How to Ace Project Financial Management with an Automated Solution

Las cosas rara vez salen según lo previsto. Pero eso no significa que haya que renunciar por completo a la planificación. Una vez que planificas algo, puedes seguirlo. Y cuando algo no sale como habías planeado, puedes intervenir y salvarlo antes de que sea demasiado tarde.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Gestión financiera

25/01/2022

Gestión financiera

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Sé que apagar incendios es su pan de cada día.

Pero no es necesario que te estreses y sigas lidiando con eso cuando puedes planificar con calma y entrar en la situación totalmente preparado para las amenazas que se avecinan. 

Una de las áreas más problemáticas de la gestión de una empresa está relacionada con sus finanzas. 

La gestión financiera de los proyectos puede ser un auténtico quebradero de cabeza para usted y sus principales gestores si no dispone de una herramienta que le proporcione toda la información necesaria para tomar decisiones empresariales acertadas, como por ejemplo, si hay que asumir un proyecto o a quién hay que asignarlo. 

No te preocupes, hay una salida. 

Siga leyendo este artículo y aprenda a dominar la gestión financiera de los proyectos con algunas de las mejores prácticas probadas.

¿Por qué es importante la gestión financiera de los proyectos?

Gestionar y planificar las finanzas con antelación ofrece varias ventajas a un negocio como el suyo. 

Se podría argumentar que se trata de equilibrar el dinero que entra y sale.

Una buena gestión financiera le protege de problemas como verse obligado a pedir un préstamo para mantener su tesorería y pagar a su personal cuando su cliente se retrasa en los pagos. 

Así es como se crece de forma segura y sostenible. Cuanto menor sea la diversidad de su cartera de proyectos, mayor será el riesgo de que un retraso afecte a toda la empresa.

Por eso es necesario tener una visión de pájaro de lo que ocurre en su negocio. Así podrás intervenir siempre que sea necesario. 

Una gestión financiera inteligente del proyecto no sólo le ayuda a evitar estos problemas, sino que le hace parecer un empleador fiable. Al planificar, también cuidas de tu gente. 

Ahora, gestionar tus finanzas manualmente con la ayuda de unas cuantas hojas de cálculo es arriesgado. Estás muy ocupado todos los días. Probablemente no tengas tiempo de ir comprobando cuándo terminan los grandes contratos para poder renovarlos o empezar a buscar nuevos clientes. 

Al equiparse con las herramientas adecuadas, se asegura de que su empresa tenga un flujo de caja positivo y esté preparada para acontecimientos como el retraso en el pago de un cliente.

También le da la oportunidad de evaluar cómo un proyecto contribuirá a su éxito financiero a largo plazo. Las empresas de servicios informáticos como la suya deben considerar los proyectos como empresas. Deben entender su ciclo de tesorería y cómo encaja el proyecto en él. 

Si utiliza una herramienta automatizada que supervise todas las fases del ciclo de efectivo por usted y le envíe notificaciones cada vez que encuentre un desajuste, podrá resolver el problema antes de que se convierta en un problema mayor.

Project financial management with an automated solution

¿En qué consiste la gestión financiera de proyectos?

La gestión financiera de los proyectos se basa en la planificación, la captación, el seguimiento y la gestión de los costes e ingresos de los proyectos individuales y de toda la cartera de proyectos. 

Your primary goal here is achieving a balance between project costs and the projected revenue. This approach also takes into account the potential financial impact on other projects in the portfolio and the overall influence on the business results. 

Con una adecuada gestión y planificación financiera del proyecto, se obtiene una información financiera significativa que se puede utilizar para gestionar el presupuesto con facilidad. 

¿Cómo es una buena gestión financiera de proyectos? 

He aquí algunas señales de que su empresa lo está haciendo realmente bien en lo que respecta a la gestión de sus finanzas:

  • All the projects have an established profitability rate over both the short and long term plans
  • Estimar con precisión el presupuesto de un proyecto le resultará fácil. 
  • Toda la información financiera del producto es transparente y relevante para los gestores. 
  • Puede comprobar fácilmente el presupuesto del producto y comprobar el porcentaje de gasto real. 
  • El seguimiento de los costes del proyecto no es un problema.
  • You smoothly forecast your costs and revenue based on project performance to date.
  • ¿Cómo puede ayudar el software de gestión de proyectos a la gestión financiera?

Cálculo y previsión de la rentabilidad de los proyectos

Eres una empresa de servicios informáticos que presta servicios a otras empresas. Invierten en tus habilidades, talentos y experiencia para crear valor. 

Pero un proyecto también es una inversión para usted. Al fin y al cabo, usted invierte sus recursos para crear la solución. El producto también tiene que suponer un retorno de la inversión para ti. 

