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Probablemente haya notado que los costes cambian constantemente durante un proyecto. Conocer el coste de las tareas que quedan en tu proyecto es importante porque te ayuda a controlar su rentabilidad.
Si te encargas de controlar un proyecto, tienes que saber dos cosas:
- Cuánto trabajo se ha realizado frente al trabajo previsto
- Cómo evoluciona el coste real del proyecto frente a su presupuesto establecido
To estimate all of that correctly, you need a solid cost estimation method. And this is where Estimate to Complete or Estimated (ETC) comes in.
Siga leyendo para conocer todos los aspectos esenciales de Estimate to Complete y mantener los costes de su proyecto bajo control.
¿Qué es la estimación hasta el final (ETC) en la gestión de proyectos?
The Estimate To Complete (usually abbreviated ETC) is the financial performance index and project management measure that shows you the remaining cost you expect to pay in order to complete a project. Together with schedule variance, it can show you the progress of your project.
Tenga en cuenta que el ETC no es el presupuesto global final previsto del proyecto, sino que se denomina Estimación a la Finalización (EAC).
En cambio, la estimación hasta el final se refiere a los costes desde el momento presente hasta el final del proyecto; nunca incluye los gastos del proyecto ni el coste real antes de ese momento. Por tanto, puede cambiar a medida que avanza el proyecto.
¿Por qué es tan útil el Estimación para Completar el CTE?
El ETC es un índice de rentabilidad clave para todo gestor de proyectos. Junto con el plazo estimado de finalización, le ofrece la oportunidad de inspeccionar el progreso del proyecto en términos de tiempo y presupuesto.
Estimate to Complete allows project managers to compare the funding needs for the remaining project scope. You can calculate the ETC for individual tasks as well as the entire project. However, you cannot use this complete performance index to evaluate project's past performance!
La estimación hasta el final también es una parte vital de la gestión de proyectos, ya que es uno de los cuatro cálculos que componen la Gestión del Valor Ganado que permite a los gestores establecer el coste real del trabajo.
Este marco permite prever el rendimiento futuro de su proyecto utilizando el índice de rendimiento de costes como:
- Estimación para completar (ETC)
- Estimación de finalización (EAC)
- Desviación a la terminación (VAC)
- Para completar el índice de rendimiento (TCPI)
¿Qué es el EAC y por qué se necesita el ETC para calcularlo?
El avance del proyecto suele desviarse del presupuesto de finalización (BAC) establecido. Como resultado, el presupuesto del proyecto puede ser diferente de lo esperado, y es posible que no lo sepa demasiado tarde.
When performing resource forecasting for project management, predicting the project cost and creating the initial budget, you can use two estimates that sound very similar but are, in fact, completely different: Estimate to Complete (ETC) and Estimate at Completion (EAC).
Estimación a la finalización (EAC) - definición
La estimación a la finalización (EAC) se refiere al coste previsto del proyecto a medida que avanza. La EAC puede determinarse de varias maneras.
El método más habitual para determinar la Estimación a Final de Obra es la estimación de costes ascendente. En este método se toman los costes reales (AC) del proyecto y se suman a los costes previstos (la estimación a final de obra).
Estimación a la finalización - fórmula
Esta es la fórmula:
EAC = costes reales (AC) + estimación para completar (ETC)
Como puede ver, la estimación hasta el final (ETC) consiste en prever los costes estimados de un proyecto. No tiene en cuenta los costes reales (CA) en que ha incurrido el proyecto hasta el momento. No puede calcular la Estimación a la Finalización (EAC) de su proyecto sin la ETC.
¿Cómo se calcula la Estimación para Completar (ETC)?
Probablemente se pregunte qué hay que tener en cuenta en la gestión de proyectos para calcular el CTE. Para hacerlo correctamente, no basta con conocer la fórmula: hay que saber qué costes hay que tener en cuenta para que las estimaciones sean lo más precisas posible.
Principales tipos de costes de un nuevo presupuesto
- El coste del trabajo de nuestros empleados y contratistas en función del número estimado de horas/ETC (más información sobre la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos)
- Gastos generales del proyecto que tiene previsto incluir (de acuerdo con su proceso de planificación del proyecto)
- Gastos generales de la empresa que el proyecto debe cubrir - aquí tienes una guía sobre cómo incluir el precio de los gastos generales en las horas facturables, por si tienes dudas.
