How to Plan and Manage Capacity? Ultimate Guide with Real-Life Examples

La capacidad está en la base de la mayoría de los problemas a los que se enfrentan las empresas de desarrollo de software. Esto no es ninguna sorpresa: la disponibilidad de especialistas suele ser la clave de los beneficios.

Desgraciadamente, también es una fuente de numerosos retos, como: 

• asignación de recursos,
• bancos hinchables,
• disponibilidad flexible de los empleados,
• entorno dinámicamente cambiante,
• altas tasas de rotación,
• dificultades para adquirir nuevos empleados. 

En consecuencia, la capacidad tiene un enorme impacto en el estado de toda la empresa.

Por eso debe preguntarse: ¿Cómo planificar y gestionar la capacidad para mejorar sus operaciones?

Puntos clave: gestión de la capacidad

Con nuestra completa guía, aprenderá: 

• qué es la gestión de la capacidad (y, sobre todo, qué no es), 
• cuál es la diferencia entre capacidad total y capacidad disponible, 
• cómo calcular la capacidad de recursos para diferentes escenarios y situaciones, 
• qué conclusiones pueden extraerse del proceso de gestión de la capacidad, 
• cuáles son las mejores y peores prácticas en este campo, 
• cómo puede beneficiarse su empresa de la gestión de la capacidad empresarial, y lo que está perdiendo sin ella. 

Como resultado, después de leer este artículo usted será capaz de: 

• definir los diferentes tipos de capacidad y utilizarlos en beneficio de su empresa, 
• elegir la estrategia de gestión de operaciones adecuada para su empresa, 
• utilizar los principios generales de la modelización de la capacidad para comprender mejor las operaciones de su empresa, 
• calcular la capacidad disponible de los especialistas con diferentes contratos, horas y ausencias previstas. 

¿Qué es la capacidad? 

En resumen, la capacidad es el rendimiento máximo que una empresa puede sostener en sus procesos de producción o servicios. Puede calcularse para toda la empresa, para equipos o incluso para especialistas concretos.

En el caso del sector informático, la capacidad suele referirse al número de horas-persona disponibles en un periodo de tiempo determinado, incluyendo todo tipo de días festivos.

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La capacidad puede calcularse de forma diferente en función de las vacaciones, las ausencias y otros factores que afectan a los horarios.

Sin embargo, se trata de una tarea compleja de la que hablamos en nuestra guía de capacidad para la gestión de operaciones. 

Es importante que la capacidad también sea crucial para la planificación de recursos en la gestión de proyectos y que no se la desprecie. 

Tipos de capacidad 

Aunque la definición de capacidad pueda parecer sencilla, el concepto se ha dividido en algunas categorías para responder a diferentes propósitos empresariales. 

En consecuencia, se utilizan tres tipos diferentes de capacidad para reflejar la situación actual de la empresa. Estos son: 

• capacidad total: número de horas de trabajo en el mes, la semana o un día, sin deducción de vacaciones, permisos y otras ausencias. 
• capacidad disponible - capacidad total menos las ausencias, los días festivos y el tiempo programado en otros proyectos y tareas. 
• Capacidad de facturación: horas totales de tiempo facturable comparadas con la capacidad del empleado, o el número de horas que está disponible para trabajar.

Capacidad en los servicios de TI: ¿por qué es tan difícil? 

Apenas pasa un día sin que se mencione la capacidad en todas las agencias digitales que existen. ¿Por qué?

Dado que las empresas de servicios informáticos se benefician de la venta del tiempo de sus empleados -y ese tiempo se refleja directamente en su capacidad-, apuesto a que para usted es una obviedad.

Para que este modelo de trabajo sea rentable, las empresas de TI deben vigilar numerosos aspectos a la vez. Entre ellos: 

• una amplia gama de servicios informáticos,
• la disponibilidad de los empleados, incluidas las vacaciones, las bajas por maternidad y otras ausencias, 
• proyectos tentativos y otras oportunidades futuras, 
• especializaciones, habilidades y ambiciones de los empleados, 
• costes de trabajo, incluidos los tipos de empleo, los sueldos y los salarios, 
• cambios en la demanda; tendencias y amenazas en el mercado, 
• pausas en el proyecto, operaciones canceladas y empleados en el banquillo, 

...y muchas otras cuestiones específicas de las distintas empresas.

