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Equilibrar varios proyectos es muy diferente a gestionar un solo proyecto.
Mientras que las tareas de un proyecto suelen ser realizadas por el mismo equipo dentro de un proceso de gestión de proyectos ajustado, los proyectos múltiples suelen tener sus propias configuraciones de equipo y gestores de proyectos.
Entonces, ¿cómo gestionar varios proyectos al mismo tiempo y mantenerlo todo unido? Lea este artículo para descubrirlo.
3 desafíos clave en la gestión de múltiples proyectos
Reto 1: ¿Cómo compartir recursos entre proyectos?
Keeping track of your resources is the core challenge of managing multiple projects. When you increase one project’s allocation, you reduce the resource capacity for other projects.
¿Quién va a trabajar en cada proyecto? ¿Cuándo harán el trabajo? Necesita saber la respuesta a estas preguntas, o se enfrentará a problemas de programación, incumplimiento de plazos y menor rentabilidad del proyecto.
Para resolver este problema, los directivos utilizan cuadros de mando que centralizan toda la información sobre la disponibilidad de los miembros del equipo para garantizar una asignación fluida y evitar el tira y afloja entre proyectos para los empleados estrella.
Algunas de las herramientas que le dan mayor visibilidad son:
- Mapa de disponibilidad(ver aquí)
- Calendario de trabajo(ver aquí)
- Informes de utilización/disponibilidad/vacantes(ver aquí)
Puede encontrar más información sobre el proceso de asignación de recursos en estos artículos:
- ¿Qué es la asignación de recursos en la gestión de proyectos?
- Planificación de recursos en la gestión de proyectos: ¿por qué merece la pena hacerlo (bien)?
- 5 mistakes you might make in long-term resource planning
- Creating a resource utilization plan
- JIRA resource allocation
Además, si te interesa un enfoque más centrado en las finanzas, también puedes ver cómo se solapan los gastos generales en los proyectos. Ya hablamos de ello en nuestro artículo sobre cómo incluir los gastos generales en los costes de las horas facturables.
Reto 2: ¿Cómo gestionar las dependencias entre proyectos?
A veces, la entrega de un proyecto sólo es posible después de que se entregue primero otro proyecto.
Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software necesita primero desarrollar la UX/UI de una aplicación móvil antes de empezar a escribir el código.
Las dependencias entre proyectos no se parecen en nada a las dependencias entre tareas de proyectos. En este caso, se trata de diferentes gestores de proyecto que dirigen los proyectos. Esto significa que la comunicación debe ser rápida y abierta, con actualizaciones periódicas de la situación y llamadas para ponerse al día.
Una de las soluciones que ofrece una visión general de las dependencias de los proyectos es el calendario de la cartera de proyectos con la EDT(véase aquí)
Reto 3: Gestionar los objetivos y los plazos de varios proyectos
Es natural que quiera asegurarse de que cada uno de los proyectos realizados por sus equipos cumple su objetivo y su plazo. Pero, ¿cómo hacerlo mientras se supervisan varios proyectos que se completan al mismo tiempo?
Lo que necesita es una visión analítica de alto nivel de todos los proyectos y su progreso medido con respecto a puntos clave como los plazos o los hitos.
En este punto, no se gestionan los proyectos a nivel granular, sino que se observan las métricas de alto nivel para medir cómo encaja su realización en los objetivos financieros generales.
Una de las herramientas más importantes para medirlo y controlarlo adecuadamente son:
- Informe de progreso del proyecto(ver aquí ejemplos)
- Comparación entre las estimaciones de alto nivel y las reales
- Fórmula clave de asignación de costes para estar seguro de que sus proyectos son suficientemente rentables
También vale la pena medir el ETC (Estimate to Complete) en este nivel.
Puede encontrar más información sobre el ETC y cómo predecir las amenazas en varios proyectos en este artículo: Cómo calcular la estimación de finalización (ETC)
Cómo gestionar varios proyectos a la vez (y cumplir los plazos)
1. Organice todos sus proyectos en un solo lugar
La falta de visibilidad de todos los proyectos es probablemente el problema más común de las empresas de TI. ¿Cómo se puede saber lo que ocurre en cada proyecto cuando se hacen malabares con varias hojas de cálculo de Excel?
La solución a esto es mantener todo en un solo lugar.
Encuentre una solución en la que pueda planificar y gestionar todos los proyectos y las personas asignadas a ellos.
Podrás ver rápidamente todo lo que está en marcha y comprobar el estado de cada proyecto.