Ahora ya sabe qué costes son esenciales para calcular el CTE. Sin embargo, aún debe ocuparse de una tarea más antes de comenzar el cálculo.
Tipos de estimación a la finalización
Dependiendo de la fase en la que se encuentre su proyecto y de lo detallada que quiera que sea su estimación, puede llevarla a cabo basándose en:
- Estimación de alto nivel y EDT (estructura de desglose del trabajo) del proyecto - recomendada en particular:
- ~cuando desee hacer un seguimiento del CTE a nivel de fases específicas del proyecto para ver el trabajo restante del proyecto, o
- ~cuando el proyecto ya está en marcha y el cliente le confía un ámbito de trabajo específico, por ejemplo, mensualmente (Agile), o bien
- ~Todavía no sabes quién trabajará en este proyecto, pero sabes cuánto tiempo necesitas para entregar el proyecto o su fase.
- Asignaciones a largo plazo de personas a un proyecto o fase de proyecto (más detalladas) - recomendadas en particular:
- ~cuando se sabe exactamente quién va a trabajar en el proyecto y se puede determinar el tiempo y el compromiso financiero.
En el mejor de los casos, debería calcular el ETC en estos dos niveles.
Comience con estimaciones de alto nivel y luego asigne personas específicas al proyecto, asegurándose de que estas asignaciones se acerquen a sus estimaciones de alto nivel.
Con esta información, puede seguir fácilmente el ETC de su proyecto en cualquier momento.
En este punto, calcular el CTE es fácil. Veamos el ejemplo siguiente.
Cálculo del CTE - ejemplo
Tu equipo lleva tres meses trabajando en una aplicación móvil. La duración total del proyecto es de cinco meses, así que os quedan dos meses más.
El presupuesto original (BAC) de su proyecto era de 100.000 dólares. A estas alturas, su equipo ha completado el 40% del trabajo; el trabajo restante supone el 60% del proyecto. Los costes reales hasta la fecha ascienden a 50.000 $. ¿Cuánto dinero más se necesita para completar el proyecto?
Para calcular su estimación de finalización, utilice la siguiente fórmula:
ETC = BAC - AC
ETC = 100.000 $ - 50.000 $.
Esto nos lleva a ETC = 50.000 dólares
Esta fórmula ETC le muestra cuánto gastará a partir de este momento y hasta que finalice el proyecto.
Si quieres probar a calcular el ETC por tu cuenta, aquí tienes una práctica calculadora que puedes descargar y hacer todos los números:
¿Cuál es la fórmula del presupuesto al final?
El presupuesto de finalización (BAC) se refiere al presupuesto original de su proyecto.
Por ejemplo, si su proyecto de desarrollo web tiene un presupuesto de 75.000 dólares, su CCC = 75.000 dólares.
¿En qué se diferencian el presupuesto de finalización (BAC) y la estimación de finalización (EAC)?
El EAC representa la previsión de la cuenta final del proyecto en un punto determinado del análisis de costes - normalmente, el momento actual. Se basa en las suposiciones sobre el rendimiento futuro del proyecto.
¿Cómo analizar el CTE en los proyectos de externalización de TI? Ejemplos de la vida real
Bien, has llegado al punto en el que sabes cuáles son los indicadores individuales. Ahora es el momento de probarlos en la batalla.
He preparado unos cuantos ejemplos para usted; intentaremos analizarlos juntos.
Los ejemplos que aparecen a continuación se basan en el informe de estado de ejecución del proyecto generado en Primetric. Si desea probarlos con sus propios datos, sólo tiene que solicitar acceso a la plataforma.
Caso práctico nº 1: agotamos el presupuesto estimado demasiado rápido
En el gráfico anterior, se puede ver rápidamente que en el proyecto (T&M), estimamos 100.000 dólares de costes y generamos 60.000 dólares de ingresos. El proyecto se ha completado en un 25%.
EAC = 100.000 DÓLARES
AC = 60.000 DÓLARES
ETC. = 100.000 DÓLARES - 60.000 DÓLARES = 40.000 DÓLARES
ETC [%] = 40 %
A partir de este ejemplo, vemos que actualmente estamos quemando los fondos a un ritmo mucho más rápido de lo que suponíamos. La diferencia media es del 25% - 40% = -15%.