Como resultado de esta complejidad, las empresas de TI tienen que combinar muchos hilos diferentes para obtener una imagen más amplia de lo que está por venir. Por supuesto, no pueden hacerlo en una sola hoja de cálculo. Así que las preguntas son:

• ¿cómo gestionar la capacidad para hacerlo bien? 
• ¿cómo hacer que la capacidad refleje con exactitud el mundo real? 
• ¿cómo utilizar la capacidad para maximizar los ingresos?

Planificación y gestión de la capacidad - definición

La definición de planificación de la capacidad, también conocida como gestión de la capacidad, consiste en todo tipo de actividades destinadas a maximizar la producción de la empresa.

En otras palabras, garantiza que una empresa produzca el mayor número posible de productos y servicios. 

¿Para qué sirve la gestión de la capacidad? 

En resumen, el objetivo de la gestión de la capacidad empresarial es garantizar que la empresa tenga suficientes recursos disponibles para completar los pedidos o proyectos a tiempo y satisfacer las necesidades comerciales de la empresa.

En una situación ideal, esos recursos se utilizan al máximo, sin tiempos extra ni especialistas en el banquillo. 

Sin embargo, la lista de ventajas de combinar la gestión de servicios con la capacidad no termina ahí. 

Los directivos de diferentes industrias también valoran el proceso de gestión eficiente de la capacidad para: 

• la transparencia de todos los datos que les permite tomar decisiones correctas, 
• la reducción de la falta de existencias, de los especialistas ociosos y de los retrasos inesperados, 
• aumento de la capacidad de entrega mejorada al maximizar el número de horas trabajadas, 
• identificar las ineficiencias en varios procesos, así como los posibles especialistas en el banco en el futuro,
• proporcionándoles información sobre las habilidades, necesidades y ambiciones de sus empleados, así como las necesidades de contratación de nuevos especialistas.  

Tipos de gestión de la capacidad empresarial

El proceso de gestión de la capacidad consta de 3 tipos de actividades que debe tener en cuenta para mejorar la eficacia de su empresa. Entre ellas se encuentran: 

1. La gestión de la capacidad de los productos garantiza que su empresa disponga de los productos y materiales necesarios para un determinado proyecto o servicio. En el sector de las TI, este tipo de planificación suele consistir en analizar los dispositivos disponibles y los conocimientos generales.
2. La planificación de la capacidad de la mano de obra tiene por objeto determinar el número de horas y, en consecuencia, el número de miembros del equipo necesarios para completar el proceso. Comienza con el análisis de la disponibilidad de los especialistas y sus habilidades que pueden utilizarse para un proyecto concreto. En este punto, la empresa también debe tener en cuenta las vacaciones, las ausencias y otros acontecimientos que puedan afectar a las operaciones. 
3. La planificación de la capacidad de las herramientas se incluye en la ecuación para asegurarse de que la empresa tiene suficientes herramientas y software para completar el proyecto. En caso de que surja la necesidad, este tipo de gestión de la capacidad también puede determinar qué recursos adicionales hay que comprar para un fin concreto. 

Es importante que estos tipos de gestión de la capacidad no se utilicen por separado. Para obtener una visión detallada de lo que va a ocurrir, deben combinarse, no utilizarse indistintamente. 

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Sin embargo, en la era de la subcontratación y la abrumadora cantidad de servicios, la mayoría de las empresas tienden a prestar mucha atención a la planificación de la capacidad de la plantilla. Esto es especialmente cierto para las empresas de proyectos que dependen de los especialistas para generar beneficios. Por lo tanto, si quiere ofrecer algunos servicios a sus clientes, debe centrarse en esta parte de la gestión de la capacidad empresarial. 

Planificación de la capacidad y de los recursos: ¿cuál es la diferencia? 

En algunos casos, los términos planificación de la capacidad y planificación de los recursos se utilizan indistintamente, y de forma errónea. De hecho, cualquier empresa necesita ambos tipos de planificación para tener éxito. 

La planificación de la capacidad suele ser el primer paso de la planificación de recursos. Su objetivo es determinar si la empresa dispone de recursos para realizar nuevos proyectos y tareas. En consecuencia, proporciona a los directivos una visión general de las capacidades de la empresa. 

Más adelante, las empresas también tienen que tener en cuenta el proceso de planificación de la demanda. Consiste en la gestión de la cadena de suministro que tiene como objetivo prever y predecir las necesidades futuras de recursos. En el sector de las tecnologías de la información, el proceso suele centrarse en la demanda de recursos humanos, es decir, especialistas con determinadas competencias, o sus equivalentes a tiempo completo. En otras palabras, la planificación de la demanda determina si la empresa cuenta con el personal adecuado para tener éxito. 