If you combine it with financial insights like we did in Primetric, you can also perform project financial analysis and check how much of your budget the project has burned so far, as well as compare your estimations with reality based on tracked working hours.
2. Priorizar el trabajo con precisión
Se te acercan dos clientes. Ambos proyectos parecen interesantes, pero sólo tienes recursos suficientes para realizar uno de ellos. ¿Cuál debe elegir?
Tiene sentido priorizar el trabajo que tiene más impacto en su cuenta de resultados. Tienes que saber qué proyectos priorizar para tu equipo.
Para conseguirlo, necesita una herramienta que le ayude a priorizar el trabajo de forma estratégica tanto a nivel macro como micro.
Una vez que establezca sus prioridades, siempre se asegurará de que los proyectos de mayor prioridad estén completamente dotados de personal antes de asignar a los miembros del equipo a proyectos de menor prioridad. Esto le ayudará a evitar conflictos de programación.
3. Ayude a su equipo a manejar los requisitos cambiantes
En algunas empresas de TI, el personal puede trabajar en más de un proyecto por semana o incluso por día. Debe ayudar a su equipo a hacer un seguimiento de estos cambios de prioridades y reasignaciones.
Lo que necesitas aquí es una vista de pájaro de todas las asignaciones. Claro que establecer prioridades es importante, pero también lo es ser flexible con las asignaciones si es necesario.
Si haces un seguimiento del trabajo en varias hojas de cálculo, saber en qué está trabajando cada persona en un momento dado será un gran reto. Cuando las prioridades cambien, no tendrás ni idea de lo ocupada que está la gente, de quién puede ser reprogramado y de cómo continuar el seguimiento del trabajo que se ha puesto en espera.
Una solución que actúa como fuente central de la verdad le ayudará a gestionar múltiples proyectos sin preocuparse por los cambios de requisitos y las prioridades cambiantes. El trabajo de todos será totalmente visible, por lo que bastará un vistazo para hacerse una idea rápida de su ancho de banda.
4. Comprobar la carga de trabajo de los empleados en todos los proyectos
Otro problema común cuando se gestionan varios proyectos es no saber cuánto (o cuán poco) trabajo tiene cada miembro del equipo en este momento y en el futuro.
Necesita tener una forma de ver las cargas de trabajo de los empleados en los distintos proyectos. Si no lo hace, dependerá de que su equipo le diga si su carga de trabajo es demasiado pequeña o demasiado grande. ¿Cómo podrá anticiparse a problemas como el incumplimiento de los plazos, el exceso de trabajo de los empleados o el talento infrautilizado?
To solve this, start by managing workload in one place. Your solution also needs to show you employee allocations so you can easily check who is assigned to which project and its date range. Identifying overbooked employees or project timeline conflicts will be much easier.
5. No te olvides de tu cartera de proyectos cuando programes uno nuevo
Así, estarás ejecutando dos proyectos al mismo tiempo. Si no planificas con antelación y sus fechas de inicio no están coordinadas, corres el riesgo de sobrecontratar a los empleados, bloquear el trabajo e incluso desplegar el progreso del proyecto.
To avoid this problem, schedule new projects with the full scope of your team’s work in mind. It can be a month, a quarter, or a year - the important thing is that you spread these projects in time to avoid scheduling conflicts or overwhelming your team.
6. Asegúrese de tener toda la información requerida (que esté actualizada)
Esto comienza con la disponibilidad de sus empleados en cuanto a habilidades, experiencia, tarifas por hora, permisos de vacaciones y contratos.
Por otro lado, para priorizar bien, también hay que conocer la rentabilidad de cada proyecto, así como los plazos. Así podrás determinar qué proyecto es el más importante en ese momento y reaccionar en consecuencia.
7. No se olvide del panorama general
Tener una hoja de cálculo está bien siempre que puedas encontrar rápidamente toda la información necesaria. Pero si te lleva 20 minutos o unas cuantas horas recopilar los datos, deberías buscar una alternativa más eficiente.
Es importante no perder de vista el panorama general. Su solución debe permitirle cambiar rápidamente la perspectiva de las personas a los proyectos, acercarse y alejarse, comprobar dónde hay fugas de dinero y amenazas potenciales. Todo esto es crucial para que el proceso de toma de decisiones sea rápido y eficaz y no dé dolores de cabeza.
8. Planificar a largo plazo y hacerlo de forma sencilla
Si tiene varios proyectos y planifica a corto plazo -digamos que con dos semanas de antelación- puede tener un gran problema.
