Cómo hacer una estimación de costes en la gestión de la cartera de proyectos

Aceptar un nuevo proyecto sin una estimación adecuada es como lanzarse a lo desconocido. Seguro que te da un subidón de adrenalina porque el cliente es grande y el proyecto encaja a la perfección.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión financiera

12/10/2021

Índice de contenidos

Pero, tarde o temprano, la realidad te alcanza y, en el peor de los casos, tu proyecto deja de ser rentable.

Muchas empresas de servicios informáticos evitan hacer un esfuerzo real en la estimación porque piensan que sus estimaciones no van a ser lo suficientemente precisas.

Pero no hay que rehuir de las estimaciones, aunque se tengan unos datos históricos mínimos que las respalden.

Si no empiezas a estimar los costes de los proyectos, nunca mejorarás en ello. Y una vez que lo hagas mejor, llevarás tu negocio al siguiente nivel asegurándote de que todos tus proyectos tienen un margen de beneficio saludable.

Entonces, ¿por dónde empezar con la estimación de costes? Siga leyendo este artículo para conocer las mejores prácticas que debe seguir y los retos que debe preparar en el camino.

¿Qué ocurre si no se calculan correctamente los costes del proyecto?

¿Por qué merece la pena estimar los costes del proyecto? Hay algunas cosas que seguramente saldrán mal cuando empieces a realizar un proyecto para un cliente sin saber cuánto te costará llevarlo a cabo.

Su margen de beneficios será imprevisible

Si no sumas los costes directos e indirectos del proyecto, no tendrás ni idea de cuánto necesitas cubrir para realizar el proyecto y seguir obteniendo el margen que tu empresa necesita.

No se trata sólo de calcular el número de horas necesarias para crear unas cuantas funciones y multiplicar esta cifra por la tarifa horaria de sus empleados. También hay que añadir los costes indirectos, como los gastos generales del proyecto o de la empresa( el mejor método escalcular los gastos generales por empleado ).

Consulta este artículo para sabercómo incluir los gastos generales en el precio de las horas facturables.

Tendrá dificultades en la toma de decisiones 

Es difícil tomar la decisión correcta sobre un proyecto sin saber si le va a aportar el margen de beneficio que necesita o sólo le va a causar pérdidas y frustración.

La estimación ayuda a comprender cómo se desarrollará ese proyecto en el futuro y qué tipo de compromiso requerirá de usted a largo plazo. Así sabrás si merece la pena involucrar a tus empleados en él desde el principio. 

Sólo va a empeorar en el futuro 

Si está dirigiendo una empresa pequeña y todavía es posible mantenerse al día con todo, no va a seguir siendo así por mucho tiempo. A medida que tu empresa crezca, la complejidad te alcanzará. 

Comparar un nuevo proyecto con uno ya realizado para hacer una estimación no va a ser suficiente. Sobre todo si empiezas a contratar a más empleados y contratistas con tarifas horarias variadas. 

Sus empleados también sufrirán

Los desarrolladores de software están muy solicitados en prácticamente todos los mercados de trabajo del mundo. Hay que vigilar su tasa de utilización, o se corre el riesgo de que se sobrecarguen de trabajo, se quemen y se estrellen.

Necesita alcanzar un buen índice de utilización para su empresa sin abrumar a sus empleados. ¿Cómo puede empezar sin hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados y estimar el número de horas que el proyecto necesita de ellos?

La falta de datos históricos sólo hará más difícil la estimación

En un escenario ideal, debería ser capaz de desarrollar una estimación a largo plazo y una previsión de costes precisa para cualquier proyecto que llegue a sus puertas.

Pero lo entiendo, la estimación es difícil. Sólo será más difícil si no tienes datos históricos sobre proyectos anteriores que respalden tus estimaciones.