La planificación de los recursos, en cambio, utiliza la información proporcionada por la planificación de la capacidad y la demanda a un nivel más específico para asignar a los distintos empleados. Por tanto, representa un enfoque más detallado y práctico. 

Nota: el proceso de gestión de la capacidad es más eficaz cuando se combina con la planificación de los recursos y la planificación de la demanda. 

Plan de gestión de la capacidad mostrado en Primetric:

• líneas rojas - capacidad disponible sin asignaciones
• líneas moradas - capacidad prevista
• líneas grises - horas de seguimiento: totales (campo en la parte superior de la barra del empleado) y divididas en proyectos (barras grises debajo de las asignaciones) 

Planificación de la demanda: 

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Durante la fase de planificación de la demanda, el proyecto se divide en fases consecutivas. Los gestores de capacidad, los analistas y otras personas implicadas deciden entonces qué cantidad de trabajo es necesaria para completar cada fase del proyecto.

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Planificación de recursos:

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Cuando ya se conoce la cantidad de trabajo necesaria para completar una fase del proyecto, se puede empezar a planificar los recursos. En Primetric, los recursos pueden asignarse al proyecto en un motor de búsqueda específico que ayuda a los gestores de capacidad a clasificar a los especialistas por sus habilidades y asignarlos a las diferentes fases de los proyectos, todo ello teniendo en cuenta su disponibilidad. 

Estrategias de gestión de la capacidad

Estrategia de retraso

Las empresas que utilizan la estrategia de retardo no miran hacia el futuro. De hecho, estas empresas aumentan su capacidad solo cuando ya experimentan un aumento repentino de la demanda de sus productos y servicios. 

En otras palabras, en la estrategia de gestión de la capacidad las empresas necesitan hechos y números, no predicciones, para reaccionar y aumentar su capacidad.

Aunque esta estrategia puede parecer arriesgada, puede ser beneficiosa para las empresas que no esperan picos de demanda repentinos. En tal caso, pueden retrasar las grandes inversiones minimizando el inventario y, al mismo tiempo, los costes. 

Sin embargo, la estrategia de retraso también tiene sus inconvenientes. Cuando se utiliza de forma incorrecta, puede ser causa de exceso de trabajo para los empleados. También puede dar lugar a grandes retrasos cuando se encuentra con un número creciente de pedidos y proyectos. 

Estrategia de liderazgo 

Las empresas que utilizan la estrategia de liderazgo suelen ser muy optimistas sobre su futuro. Esto se debe a que esperan un aumento de la demanda y se preparan para ello antes de que se produzca, y ese es el principal supuesto de la estrategia.

No es de extrañar que la estrategia de liderazgo sea una de las más populares en el sector de las TI debido a su rápido crecimiento. También es muy valorada por los clientes, que pueden esperar que su proyecto se complete a tiempo gracias a este enfoque. Por ello, las empresas suelen utilizar la estrategia del plomo como ventaja competitiva. 

Por otro lado, esta ventaja puede convertirse a veces en una pesadilla. Cuando la demanda disminuye o permanece igual, las empresas que utilizan la estrategia de liderazgo se quedan con docenas de empleados en el banquillo, y miles de dólares que se van por el desagüe. Por tanto, estas estrategias de gestión proactiva de la capacidad deben utilizarse con cuidado.

Estrategia del partido 

La estrategia de adaptación combina las estrategias de adelanto y retraso para crear un equilibrio razonable. En este enfoque, el plan de capacidad se realiza con frecuencia para seguir de cerca la situación y reaccionar ante ella de forma flexible. Como resultado, la empresa puede predecir su futuro más próximo y prepararse en consecuencia. 

Esta estrategia, a diferencia de las que he mencionado anteriormente, ofrece una serie de ventajas. La flexibilidad, la minimización de los riesgos y la capacidad de ampliación son sólo algunas de ellas. 

Sin embargo, aunque el lado positivo de la estrategia del partido puede parecer convincente, también hay que tener en cuenta que puede no ser suficiente en un mercado de crecimiento dinámico. 

Estrategia de ajuste

La estrategia de ajuste es otra propuesta para las empresas que quieren basar sus operaciones en datos reales. En este enfoque, las empresas planifican su capacidad basándose en datos históricos recogidos de diferentes fuentes de la organización. 

