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1. ¿Qué son los gastos generales?
In a software company, overhead costs are all the ongoing expenses of operating the business, excluding the direct project costs, delivering a service, as well as total labor costs (including health insurance, employment taxes, payroll taxes, retirement savings, employee benefits, local taxes, workers compensation insurance, and more). In other words, overhead costs are all the additional costs separate from operating expenses.
El empresario paga los gastos generales independientemente de que contrate a todos sus especialistas en los proyectos o de que la mitad de ellos acaben en el banquillo.
Gastos generales - ejemplo
A continuación se presentan algunos ejemplos de gastos generales para una empresa de servicios que debe incluir para calcular correctamente los gastos generales:
- Si tienes una oficina, tus gastos generales son el alquiler, los servicios públicos, el equipamiento y el coste del seguro.
- Costes de personal de apoyo (costes administrativos y de marketing).
- Coste de los materiales (materiales utilizados para prestar los servicios, como el hardware y el software).
- Gastos del consejo de administración.
- Coste del leasing
- Impuestos sobre la nómina
- Costes de formación de un nuevo empleado
Gastos generales de la empresa frente a gastos generales del proyecto
Tenga en cuenta que puede diferenciar entre gastos generales de empresa y gastos generales de proyecto. Por ejemplo, la compra de una licencia de software necesaria para trabajar en un proyecto concreto es un gasto general de proyecto que no se aplica a toda la empresa.
Por supuesto, más adelante puede utilizar ese software para otros fines, y en ese caso vale la pena considerar si lo tratará como un coste atribuido al proyecto o a toda la organización. Su calculadora de gastos generales debería permitirle diferenciar este aspecto.
¿Cuál es la diferencia entre estos enfoques? En el primer caso, todos los proyectos facturables contribuyen a pagar este coste, por lo que afecta a su rentabilidad a nivel de 3 márgenes de beneficio. Si asignamos este coste a un proyecto concreto, sólo este proyecto tiene que cubrir el 100% de este coste, por lo que puede incluirse en el margen de segundo grado.
Vale, he utilizado las palabras mágicas "margen" y "grado" de margen.
- En este momento es importante que entiendas el margen de primer grado como el relacionado con los gastos que generan ingresos directamente, por ejemplo, el trabajo de los desarrolladores de software, su seguro médico, los impuestos laborales y las prestaciones de los empleados, todo ello incluido en el coste total de los empleados.
- El margen de segundo grado puede basarse en los costes adicionales del proyecto, es decir, software, material de oficina, etc.
- El margen de tercer grado son los costes de administración.
- El cuarto grado es el marketing y las ventas, y el quinto grado es el coste de gestión.
Por supuesto, las distintas empresas definen estos márgenes de forma diferente en el cálculo de los costes de los empleados.
Aprenda más sobre cómo puede dividir los gastos, establecer los niveles de margen y qué nivel de rentabilidad se considera saludable para la mayoría de las empresas en este artículo: ¿Cómo establecer el nivel de margen?
¿Cuáles son los costes del proyecto de mano de obra?
As opposed to overhead rates, direct project costs are the costs you bear for the work of your employees - and work costs are not overheads. In other words, they’re labor costs, or cost of an employee, plus additional costs related to the employment, such as health insurance, employment taxes, social security, etc.
Por ejemplo, si en un proyecto participan 5 empleados cuyo trabajo cuesta 75 dólares por hora con los impuestos incluidos, y todos ellos trabajan 10 horas en el proyecto, los costes reales son los siguientes:
5 empleados x 75 dólares x 10 = 3750 dólares (siendo el coste de un empleado de 75 dólares).
Ahora puedes añadirle la tasa de ingresos. Para simplificar, vamos a suponer que le cobras a tu cliente 100 $ por hora.
Se puede calcular fácilmente el margen de primer grado previsto como el 25%.
Pero, ¿cómo calcular los costes laborales reales? Hay que calcular los gastos generales, sumarlos al coste total de los empleados y aprender a incluir los gastos generales en el precio de las horas facturables.
2. ¿Por qué calcular los gastos generales?
No importa el tipo de negocio de software que se ejecute o el calibrador de gastos generales que se utilice.
Tanto si se trata de una empresa de alquiler de carrocerías como de un negocio de desarrollo de software a medida, debe conocer sus gastos generales, así como el coste de un empleado. ¿Por qué?
Sin esta información, no podrá contar cuánto le cuesta realmente su proyecto y qué margen debe imponer para mantener la rentabilidad supuesta por proyecto/grupo de proyectos, o incluso de toda la empresa.