Cuando hablo con los directivos, escucho esto muchas veces:
"Arek, no sabemos cuánto trabajo se necesitará en este proyecto en los próximos dos meses" o "El cliente cambia constantemente los requisitos, así que ¿cómo puedo estimarlo?".
Deja de quejarte y haz algunas simples suposiciones basadas en datos históricos y en la probabilidad futura de tu cooperación.
If you work in Agile projects and they consist of constant client requests (e.g., on a weekly basis), just assume how many FTEs of your people you may need in the future and make reservations. Thanks to that, you can understand the tentative workloads better.
Si no sabes cuánto va a durar el proyecto, pregúntate:
- ¿Es posible que termine en el próximo mes? ¿O tal vez en dos meses?
- ¿Por cuántos meses firmamos un acuerdo con el cliente y cuál es el plazo de preaviso?
- ¿Cuál es la carga de trabajo media requerida en los periodos anteriores? ¿Qué aspecto tiene mi cartera de pedidos?
Don’t be afraid to ask yourself these questions and make assumptions. They will only get better and better with time. Thanks to software like Primetric, you can also get back to historical data after few months and, based on that, improve your future resource and cost estimates.
9. No te olvides de los proyectos tentativos
Que un proyecto sea provisional no significa que no deba formar parte de su proceso de planificación. Estas asignaciones y reservas tempranas le ayudarán a evitar el exceso de reservas más adelante, cuando un proyecto requiera urgentemente la atención de uno de sus especialistas.
Planificación de recursos para múltiples proyectos
Cuando se ejecutan varios proyectos a la vez, la planificación de los recursos puede ser complicada. Hay que calcular cuántos recursos se necesitan para cada proyecto y luego asegurarse de que esos recursos estén disponibles exactamente cuando se necesitan.
¿Cómo se compara con la planificación de recursos para un solo proyecto?
En lugar de un solo equipo, tendrá que saber cómo es la capacidad en toda la empresa y ver las dependencias entre la utilización de los recursos en diferentes proyectos.
A continuación sugiero un par de herramientas que pueden ayudar a ello.
Informe sobre el progreso de los proyectos
Los programas de planificación de recursos como Primetric proporcionan informes detallados que muestran el progreso de su proyecto junto con la utilización de sus empleados en función del tiempo de trabajo registrado.
Gracias a estos informes, nunca perderá de vista el progreso de sus proyectos.
Calendario de proyectos con la carga de trabajo de los empleados
Un calendario de este tipo sirve como única fuente de verdad para todos, desde las ventas y el PM/entrega hasta el equipo financiero y los ejecutivos. Basta con echar un vistazo para saber qué está ocurriendo en los proyectos, qué empleados estarán disponibles en breve, quiénes están sobrecargados y qué vacantes hay que cubrir pronto.
Informes de utilización de recursos
En lugar de asignar sus recursos al azar, considere la rentabilidad del proyecto y priorice los proyectos en función de su impacto. Una solución que ofrezca informes de utilización de recursos le ayudará a evitar la infra o sobreasignación antes de que comience el proyecto y a mantener el índice de utilización bajo control.
Acercar/alejar el zoom
Otra ventaja del software que incluye un calendario es que está dividido en personas y proyectos. Puedes ampliarlo y reducirlo por días, semanas o meses para ver la capacidad de cada empleado (para comprobar quién está sobrecargado de trabajo o quién está en el banquillo).
Informes personalizados
Una solución de software con informes financieros incorporados es muy útil para prever las tasas de realización de los proyectos, la disponibilidad de recursos o el número de vacantes en los próximos meses. La fácil visualización de los datos es esencial para la toma de decisiones basada en datos.
Cuadros de mando
Algunas soluciones de software incluyen el seguimiento del tiempo, en el mejor de los casos con valiosos cuadros de mando que muestran hojas de tiempo predictivas. Se pueden utilizar para ver las tareas en las que debe trabajar el personal de un determinado proyecto. Y lo que es más importante, pueden mostrar los costes e ingresos generados por cada miembro del equipo, por proyecto, por cliente o en un intervalo de fechas concreto.
Envoltura
Gestionar varios proyectos es complicado, pero la solución de software adecuada puede facilitarlo mucho gracias a todas las perspectivas y el acceso a los datos en tiempo real.
Déle una vuelta a Primetric: le garantizo que no volverá a cambiar a las hojas de cálculo.