Esta estrategia es especialmente beneficiosa para las empresas cuya demanda varía a lo largo del año. Puede servir como fuente de información precisa, siempre que los datos se recojan con atención al detalle. 

Por desgracia, este enfoque requiere una serie de herramientas adicionales. Sin ellas, el pronóstico adquirido sería inexacto y engañoso. En consecuencia, esta gestión de la capacidad puede ser una fuente de costes adicionales, a menudo no deseados. 

Proceso de gestión de la capacidad: ¿cómo hacerlo? 

Modelización de la capacidad desde cero 

¿Es la primera vez que se ocupa de la gestión de operaciones? No lo dudo: puede parecer una tarea aterradora y complicada. Afortunadamente, cuando se empieza con una investigación exhaustiva, la modelización de la capacidad puede ser no sólo útil, sino también una operación sencilla. 

Independientemente del sector para el que planifique una capacidad, al principio debe reunir toda la información que pueda necesitar para determinar cada uno de los tres tipos de capacidad mencionados en este texto. 

Por lo tanto, su lista de recursos debe incluir: 

1. Información sobre el producto: requisitos comerciales, materiales, tecnologías necesarias, características, calidades y todas las demás características relacionadas con el producto en sí. 
2. Información sobre los empleados: número de especialistas necesarios para completar el proceso, su tipo de empleo, disponibilidad, ausencias previstas, habilidades, experiencia, etc. 
3. Información sobre las herramientas: software y plataformas disponibles, así como las herramientas que hay que comprar sólo para este proyecto. 

Aunque la lista puede parecer corta, la recopilación de información será probablemente la parte que más tiempo consuma de la gestión de la capacidad de servicio. Esto se debe a que es crucial para todos los pasos consecutivos de la operación: cualquier error en la lista dará lugar a un plan de capacidad incorrecto en el futuro.

Gestión de la capacidad paso a paso

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1. Comience con el proceso de planificación de la demanda. Analice el alcance del proyecto y determine qué habilidades y especialistas necesitará para tener éxito. A continuación, compárelos con la capacidad de su empresa, evite los problemas de capacidad y tome las decisiones necesarias. 

Hay muchas maneras de determinar la demanda de un proyecto determinado. Para hacerlo con éxito, puedes: 

• contar el número de horas necesarias para completar el proyecto o su fase, 
• determinar el número de ETCpara determinadas especialidades, 
• combinar ambos métodos dividiendo los proyectos en fases de alto nivel y determinar el número de ETC para cada fase. 

Ejemplo: 

La empresa Best quiere iniciar un nuevo proyecto. El proyecto se ha dividido en varias fases: 

• MVP
• Backend
• Frontend 
• Pruebas 
• Mantenimiento. 

Cada fase requiere especialistas diferentes, por lo que su demanda y capacidad deben calcularse por separado.

El análisis inicial ha demostrado que la primera fase del proyecto requiere: 

• un gestor de proyectos con 160 horas disponibles, 
• un scrum master con 160 horas disponibles, 
• 2 diseñadores de UX con 80 horas disponibles cada uno en la primera fase del proyecto (160 horas en total) , 
• 4 ingenieros con 160 horas disponibles cada uno (640 horas en total), 
• 2 probadores con 160 horas disponibles cada uno (320 horas en total). 

Como podemos ver en la lista anterior, se estima que la primera fase del proyecto tardará 1440 horas en completarse, y este valor es la capacidad de nuestro proyecto. 

Más adelante, hay que calcular la misma información para cada fase del proyecto. Los resultados de estos cálculos pueden sumarse posteriormente para proporcionarle una estimación del tiempo necesario para completar todo el proyecto. 

2. Verifique la utilización de los recursos. Algunos de sus empleados pueden estar ocupados en otros proyectos, mientras que otros pueden decidir que no quieren seguir trabajando para usted (y otros pueden ocupar su lugar). Utiliza la información sobre sus actividades actuales para comprobar si necesitas contratar a más especialistas para apoyar un proyecto determinado. 

Para llegar a conclusiones fiables, calcule la utilización con nuestra guía. Si dispone de una herramienta de gestión de recursos, como Primetric, puede utilizar un informe avanzado para ver el estado actual de la utilización de recursos en su empresa. 