Calcular los gastos generales es una parte integral de la comprensión de sus gastos, al igual que la necesidad de calcular el coste de los empleados.
También le ayuda a desglosar los costes para su uso interno y a establecer las tarifas correctas para que sus proyectos sean rentables y alcancen el margen de beneficio deseado.
Si no tienes ni idea de cuáles son los costes de los gastos generales, no sabes cuánto cuesta realmente una hora de tu empleado.
Fijar la tarifa horaria para sus clientes sin calcular el coste de los empleados es, cuando menos, arriesgado.
Bien, ¿cómo puedo calcular los gastos generales por empleado?
3. ¿Cómo calcular el coste de los gastos generales por empleado utilizando una fórmula de tasa de gastos generales?
En el caso de un contratista:
¿Cómo calcular los gastos generales si contratas a un contratista? En este caso, calcular cuánto te cuestan es pan comido.
Supongamos que se contrata a un desarrollador junior de JavaScript a 60 dólares la hora. Trabajan en un proyecto durante un total de 20 horas. Ahora, vamos a calcular el coste de los empleados para este caso.
60 dólares x 20 horas = 1200 dólares
El cálculo de los costes de los empleados puede ser así de fácil.
Pero las cosas se complican cuando se contrata a empleados a tiempo parcial o completo y se recurre a una liquidación a tanto alzado con ellos.
La fórmula de la tasa de gastos generales le ayuda a comprender cuánto necesita gastar para prestar su servicio a los clientes.
En el caso de un empleado:
En este caso, la calculadora de gastos generales comenzará por calcular la capacidad:
- Cada mes tiene un número diferente de días laborables,
- Un empleado puede tener diferentes capacidades en diferentes meses debido a los permisos por vacaciones, a los días de baja por enfermedad o simplemente a las diferentes condiciones del contrato.
- Además, también puede tener en cuenta las actividades no facturables, por ejemplo, talleres internos, reuniones, comidas, etc.
Por lo tanto, dependiendo de su enfoque y del nivel de granularidad que tenga en cuenta, su tasa de gastos generales por empleado puede ser totalmente diferente y supone una gran diferencia. Sin embargo, el salario base de ese empleado sigue siendo el mismo.
Al elegir 8 horas al día como referencia, su capacidad cambia mucho, por no hablar del coste de los empleados.
Esta capacidad repercute no sólo en el índice de utilización, sino también en el coste real de los empleados.
Conozca más sobre cómo calcular la capacidad y el índice de utilización de sus empleados en este artículo: ¿Cuál es la fórmula del índice de utilización para las empresas de software?
Cálculo del coste de los empleados [Ejemplo]
Imagina a Mark, un desarrollador junior de JavaScript. Su salario mensual es de 5.000 dólares junto con los impuestos sobre la nómina: este es un coste real de su trabajo.
¿Cuánto cuesta 1 hora de trabajo de Mark en el proyecto en enero de 2021?
Para calcularlo, primero hay que conocer la capacidad de Mark durante este periodo.
Así, si se supone que Mark trabaja 8 horas al día y que ha trabajado 20 días en enero, su capacidad asciende a 160 horas.
Así se calcula cuánto cuesta 1 hora de tiempo de Mark:
5000 $ / 160 = 31,25 $ - costes reales por hora
¿Pero qué pasa si Mark se toma una hora de descanso para comer todos los días?
Entonces su capacidad diaria es en realidad de 7 horas. Si se multiplica por 20, se obtienen 140 horas de trabajo al mes. Y así se calcula la tarifa horaria de Mark:
$5000 / 140 = $35.7
Hay una gran diferencia en el coste real, ¿no?
Establecer una capacidad realista es un paso esencial para calcular los costes directos de la asignación de un empleado a un proyecto y pasar a calcular los gastos generales aplicables.
Nota: ¿Qué pasa si un empleado consigue un ascenso mientras el proyecto está en marcha?
¿Cómo calcular los gastos generales si el coste real cambia durante el proyecto? En Primetric, esto funciona automáticamente.
Cuando asigna una persona a un proyecto, el sistema aplica el salario base de ese empleado a las estimaciones. También almacena toda la información sobre su contrato con el empleado en una línea de tiempo.
Resumen de los costes e ingresos previstos generados por Andre con división a las fases específicas del proyecto
Cálculo automático de los costes totales de los empleados en función del periodo y el número de horas asignadas (teniendo en cuenta las condiciones del contrato, los días festivos y las vacaciones)
Si el empleado recibe un aumento de sueldo o pasa a trabajar a tiempo parcial mientras el proyecto está en marcha, esto se reflejará en las estimaciones de costes del proyecto.
