¿Por qué es importante el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales?

Las empresas de TI que desean escalar al mismo tiempo que gestionan eficazmente sus operaciones suelen verse afectadas por herramientas obsoletas. Sin embargo, rara vez prestan atención a los procesos que pueden estar sujetos al mismo tipo de erosión. Afortunadamente, hay algunos procesos que fueron adaptados por los líderes de la industria y ayudaron a avanzar en sus negocios. El ciclo de vida de los servicios profesionales es uno de esos procesos. ¿Por qué debería sustituir al ciclo de vida tradicional de los proyectos y qué puede ganar su empresa con él? A continuación respondemos a estas preguntas: ¡siga leyendo!

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Inteligencia empresarial

14/7/2022

El ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales puede realizarse en Primetric

Índice de contenidos

¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto de servicios profesionales? 

El ciclo de vida de los servicios profesionales es un proceso integral capaz de reflejar con exactitud la complejidad del desarrollo de los productos modernos. Suele utilizarse en empresas especializadas en ofrecer soluciones a medida, especialmente las digitales. 

A diferencia del ciclo de vida del proyecto, el ciclo de vida de los servicios profesionales no se centra exclusivamente en el producto o el servicio en sí. De hecho, su principal interés es la colaboración entre las partes implicadas en el proceso de producción. Como tal, el ciclo de vida de los servicios profesionales es capaz de ofrecer productos más precisos y adaptados a las necesidades del cliente. 

Ciclo de vida de los servicios profesionales y la industria de las TI

Ya sabemos qué es el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales, pero ¿qué tiene que ver con el sector de las TI?

De hecho, ¡todo! 

El ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales es una representación perfecta de los procesos que ya conoce de la metodología Agile. En otras palabras, dicho patrón es capaz de facilitar sprints, acciones repetibles, así como hitos regulares. 

Lo más importante es que dicho ciclo incluye algunas cosas más que son vitales para la industria moderna de las TI: bucles de aprendizaje, retroalimentación y mejora constante. Con el ritmo recurrente marcado por la metodología Agile, el ciclo mejorado da cabida a la discusión, eliminando errores comunes, mejorando los procesos y dando a las empresas una ventaja competitiva. 

Ciclo de vida de los servicios profesionales frente al ciclo de vida de los proyectos: ¿cuál es la diferencia? 

El ciclo de vida de los servicios profesionales y el ciclo de vida de los proyectos tienen mucho en común, pero su significado radica en sus diferencias. A continuación puede ver cómo se comparan entre sí. 

La diferencia entre el ciclo de vida de un proyecto estándar y el ciclo de vida de un proyecto de servicios profesionales
La diferencia entre el ciclo de vida de un proyecto y el ciclo de vida de un proyecto de servicios profesionales explicada

Ciclo de vida estándar del proyecto

El ciclo de vida estándar de los proyectos y sus 5 fases no han cambiado a lo largo de los años. Por ello, algunos sectores lo consideran demasiado simple para ajustarse a sus necesidades. 

Tradicionalmente, el ciclo de vida del proyecto incluía etapas como: 

  • fase de iniciación, 
  • fase de planificación, 
  • fase de ejecución, 
  • fase de seguimiento, 
  • fase de cierre.

Como ya se puede ver, no incluye ninguna etapa repetitiva y supone que un proyecto sólo puede avanzar: no se puede volver atrás, corregir errores y, sobre todo, aprender de todo el proyecto. En otras palabras, un ciclo de este tipo no es de ninguna ayuda para los miembros del equipo ni para los gestores de proyectos. 

Como resultado, con el repentino crecimiento de los servicios digitales, se hizo evidente que ya no reflejaba la complejidad de los productos innovadores, y es entonces cuando ha surgido el ciclo de vida de los servicios profesionales. 

Ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales modernos

El ciclo de vida del proyecto ha evolucionado en los últimos años para responder a las expectativas de los proveedores de servicios en particular, y ya no tiene sólo 5 fases. Aun así, su principal objetivo es garantizar el éxito del proyecto y apoyar tanto a los gestores como a los miembros del equipo. 

Hoy en día, las empresas ya no se centran en la prestación de servicios por sí mismas, aunque ese sea su objetivo final. Ahora, para crear un software a medida de las necesidades del cliente, están mucho más interesadas en la mejora constante, la cooperación sin fisuras y la comunicación eficaz. Además, en algunos casos, servicios duraderos que puedan mantenerse durante décadas.

Ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales - fases

El moderno ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales incluye muchos más factores valorados por las empresas de TI, como: 

  • de la retroalimentación, 
  • toque personal y características a medida, 
  • respuestas inmediatas a cualquier problema que surja, 
  • comunicación constante, 
  • flexibilidad y capacidad de cambio. 

Hay una fase adicional del proyecto, ya que el proceso incluye: 

  1. fase de venta,
  2. fase de planificación, 
  3. fase de entrega y mejora (también conocida como fase de ejecución), 
  4. fase contable,
  5. fase de análisis, 
  6. fase de mantenimiento. 

En consecuencia, el ciclo de vida de los servicios profesionales es una opción perfecta para la industria de la informática y cualquier otra empresa especializada en la prestación de sus servicios a clientes corporativos. 

Fases del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales 

Aunque algunas fases del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales puedan parecer similares a las del ciclo de vida de los proyectos, existen diferencias significativas en su ejecución. 

El diablo está en los detalles, y a continuación analizamos todos los detalles de las fases. 

Etapa 1: Fase de venta en el ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales 

En el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales, el trabajo comienza incluso antes de la reunión inicial, ya que se inicia con la fase de venta propia del ciclo. 

El objetivo principal de la fase de venta es garantizar que el proyecto se pueda llevar a cabo en la empresa al tiempo que se convence al cliente para que firme el contrato. Aunque pueda parecer sencillo, no lo es. Esto se debe a que, a diferencia de las empresas de otros sectores, los servicios profesionales requieren un análisis mucho más exhaustivo para determinar si la empresa tiene o no tiempo y recursos para completar el proyecto. 

Cronología del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales
Ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales

Fase de venta - puntos clave 

Para completar la fase de venta del ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales, es necesario: 

  • conceptualizar el proyecto y su alcance, y definir los recursos necesarios para completarlo, 
  • realizar previsiones de gestión de proyectos para comprobar si los miembros del equipo adecuados están disponibles en unas fechas determinadas, 
  • estimar los costes (incluidos los gastos generales, los salarios y las herramientas), 
  • Evaluar el riesgo y la probabilidad de éxito basándose en la información anterior,
  • completar las gestiones de licitación, las negociaciones y las operaciones formales, en caso de que todos los pasos anteriores se completen según lo previsto. 

Es importante que todas estas fases se completen a partir de la información de una base de datos de gestión de la cartera de proyectos que contenga todos los datos necesarios de varios departamentos y equipos de la empresa. De lo contrario, las estimaciones pueden resultar inexactas en el futuro. 

Etapa 2: Fase de planificación en el ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales

Una vez terminada la fase de venta, comienza la fase de planificación. En general, se centra en la gestión de los recursos y del tiempo: en la mayoría de los casos, en el sector de las TI, se trata de asignar personas a las distintas fases del proyecto. 

El principal objetivo de la fase de planificación en el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales es preparar un calendario con los principales objetivos, etapas y asignaciones. Al final, debe ofrecer a todos los empleados una visión transparente de todas sus responsabilidades en un periodo determinado. 

La planificación de proyectos en Primetric es una forma sencilla de gestionar el ciclo de vida de los servicios profesionales
La planificación de proyectos en Primetric es fácil gracias al calendario de proyectos.