3. Calcule la capacidad disponible de los empleados necesarios para completar el proyecto. Incluya las vacaciones y otros eventos y ausencias previstos en el número de horas de trabajo para un periodo determinado.

Para obtener un resultado preciso, utilice la fórmula: 

Capacidad total = número de días de trabajo * número de horas de trabajo * número de empleados

O utilizar herramientas de gestión de recursos que le proporcionen la información: 

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Ejemplo: 

La mejor empresa ya sabe qué recursos necesita. Sobre el papel, sólo debería tardar un mes en completar el proyecto, ya que requiere un máximo de 160 horas de cada empleado. Sin embargo, cuando los directivos de The Best Company miran el calendario, se dan cuenta de que están en problemas. Esto se debe a que: 

• El director del proyecto estará de baja por enfermedad programada debido a una operación quirúrgica. Estará ausente la primera semana del mes.
• El recién contratado Scrum master todavía no está con nosotros - se unirá al equipo a principios de la cuarta semana del mes. 
• Uno de los probadores disfrutará de sus dos semanas de vacaciones a finales de mes. 
• Hay un día festivo programado para la segunda semana del mes. 

En este punto, The Best Company también se dio cuenta de que debía tener en cuenta el número de horas que sus empleados pasan realmente trabajando. Según los datos recopilados por la empresa, la jornada laboral media equivale a 7 horas de trabajo relacionado con el proyecto. Este valor también debería tenerse en cuenta a la hora de planificar la capacidad.

Pero, ¿cómo calcular la capacidad de los empleados en ese caso?

Cálculo de la capacidad disponible: ejemplo básico

Empecemos con los ejemplos más sencillos: los empleados que sólo se ausentarán durante los días festivos. Para 7 empleados (4 ingenieros, 1 tester y 2 diseñadores UX) ese será el único día libre extra de ese mes. 

5 empleados (4 ingenieros y 1 probador) debían trabajar 160 horas ese mes. Sin embargo, al haber un día festivo en el calendario, su capacidad cambia: para ser exactos, hay que restarles 8 horas. 

160 - 8 = 152 horas de capacidad disponible. 

Sin embargo, estos especialistas sólo dedican 7 horas diarias a trabajar en el proyecto. Suponiendo que el mes del que hablamos tiene 19 días laborables y 1 festivo, hay que reducir su capacidad en otras 19 horas que pierden cada día en otras actividades.

152 - 19 = 133 horas = capacidad de facturación de 1 empleado. 

Como ya se ha dicho, el proyecto requiere 160 horas por empleado para ser completado. Por lo tanto, ¡definitivamente no estará terminado este mes! 

Cálculo de la capacidad disponible para los trabajadores a media jornada

Ya sabemos cuántos días pasarán los trabajadores a tiempo completo trabajando en el proyecto. Ahora tenemos que calcular la capacidad de los empleados que solo se necesitan en el proyecto durante 80 horas: 2 diseñadores de UX. 

Como he señalado antes, también ellos disfrutarán de un día festivo, ya que sus competencias son necesarias en la primera fase del proyecto. Como resultado, su capacidad disminuye en 8 horas. 

80 - 8 = 72 = capacidad disponible

Una vez más, también tenemos que tener en cuenta el tiempo que los diseñadores de UX dedican a sus otras tareas. Al igual que en el ejemplo anterior, pierden 1 hora cada día, pero sólo trabajarán en este proyecto durante 10 días completos, ya que son empleados a media jornada. También disfrutarán de su día festivo, que ya está incluido en la ecuación. Por lo tanto, tenemos que deducir otras 9 horas de su capacidad actual. 

72 - 9 = 61 horas = capacidad de facturación de los diseñadores UX

Como podemos ver en este ejemplo, los diseñadores de UX no terminarán su parte de trabajo en sólo 2 semanas: necesitarán otros 3 días para completar las tareas que estaban programadas para 80 horas. 

Cálculo de la capacidad disponible para los nuevos empleados y los que se van

El sector de las TI es muy dinámico. En consecuencia, empresas como The Best Company deben esperar que los nuevos trabajadores lleguen en cualquier momento, y también deben tener en cuenta que pueden marcharse en cualquier momento. 

En el caso del último proyecto planificado por La Mejor Empresa, el Scrum master va a pasar a formar parte de la empresa tres semanas después de que se estimara inicialmente el lanzamiento del proyecto. ¡Como resultado, su capacidad disponible se reduce drásticamente en un 75%! 