Bien, ¿cómo calcular los gastos generales por empleado? [Instrucción]
1. Seleccione un período de tiempo para calcular los costes y la carga de trabajo de su personal
Analicemos febrero de 2021.
Durante ese mes, 7 desarrolladores de software trabajaron en 7 proyectos diferentes, y cada persona dedicó el 100% de su tiempo a un proyecto.
2. Comience por definir sus gastos generales
Ese mes de febrero, todos sus gastos sumaron 10.000 dólares.
Los gastos generales son todos los costes que no están directamente relacionados con el coste del proyecto. Son la suma de los costes de funcionamiento de tu empresa que tienes que pagar durante un periodo de tiempo determinado.
Por ejemplo, digamos que en febrero de 2021, usted contrató a 10 empleados.
7 de ellos son desarrolladores de software que trabajan en un proyecto, y 3 de ellos desempeñan funciones administrativas y de marketing. El coste de contratar a estas 3 personas es su coste general. También puede ser otro tipo de coste (coste indirecto), por ejemplo:
- Coste del material de oficina,
- Software,
- Alquiler de oficinas
- Arrendamiento de coches,
- Presupuesto de marketing,
- Impuestos sobre la nómina,
- Seguro de salud,
- Y otras actividades para el funcionamiento del negocio.
Así que empieza por definir tus gastos generales y sumarlos.
3. Dividir la suma de los gastos generales por el número de horas trabajadas este mes
En febrero, usted tenía 7 proyectos cubiertos por 7 empleados por igual.
Ahora bien, cada empleado trabajó 160 horas en el proyecto en ese mes. En total, son 1120 horas. A continuación, calculamos la tarifa horaria de los gastos generales:
10.000 dólares / 1120 horas = 8,9 dólares por hora
Esto es lo que hay que añadir a cada hora trabajada por el empleado para que su proyecto sea rentable.
4. Multiplique los gastos generales por hora por el número de horas trabajadas por su empleado
Así, si un empleado ha trabajado 160 horas ese mes, basta con multiplicar esa tasa por el número de horas:
160 horas x 8,9 dólares = 1424 dólares
Esta es su tasa de gastos generales por empleado en febrero de 2021.
- Esto también te puede interesar: Cómo calcular un empleado equivalente a tiempo completo
Pero espere, ¿es ésta la única y mejor manera de calcular sus gastos generales?
4. ¿Cómo se calculan los gastos generales por hora?
Para empezar, necesita saber cuántas horas han trabajado los empleados en cada proyecto.
A la hora de contar las horas, es importante diferenciar las horas previstas de las realmente trabajadas.
Por eso es tan importante el seguimiento del tiempo.
Le ayuda a comprender cuántas horas ha trabajado realmente cada empleado en cada proyecto al que ha sido asignado.
Si equipa a sus empleados con una herramienta intuitiva de seguimiento del tiempo, obtendrá resultados más precisos.
Para saber más sobre el seguimiento del tiempo y el rendimiento, lea este artículo: Cómo hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados: guía de expertos
Entonces, ¿cómo se calcula la tasa de gastos generales por hora?
He aquí un ejemplo:
En enero de 2021, usted empleó a 14 personas que trabajaron en 7 proyectos. La mitad de ellos trabajaron 160 horas en sus proyectos y la otra mitad trabajó a tiempo parcial: 80 horas. Otras 80 horas las dedicaron a actividades internas.
El número total de horas trabajadas este mes fue el siguiente:
(7 empleados x 160 horas) + (7 empleados x 80 horas) = 1680 horas
Los gastos generales de este mes ascienden a 25.000 dólares. Ahora divide tu tasa mensual de gastos generales por el número total de horas.
25.000 $ / 1680 horas = 14,88 $.
Esta es su tarifa horaria de gastos generales en enero de 2021.
5. Por qué es mejor calcular los gastos generales por hora que el coste de los empleados
To keep your projects profitable, you need to add the overhead costs to the billable hours worked by each employee. Non-billable projects like workshops or hackathons don’t count here.
Por eso es más inteligente calcular los gastos generales por hora trabajada por los empleados en un proyecto determinado que por cada empleado.
He aquí algunas buenas razones:
- Es probable que cada empleado realice regularmente trabajos no facturables.
- También pueden trabajar en varios proyectos al mes. En algunas empresas, un empleado puede trabajar en dos o más proyectos al día.
- Además, conocer los gastos generales de los empleados no ayuda realmente a calcular el coste del proyecto y fijar la mejor tarifa para el cliente.
6. ¿Cuál es el coste típico de los gastos generales de un empleado?