Aquí es donde entra en juego la rentabilidad del proyecto. Un software de gestión de proyectos de alta calidad puede ayudarte a calcular rápidamente si el proyecto es rentable o no en función de las tarifas del cliente, tus recursos y otros gastos generales. 

Además, puede prever su rentabilidad a largo plazo. Esto es especialmente útil si su empresa está creciendo rápidamente. Por ejemplo, tiene previsto abrir una nueva oficina dentro de tres meses. En tres meses, sus gastos generales de organización van a cambiar. Una buena solución puede acomodar este coste extra fácilmente en las estimaciones. 

Equipado con estos datos, puede estar seguro de tomar una decisión financiera acertada. A la hora de elegir entre dos proyectos, escogerás el que te aporte mayor rentabilidad y se ajuste mejor a las necesidades de tu negocio.

1. Gestión presupuestaria

Una de las dimensiones más importantes de la toma de decisiones financieras en una empresa de TI es el desarrollo, la aprobación y el seguimiento de los presupuestos para sus proyectos. 

Esto significa que tiene que aprender a estimar correctamente sus costes, empezando por los gastos generales de los empleados hasta los gastos generales de la organización.

Y no es sólo para el corto plazo. También hay que hacer una estimación a largo plazo, sobre todo si el proyecto dura más de seis meses. Para entonces pueden cambiar muchas cosas en tu empresa. 

Confiar en las hojas de cálculo para esto es simplemente ineficiente. Acabarás teniendo muchos problemas de calidad de datos. Una solución de gestión de proyectos reúne todos los datos clave en un solo lugar para ayudarte a realizar simulaciones y estimar con precisión la rentabilidad de tu proyecto.

El seguimiento de los presupuestos es otro aspecto importante de las finanzas. Una solución de gestión financiera de proyectos también puede hacer un seguimiento automático del presupuesto del proyecto y mostrarle su tasa de utilización. De este modo, puedes entender rápidamente si el proyecto va exactamente como lo habías planeado, y si debes intervenir y cambiar algo. 

2. Estimación de los costes del proyecto y análisis del flujo de caja

A quality financial management solution can integrate your projects’ work breakdown structure with resources and costs, creating a comprehensive project financial analysis.

Cuando todas estas dimensiones están conectadas, comprender el presupuesto y el impacto de las tarifas horarias de los empleados en la rentabilidad de su proyecto es un juego de niños. La estimación de costes ya no es una tarea que requiera mucho tiempo.

Muchas de estas herramientas permiten a los gestores visualizar el flujo de caja (entradas y salidas). Esto les da otra oportunidad para revisar los presupuestos y construir una base sólida de control. 

3. Seguimiento de los costes del proyecto

Tanto la planificación como la previsión son importantes en la gestión financiera. ¿Pero qué pasa con la ejecución? 

Por eso es esencial que también disponga de una herramienta que le ayude a seguir el rendimiento financiero de su proyecto a varios niveles: tarea, paquete de trabajo, hito, proyecto y toda la cartera de productos. 

Muchas soluciones de gestión de proyectos ofrecen un sistema financiero integrado combinado con una función de seguimiento del tiempo. Primetric es una de ellas.

Al unir estas dos funciones, puede seguir fácilmente la correspondencia entre los costes del proyecto y la cantidad de trabajo realizado en tiempo real. Puede descubrir que sólo ha realizado el 30% del trabajo necesario, pero que ya ha consumido el 70% de su presupuesto. 

Sin saberlo, es posible que hayas dejado que este proyecto siga adelante y hayas descubierto que se ha pasado de presupuesto cuando ya no puedes cambiar nada. En cambio, aquí puedes hacer un seguimiento del trabajo que los miembros del equipo dedican al proyecto y gestionar su eficiencia financiera. 

Al integrar el progreso de los proyectos con el coste real, se obtiene una combinación ganadora de conocimientos que crea una base sólida para la toma de decisiones. 

Gestionar las finanzas del proyecto no tiene por qué ser difícil. 

Programe una demostración conmigo para ver cómo Primetric puede ayudarle a prever, seguir y gestionar las finanzas a todos los niveles, desde el nivel de los proyectos individuales hasta el de toda su cartera de proyectos y su negocio.

Arkadiusz Terpiłowski

Cofundador

Arkadiusz es el responsable de crecimiento y cofundador de Primetric. Anteriormente, Arkadiusz estuvo al frente de su propia empresa de desarrollo de software, donde supervisó las operaciones. Gran entusiasta de las mejoras de los procesos, su misión personal es hacer que las empresas de software sean más rentables y eficientes en su camino hacia el crecimiento.

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