160 : 4 = 40 horas de capacidad disponible. 

Al igual que en el ejemplo anterior, también dedicará menos horas de trabajo. La mejor empresa tiene que deducir otras 5 horas de este resultado porque sus empleados sólo pueden trabajar en este proyecto durante 7 horas al día. Por lo tanto, la capacidad real de facturación del Scrum master es de 35 horas en la última semana del mes.

Cálculo de la capacidad disponible en caso de ausencias

Por desgracia para The Best Company, dos de sus empleados van a faltar muy pronto. 

En primer lugar, el jefe de proyecto se ausentará en la primera semana de trabajo debido a una operación quirúrgica prevista. Según el calendario, debería trabajar 160 horas este mes. Sin embargo, no llegará a las 40 horas, lo que afectará seriamente a su capacidad. Además, tendrá un día libre durante un día festivo. Por lo tanto, su capacidad disponible es: 

160 - 40 - 8 = 112 horas 

Entonces, todavía no podrá trabajar 8 horas al día, ya que este es nuestro supuesto general para todos los empleados. Por lo tanto, su capacidad se reduce en ⅛ - y el director del proyecto se queda con sólo 98 horas de capacidad facturable.

Por último, pero no menos importante, uno de los dos probadores se va de vacaciones de dos semanas. Como consecuencia de su viaje, su capacidad se reduce a la mitad. El afortunado probador también disfrutará de un día libre adicional durante los días festivos. Teniendo en cuenta todos estos detalles, su capacidad disponible es: 

160 : 2 - 8 = 72 horas. 

Tenemos que tener en cuenta que su capacidad tiene que ser reducida por ⅛ una vez más - como establecimos antes, el probador no va a trabajar completo 8 horas al día. Como resultado, su capacidad máxima es de 63 horas.

Para más información, lea nuestra guía para el cálculo de la capacidad, así como la información sobre la utilización de los recursos en su empresa. Como alternativa, puede utilizar Primetric para simplificar este proceso con nuestra herramienta de planificación de recursos. 

4. Tomar decisiones pensando en la capacidad. La gestión de la capacidad de servicio sólo tiene un objetivo: garantizar que la empresa tenga suficientes recursos para completar los pedidos o proyectos a tiempo. Basándose en el análisis que hemos realizado en el ejemplo anterior, puede ver claramente si su empresa tiene los empleados necesarios para completar un proyecto determinado. La información le ayudará a tomar decisiones críticas. 

En Primetric, la capacidad del usuario se calcula utilizando los datos sobre sus ausencias, contratos y otra información personal. A continuación, la información se recoge en nuestro motor de búsqueda que ayuda a los directivos a encontrar especialistas disponibles con las capacidades que necesitan. 

Ejemplo: 

Conocemos la capacidad exacta de personas que The Best Company pretendía involucrar en su último proyecto. Basándonos en la información, podemos: 

• cambiar la fecha de inicio del proyecto, ya que el director del proyecto y el Scrum master estarán ausentes a principios de mes, 
• organizar algunos reemplazos para los empleados que no estarán disponibles para participar en el proyecto en toda su extensión, 
• decidir si se contratan nuevas personas para el proyecto, por ejemplo, en el caso de un probador que va a estar ausente durante la mitad de su duración, 
• predecir la necesidad de tiempos extra causados por las ausencias, 
• estimar cuándo estará terminado el proyecto. 

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4. Siga el progreso. Utilice herramientas de seguimiento del tiempo para controlar el trabajo de sus especialistas y determinar si es necesario ajustar sus estimaciones. Adáptate a las circunstancias actuales y edita tu proyecto para cumplir tus objetivos. 

¿Cómo puede beneficiarse su empresa del plan de capacidad? 

Aunque la gestión de la capacidad puede parecer un proceso destinado a la dirección de nivel C, también es valiosa para todos los demás especialistas de su organización. De hecho, varios departamentos pueden beneficiarse de ella de diversas maneras. 

El director de operaciones puede utilizar la gestión de la capacidad de las operaciones para:

• ver los índices de utilización dentro de la empresa y reaccionar ante cualquier problema relacionado con ella; 
• gestionar el proyecto con eficacia e introducir cambios siempre que sea necesario,
• descubrir las dependencias y conexiones entre equipos, operaciones y tecnologías y compararlas con los proyectos para mejorar el ritmo de su ejecución. Como resultado, con la gestión de la capacidad el director de operaciones puede ayudar a su empresa a escalar más rápido que nunca, 
• mejorar la comunicación entre los directivos y dar forma a su trabajo sin decenas de reuniones innecesarias. 
• detectar los posibles costes causados por el empleo de personas no asignadas a ningún proyecto. 