Lo que hay que hacer no es limitarse a estimar un proyecto, lanzarlo con la esperanza de que todo vaya según lo previsto y luego pasar a estimar otro. Tiene que encontrar una forma de comparar sus planes con la realidad a medida que se desarrolla el proyecto. Por suerte, soluciones como Primetric le ayudan a hacerlo y a obtener montones de datos valiosos para sus futuras estimaciones.

Qué es una buena estimación de costes

Toda estimación de costes de un proyecto incluye dos tipos de costes:

  • Costes directos: los salarios de los empleados que participan directamente en el proyecto
  • Costes indirectos: otros costes que hay que asumir para hacer realidad el proyecto, denominados gastos generales del proyecto y de la empresa.

¿Por qué es tan importante contar los gastos generales?

Toda empresa de software tiene gastos continuos de funcionamiento de la empresa. Hay que pagarlos independientemente de que todos los empleados trabajen o la mitad de ellos estén sentados en el banco. 

He aquí algunos ejemplos de gastos generales para una empresa de servicios:

  • Alquiler de oficinas, servicios públicos, equipamiento y gastos de seguro
  • Gastos de personal de apoyo (gastos administrativos y de marketing)
  • Costes de material (los materiales que utiliza para prestar los servicios, como el hardware y el software)
  • Gastos del consejo de administración
  • Costes del leasing de coches

Se puede diferenciar entre los gastos generales de la empresa y los gastos generales del proyecto. La compra de una licencia de software necesaria para llevar a cabo un proyecto es un gasto general del proyecto porque este coste no se aplica a toda la empresa. Los costes administrativos y de marketing son gastos generales de la empresa porque sí lo son.

Aquí hay un artículo que explica en detalle los costes generales: ¿Cómo se calculan los gastos generales por empleado?

¿Cuál es la estimación para completarlo?

Otro concepto que hay que conocer a la hora de estimar los costes de un proyecto es el de estimación hasta el final (ETC).

La estimación hasta el final se refiere al coste restante que tendrá que pagar para completar un proyecto. No es el presupuesto global final previsto para el proyecto, que se denomina Estimación a la Terminación (EAC). La estimación hasta el final considera los costes desde el momento actual hasta el final del proyecto; nunca incluye los gastos del proyecto anteriores a ese momento. 

Esta métrica desempeña un papel fundamental a la hora de comparar sus planes con la realidad. Puede utilizarla para comprobar el índice de desgaste del proyecto y actuar inmediatamente si descubre que ya ha quemado el 70% del presupuesto del proyecto cuando solo lleva el 40% del trabajo planificado.

Aquí encontrará más información sobre esta útil métrica: Cómo calcular la estimación para completar (ETC)

6 técnicas de estimación de costes

Estas son algunas de las técnicas de estimación de costes más populares utilizadas por los PPM en todos los sectores. La estimación ascendente es una buena opción para el sector de las TI, en el que los equipos tienden a dividir los proyectos en trozos y tareas más pequeños, por ejemplo cuando se sigue una metodología ágil de desarrollo de software como Scrum.

Nota: Para que cualquiera de estas técnicas funcione, necesita datos actualizados sobre sus proyectos anteriores y los requisitos del proyecto en cuestión. Utilizar un software de gestión de proyectos como Primetric para reunir todos estos datos es una medida inteligente.

Estimación ascendente

Si una estructura de desglose del trabajo completa es una opción, puede utilizar fácilmente este enfoque. Es la técnica de estimación más precisa que existe. 

¿Cómo funciona? Se empieza por dividir los resultados del proyecto en paquetes de trabajo utilizando un marco de desglose del trabajo (cada paquete de trabajo incluye una serie de tareas). El equipo del proyecto calcula el coste de la finalización de cada tarea y, a continuación, suma los precios de todas las tareas y paquetes de trabajo del proyecto para obtener una estimación del coste de todo el proyecto.

Las estimaciones ascendentes mejoran con el tiempo porque los equipos de proyecto experimentados mejoran la estimación de los costes de las tareas y paquetes de trabajo.