Probablemente sabes lo que voy a decir aquí:
Depende.
Cada empresa calcula los gastos generales de forma diferente.
La mayoría de las veces, las empresas de software calculan los gastos generales tomando el número total de horas facturables en todos los proyectos en un período determinado y dividiendo sus gastos generales totales por ese número.
Así es como obtienen la tasa de gastos generales por hora.
Ahora saben cuánto dinero tienen que añadir a sus estimaciones por cada hora trabajada en los proyectos para que éstos sigan siendo rentables.
¿Por qué separar los gastos generales al calcular los costes por hora?
Para algunas empresas de software, el margen inicial del proyecto, en el que sólo se calcula el coste directo del proyecto frente a los ingresos estimados, no es importante en absoluto.
Lo que hacen, en cambio, es fijar una tarifa horaria para cada empleado de la empresa.
Suman todos los costes mensuales, incluidos los gastos generales y la mano de obra directa. Todo.
Luego suman todas las horas facturables al mes para calcular cuánto cuesta una hora.
Digamos que todos los costes del primer trimestre de 2021 ascendieron a 50.000 dólares. Sus empleados trabajaron 900 horas durante ese periodo.
$50,000 / 900 = $55.55
Este es el coste de cada hora en el primer trimestre de 2021.
Este enfoque facilita el cálculo de los costes y los márgenes del proyecto. Se puede prescindir de una hoja de cálculo de Excel.
Pero se pierden datos importantes en el proceso.
Por ejemplo, si un proyecto lo lleva a cabo un desarrollador senior cuya tarifa por hora es de 100 dólares, su estimación no será precisa si se basa en el coste medio por hora de la empresa.
7. ¿Qué pasa si calculas mal tu tasa de gastos generales?
Las empresas de software suelen cometer este error:
Imagina que contratas a 5 contratistas y que cada uno cuesta 50 dólares por hora. Así que factura a su cliente 75 dólares por hora. Usted gana 25 dólares por cada hora facturada en ese proyecto.
¿Pero qué pasa si sus gastos generales son muy elevados?
Si el coste de los gastos generales por hora es superior a 25 dólares, entonces vas a perder dinero en ese proyecto.
Como puede ver, conocer sus gastos generales es fundamental para una gestión financiera inteligente en su empresa de software.
8. Consejo adicional: utilice los gastos generales como parte fundamental de sus previsiones
Primetric gives you mechanisms for long-term budgeting that include overheads and overhead absorption rate. These values go through statuses like Settled and Not settled. automatically or manually (which makes sense to use if your costs are different every month). By doing so, Primetric becomes a perfect project expense tracker and helps you gain control of your budget.
A continuación, puede utilizar esta información para comparar sus planes con lo que realmente se ha realizado.
Al hacer una planificación a largo plazo, puede adelantarse varios meses para ver cuáles son los costes e ingresos previstos para este mes, y actuar en consecuencia al fijar las tarifas para los clientes. Posteriormente, puedes hacer un seguimiento de cómo se realizan estas estimaciones. Si todavía no lo has hecho, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre cómo construir un proceso de planificación de proyectos.
En la captura de pantalla anterior, puede ver todos los costes agrupados. El margen se calcula teniendo en cuenta estos costes.
Pero se puede bajar al nivel de los proyectos individuales para comprobar su rentabilidad.
Supongamos que está dirigiendo un proyecto y quiere comprobar la relación entre costes y beneficios. Echa un vistazo a Primetric: verás dos columnas de margen de beneficios y una de ingresos.
El primer margen es el que se obtiene tras restar los costes directos del trabajo de los ingresos previstos. El segundo margen combina los costes directos del proyecto y los gastos generales para darte una visión más realista de la rentabilidad de tu proyecto.
Necesita este tipo de software de inteligencia empresarial para dirigir su negocio sin problemas y asegurarse de que todos sus proyectos tienen el margen de beneficio que necesita.
Envoltura
Cuando se calculan los gastos generales, probablemente se busca conocer el rendimiento de un determinado proyecto en el contexto de toda la empresa y sus costes.
Esta información es realmente valiosa a la hora de negociar las tarifas con los clientes. Al tener total claridad sobre tus gastos generales, puedes establecer tarifas que den a tu negocio el margen de beneficio que necesita para crecer.
Por eso es mejor calcular los gastos generales por hora, no por empleado.
Y la buena noticia es que no es necesario recurrir a múltiples hojas de cálculo para tener toda esta información a mano.
Pruebe Primetric en su lugar. Regístrese aquí y obtenga el control total de sus gastos generales y asegúrese de que sus proyectos sean siempre rentables.