La planificación de proyectos en Primetric es fácil gracias al calendario de proyectos.

Fase de planificación: el plan del proyecto

Antes de pasar al plan final que se ve más arriba, tenemos que completar algunos pasos para completar el plan del proyecto. En general, la planificación del proyecto debe incluir: 

  • especificación funcional del producto final, 
  • plan maestro, 
  • calendario del proyecto, 
  • estado de la gestión de riesgos, 
  • informe de hitos. 

Un plan de este tipo puede proporcionar a los gestores y ejecutivos del proyecto una visión general del mismo y ayudarles a tomar mejores decisiones. También es esencial para el éxito del proyecto, ya que señala sus objetivos clave y muestra los recursos y acciones que se necesitan para completarlo. 

Fase de planificación: programación y gestión de recursos 

Una vez completado el plan, se puede pasar a la programación y gestión de recursos, otra parte de la fase de planificación esencial para el éxito del proyecto. 

En este punto, deberías: 

Asignación de recursos al proyecto en la gestión del ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales de Primetric
Asignación de recursos al proyecto en Primetric

Asignación de recursos al proyecto en Primetric

Una vez terminada la fase de planificación, se sabe exactamente cómo será el proyecto durante el desarrollo y se pueden abordar los primeros problemas (si surgen, por supuesto). Al mismo tiempo, con este enfoque puedes reducir los costes de las imprecisiones y facilitar el trabajo de los gestores ayudándoles a evitar los errores más comunes en la gestión de proyectos

Además, la asignación de recursos en profundidad puede ayudarle a ahorrar un dinero que de otro modo se desperdiciaría. ¿Por qué? Hemos discutido el problema en detalle con nuestro cliente, HSD, que ahorró 200 000 dólares en su primer año de uso de Primetric. . 

Etapa 3: Fase de entrega y mejora (fase de ejecución) en el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales

La fase de entrega y mejora, también conocida como fase de ejecución, es cuando comienza el verdadero trabajo. En este momento, todas las asignaciones se activan y los especialistas se dirigen a sus tareas. 

Sin embargo, desde el punto de vista del gestor, todavía no es el momento de sentarse y relajarse. 

Durante la fase de entrega del ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales, debe centrarse en ejecutar el plan del proyecto y completar los objetivos independientemente de los problemas que puedan surgir. Para ello, puede utilizar las herramientas de informes y de gestión de la cartera de proyectos de Primetric para garantizar su éxito. 

Fase de entrega: principales aspectos a tener en cuenta

Para tener éxito en la ejecución de una fase de entrega, debe: 

  • ejecutar las tareas de acuerdo con el plan. La forma más fácil de hacerlo es supervisar el trabajo utilizando herramientas de seguimiento del tiempo disponibles para todos los especialistas implicados. 
  • completar los hitos y objetivos clave a tiempo,
  • reaccionar ante cualquier problema que surja, como retrasos, conflictos, ausencias inesperadas, etc. 
El seguimiento del tiempo en Primetric forma parte del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales
Seguimiento del tiempo en Primetric

Seguimiento del tiempo en Primetric

Con un poco de supervisión que se puede hacer enteramente en herramientas de inteligencia empresarial, se pueden gestionar eficazmente los riesgos y comunicar el progreso al cliente. 

Mejora en la fase de entrega 

Sin embargo, como hemos mencionado anteriormente, el desarrollo de un proyecto en el ciclo de vida de un proyecto de servicios profesionales no se centra únicamente en el producto, sino también en las experiencias del cliente. Por eso su opinión puede, y debe, ser valorada a lo largo de toda la fase de entrega. 

Para garantizar que el proyecto cumpla con las expectativas del cliente, debe: 

  • reunirse periódicamente con el cliente para verificar el progreso, 
  • consultar con ellos cada vez que surja una cuestión controvertida, 
  • Recibir y analizar regularmente los comentarios que señalan las áreas que podrían mejorarse (tanto en el proyecto como en todo el proceso). 