Estimación descendente

Al igual que el juicio de los expertos, la estimación análoga -también llamada estimación descendente o cálculo de costes históricos- se basa en los datos históricos de los proyectos para formar las estimaciones de los nuevos proyectos.

La estimación análoga se basa en un archivo de datos históricos de proyectos, a menudo específicos de la empresa. Si una empresa realiza repetidamente proyectos similares, resulta más fácil establecer paralelismos entre sus resultados y los costes asociados, y luego ajustarlos en función de la escala y la complejidad de un proyecto.

Estimación paramétrica

El enfoque paramétrico de la estimación utiliza los precios unitarios de proyectos con operaciones comparables. La clave aquí es el alto grado de repetición. 

Para utilizar esta técnica, empiece por dividir un proyecto en unidades de trabajo. A continuación, calcule el coste por unidad, multiplique el número de unidades por el coste por unidad y, por último, multiplique el coste total por el coste por unidad para obtener una estimación del coste global. 

Siempre que el coste por unidad sea correcto, sus estimaciones serán precisas.

Estimación en tres puntos

Esta técnica tiene su origen en la Técnica de Análisis y Revisión de Programas (PERT), un enfoque estadístico para los costes del proyecto mediante la elaboración de estimaciones optimistas, pesimistas y más probables para cada actividad. 

La estimación de tres puntos calcula los costes previstos a partir de enfoques optimistas, pesimistas y más probables utilizando varias fórmulas ponderadas como ésta:

Valor esperado = [Estimación optimista + Estimación pesimista + (4 x Estimación más probable)] ÷ 6

Estimación empírica

Los enfoques empíricos utilizan herramientas de software para basarse en experiencias de proyectos anteriores. Son eficaces para los proyectos que son similares y se producen con regularidad, como la construcción de un MVP.

Un gestor de proyectos que quiera elaborar una estimación empírica de costes tiene que rellenar un formulario con las características y atributos del proyecto, y el sistema calcula el coste en función del tipo de proyecto.

Estimación de costes Delphi

Este tipo de estimación es también un enfoque de estimación empírica basado en el consenso de los expertos que puede ayudar a resolver las diferencias entre diferentes estimaciones. 

Así es como funciona:

Los expertos elaboran estimaciones de costes anónimas con justificaciones y las envían a un coordinador, que recopila y distribuye un resumen de las respuestas. A continuación, los expertos elaboran una nueva serie de estimaciones anónimas. Esto se hace varias veces. 

Después de cada ronda, el coordinador puede dejar que los expertos debatan sus estimaciones. La idea es que sus estimaciones converjan a medida que avanza el experimento, indicando un consenso creciente.

Desafíos de la estimación de costes

Nadie dijo que fuera a ser fácil. He aquí los retos más comunes para los que hay que prepararse en su camino hacia la estimación de costes:

  • Falta de experiencia en proyectos similares: la forma más fácil de estimar una tarea o un paquete de trabajo es basarse en la experiencia previa. Pero, ¿qué ocurre si tu equipo no ha desarrollado nunca una aplicación de escritorio o móvil?
  • Duración del horizonte de planificación: la planificación a largo plazo es difícil si no se dispone de herramientas informáticas que apoyen el proceso. Pero desarrollar un cálculo a largo plazo de los costes de su proyecto y de su negocio es clave para mantener su empresa a flote. Puede hacerlo con Primetric, aquí le explicamos cómo.
  • Desafíos en materia de recursos humanos: buscar, atraer, contratar e incorporar expertos en TI es un hueso duro de roer. Además, puede llevar más tiempo del previsto.
  • Esperar que los empleados trabajen al máximo de su productividad: la utilización del 100% de sus expertos puede funcionar durante una o dos semanas, pero no durante más tiempo. La gente necesita tiempo para comer, asistir a conferencias y reuniones y mejorar sus habilidades. Esto les llevaría directamente al camino del agotamiento.
  • No identificar los riesgos: cada proyecto conlleva sus riesgos específicos, y es su trabajo preparar planes de contingencia y reservas en caso de que ocurra algo.
  • No actualizar las estimaciones de costes cuando cambia el alcance del proyecto: la estimación de costes no es un trabajo puntual, sino un proceso. Hay que tener datos actualizados para las estimaciones. Por lo general, se necesitan unas cuantas estimaciones para empezar a ver dónde se tiende a subestimar o sobrestimar. Pero sólo si se actualizan los datos con regularidad.