Caso práctico nº 2: agotamos el presupuesto estimado con demasiada lentitud (útil en los proyectos de T&M)
Se trata de un escenario similar al que analizamos en el caso de uso nº 1, sólo que al revés. Hemos completado el 90% del proyecto, pero sólo hemos utilizado el 60% de los fondos establecidos.
EAC = 100.000 DÓLARES
AC = 60.000 DÓLARES
ETC. = 100.000 DÓLARES - 60.000 DÓLARES = 40.000 DÓLARES
ETC [%] = 40 %
A partir de este ejemplo, vemos que actualmente estamos quemando los fondos a un ritmo mucho menor del que suponíamos. La diferencia media es del 90% - 40% = 50%.
Caso práctico nº 3: Los planes y las estimaciones no coinciden con el estado real
Este ejemplo es ligeramente más complicado. Como puede ver, primero se estimó el Sprint 3 (la columna Estimado) y luego se le asignaron personas específicas (la columna Programado).
Como resultado, tenemos tanto estimaciones de alto nivel como estimaciones basadas en asignaciones particulares de personas.
El EAC para la estimación es de: 72.000 dólares
El EAC para la asignación es: 47 .081,25 dólares
AC = 2.241,96
En primer lugar, debemos saber si las asignaciones para el Sprint 3 ya se han completado o no. Si no es así, el EAC para la estimación debe ser el trabajo máximo para el Sprint 3, y el EAC para la asignación debe ser un punto de referencia en relación con el presupuesto actualmente quemado.
Para ello, se puede comparar el tiempo estimado para el Sprint 3 con el tiempo asignado. En este caso, tenemos 600 horas estimadas y 493,5 horas planificadas entre el equipo.
Basándonos en esto, podemos concluir que aún no hemos asignado el proyecto total, por lo que este es el primer caso.
El estado de finalización de la fase es del 10%.
ETC para la asignación = 47.081,25 - 2.241,96 = 44.839,29
ETC [%] = 4,7%.
ETC para la estimación = 72.000 - 2.241,96 = 69.758,04
ETC [%] = 3,1
Como puede ver, en este caso, la cuenta se consume a un ritmo más lento que la ejecución del proyecto.
Teniendo en cuenta también la cantidad de tiempo de trabajo registrado en relación con el previsto, podemos concluir que el proyecto va más lento de lo que se suponía, y deberíamos acelerar el trabajo.
Caso práctico nº 4: Previsión de un presupuesto agotado sin haber realizado ni una hora de trabajo
Asignaciones EAC = 41.359,98 dólares
Estimación EAC = 30.000
También se puede ver que el número de horas de retraso es de 461h cuando las estimaciones eran de 300h.
Debe comprobar por qué y actualizar las estimaciones o asignaciones.
Consejo de bonificación: Dependencias entre las estimaciones aproximadas y las asignaciones reales
If Estimates < Allocations in a past or ongoing project, it means that we estimated the project at the beginning incorrectly and overestimated that we’d be able to deliver the project on such an hourly basis.
Si Estimaciones > Asignaciones en un proyecto anterior, significa que fuimos más pesimistas que al principio y el proyecto se entregó con una menor implicación de nuestros recursos.
¿Por qué? Porque la mayoría de las veces creamos presupuestos a nivel de valoración del cliente, y tenemos en cuenta todo el ámbito de trabajo del proyecto/fase.
En el caso de la asignación, estamos viendo el trabajo específico ya planificado por persona en el proyecto/fase - es un componente de la estimación.
Envoltura
¿Cuántas veces se ha desviado su proyecto del presupuesto establecido mientras estaba en marcha? Eso puede ocurrir mucho cuando se construye un software.
Por eso es tan importante calcular el ETC y otros valores varias veces durante el proyecto. Te ayuda a detectar al instante el momento en que tu proyecto se está desviando de su curso y a tomar medidas para que siga siendo rentable.
Pero, como puede ver, hacerlo manualmente lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Al fin y al cabo, tienes que mantener los datos actualizados y asegurarte de que son precisos.
Con una solución como Primetric, puede calcular el ETC, el EAC y otros valores clave en tiempo real, en cualquier momento que lo necesite.
No se arriesgue a tomar decisiones basadas en datos inexactos: reserve una demostración para ver cómo Primetric puede ayudarle a aumentar la rentabilidad de su proyecto.
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