Puedes mantener ese tipo de comunicación mediante llamadas periódicas, actualizaciones por correo electrónico o incluso reuniones. 

De este modo, no sólo aumentan las posibilidades de éxito en un proyecto determinado, sino que también se aprende de los errores y se mejoran los procesos para futuros emprendimientos. 

Etapa 4: Fase contable del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales 

La fase contable del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales se dedica a reconocer los costes reales del proyecto. 

Originalmente, esta fase no existía en el ciclo de vida tradicional de los proyectos. Sin embargo, debido al estado actual de la industria de TI, es necesaria. Esto se debe a que el sector de las TI necesita combinar diferentes tipos de facturación (T&M, precio fijo, cuotas de mantenimiento, etc.) con varios tipos de contratos y gastos generales. Por ello, las empresas que operan en este sector tienen que enfrentarse a numerosos retos a la hora de facturar sus proyectos.

Principal reto de la fase contable del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales
Principales retos en la fase contable

Aun así, independientemente de todas esas complicaciones, el objetivo principal de la etapa contable sigue siendo el mismo: gestionar las finanzas del proyecto y de todas sus partes para determinar la rentabilidad real de la operación y mejorar los procesos. 

Etapa de la contabilidad: principales aspectos a tener en cuenta 

En teoría, esta fase del ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales incluye:

  • supervisar todos los costes del proyecto, incluidos los salarios, los gastos generales, los contratistas y otros, 
  • determinar los tipos de facturación y gestionar las facturas, 
  • facturación y cobro a los clientes; contabilidad de proyectos

Sin embargo, esta lista combinada con todos los retos que hemos mencionado anteriormente, hace que el proceso sea un poco más complicado. 

¿Por qué? Veamos el siguiente ejemplo. 

Fase contable - ejemplo 

El proyecto que está realizando la mejor empresa tardará un mes en completarse. Se trata de un proyecto de precio fijo. 

La contabilidad muestra que el proyecto incluye muchos costes como: 

  • salarios para los contratistas: un probador (30 $ por hora), un desarrollador (40 $ por hora) y un diseñador de UX (35 $ por hora), con 160 horas de trabajo en un mes - 16 800 $ en total. 
  • salarios para los empleados regulares: un desarrollador (5000$ al mes, impuestos incluidos) y un probador (4500$ al mes, impuestos incluidos) - 9 500$ en total. 
  • gastos generales de la empresa: servicios públicos (200 dólares al mes por proyecto), alquiler de la oficina (500 dólares al mes por proyecto) y nuevos equipos (100 dólares al mes por proyecto), es decir, 800 dólares al mes en total. 

Por lo tanto, los costes básicos del proyecto son de 27.100 dólares al mes. 

Inicialmente, el precio del proyecto por mes se estimó en 35.000 dólares para el proyecto de precio fijo. Por tanto, el proyecto sigue siendo rentable. 

Sin embargo, este coste puede variar en función de la empresa (es decir, los gastos generales), o del propio proyecto (necesidades, vacantes, horas extras, etc.). Por ello, en la fase de contabilidad hay que analizar cuidadosamente todos los factores para llegar a cálculos precisos. 

Desglose completo del presupuesto en el ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales que puede utilizar para informar o facturar a sus clientes
Desglose completo de los costes del proyecto que puede utilizar para informar o facturar a sus clientes

Desglose completo de los costes del proyecto que puede utilizar para informar o facturar a sus clientes

Ese fue el caso de Netgen, una empresa que ha conseguido reducir a cero el número de facturas inexactas. 

Etapa 5: Fase de análisis en el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales 

En general, la fase de análisis en el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales tiende a comenzar tras el cierre del proyecto. Sin embargo, basándonos en numerosos ejemplos de nuestros clientes, creemos que el análisis también puede realizarse regularmente durante la fase de ejecución del proyecto gracias a las herramientas de inteligencia empresarial

Presupuestos en el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales
Informes de rendimiento del proyecto en Primetric

¿Cuándo debo analizar mi proyecto? 