Cómo ayuda el software de gestión de proyectos a estimar los costes de los mismos

Asignación precisa de recursos

Una solución de software como Primetric almacena todas las tarifas horarias de sus empleados. Cada vez que su estimación cambia, todos los resultados, como el margen del proyecto, se actualizan en función del número de horas trabajadas y de sus gastos generales.

La asignación inteligente de recursos también significa seleccionar el mejor recurso para el trabajo en lugar del primero que se le ocurra. Con los conocimientos de Primetric se consigue elegir un empleado que se ajuste al rendimiento financiero previsto del proyecto, manteniendo el margen de beneficio requerido. Esto suele ser un 30% para las empresas de desarrollo de software.

Comprobación de la rentabilidad del proyecto

Primetric le permite cambiar los valores y simular diferentes escenarios para ser más preciso en la predicción de la rentabilidad de su proyecto. Puedes probar diferentes combinaciones de empleados para encontrar una combinación ganadora que te permita obtener el margen de beneficio que necesitas y que tenga en cuenta los objetivos individuales de desarrollo profesional de tus expertos.

Otra ventaja es la posibilidad de anticiparse a las necesidades de contratación con antelación. Esto es especialmente útil para las empresas de TI que experimentan una escasez de profesionales, ¡prácticamente todas!

El cálculo de los gastos generales es más fácil

¿Cómo se calcula la tarifa horaria correcta para un proyecto a largo plazo en el que tanto los gastos generales como la mano de obra directa fluctúan de un mes a otro?

Aquí es cuando la automatización ayuda. Primetric conecta los puntos y calcula automáticamente su tasa de gastos generales para ayudarle a alcanzar el margen de beneficio que necesita en cada etapa de la planificación y asignación de proyectos.

Posibilidad de ver el rendimiento financiero del proyecto a largo plazo, comprobar cómo afecta a su flujo de caja, liquidación por segmento de proyecto

Facturación más inteligente

Cuando tu empresa es pequeña, haces todo tipo de concesiones para asegurar un proyecto. Pero a medida que tu negocio crece, estos modelos pueden no ser los mejores. 

Una herramienta como Primetric ayuda a pasar a métodos de liquidación más ventajosos al combinar la asignación de personal, las finanzas y el seguimiento del tiempo en un solo sistema. Gracias a ello, cuando se asigna personal, se tienen inmediatamente a mano las previsiones presupuestarias, y a medida que las personas registran el tiempo de trabajo, el presupuesto real se rellena en tiempo real.

Desde el punto de vista de un director financiero o de un director de proyecto, esto es una revolución en comparación con la forma en que llevaban a cabo este proceso antes, empezando por exportar los datos desde la herramienta de seguimiento del tiempo hasta multiplicar las horas de trabajo por las tarifas horarias situadas en otras hojas de cálculo utilizadas por otros PM. Ahora todos los datos se completan automáticamente, y el PM sólo tiene que aprobarlos o comprobar si hay discrepancias (esto es aún más fácil con los informes avanzados).

Pruebe Primetric para ver lo fácil que puede ser estimar los costes de su proyecto.

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Si no empiezas a estimar los costes de los proyectos, nunca mejorarás en ello. Y una vez que lo hagas mejor, llevarás tu negocio al siguiente nivel asegurándote de que todos tus proyectos tienen un margen de beneficio saludable.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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