Para la PMO, la gestión de la capacidad se muestra:

• si los procesos se gestionan con fluidez y sin mayores problemas, 
• proyectos que pueden retrasarse y, en consecuencia, pueden suponer un lucro cesante, 
• controlar el uso de los recursos en tiempo real. 

Por último, pero no menos importante, el director general puede utilizar las conclusiones de la gestión de la capacidad para:

• controlar los principales problemas de retrasos, pausas y otras cuestiones que puedan afectar a la situación de la empresa, 
• controlar las decisiones y la eficacia de sus directivos, 
• ver tanto las oportunidades de crecimiento como los problemas que pueden ser problemáticos para la empresa en el futuro. 

Con la práctica de la gestión de la capacidad, el departamento de ventas puede 

• averiguar si disponen de los recursos necesarios para un proyecto tentativo, 
• comprobar qué especialistas están disponibles y encontrar un nuevo proyecto para ellos. 

Por otro lado, la gestión de la capacidad hace que el departamento de contratación  

• encontrar empleados con exceso de trabajo y reaccionar ante su situación, 
• decidir si la empresa necesita contratar nuevos especialistas, 
• ver qué competencias y habilidades son necesarias para que la empresa crezca. 

Mejores prácticas para la gestión de la capacidad

Al final, la gestión de la capacidad no consiste sólo en seguir unos pocos pasos. Al igual que en cualquier otra operación realizada con docenas de personas, la planificación de la capacidad también requiere algunas prácticas universales que ayudan a que esta estrategia transmita el mensaje. Entre ellas se encuentran: 

1. Comunicación bidireccional constante. Tanto la planificación como la ejecución de cada proyecto dependen de la transparencia en la empresa. Sin datos precisos a mano, la planificación de la capacidad puede no ser tan fiable y eficaz como se pretendía inicialmente. 
2. Evaluación de riesgos. Los proyectos ejecutados por docenas de personas diferentes son propensos a problemas imprevistos causados por factores humanos. Si lo tiene en cuenta, podrá predecir la mayoría de los problemas e incluirlos en su plan de capacidad. 
3. Jornada laboral más corta, al menos sobre el papel. No hay ningún especialista en el mundo capaz de trabajar 8 horas al día. Incluso las personas más productivas se distraen con reuniones, correos electrónicos y, por supuesto, con las merecidas comidas. Por eso, en la gestión de la capacidad de las operaciones hay que asumir que se dispone de menos de 8 horas al día. 
4. Adaptarse a los recursos humanos. Sus proyectos dependen de sus empleados. No los trate como máquinas o materiales; su bienestar y felicidad son tan importantes para su proyecto como el propio software. Adapta tu enfoque a sus necesidades para conseguir los mejores resultados. 
5. Herramientas innovadoras de gestión de la capacidad. La planificación no tiene por qué hacerse en miles de papeles u hojas de cálculo. Hoy en día, las empresas como la suya pueden confiar en herramientas innovadoras que pueden hacer la mayor parte del trabajo por ellas, y hacer el resto con sólo unos clics. Pista: Primetric es una de esas herramientas;)
6. Flujo de trabajo de aprobación. Todos los documentos y decisiones cruciales deben compartirse con los principales directivos y empleados para garantizar que todas las decisiones se tomen por unanimidad. También mejora la transparencia y el conocimiento de todos los cambios. 
7. Alertas para eventos no planificados. Las bajas por enfermedad inesperadas y otros obstáculos imprevistos deben ser visibles en los sistemas u hojas de cálculo que una empresa utiliza para la gestión de recursos. Estas alertas permiten a los directivos tomar, cambiar y adaptar sus decisiones sin tener en cuenta todos los cambios actuales. 
8. Reuniones semanales / mensuales. No todo se puede hacer en las herramientas. Por eso, las reuniones semanales y mensuales son imprescindibles. Son especialmente valiosas cuando una empresa necesita reconsiderar y remodelar sus planes y tomar decisiones sobre la marcha en un entorno dinámico. Aun así, en el día a día, pueden utilizarse para analizar la capacidad de los recursos y los planes para el futuro.

