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Asignación de costes: principales conclusiones
Después de leer este artículo, deberías ser capaz de:
- definir la asignación de costes y los factores que la afectan,
- identificar los objetos de coste que hay que tener en cuenta en el proceso,
- utilizar la fórmula de asignación de costes y el método de asignación de costes para asignar los gastos a los departamentos y proyectos con gran precisión.
Imputación de costes - definición
La imputación de costes es el proceso de hacer coincidir los objetos de coste con los departamentos u operaciones que los generan. Se utiliza sobre todo para calcular el rendimiento financiero de una empresa o de sus partes, como equipos o proyectos, y para determinar de dónde proceden determinados objetos de coste.
Por ejemplo, en una empresa de servicios típica, los costes pueden asignarse a departamentos que no son de producción (es decir, marketing, ventas, administración), así como a proyectos y equipos.
¿Para qué sirve la imputación de costes?
De acuerdo, pero ¿qué sentido tiene calcular todas estas cosas?
La imputación de costes es muy útil no sólo a la hora de resumir el rendimiento de los empleados, los resultados de determinados gestores de proyectos o las finanzas que puedan interesar a las partes interesadas. En el día a día, también puede ayudarte:
- Asegurarse de que los presupuestos van por buen camino: se aplica al presupuesto de toda la empresa, así como a las finanzas de determinados departamentos o proyectos,
- señalar los ámbitos de actuación que generan costes excesivos y actuar en función de la información,
- comprobar si el dinero se gasta realmente en los esfuerzos correctos.
En otras palabras, la imputación de costes es el proceso de identificar el origen de los costes y evaluar su importancia.
Tipos de costes en la imputación de costes
La asignación de costes implica a todas las personas y activos de la organización. Por tanto, incluye docenas de tipos de costes diferentes que los gestores de proyectos y los ejecutivos deben tener en cuenta al gestionar los presupuestos de los proyectos y otras finanzas.
Veamos los tipos de costes en la imputación de costes.
Costes básicos en la imputación de costes
En la clasificación más sencilla posible, los costes en la imputación de costes se dividen en 3 categorías:
Costes directos
Los costes directos en la imputación de costes son los gastos que ya se han atribuido a determinados departamentos, proyectos o equipos y no hay dudas sobre su origen. Estos costes contribuyen al beneficio que se supone que generan las operaciones facturables, ya que son necesarios en los procesos de producción.
Por ejemplo, en una empresa de servicios los costes directos suelen estar incluidos en el presupuesto del proyecto, o incluso en el calendario del proyecto en general. Suelen referirse a los sueldos y salarios, pero también pueden abarcar otros recursos necesarios para el proyecto. Por lo tanto, asignar este tipo de costes es básicamente un juego de niños, ya que son generados directamente por el departamento, los servicios u otros objetos de coste con los que están relacionados.
Costes indirectos
La definición de los costes indirectos en la imputación de costes es un poco más complicada, sobre todo en el caso de las empresas estrechamente relacionadas con los servicios profesionales. Se trata de costes que no están asociados a ninguna unidad organizativa en particular; simplemente son necesarios para que la empresa siga funcionando y creciendo.
Los costes indirectos suelen referirse a los gastos realizados por todo el personal de apoyo que ayuda al departamento de producción a realizar su trabajo, así como a sus salarios. Estos incluyen objetos de coste como: especialistas en marketing y ventas, empleados de la administración y cualquier otro departamento de apoyo. Los costes indirectos también suelen referirse a los proyectos internos.
Sin embargo, hay otro tipo de costes indirectos en la imputación de costes que debemos considerar: los gastos generales.
Gastos generales
Los gastos generales cubren todos los costes que hay que pagar continuamente, independientemente de los resultados de la empresa.
Gastos generales del proyecto frente a gastos generales de la organización
Los gastos generales suelen dividirse en dos categorías:
- los gastos generales del proyecto, por ejemplo, equipos, suscripciones y programas,
- los gastos generales de la organización, como los servicios públicos, las facturas, el alquiler, etc.
- coste de los servicios necesarios para mantener la empresa en funcionamiento, es decir, gastos de seguridad, gestión empresarial, etc.
Método de asignación de costes
Llegados a este punto, es posible que se pregunte: "¿Cómo puedo imputar los costes por mi cuenta?". Afortunadamente, la respuesta a esta pregunta no es tan complicada como puede parecer: aquí tienes un método de imputación de costes que puede ayudarte.
Método de imputación de costes - ejemplo
Algunas organizaciones, en particular las empresas de servicios, sólo obtienen beneficios de sus proyectos y no necesitan asignar los costes de toda la empresa: sólo necesitan repartir los costes entre las operaciones y departamentos rentables, así como otros objetos de coste. El proceso de identificación es el siguiente.
- Defina los costes que desea imputar
En primer lugar, calcule los costes que quiere asignar en primer lugar. Por ejemplo, si quieres imputar el coste de los servicios públicos de tu oficina, súmalos para obtener una visión más amplia. Pero veamos cómo los ejemplos de costes conforman la rentabilidad de las operaciones.
Para este ejemplo de imputación de costes, supongamos que La Mejor Empresa se centra en imputar los costes de sus departamentos de apoyo al proyecto del mes (también conocidos como gastos generales de la empresa). Los costes incluyen:
- los costes del departamento de marketing - 40 000 $,
- los costes de administración - 15 000%
- los costes del departamento de ventas - 45 000 $.