El análisis durante la ejecución del proyecto permite a todos los responsables tener un control constante del mismo y mejorarlo siempre que sea necesario. También es perfecto para evitar obstáculos e incluso prevenirlos antes de que aparezcan. 

En cambio, el análisis durante el cierre del proyecto se centra más en el rendimiento general del equipo y sus miembros. La información recopilada en esta fase del ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales proporciona a la empresa una valiosa información que puede utilizarse posteriormente para mejorar los procesos críticos. 

Análisis en el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales: diferencias
Diferencias en el análisis

Tanto si eliges la primera opción como la segunda o ambas, tu análisis debe centrarse principalmente en las métricas reales proporcionadas por fuentes fiables: te recomendamos que utilices herramientas de gestión de proyectos y de inteligencia empresarial. Solo así podrás evaluar el progreso del proyecto, detectar cualquier problema y sugerir soluciones para el futuro. 

Fase de análisis: principales conclusiones 

Para sacar conclusiones precisas de las operaciones de un determinado proyecto, hay que centrarse en: 

  • Analizar el rendimiento de los equipos y el desempeño de los empleados,
  • Analizar las métricas clave,
  • Calcular los márgenes,
  • Medición de la utilización,
  • Previsión de tendencias y necesidades futuras.

Pero, en primer lugar, ¿por qué molestarse con todas estas estadísticas? 

Porque, independientemente de la etapa del proceso en la que se analicen, pueden proporcionar a los gestores una valiosa información sobre los problemas, pero también sobre los éxitos del proyecto. En consecuencia, los datos recogidos durante la fase de análisis del ciclo de vida de los servicios profesionales pueden contribuir a introducir mejoras significativas en el futuro. 

Fase de análisis: comentarios y opiniones 

Como ya hemos mencionado, el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales gira en torno a los comentarios de los clientes. Por tanto, no es de extrañar que tengamos que tenerlo en cuenta a la hora de realizar un análisis del proyecto. 

Al finalizar el proyecto, el responsable debe preparar la evaluación final del progreso. Puede adoptar la forma de una encuesta, una conversación o una reunión: depende de la empresa y de las necesidades de sus clientes. También puede utilizar los informes generados automáticamente disponibles en Primetric para sacar conclusiones de la ejecución de un proyecto. 

Informe sobre el presupuesto del proyecto en Primetric

El tipo de procedimiento de obtención de opiniones tiene poca importancia en este caso: lo que realmente cuenta son las experiencias de los clientes. La evaluación final debería incluir aspectos como

  • Sentimientos y experiencias generales
  • Principales ventajas 
  • Cuestiones críticas 
  • Comunicación 
  • Calidad de determinadas fases del proyecto
  • Cumplir los requisitos

...y más: los indicadores de la última información pueden variar según el tipo de proyecto. 

Sin embargo, estas opiniones no deben separarse permanentemente de los datos recogidos por las herramientas de análisis. Deben compararse para determinar qué campos de los proyectos fueron totalmente exitosos desde ambas perspectivas, y cuáles fueron deficientes. Sólo así se tendrá una visión completa del rendimiento del proyecto. 

Etapa 6: Fase de mantenimiento en el ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales 

La fase de mantenimiento es específica del ciclo de vida de un proyecto de servicios profesionales en el sector de las TI. Esto se debe a que algunos proyectos, incluso después de haber sido completados, requieren acciones adicionales y actualizaciones para seguir siendo funcionales en el futuro. En general, ese es el objetivo de la fase de mantenimiento: atender regularmente el software y garantizar que siga siendo operativo. 