¿Quiere saber más sobre las buenas prácticas que puede utilizar para la gestión proactiva de la capacidad? Ha llegado al lugar adecuado: ¡nuestros clientes ya lo han hecho con éxito! Consulte nuestro estudio de caso creado en colaboración con Monterail y vea cómo abordaron el proceso. 

Cálculo de la capacidad: errores comunes

Por otro lado, a la hora de planificar la capacidad de recursos de su empresa debe evitar: 

1. Tener un exceso de confianza en los planes. Los proyectos con supuestos demasiado optimistas -y a menudo poco realistas- son propensos a sufrir retrasos y otros problemas. Evalúa el riesgo teniendo en cuenta los posibles problemas para evitar que se extienda el descontento entre tus clientes y tus empleados. 
2. No tener en cuenta las habilidades y ambiciones de las personas. Los especialistas desajustados harán más daño que bien a cualquier proyecto en el que se involucren. Lo mismo se aplica a los empleados que desean crecer en campos diferentes a los que están trabajando. Esta situación puede ser perjudicial tanto para los proyectos como para los índices de rotación. 
3. Sobrestimar la capacidad. ¿Se acercan las Navidades y se ha olvidado de incluirlas en el calendario? ¿Se acerca la temporada de vacaciones y te quedas sin especialistas en la oficina? Estas son razones comunes para que los proyectos se retrasen. Téngalas en cuenta antes de fijar los plazos de sus proyectos. 
4. Falta de flujo de trabajo. La planificación y la ejecución de la gestión de la capacidad operativa son dos cosas muy diferentes. Sin un flujo de trabajo adecuado, la decisión se quedará en unas pocas palabras en un papel. 
5. Falta de planificación de la demanda. Ninguna empresa puede planificar con éxito un proyecto sin recursos, y la planificación de la demanda tiene que ver con ellos. Omitir esta fase puede dar lugar a numerosos puestos vacantes, bancos hinchados y, en última instancia, enormes retrasos y pérdidas.
6. Ignorando los datos históricos. El seguimiento del tiempo puede utilizarse para algo más que para calcular los salarios. Al analizar los datos históricos de las horas trabajadas, puedes detectar incoherencias y oportunidades y mejorar tus estimaciones en el futuro. 

La planificación de la capacidad puede parecer complicada, pero merece la pena. 

La gestión de la capacidad implica una serie de factores que pueden parecer muy complicados a primera vista. Afortunadamente, es solo una primera impresión: cuanto más se avanza, más fácil resulta la planificación de la capacidad. 

Los principios son los mismos para todos los casos, contratos y tipos de ausencias. Por lo tanto, si se ha hecho una idea de estos cálculos con nuestros ejemplos, no debería tener problemas para estimar la capacidad en otros casos más complejos, como las ausencias de larga duración, las bajas por maternidad y los cambios repentinos de planes en los proyectos. 

Además, sus cálculos tendrán un impacto directo y positivo en las finanzas de su empresa.

Con la planificación de la capacidad, puede:

• planificar con éxito sus proyectos sin interferir en los existentes, 
• prepararse para todos los escenarios inesperados y reaccionar ante ellos en tiempo real, 
• estimar de forma realista la fecha de finalización de todos los proyectos, 
• encontrar y llenar las lagunas que tienen los empleados en el banquillo encontrándoles un proyecto adicional, 
• maximizar sus ingresos aprovechando al máximo su mano de obra. 

Tenga también en cuenta que, por lo general, no tiene que realizar todos estos cálculos manualmente. Las herramientas de gestión de recursos, como Primetric, pueden realizar estos cálculos con sólo los datos básicos introducidos en el sistema. Con estas herramientas, la planificación de la capacidad no sólo puede simplificar su trabajo, sino también ahorrarle tiempo. 

Mejore los cálculos de capacidad en unos sencillos pasos 

¿Tienes la sensación de que todas esas cosas son demasiado complicadas para hacerlas en una hoja de cálculo? ¿Le lleva mucho tiempo? ¿O tal vez es un procedimiento agotador y repetitivo? 

Estamos de acuerdo con usted, por eso hemos creado Primetric.

Con Primetric, puede ver todos sus recursos junto con su disponibilidad. Gracias a ello, puede planificar con precisión sus operaciones futuras al tiempo que mejora la moral de sus especialistas. 

¿Cómo? 

Permítanos mostrarle - reserve una demostración con Primetric y reformule los procesos de planificación de la capacidad en su empresa.