En conjunto, todos estos departamentos suponen 100.000 dólares de gastos generales adicionales que hay que asignar.
- Determinar la base del reparto de los costes
Dependiendo del tipo de negocio, puede dividir los costes en función de diferentes factores. Los más populares son:
- horas facturables que se han seguido en los servicios,
- ingresos generados,
- generó beneficios.
Para este ejemplo, utilizaremos el primero de los indicadores: las horas facturables. Este método se considera la forma más sencilla de asignar los costes de forma proporcional.
La empresa Best tiene 2 proyectos: el proyecto A y el proyecto B. Para completar todas las actividades previstas en el proyecto A para el mes, los directores de proyecto y los miembros de su equipo necesitarán 1800 horas. Para el Proyecto B, el número de horas necesarias es de 1200. Ambos proyectos combinados requieren 3.000 horas para ser completados. Por lo tanto, el proyecto A representa el 60% de todas las horas facturables de la empresa, mientras que el proyecto B sólo incluye el 40% de ellas. Estas son las proporciones que vamos a utilizar en la asignación de costes en este método.
- Asignar los costes proporcionalmente
Si el proyecto A incluye el 60% de todas las horas facturables mientras que el proyecto B sólo representa el 40% de ellas, ahora podemos utilizar los números para repartir los costes entre ellos. Centrémonos en identificar cómo deben contribuir a ello.
Según los ejemplos anteriores, el importe total de los costes a repartir entre las operaciones facturables es de 100 000 $. El proyecto B requiere más horas, por lo que debe pagar una parte mayor de los costes, exactamente el 60% de los mismos. En consecuencia, se asignan al proyecto 60 000 $ de costes.
El proyecto B, en cambio, sólo requiere el 40% de las horas facturables. Por lo tanto, debería pagar el 40% de los costes: 40.000 $.
¿Y si tengo más operaciones en mis manos?
Es cierto que el ejemplo que le hemos mostrado arriba es muy sencillo y sólo refleja la realidad de las pequeñas empresas. Pero, ¿y si tienes un poco (o mucho) más de operaciones entre manos?
En ese caso, el software de programación de proyectos puede ayudarle, y Primetric es uno de ellos. A continuación le explicamos cómo gestiona los casos más comunes de
Asignación de costes en Primetric - estimaciones de proyectos
Empecemos con un ejemplo sencillo de presupuestos de proyectos.
En Primetric, puede crear un presupuesto de proyecto justo después de crear un proyecto en sí. Esto se debe a que el sistema realiza las asignaciones de costes directos en cada fase estimada de la operación. Como resultado, los costes previstos del trabajo se muestran justo después de estimar el número de horas necesarias para completar el trabajo.
Informe financiero en Primetric
Pero, ¿qué pasa si el proyecto ya ha comenzado y se quiere ver si se mantiene dentro del presupuesto? La forma más fácil de comprobarlo es utilizar el informe financiero de un proyecto.
Este informe es capaz de combinar numerosos datos financieros, entre ellos:
- proyecto y los gastos generales de la empresa,
- costes de cada hora de trabajo realizada en el proyecto,
- la comparación de costes e ingresos.
Como resultado, puede calcular automáticamente el margen de beneficio final del proyecto y mostrar cuántos costes de la empresa cubre una determinada operación.
Asignación de costes en las liquidaciones
La información sobre los costes de un proyecto se encuentra en la pestaña Presupuesto. Allí, los costes se dividen en 4 categorías:
- un cuadro de mando con una visión general de los costes,
- 3 pestañas separadas para los costes programados, no liquidados y liquidados.
Allí podrá controlar todos los ingresos y gastos de su proyecto y gestionarlos adecuadamente.
Gastos generales en Primetric
En Primetric, también puede añadir al proyecto gastos generales recurrentes y puntuales - hay una sección especial dedicada sólo a estos costes. Estos costes se añaden o restan posteriormente de la factura mensual.
Primetric también contiene información sobre los gastos generales de la empresa, como las facturas, el departamento de apoyo o los gastos de oficina. También afectan a los beneficios de los proyectos, de hecho, ¡todos y cada uno de ellos tienen que pagar una parte!
Los gastos generales de la empresa se incluyen en los estados financieros como costes indirectos, es decir, los costes que no genera ningún proyecto directamente. La información puede utilizarse para determinar el margen de tercer grado, un indicador definitivo de la rentabilidad de sus proyectos.
Imputación de costes en los informes de liquidación
Por último, pero no menos importante, la asignación de costes es claramente visible en la sección de liquidaciones. Allí puede encontrar toda la información sobre los gastos generales, los costes, los ingresos, etc.
Ventajas de la asignación de costes
Afortunadamente, la imputación de costes no es sólo una carga, sino también una gran ventaja empresarial.
Sólo por nombrar algunos de sus beneficios, puede ayudarte:
- determinar si sus proyectos son rentables,
- qué papel juega el proyecto en la cobertura de los costes de organización,
- comprobar si las tarifas son lo suficientemente altas como para cubrir todos los costes y generar beneficios,
- determinar si los costes indirectos no se están comiendo la mayor parte de los beneficios de la empresa,
- identificar el coste real de los servicios que presta a sus clientes,
- Descubra qué departamentos gastan más o menos dinero y en qué lo utilizan,
- asignar los gastos perdidos a las personas, equipos o departamentos responsables de los mismos,
- calcular la rentabilidad real de su empresa en su conjunto.
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