Fase de mantenimiento: principales aspectos a tener en cuenta

Las fases de mantenimiento de los distintos productos pueden ser diferentes, ya que no hay proyectos idénticos. Sin embargo, los objetivos clave de la fase suelen incluir la actualización del software para que siga funcionando sin problemas y la incorporación de nuevas funciones cuando sea necesario. 

Sin embargo, esta lista de objetivos clave es muy flexible; de hecho, ¡nunca podemos saber qué nuevas mejoras necesitará un producto en el futuro! 

Ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales: descargue una plantilla

¿Quiere introducir un ciclo de vida de servicios profesionales en su empresa? 

Si lo hace, no es necesario que vuelva a escribir toda la información anterior en un documento aparte. En su lugar, puede descargar nuestra plantilla del ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales y ya está lista. 

Beneficios del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales

En conclusión, es fácil ver que la optimización del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales puede ser beneficiosa para el proyecto y la empresa en su conjunto. No obstante, se trata de un planteamiento muy general, ya que los beneficios de dicho planteamiento se dirigen principalmente a los gestores.

Entonces, ¿qué pueden obtener al mejorar el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales? 

Beneficios del ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales

CEO

El trabajo del director general es supervisar todo lo que ocurre en la empresa, y el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales le ayuda a hacerlo. 

Al observar los ciclos de uno o varios proyectos a la vez, el director general puede ver claramente la utilización, las posibles vacantes y otros problemas críticos. También obtiene una vista de pájaro de las operaciones, su potencial y las finanzas. En definitiva, puede ver sencillamente cómo crecen sus proyectos, y su empresa los sigue. 

COO

El principal objetivo del director de operaciones es encajar más proyectos en la empresa, aumentando sus ingresos. A primera vista, el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales no tiene nada que ver con eso, pero profundicemos un poco más. 

Con estimaciones precisas y a lo largo de las consultas que tienen lugar en las dos primeras etapas del ciclo de vida del proyecto de servicios profesionales, el director de operaciones puede estimar con exactitud los recursos necesarios para el proyecto y asignarlos en consecuencia. También puede actuar sobre la información de cualquier problema, como las vacantes o el exceso de reservas. 

Además, también puede estar al tanto de la comunicación entre los departamentos implicados en el lanzamiento de un nuevo proyecto, es decir, RRHH, ventas y desarrollo. De este modo, puede asegurarse de que ningún conflicto se interponga en el camino de las nuevas oportunidades, garantizando así el crecimiento de la empresa. 

PMO 

Para la PMO, el ciclo de vida de los proyectos de servicios profesionales es una de las herramientas básicas que garantizan el éxito de sus esfuerzos. Esto se debe a que el proceso abarca todas sus responsabilidades: desde la evaluación del potencial de los proyectos hasta su cierre. 

Como resultado, con este ciclo en marcha, una PMO puede mejorar los procesos dentro de los proyectos, arreglar las relaciones entre las diferentes operaciones cuando sea necesario, marcar el ritmo de adquisición de nuevos clientes y, por último, pero no menos importante, hacer que el funcionamiento de la empresa sea cada día mejor. ¡Dudamos que haya algún proceso mejor desde su perspectiva! 

CFO

Con un ciclo de vida de los servicios profesionales, el CFO adquiere un conocimiento completo de todas las finanzas del proyecto en cada una de sus etapas. Por eso, este proceso incluye la elaboración de presupuestos y el seguimiento en casi todas las etapas, lo que facilita mucho el trabajo del director financiero y le ayuda a elegir los más rentables. 

El ciclo de vida de un proyecto de servicios profesionales es especialmente beneficioso para los directores financieros y los gerentes que quieren hacer un seguimiento de sus finanzas en tiempo real. 

Gestione el ciclo de vida de los servicios profesionales como un jefe

¿Todavía tiene dudas sobre la introducción de un ciclo de vida de productos de servicios profesionales en su empresa? 

Intenta reflejar el proceso en una herramienta hecha para ello. 

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Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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