o meses. Este nivel de transparencia funciona muy bien para todos.
5. Planificar proyectos como un profesional
Al planificar un nuevo proyecto, el primer paso es estimar su alcance y duración. Esta es la mejor manera de saber qué especialistas necesita que formen parte de él, y durante cuánto tiempo.
En este punto, la mayoría de las empresas de TI utilizan el enfoque de la estructura de desglose del trabajo (EDT). Para que sus estimaciones sean más precisas, necesitan acceder a datos históricos.
Y aquí es donde entra en juego su herramienta de planificación de recursos. Es un tesoro de datos históricos sobre tus proyectos anteriores.
Puede ver el tiempo que le ha llevado a su equipo alcanzar un determinado hito, cuántas horas ha trabajado un especialista en una determinada tarea y cómo se comparan sus estimaciones con la realidad.
6. Tener plena visibilidad de sus recursos
Asignar con éxito no sólo consiste en saber cuándo participan los especialistas en los proyectos y durante cuánto tiempo.
También es necesario tener visibilidad de sus habilidades y competencias. Por no hablar de las reservas programadas o provisionales: no querrás birlar a un ingeniero DevOps delante de las narices de tu colega solo porque el cliente haya tardado en confirmar la reserva.
7. Planificar proyectos tentativos
Es una buena idea planificar y asignar personas a los proyectos incluso antes de firmar el acuerdo. Puedes empezar a hacerlo justo después de que el cliente potencial llegue a un determinado paso que aumente la probabilidad de cierre.
¿Por qué? Esto le da una ventaja en la planificación de su proyecto. También tendrá tiempo suficiente para abordar las necesidades de recursos.
Se acabaron las prisas por contratar a alguien en el último momento o por poner en riesgo la calidad del resultado de su proyecto.
8. Adecuar las competencias a los proyectos durante la planificación
Uno de los errores más comunes que comete la PM en la planificación de recursos es este:
Asignan a los proyectos personas poco o demasiado cualificadas. Los recursos poco cualificados provocan retrasos; los excesivamente cualificados aumentan los costes del proyecto y afectan a su rentabilidad.
Si no tiene en cuenta los intereses y habilidades individuales de los empleados, puede asignarles proyectos que no les interesan.
La falta de compromiso y la pérdida de productividad serán la consecuencia, junto con un alto índice de rotación en su empresa.
¿Cómo elegir la mejor herramienta de planificación de recursos para su empresa?
Una solución de planificación de recursos bien diseñada tiene un enorme impacto en el éxito de sus actividades de asignación y programación. Le ayuda:
- Encontrar a las personas adecuadas para el proyecto
- Previsión de los recursos necesarios para cada día/semana/mes del proyecto
- Crear un calendario detallado del proyecto y un plan de programación de recursos
- Controle los costes de los recursos para evitar que se sobrepasen sus presupuestos
- Programar los recursos para comprobar su impacto en la rentabilidad del proyecto
- Controle su presupuesto gracias al cálculo automático de la tarifa por hora
- Obtenga una visión en tiempo real de la capacidad disponible y de la utilización de sus recursos para asentar la planificación de la capacidad (no sea uno de los 55% de las empresas que no pueden seguir el rendimiento de sus proyectos en tiempo real)
- Equilibre la carga de trabajo de su personal para mantenerlo comprometido y contento
- Calcule automáticamente los costes reales frente a los previstos del proyecto para realizar estimaciones más precisas en el futuro
Eche un vistazo a este caso práctico que muestra cómo uno de nuestros clientes consiguió reducir sus costes anuales en más de 200.000 dólares gracias a un proceso de planificación de recursos complementado con una solución de alta calidad.
¿Cómo elegir la mejor herramienta para el trabajo?
Empieza por hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Qué tipo de recursos quiere programar (personas, equipos, espacio de oficina)?
- ¿Qué quiere planificar (proyectos, turnos, eventos)?
- ¿Cuál es la estructura de su equipo?
- ¿Cuáles son los hábitos de su equipo?
- ¿Cuáles son las preferencias de tu equipo (por ejemplo, valoran la transparencia)?
Empiece de forma sencilla reservando una demostración conmigo. Le mostraré cómo las empresas de TI como la suya utilizan Primetric para impulsar sus capacidades de planificación de recursos y aumentar la rentabilidad a través de una asignación más inteligente.
